管理部門の業務は代行できる？依頼するメリット・おすすめサービスを紹介

企業の基盤を支える管理部門ですが、経理や人事、総務など複数の部門があり、すべて自社内で完結させようとするとリソース不足に陥りがちです。そこで管理部門の代行をおすすめします。しかし、

「管理部門の代行にはどんなメリットがあるの？」

「具体的にどの業務を依頼できるのか知りたい」

このようにお考えではありませんか。自社の課題に合ったサービスを選ばなければ、期待した効果を得られない恐れがあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

管理業務を効率化し、生産性を向上したい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、管理部門の業務代行なら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。採用率1%の優秀なスタッフが、高品質なサービスで管理部門の業務をサポートします。まずはお気軽にご相談ください。

 

管理部門の業務を代行する3つのメリット

管理部門の業務を代行するメリットは、下記のとおりです。

代行サービスのスタッフは管理部門に精通したスタッフばかりなので、高品質で効率の良い業務を期待できます。順番に見ていきましょう。

コア業務に専念でき、生産性向上を図れる

管理部門代行サービスを活用するメリットのひとつは、社内のリソースをコア業務に専念させられる点です。特に、リソースが限られる中小企業やスタートアップ企業では、従業員1人が複数の業務を兼務することも珍しくありません。

管理部門代行サービスを利用すれば、管理業務を専門家に一任できます。その結果、社員は本来注力すべきコア業務に専念でき、組織全体の生産性向上につながります。

コスト削減による利益向上を期待できる

管理部門代行サービスを活用することで、コスト削減を実現できます。新しく従業員を採用する場合、給与以外にも社会保険料や福利厚生費、採用・教育コストなどが必要です。さらには、オフィススペースや備品費用などの間接的なコストもかかります。

管理部門代行サービスでは、必要なときに必要な分だけ依頼することでコストを最小限に抑えられます。つまり、毎月必要な固定費から変動費にできるため、トータルコストの削減が可能なのです。

プロのスタッフによる高品質な対応が可能となる

管理部門の業務は、高い専門性と正確性が求められます。ひとつのミスが大きなトラブルに発展する可能性も否定できません。

管理部門代行サービスを利用すると、専門分野のプロが持つスキルと知識を、自社で直接雇用することなく活用できます。自社で対応する場合と比較して、業務の正確性が向上し、ヒューマンエラーを削減可能です。たとえば、経理の専門家による正確な決算処理は、税務調査時のリスクを低減させるでしょう。

また、豊富な経験によって自社だけでは気づかなかった業務改善の提案も受けられます。そのため、事業の安定だけではなく成長にもつながります。

代行可能な管理部門の業務内容

代行可能な管理部門の業務内容について、代表的な例を紹介します。

それぞれ具体的な業務例をピックアップし、簡単に解説します。

経理部門

経理部門はアウトソーシングの活用が進んでいる分野のひとつで、幅広い業務を委託できます。

経理部門の業務は、日常的な記帳業務から専門的な知識が必要な決算・申告業務などさまざまです。企業の財務状況を把握し、健全な経営判断をするためにプロに任せるのも有効な方法のひとつです。

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人事部門

人事部門では、採用活動のサポートから労務管理まで、従業員に関わる定型的な業務を中心に委託できます。

従業員の入社から退社までの手続きや日々の勤怠管理、採用支援などのノンコア業務を依頼できます。専門性が求められる業務でもあるので、従業員が人事部門を兼務している場合におすすめです。

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総務部門

総務部門の業務は、企業によって異なる場合が多く見られます。ほかの部門で対応できない業務を一手に引き受ける重要な部門です。ここでは代表的な業務をピックアップしました。

管理部門の業務を委託することで従業員がより生産性の高い業務に集中できる環境を整えられるため、スムーズな企業運営を実現できます。

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広報部門

専門的なスキルが求められる広報部門も、管理部門代行サービスに委託できます。

広報部門の業務は企業のブランドイメージを構築し、ユーザーと良好な関係を築くために重要です。専門的な人材がいない場合は、プロの力を活用し、戦略立案の段階から実行まで一貫してサポートしてもらうのがおすすめです。

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法務部門

法務部門では、定型的な業務やより専門的なサポートまで対応します。

法務部門の業務はコンプライアンス遵守のために欠かせない業務ですが、専門的な知識が必要です。専門家のサポートを受けることで、安心して事業活動に専念できます。

情報システム部門

ITインフラの運用・保守や社員からの問い合わせ対応など、幅広いIT関連業務を委託できます。

情報システム部門を委託することで、専門知識が必要なITインフラを安定して稼働させられます。特に、ヘルプデスクが充実すると従業員は手を止めずに済むため、スムーズな業務進行が可能です。

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管理部門の業務を代行する際の費用相場

管理部門代行サービスの料金体系は、業務量や業務内容によって異なりますが、おもに月額固定型と従量課金型に分けられます。

月額固定型は、毎月一定の料金で契約時間内の業務を自由に依頼できる形式で、一般的な相場として約20万円程度です。一方、従量課金型は、実際に対応した業務量に応じて料金が発生する形式です。「書類作成1件あたり〇〇円」のように、タスク単位で単価が設定されており、業務内容によって費用相場は異なります。

管理部門の業務は幅広くあるため、明確な料金体系を持っていない管理部門代行サービスも多いです。そのため、実際に契約する際は依頼したい業務を明確化し、複数の管理部門代行サービスから見積もりを取るのがおすすめです。

管理部門の業務代行を依頼するサービスの選び方

管理部門の業務代行を依頼する際は、下記のポイントを確認しましょう。

たとえば、提案力に注目しましょう。優れた管理部門代行サービスは、ただ依頼された業務をこなすだけではなく、企業の戦略的パートナーとして業務プロセスの改善を積極的に提案してくれます。

特に、実績が豊富な管理部門代行サービスは多くの企業をサポートしているため、自社だけでは思いつかないようなアイデアを持っていることも多いです。

具体的には、現状の業務フローを分析し、非効率な点や潜在的なリスクを指摘してくれます。また、最新ITツールの導入のような具体的で実現可能な解決策を提案してくれることもあります。単なるコスト削減だけでなく、業務品質の向上やDX推進も目指す場合は、提案力にも注目しましょう。

管理部門の業務代行を依頼できるサービス5選

おすすめの業務代行サービスは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、管理部門全般の業務を代行するオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。秘書業務や経理、人事、Web運用などの幅広い業務に対応します。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

管理部門全般をサポートしているため、企業の課題に対して最適な提案が可能です。そのため、横断的に課題を感じている場合におすすめです。

 

なお、下記の記事でi-STAFFに業務を依頼した企業の口コミと評判をまとめました。こちらもあわせてご覧ください。

i-STAFFに業務を依頼した企業の口コミ・評判はこちら

ゼロイン

＜出典：ゼロイン＞

ゼロインは、管理部門の運用サポートや業務・体制のコンサルティングを提供する管理部門代行サービスです。総務・庶務を中心とするバックオフィス業務のリソース不足を解決します。

ゼロインの特徴は、下記のとおりです。

ベンチャー・スタートアップ企業や日系・外資企業など幅広いサポート実績があり、豊富なノウハウを持っています。そのため、管理部門で発生しやすい問題をしっかりとサポートします。

コーバル

＜出典：コーバル＞

コーバルは、管理部業務と情シス業務に特化した管理部門代行サービスです。SaaSやAIツールの導入支援も提供しています。

コーバルの特徴は、下記のとおりです。

管理業務とIT業務を任せられる人材はなかなかいないため、自社で採用する場合はコストがかかります。同社では両方のスキルを持つスタッフが豊富なため、管理部門とIT部門に課題を抱えている場合におすすめです。

チャットdeアウトソーシング

＜出典：チャットdeアウトソーシング＞

チャットdeアウトソーシングは、チャットツールを中心とした迅速なコミュニケーションを特徴とする管理部門代行サービスです。バックオフィス業務全般に対応し、クラウドツールの活用を通じてクライアント企業のDX推進を支援します。

チャットdeアウトソーシングの特徴は、下記のとおりです。

チャットで業務のやり取りを実施するなかで、積極的にDX化を提案します。属人化の解消や思わぬ効率化が実現する可能性もあるため、DXを進めたい場合にもおすすめです。

チカク・エ

＜出典：チカク・エ＞

チカク・エは、伴走型サービスで業務をサポートする管理部門代行サービスです。総務や経理のほかに企画のコンサルティングも提供しています。

チカク・エの特徴は、下記のとおりです。

顧客と伴走してサポートするため、具体的な仕事の進め方を共有します。ノウハウとして共有できるため、内製化も考えている場合におすすめです。

管理部門を業務代行する際の注意点

管理部門の業務を委託する際は、下記のポイントに注意しましょう。

業務代行をスムーズに開始するためには、事前準備が重要です。管理部門代行サービスが正確に業務を進められるように、業務フローや手順などを整理してマニュアルに落とし込みましょう。

既存マニュアルの情報が古くなっている場合は、最新版に更新しなければなりません。マニュアル作成・更新作業は一般的に手間がかかるため、日常業務に追われる担当者にとって負担となる恐れがあります。

しかし、マニュアルを整備することは業務標準化につながるため、業務代行だけではなく長期的な事業運営において重要です。もし、マニュアルが整備されていない場合は、これを機にしっかりと整備しておくと良いでしょう。

もしマニュアルを作成するリソースがない場合は、それ自体も代行業者に依頼することが可能なので、あわせて検討してみてください。

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管理部門代行を利用することで業務標準化にもつながる

管理部門代行サービスは、経理や人事、総務などの管理業務を任せられるサービスです。それぞれの部門に特化したサービスがあるほか、部門をまたいで幅広い業務に対応するサービスもあります。

管理部門代行サービスの導入は、コスト削減や生産性向上などのメリットだけではなく、業務標準化が可能です。個人の経験や勘に頼る属人化を解消し、「誰が担当しても、一定の品質を保てる」ようになります。

管理部門の業務は直接的な売上につながることは少ないですが、企業を支える重要な業務です。管理部門の品質を上げることで、企業全体の業務進行がスムーズになります。管理部門代行サービスを活用して、生産性向上を目指しましょう。