オンラインアシスタントとは？メリット・デメリットと仕事内容を解説

人手不足の現代で業務負荷を軽減し、生産性を高めるためにはオンラインアシスタントの導入がおすすめです。

しかし、

「オンラインアシスタントに依頼するメリットは？」

「オンラインアシスタントにはどんな仕事を依頼できるの？」

このようにお考えではありませんか。オンラインアシスタントは営業や経理など、幅広い業務を依頼できるサービスで、上手に活用すると従業員のリソースの確保につながります。

そこで本記事は、下記についてまとめました。

生産性向上にお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、初めてオンラインアシスタントを導入する場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。

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オンラインアシスタントとは？

オンラインアシスタントとは、オンライン上で業務を依頼できるワーカーやサービスのことです。依頼できる業務は幅広く、絶対的な定義はありません。代表的な業務内容は、経理や人事、営業サポートなどです。

一般的に、バックオフィスを担当する場合が多く、書類や資料作成など定型業務が得意です。各業務に精通したプロフェッショナルが業務を担当するため、自社の従業員が対応するよりも品質の高い成果が期待できます。

たとえば、パワーポイントやエクセルなどのツールを活用した資料作成は、ポイントを押さえることでわかりやすさに大きな差が出ます。特に、顧客に見せる営業資料がわかりづらいと、商談の成否に悪影響を与えかねません。

このように、自社の従業員ではなくてもできる業務は、積極的にオンラインアシスタントに依頼するのがおすすめです。

オンラインアシスタントのメリット4つ

オンラインアシスタントのメリットは、下記のとおりです。

オンラインアシスタントは費用がかかりますが、従業員の時間外労働や新規採用と比べると安価です。順番に見てみましょう。

【メリット1】コア業務に集中して生産性向上を見込める

オンラインアシスタントに業務の一部を依頼することで、従業員のリソース確保につながり生産性の向上が見込めます。従業員が対応する仕事は、大きくコア業務とノンコア業務にわけられます。

ビジネスを成長させるためには、従業員はできる限りコア業務に集中するのが良いとされています。ただ、ノンコア業務が売上に直接つながらないとはいえ、企業を支える重要な業務のため疎かにするわけにはいきません。

そこで、ノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼し、従業員のリソースを確保することが重要です。空いたリソースでコア業務に集中すれば、高い生産性を実現できます。

【メリット2】業務品質が高いため顧客満足度向上につながる

オンラインアシスタントは各業務のプロフェッショナルが担当するため、高い業務品質を期待できます。一般的にオンラインアシスタントを導入する際は、事前打ち合わせで依頼したい業務内容をすり合わせます。

その際に、依頼したい業務にあわせてそれを得意とするオンラインアシスタントがアサインされるため、どのような業務でも安心して依頼可能です。また、オンラインアシスタントによってはチーム体制で業務に対応するので、部門をまたいだ依頼でも問題ありません。

資料のクオリティが高かったり書類のやり取りが迅速だったりすると、顧客もスムーズに業務を進められ、満足度の向上につながります。

【メリット3】コスト削減による利益向上が期待できる

オンラインアシスタントに依頼することで、自社の従業員が対応するよりもコスト削減が可能です。

自社の従業員がすべて対応する場合、定時までに終われば問題ありませんが、残業や休日出勤で対応すると時間外労働手当の支払い義務が発生します。あるいは、新しく従業員を採用する際に、採用コストや教育コストが必要です。

一方で、オンラインアシスタントの導入に費用はかかるものの、上記の費用に比べると安価な場合が多くみられます。また、オンラインアシスタントは繁忙期のみに依頼できるため、一年を通してコストがかかる人件費よりも安くなります。

ノンコア業務に対応するためには、自社の負担を増やすのではなく、オンラインアシスタントを導入するほうが費用面でもおすすめです。

【メリット4】退職リスクがなくなる

オンラインアシスタントに依頼することで、退職リスクを考えなくてもよくなります。転職の自由度が上がっている現代では、常に自社従業員の退職リスクを考えなくてはなりません。

キャリアアップや会社への不満など、ポジティブ・ネガティブの違いはあっても、以前よりも早期退職は身近なものになりました。一方で、オンラインアシスタントが退職する際は、オンラインアシスタントのチーム内でしっかりと引き継ぎを行うため自社にはほぼ影響がありません。

特に、チーム体制で行っている企業の場合は、ほかのメンバーからのフォローも入るため品質の低下は最小限で済みます。

オンラインアシスタントのデメリット3つ

オンラインアシスタントのデメリットは、下記のとおりです。

オンラインアシスタントのコミュニケーションは基本的にすべてオンラインで、オフラインで対面したり電話を使ったりすることはほぼありません。コミュニケーションツールを使うことも多く、慣れていない場合は導入と浸透に手間がかかります。

ひとつずつ見ていきましょう。

【デメリット1】コミュニケーションに戸惑う

オンラインアシスタントは、オンライン上で業務の依頼から成果物の受取まで行います。そのため、直接会って成果物を受け取ったり、電話をしてやり取りしたりすることはほぼありません。

よく用いられるのは、下記のようなコミュニケーションツールです。

メールはすでに浸透しているツールですが、ほかのコミュニケーションツールを使用したことがない場合は導入に手間がかかります。

しかし、上記のコミュニケーションツールは、社内で利用しても業務効率化が進むものばかりです。オンラインアシスタントとともに導入することで、業務効率化につながる可能性があります。

【デメリット2】オフライン業務に対応していない場合がある

オンラインアシスタントは基本的にオンラインで業務のやり取りをするため、オフライン業務には対応していません。たとえば、紙ベースの書類をファイリングしたり郵送したりなどです。

特に、ペーパーレス化を推進するために過去の書類を電子データ化する場合は、基本的にはオンラインアシスタントに依頼できません。ノンコア業務であるにも関わらず、自社の従業員で対応する必要があり、生産性の低下を招きます。

しかし、オンラインアシスタントのなかには書類を郵送することでファイリングしてもらえたり、自社に常駐して対応したりする場合もあります。オンラインアシスタントの導入前に、オフライン業務に対応しているかしっかりと確認しておくのがおすすめです。

【デメリット3】通信環境の整備が必要

オンラインアシスタントを利用するためには、通信環境の整備が必要です。いまや多くの企業がインターネット回線を利用して業務をこなしていますが、ネットワーク機器が老朽化している場合は回線速度や通信の安定性に影響を及ぼす可能性があります。

SaaSのようにクラウド技術を活用したツールも多く登場し、インターネット回線を活用した業務はより一層多くなると考えられます。老朽化したままでは数あるクラウドサービスに回線が耐えきれず、業務に支障をきたしかねません。

したがって、オンラインアシスタントを導入すると同時に、通信環境の見直しを図るのもおすすめです。

オンラインアシスタントに依頼できる5つの仕事内容

オンラインアシスタントに依頼できる代表的な仕事内容は、下記のとおりです。

オンラインアシスタントによって対応できる仕事は異なりますが、一般的にほとんどの業務に対応しています。本記事では一例を紹介するので、ぜひご確認ください。

【仕事内容1】秘書業務

オンラインアシスタントは、依頼者の周辺に発生する細かな仕事をサポートします。いわゆる秘書業務で、「オンライン秘書」と呼ばれる場合もあります。

代表的な秘書業務の例は、下記のとおりです。

メール返信代行は、受信したメールを重要度別に振り分けて、マニュアルに従い対応します。オンラインアシスタントで一次回答ができるものは回答し、自社従業員の確認が必要な内容は従業員に連絡します。

その都度メールに対応していては生産性が大きく落ちるため、オンラインアシスタントに任せるのがおすすめです。

【仕事内容2】経理

お金に関わる経理業務はバックオフィスの代表格で、オンラインアシスタントが得意とする分野のひとつです。売上に直接つながらない業務が多いものの、企業を経営するためには重要な業務といえます。

代表的な経理業務の例は、下記のとおりです。

帳簿の記帳業務は簿記の知識が必要なため、イチから教育するのは大変です。オンラインアシスタントは経理もプロフェッショナルなので、即戦力として期待できます。

近年は会計ソフトが充実していますが、簿記の知識があるとないでは大きく異なるため、オンラインアシスタントの導入がおすすめです。

【仕事内容3】Webサイト運用

Webサイトの運用は、近年では欠かせない施策のひとつとなっています。オウンドメディアやインターネット広告など幅広い種類があり、得意とするオンラインアシスタントも多いです。

代表的なWebサイト運用の例には、下記があります。

オウンドメディアやSNSの運用など、Webサイト運用は幅広い対応が求められます。一部をオンラインアシスタントに任せることで、リソースの確保が可能です。また、運用に関するレポートを作成できるため、レポートを確認して次の施策立案に役立てられます。

【仕事内容4】人事

人事業務は、既存授業員のモチベーションアップや新規採用に関する重要な業務です。優秀な人材が高いパフォーマンスを発揮できれば、企業の成長にもつながります。

代表的な人事業務の例は、下記のとおりです。

人事業務はオンラインで完結できる業務が多いのですが、なかには一次面接官代行などオフライン業務に対応できるオンラインアシスタントもあります。

このような採用代行の業務も対応できる場合は、会場の手配や面談調整などをまとめて依頼することで一貫性のある対応をしてもらえます。

【仕事内容5】営業アシスタント

営業アシスタントは、営業担当者のサポート業務です。営業担当者が顧客とのやり取りに集中できるように、資料や書類の作成を行います。

代表的な営業アシスタントの例は、下記のとおりです。

資料作成はオンラインアシスタントの得意分野なので、わかりやすい資料を求める場合はオンラインアシスタントに依頼するのがおすすめです。

また、オンラインアシスタントによってはマーケティング業務の一部も代行できるため、必要な場合は導入時に相談してみましょう。

おすすめのオンラインアシスタントサービス3選

おすすめのオンラインアシスタントサービスは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

【おすすめ1】i-STAFF

i-STAFFは、クオリティ満足度No.1のオンラインアシスタントサービスです。採用率1%の優秀な人材が在籍しているため、高品質な業務の提供が可能です。

i-STAFFの特徴には、下記があります。

i-STAFFは業界唯一の返金保証があるため、万が一満足できなかった場合は費用がかかりません。初めてオンラインアシスタントを導入する際は不安になる企業も多いですが、i-STAFFなら安心して導入できます。

i-STAFFの詳細は、下記をご確認ください。

i-STAFFについて詳しくは以下の記事で紹介していますので、導入企業の評判を知りたい方はあわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

【おすすめ2】フジ子さん

＜出典：フジ子さん＞

フジ子さんは、業界でもリーズナブルなオンラインアシスタントです。一般的なアシスタント業務から専門性の高い業務まで、幅広い業務に対応します。

フジ子さんの特徴は、下記のとおりです。

フジ子さんは通常の料金プランもリーズナブルで、1週間（2時間）の無料トライアルもあります。無料トライアルで試してから本契約を決められるため、事前にスキルのチェックが可能です。

【おすすめ3】HELP YOU

＜出典：HELP YOU＞

HELP YOUは、総務省「テレワーク先駆者百選」に認定された株式会社ニットが運営するオンラインアシスタントです。窓口のディレクターを中心に、チームで業務をサポートします。

HELP YOUの特徴は、下記のとおりです。

専属ディレクターが窓口として依頼者とやり取りをするため、依頼者は複数のアシスタントに依頼する必要がありません。複数の業務を依頼する際、手間をかけたくない場合におすすめです。

オンラインアシスタントを活用して業務効率化を図ろう

オンラインアシスタントは、バックオフィス業務を代表とするノンコア業務をオンラインで代行してくれるサービスです。従業員の生産性を高めるために、ノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼し、コア業務に集中することが重要です。

オンラインアシスタントに依頼できる業務は幅広く、公式サイトに記載のない場合でも柔軟に対応してくれる可能性があります。

決め打ちで相談するのではなく、最初は「困っていること」を用意して問い合わせると最適なプランを提案してくれる可能性があるのでおすすめです。