総務アウトソーシング(総務代行)とは?料金相場やおすすめ業者を徹底比較

総務アウトソーシング(総務代行)とは?料金相場やおすすめ業者を徹底比較

総務は企業を支える重要な仕事ですが、アウトソーシング(総務代行)する企業が増えてきました。

「総務アウトソーシング(総務代行)でできることは?」

「総務アウトソーシング(総務代行)を利用したいけど、選び方やおすすめ企業が知りたい」

このようにお考えではありませんか。

総務アウトソーシング(総務代行)は、企業によって異なりがちな総務業務を委託できるサービスです。本記事は総務アウトソーシング(総務代行)を詳しく知りたい人のために、下記の内容をまとめました。

  • 総務アウトソーシング(総務代行)に依頼できる業務
  • 総務アウトソーシング(総務代行)のメリット・デメリット
  • 総務アウトソーシング(総務代行)の選び方
  • おすすめの総務アウトソーシング(総務代行)企業

総務アウトソーシング(総務代行)を活用して売上アップを目指すのであれば、ぜひ最後までお読みください。

総務アウトソーシング(総務代行)とは?

総務アウトソーシング(総務代行)は、総務で行われる業務をアウトソーシング企業が代行するサービスです。一般的に総務の業務は、企業の業種や規模によって内容が大きく異なります。

そのため、総務アウトソーシング(総務代行)は委託したい業務に応じて、適切なアウトソーシング企業を選ばなくてはなりません。「何が問題になっているのか」を、しっかりと確認しておきましょう。

また、現在の総務アウトソーシング(総務代行)には、下記のようにおもに2つの提供方法があります。

  1. オンライン型
  2. オフライン型

オンライン型はアウトソーシング元企業に出社せず、インターネットを利用して委託された業務をこなします。

一方で、オフライン型は、実際にアウトソーシング元企業に出社して業務をこなします。

アウトソーシング企業によって形態が違うため、契約する前にしっかりと確認しておきましょう。

なお、アウトソーシングについては、下記の記事で紹介しています。「そもそもアウトソーシングについて詳しく知らない」という人は、まずご一読ください。

アウトソーシングとは?メリット・デメリットや人材派遣との違いを簡単に解説

総務アウトソーシング(総務代行)に依頼できる業務内容

総務業務は、企業によって大きく異なるのが一般的なので、総務アウトソーシング(総務代行)も企業によって対応できる内容が異なります。しかし、下記のような一般的に総務で行われている業務は、ほとんどの総務アウトソーシング(総務代行)企業で対応しています。

  • 庶務
  • 経理
  • オフィス管理
  • 人事

総務業務は多くの場合、他の部署に属さない業務全般なので、非常に広範囲です。一見、社外に出しづらそうな業務ですが改善幅も広い場合があるので、先入観にとらわれずアウトソーシングできないか考えてみるのがおすすめです。

総務アウトソーシング(総務代行)の5つのメリット

総務アウトソーシング(総務代行)には下記の5つのメリットがあります。

  1. コア業務に専念できるため、生産性が向上する
  2. 品質の向上ができるため、顧客に喜ばれる
  3. コストが削減できるため、利益の向上につながる
  4. 変動費にできるため、業績に応じて費用を抑えられる
  5. 属人化を防げるため、一定の品質と速度が担保できる

総務アウトソーシング(総務代行)に委託することで、大きな効果が得られます。

順番に見ていきましょう。

メリット1.コア業務に専念できるため、生産性が向上する

総務アウトソーシング(総務代行)にノンコア業務を委託すると、自社のスタッフはコア業務に専念できます。

さまざまな企業が市場にあり、競合に打ち勝つために、より生産的な活動が重要です。そのため、売上に直接つながるコア業務と、売上は生み出さないが企業経営に必要なノンコア業務の考え方が浸透しました。

下記のようなノンコア業務に使っていた時間をコア業務に充てれば、生産性の向上が見込めます。

  • 書類作成
  • 備品の購入
  • オフィス管理

生産性が向上すれば企業の成長につながり、多くの顧客に選ばれるようになります。

メリット2.品質の向上ができるため、顧客に喜ばれる

総務アウトソーシング(総務代行)に業務を委託すれば、品質の向上が期待できます。「社内でコントロールしづらくなるので、品質が心配」と考える人もいますが、基本的に品質は向上します。

総務アウトソーシング(総務代行)企業は委託される分野のエキスパートなので、高いスキルやノウハウを持っている場合が多いです。蓄積されたノウハウを元に業務改善が行われれば、品質の向上が見込めます。

ノンコア業務がアウトソーシング企業で自走できれば、結果的にコア業務の品質向上につながり、高い顧客満足度を得られます。

メリット3.コストが削減できるため、利益の向上につながる

総務業務をアウトソーシングすれば、コストが削減できます。

自社内に担当者を配置すれば、人件費がかかります。さらに、大変なのは、下記のような人員の入れ替わりです。

  • 担当者の退職
  • 後任の雇い入れ
  • 引き継ぎ

人員の入れ替わりは、多くの費用がかかるうえ、時間もかかります。アウトソーシングすれば、それほどコストを気にする必要はありません。経費を節約できるので、相対的に利益向上の効果を得られます。

また、人員に左右されることもなくなるため、業務が安定するでしょう。

メリット4.変動費にできるため、業績に応じて費用を抑えられる

自社スタッフで総務業務を行えば、毎月の給与等は固定費として費用を考えなければなりません。しかし、総務アウトソーシング(総務代行)に委託すれば、変動費として処理できます。業務の量に応じて多めに契約したり、少なくしたりできるからです。

たとえば、経理業務も行っているなら、年末調整がある12月は特に忙しくなります。

自社で対応している場合は簡単に増員できませんが、アウトソーシングしていれば、比較的簡単に対応可能です。このように、状況に応じて費用を左右できるのは、大きなメリットです。

メリット5.属人化を防げるため、一定の品質と速度が担保できる

特定の社内スタッフしかできない業務があった場合、そのスタッフが欠勤したり休職したりすると業務が滞ってしまいます。一方で、アウトソーシング企業での人員管理は、基本的に自社の管轄ではありません。

つまり、総務アウトソーシング(総務代行)に委託すれば、自社スタッフの属人化を防げます。

契約に基づいた品質と速度が担保できるので、一人あたりの負担が大きい場合は総務アウトソーシング(総務代行)がおすすめです。

総務アウトソーシング(総務代行)の3つのデメリット

大きなメリットがある総務アウトソーシング(総務代行)ですが、下記のようなデメリットもあります。

  1. 社内にノウハウが蓄積されにくい
  2. 情報漏えいのリスクがある
  3. 成果物のできばえをコントロールしづらい

デメリットが小さくなる考え方も紹介するので、順番に見ていきましょう。

デメリット1.社内にノウハウが蓄積されにくい

総務アウトソーシング(総務代行)に委託すれば自社のノウハウを社外に出すうえ、それ以上の蓄積はなかなかできなくなります。社内にノウハウが蓄積されないと、業務を戻したときに上手く処理できず、機能がストップしてしまう恐れがあります。また、そもそもノウハウがないため、業務を戻せない事態にも陥りかねません。

したがって、業務を総務アウトソーシング(総務代行)に委託する際は、高度なノウハウが必要ない業務を選んだり定期的に情報交換したりする場を設けたりしましょう。

デメリット2.情報漏えいのリスクがある

総務アウトソーシング(総務代行)に委託する際、社外に出す情報はノウハウだけではなく、顧客情報や個人情報が含まれる場合もあります。重要機密が漏えいするとアウトソーシング企業はもちろん、自社の責任問題にも発展しかねません。

競合企業があふれかえる現代社会で信用を失えば、再び顧客を獲得するのは非常に困難です。そうならないためにセキュリティ体制が整っているか、契約時に必ず確認しましょう。

特に下記のような項目を確認しておくと、リスクを最小限に抑えられます。

  • プライバシーマークを獲得しているか
  • セキュリティ教育を定期的に行っているか
  • 実績は豊富か

契約後も定期的に視察に訪れるといった方法で、継続して確認するのがおすすめです。

デメリット3.成果物のできばえをコントロールしづらい

どのような業務を依頼するかにもよりますが、基本的に成果物のできばえは社内でコントロールできず、アウトソーシング企業の質に左右されます。総務アウトソーシング(総務代行)の強みと自社の要望がマッチしていない場合は、質が落ちるばかりかコストと時間ばかりがかかるかもしれません。

アウトソーシング企業の強みや得意なことをしっかりとヒアリングして、求めるものと合致すれば契約しましょう。また、高品質を求めればどうしても費用がかかるので、安さばかりを求めるのではなくバランスを確認するのがおすすめです。

総務アウトソーシング(総務代行)の料金相場

総務アウトソーシング(総務代行)の料金形態は、おもに下記の2パターンがあります。

料金形態 目安料金
時間単位での設定 2,000〜4,000円
業務単位での設定 業務によってさまざま

時間単位で設定されている場合はほとんどが1時間での料金支払いで、総務アウトソーシング(総務代行)企業によってさまざまですが、2,000〜4,000円ほどが目安です。

時給契約のスタッフを雇う感覚に近く、業務量と費用のコントロールがしやすい特徴があります。また、業務内容が固定ではないので、必要な業務を臨機応変に対応してもらえます。

一方で、業務単位で設定されている場合は、業務内容や総務アウトソーシング(総務代行)企業によって料金はさまざまです。

おもに下記のような作業量が多い業務や、高度なスキルが不要なルーティンワークが見られます。

  • 記帳代行
  • 決算処理代行
  • 給与計算
  • 秘書業務

契約する場合は必ず見積を見て、自社に合っているか確認しましょう。

総務アウトソーシング(総務代行)の3つの選び方

総務アウトソーシング(総務代行)企業を選ぶためには、下記の3つを確認するのがおすすめです。

  1. 自社の目的で選ぶ
  2. 費用で選ぶ
  3. 総務アウトソーシング(総務代行)企業の強みで選ぶ

ポイントを押さえておけば、失敗するリスクが小さくなります。

順番に見ていきましょう。

選び方1.自社の目的で選ぶ

アウトソーシングする目的や業務範囲を洗い出して、マッチしている企業を選びましょう。当然ながら、すべての業務をアウトソーシングするわけにはいきませんし、企業ごとに抱えている課題は違うはずです。

企業が抱える総務の課題として、おもに下記のような例が考えられます。

  • 人材不足の解消
  • タスクの集中
  • コア業務への対応
  • コスト削減
  • 業務の効率化

このような課題を洗い出したら、どこまでアウトソーシングするかを決定します。なかにはどうしても社内で対応したい業務があるかもしれません。

また、総務アウトソーシング(総務代行)企業は、長期間の委託になりやすい傾向にあります。そのため、自社の目的達成をともにサポートしてくれたり、積極的に提案したりする総務アウトソーシング(総務代行)企業がおすすめです。

したがって、委託する業務や範囲を細かく決めて、自社に合った総務アウトソーシング(総務代行)企業を選びましょう。

選び方2.費用で選ぶ

自社に合った総務アウトソーシング(総務代行)企業が見つかっても、費用が予算に合っていなければ契約は難しいはずです。費用対効果が悪いと、得られる成果と費用のバランスも悪くなり、アウトソーシングする恩恵が小さくなってしまいます。

そのためには、

  • 自社が抱える課題を洗い出す
  • その課題にどれくらいの費用がかかっているのか把握する

といった内容を確認しましょう。

上記の内容と見積書を比較して、ようやく契約の可否を判断できます。明確な数字が出ないままなんとなく契約すると、費用対効果の小さい事態になりかねないので、しっかりと見極めるのがおすすめです。

選び方3.総務アウトソーシング(総務代行)の強みで選ぶ

総務アウトソーシング(総務代行)企業を選ぶときは、その総務アウトソーシング(総務代行)企業がどんな強みを持っているかで選びましょう。

総務アウトソーシング(総務代行)企業によって強みにしている部分は違い、重要なのは自社の求めている業務内容とその強みがマッチしているかどうかだからです。マッチしていないと、期待した効果が得られない恐れがあります。

たとえば、下記のような強みを見かけます。

  • コストの低さを強みにしている企業
  • 多少高くても品質を重視している企業

どちらが「いい」「悪い」ではなく、自社が求める要素とマッチしているかが重要です。

得たい結果を得るためにも、契約するときは総務アウトソーシング(総務代行)企業の強みを確認しておきましょう。

総務アウトソーシング(総務代行)おすすめ業者3選

総務アウトソーシング(総務代行)企業はたくさんありますが、ここでは下記の3社をおすすめします。

総務アウトソーシング(総務代行) 特徴
1.i-STAFF

・採用率1%の優秀な人材

・業界唯一の返金保証

2.HELP YOU

・平均継続利用率98%

・総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業が運営

3.コクヨ&パートナーズ

・経験豊富なコンサルタントが導入から運用までサポート

・働き方に合わせて業務設計する

それぞれの特徴を紹介します。

おすすめ1.i-STAFF

<出典:i-STAFF

特徴 ・採用率1%の優秀な人材
・業界唯一の返金保証
対応可能業務 ・秘書業務
・経理
・Webサイト運用
・人事
・営業アシスタント
料金プラン

■ライトプラン:3ヶ月契約(30時間〜/月)
通常→125,400円/期間限定→102,300円

■ベーシックプラン:6ヶ月契約(30時間〜/月)
通常→102,300円/期間限定→89,100円

■プレミアムプラン:12ヶ月契約(30時間〜/月)
通常→89,100円/期間限定→79,200円

トライアルプラン 2週間(6時間)無料
オプションプラン ・土日対応プラン
・深夜対応プラン
契約時間の繰り越し 不可
対応可能時間 平日9:00〜18:00
土日対応 可(カスタマイズプラン)
オフライン業務対応
個人事業主との契約
公式サイト https://i-staff.jp/

i-STAFFは、優秀な人材と幅広い業務対応ができるサービスです。i-STAFFには、下記4つの特徴があります。

  1. 採用率1%の優秀な人材が集まっている
  2. オフライン業務にも対応している
  3. 個人情報や社内機密情報は、i-STAFFの社内勤務スタッフが対応する
  4. 業界唯一の返金保証付き

特に、i-STAFFはお試しで2週間(6時間)無料だったり、返金保証がついていたりと初めてでも安心して活用できるポイントが多く見られます。

基本的には時間単位での支払なので、ちょっとしたことを頼みたい場合から大きな依頼まで幅広くこなせます。したがって、初めてアウトソーシングする人におすすめです。

 

おすすめ2.HELP YOU

<出典:HELP YOU

特徴 ・平均継続利用率98%
・総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業が運営
対応可能業務

■HELP YOU
・総務
・経理
・人事、採用
・営業サポート
・ECサイト
・マーケティング

■HELP YOU plus
・海外進出サポート
・資料作成プレミアム
・コスト削減
・オンラインイベント
・オンライン研修

料金プラン ■HELP YOU:6ヶ月(30時間/月) 110,000円
■HELP YOU plus お問い合わせ
トライアルプラン 3ヶ月間20%OFF
オプションプラン
契約時間の繰り越し 不可(ただし、初月に限り繰り越し可)
対応可能時間
土日対応 原則不可
オフライン業務対応 不可
個人事業主との契約 不可
公式サイト https://help-you.me/

HELP YOUは、ディレクターを中心としたチームで業務を遂行します。HELP YOUの特徴は、下記の3つです。

  1. 平均継続利用率98%
  2. 総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業が運営
  3. 法人限定

なんと言っても平均継続利用率98%という数字は驚異的で、多くの依頼者が満足している証拠といえます。

「HELP YOU PLUS」というグレードの高いサービスではさらに幅広い業務に対応していますが、料金は公式サイトに明記されていないので、問い合わせが必要です。

おすすめ3.コクヨ&パートナーズ

<出典:コクヨ&パートナーズ

特徴

・経験豊富なコンサルタントが導入から運用までサポート
・働き方に合わせて業務設計する
・約200社の導入実績

対応可能業務

・コンシェルジュデスク
・ファシリティマネジメントサポート
・総務、庶務
・受付
・メール室 など

料金プラン 要問い合わせ
トライアルプラン
オプションプラン
契約時間の繰り越し
対応可能時間
土日対応
オフライン業務対応
個人事業主との契約
公式サイト https://www.kokuyo-partners.co.jp/

コクヨ&パートナーズは、文具メーカーとして有名なコクヨが展開するアウトソーシングサービスです。コクヨ&パートナーズには、下記3つの特徴があります。

  1. 経験豊富なコンサルタントが導入から運用までサポート
  2. 働き方に合わせて業務設計する
  3. 約200社の導入実績

理想の働き方は「場づくりより運用にある」とし、導入から丁寧にサポートしてくれます。また、約200社の導入実績から豊富な経験やノウハウを持っているので、自社ではなかなか思いつかない提案もしてくれるかもしれません。

料金は公式サイトに記載されていないので、気になる場合は問い合わせしてみましょう。

自社に合ったアウトソーシングを選んで売上アップを目指そう

総務業務は企業を支える重要な仕事ですが、総務アウトソーシング(総務代行)企業に委託できます。

総務アウトソーシング(総務代行)企業にノンコア業務を委託すると、品質の向上につながったりコストが削減できたりします。企業としての競争力を高めて顧客に選ばれる企業になるため、できるだけ活用するのがおすすめです。

委託する業務内容をしっかりと洗い出して、自社にあった総務アウトソーシング(総務代行)企業を選びましょう。上手に活用してコア業務に集中すれば、売上アップにつながります。

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