オンライン秘書とは？メリット・デメリットと依頼できる仕事内容

働き方改革が叫ばれる今、オンライン秘書と呼ばれる職業が注目を浴びています。そこで、

「オンライン秘書にはどんな仕事を依頼できるのか」

「オンライン秘書のメリット・デメリットが知りたい」

このようにお考えではありませんか。本記事では、オンライン秘書についてまとめました。本記事でわかることは下記の通りです。

ルーチンワークをオンライン秘書に任せると、自身はコア業務に集中できます。オンライン秘書について詳しく知りたい人は、ぜひ最後までお読みください。

　

オンライン秘書とは？

オンライン秘書は、さまざまな業務を行ってくれる存在です。通常の秘書が雇用主と同じ場所に出勤するのに対し、オンライン秘書は出勤せずインターネットを介して業務をこなします。

また、オンライン秘書に依頼できる業務内容は、秘書業務だけに留まりません。オンライン秘書が行ってくれる業務の例は、下記の通りです。

なお、オンライン秘書に業務を依頼するときは、テキストが基本です。電話や口頭ではなく、メールやコミュニケーションツールを使用します。

また、インターネット分野に知見を持っている場合が多く、苦手な人にとっては心強い存在です。

雇用主によっては1人のオンライン秘書にすべてを任せたり、複数人のチームを雇ったりします。フレキシブルに依頼できるため、「オンラインで依頼できる何でも屋」と言い換えてもいいかもしれません。

つまり、オンライン秘書は、柔軟さと対応力を持った新しいビジネスパートナーなのです。

オンライン秘書に依頼できる仕事内容

オンライン秘書の業務は多岐にわたり、非常に細かな内容まで対応してくれる場合があります。ここでは、大まかなジャンルで紹介します。

順番に見ていきましょう。

1.秘書・経理業務

項目	概要
請求書や領収書などの書類作成・管理	請求書や領収書などの書類作成・管理。
スケジュールやアポイントメントの調整・管理	イベントやMTGなどの調整やリスケ対応。
メールやコミュニケーションツールなどのクライアント対応	メール、Slack、Chatworkなどの対応。取りまとめてクライアントに報告する。
タスクの進捗管理	進行しているプロジェクトやタスクの進捗管理。
宿泊先や交通ルートの手配	出張時の宿泊先や、新幹線・飛行機などの交通ルートを手配する。
会食先のリサーチ・手配	クライアントと取引先の会食の際、お店をリサーチして手配する。
データ入力	事務作業、それに伴うあらゆるデータを入力する。

オンライン秘書のメインとも言うべき業務です。

請求書や領収書といった書類作成・管理は、業務上ほぼ必ず発生するもののノンコア業務の代表格と言えます。オンライン秘書も書類業務に精通している場合が多く、気兼ねなく任せることができます。

さらに、スケジュールやタスクの管理をしてくれるため、雇用主は自身の業務に集中できます。顧客やエンドクライアントに対する、一次対応も任せられます。

コミュニケーションツールを使用した対応もできるので、インターネットを介せばスピードが求められる仕事も問題ありません。

したがって、一般的な秘書業務を任せたいのであれば、オンライン秘書でも通常の秘書とそん色がないと言えます。

2.Webサイト運用業務

項目	概要
メディアやSNSの運用	オウンドメディアやSNSを運用する。
リード獲得のための分析	リード獲得のために、メディアやSNSのデータを分析する。
記事やコンテンツの作成	メディアに掲載する記事やコンテンツを作成する。
Webサイトや画像などのデザイン作成	Webサイトや画像のデザインを作成する。簡単なコーディング作業ができる場合もある。
記事やデザインのディレクション	クリエイターチームの進捗管理など、ディレクションする。
オンラインコミュニティの運営補佐	メンバーの管理や案内などの補佐をする。

オンライン秘書は、Webサイトの運用業務も可能です。TwitterやInstagramといったSNSの集客ができたり、オウンドメディアに記事を投稿できたりします。

さらに、高いスキルを持つ人なら運用だけではなく、デザイン作成や記事のライティングも可能です。

Webサイト運用業務は、インターネット検索が盛んな現代において、重要な集客方法のひとつです。したがって、運用を任せられれば、大きなリソース確保につながります。

3.人事業務

項目	概要
勤怠管理	勤怠管理システムをデータ化する。
面談の調整	セミナーや個別面談の日程調整や会場の手配をする。
採用受付	応募者の応対をする。

オンライン秘書は、人事業務にも対応できます。

勤怠管理のようなデータの取り扱いはPCスキルが必要になる場合が多く、オンライン秘書にとって得意分野のひとつです。従業員が増えるほど大変になる業務なので、任せられればコア業務に集中できます。

また、就職希望者に対する対応や、セミナーの手配、面談の調整も可能です。

オンライン秘書のメリット5つ

オンライン秘書に業務を依頼するのは、下記のような5つのメリットがあります。

オンライン秘書ならではのメリットも多いので、ぜひご確認ください。それでは順番に紹介します。

1.コア業務に集中できる

オンライン秘書にルーチンワークといったノンコア業務を任せると、自身はコア業務に集中できます。

直接売上につながらないノンコア業務までこなすのは、生産性を下げる要因のひとつです。

同時に、クライアントの一次対応を任せるのもおすすめです。クライアント対応も任せると、作業が中断されないので、集中が途切れず効率よく業務をこなせます。

コア業務に集中すると事業拡大につながる可能性があるので、自身でこなす必要のない業務はオンライン秘書に任せましょう。

2.作業に合わせて人件費を調整できる

オンライン秘書ならではのメリットとして、時期に合わせて契約できることがあります。つまり、必要な時期にのみ人件費が発生するので、無駄なコストはかかりません。

一般的に通常の秘書を雇う場合は、正社員として月給で支払います。しかし、オンライン秘書は、必要でない場合にそもそも契約をする必要はありません。

たとえば、繁忙期と閑散期が挙げられます。

業務によっては、忙しい時期と忙しくない時期があり、忙しくない時期に秘書を雇うと無駄な人件費が発生しがちです。オンライン秘書であれば、閑散期に契約する必要はありません。

なんとなく長期雇用するより人件費はかからないので、経費の点でもオンライン秘書がおすすめです。

3. 教育コストがほぼかからない

オンライン秘書は、教育コストがほぼかかりません。

一般的にオンライン秘書は、今までさまざまなクライアントの対応をしてきたエキスパートです。基礎スキルはすでに持っている場合が多く、最低限の教育だけで業務をこなせます。また、オンライン秘書になるには厳しい試験が設けられている会社が多いため、アウトプットの質も高いです。

一方で、未経験の社員を秘書にしたり新たに雇ったりする場合は、1から教育が必要です。

たとえば、下記のようなツールは、オンライン秘書の得意分野です。

• 表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシートなど）
• 文書ソフト（Word、Googleドキュメントなど）
• コミュニケーションツール（Slack、Chatworkなど）

もちろん、企業独自の業務は教育が必要です。しかし、多くのクライアントと業務を行っているので、高い対応力ですぐに覚えることが期待できます。

4.幅広い業務を依頼できる

オンライン秘書は、幅広い業務に対応できます。一般的な秘書業務はもちろん、経理や人事までこなせる場合もあります。

また、オンラインの活動を生業としているため、インターネットのリテラシーは高い人が多いです。したがって、インターネットツールの使用だけではなく、Webサイトを運用するうえで重要なスキルを持っている可能性があります。

そのほかにも、

• マーケティング
• デザイン
• ディレクション

といったスキルを持っている人もいます。ただし、個人によって練度が変わりやすい部分なので、依頼する前に確認しましょう。

5.事業単位で複数人に依頼しやすい

手掛ける事業が多いなら、複数のオンライン秘書を契約して対応できます。

企業規模によっては、複数の事業やプロジェクトを手掛けている方もいるのではないでしょうか。

すべての業務を1人の秘書に任せるのは、高いリスクが伴います。業務を任せていた秘書にアクシデントがあった場合、すべての業務が滞ってしまうからです。

しかし、オンライン秘書なら、それぞれの事業で必要なスキルを持つ人とピンポイントで契約できます。

オンライン秘書は人件費を調整しやすいので、複数人と契約したとしてもコストを抑えられます。総括できるオンライン秘書と、そのチームというスタイルができると業務がスムーズに進むのでおすすめです。

オンライン秘書のデメリット3つ

オンライン秘書は心強い存在ですが、下記のようなデメリットもあります。

契約する前に確認しておきましょう。

1. オンライン秘書のスキルが事前にわかりづらい

オンライン秘書のスキルは、事前にわかりづらいのが難点です。

高いスキルを持っている人も多いですが、人によるところでもあります。契約してから「がっかり」するケースもあるかもしれません。

ただし、オンライン秘書会社では登録の際にテストがあるので、ある程度のスキルは担保されます。

また、無料トライアルが設定されている場合は、実際の仕事ぶりを確認してから正式な契約が可能です。一方で、自分で1からオンライン秘書を探す場合は、スキルチェックに手間がかかります。

オンライン秘書会社ならスキルチェックの手間は必要ないので、個人のスキルについて不安を感じる必要はありません。

2.オンラインで対応できない業務は依頼できない

当然ですが、オンラインで業務を行うため、オフラインでの依頼は対応できません。オフィス内で書類をまとめたり郵送したりすることは難しく、自社内のスタッフで解決する必要があります。

しかし、オンライン秘書会社によっては、下記のような業務をオフラインで対応可能です。

• オフィスの書類整理
• ハガキや請求書の発送業務

スタッフがオフィスに訪問したり、書類をオンライン秘書会社に送付してもらったりして対応します。

情報漏えい対策もとっているので、オフラインの対応ができるか気になる場合はオンライン秘書会社に問い合わせてみるのがおすすめです。

3.ちょっとしたことをすぐに口頭で依頼できない

通常の秘書であればちょっとしたことをすぐに依頼できますが、オンライン秘書には口頭ですぐに依頼できません。

その場にいないことがほとんどなので、依頼する場合は必ずテキスト化してインターネットを介す必要があります。その分、対応可否の返答も遅くなってしまいがちです。

しかし、テキスト化は時間がかかりますが、依頼した内容が履歴として残るメリットがあります。したがって、「言った」「言ってない」の問題は発生しづらいです。

また、履歴が残るため、今後似たような依頼をするときもスムーズに進む可能性があります。

オンライン秘書はこんな人におすすめ

メリット・デメリットを考慮すると、オンライン秘書は下記の人におすすめです。

多くの業務やプロジェクトを手掛けている人は、売上を上げるために「いかにしてコア業務に集中するか」が重要です。

また、オンライン秘書は人によって高いスキルを持っているため、特化した人材を求める人にもおすすめです。

生産性を最大化して売上アップを考えているのであれば、ノンコア業務を任せられるオンライン秘書の契約を検討しましょう。

なお、以下の記事でおすすめのオンライン秘書サービス10社を比較してご紹介していますので、オンライン秘書サービスをお探しの方はぜひご参考ください。

オンライン秘書おすすめ10社を徹底比較【2023年最新】