事務アウトソーシングの料金・メリットとおすすめ業者5選

事務業務は企業活動において重要なものの、定型業務が多いためアウトソーシングがおすすめです。しかし、

「事務アウトソーシングは何が依頼できるの?」

「事務アウトソーシングを選ぶ際のポイントを知りたい」

このようにお考えではありませんか。

人材の確保が難しい現代ビジネスでは、事業の中心となる業務を自社で対応し、事務のような定型業務を依頼することでより効果的に売上向上を目指せます。そこで本記事では、下記をまとめました。

  • 事務アウトソーシングを導入するメリット・デメリット
  • 事務アウトソーシングの選び方3つ
  • おすすめの事務アウトソーシング業者

事務業務が従業員の負担になっているとお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、事務をアウトソーシングするならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、各部署の事務はもちろん資料作成やクラウドツールの導入サポートなどもサポートできます。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

事務アウトソーシングとは?

事務アウトソーシングとは?

事務アウトソーシングは、事務業務の一部、または全部を外部の専門業者に委託することです。事務業務は、定型的で日頃から行う定常業務の場合が多いですが、時間や手間がかかりミスが許されません。

利益に直結しないノンコア業務であるものの、企業活動において必要不可欠です。事務アウトソーシングを利用することで高品質な成果を得つつ、自社の従業員はコア業務に専念できます。

なお、事務アウトソーシングには直接オフィスに出向する形式のほか、オンラインで業務を委託できるサービスもあります。したがって、自社の状況に合っているサービスを選ぶのが重要です。

事務アウトソーシングに依頼できる5つの業務

事務アウトソーシングに依頼できる5つの業務

事務アウトソーシングに依頼できる業務は、下記のとおりです。

  1. 総務
  2. 経理
  3. Web業務
  4. 人事
  5. 営業サポート

特に、業務内容が多岐にわたる総務部門では、事務アウトソーシングの利用で大きな効果を得られる可能性があります。具体的な業務内容を見ていきましょう。

【業務1】総務

総務は、企業活動において下支えとなる業務を全般的に行う部門です。事務アウトソーシングには、下記の業務を依頼できます。

  • 総務受付
  • 備品管理
  • オフィス管理
  • 福利厚生業務
  • 社内イベントの企画・運営
  • 郵送手配

企業によって総務部門が行う業務は異なるため、定常業務が負担になっている場合に依頼を検討しましょう。

【業務2】経理

経理は、企業におけるお金の流れを管理する部門です。事務アウトソーシングには、下記の業務を依頼できます。

  • 記帳代行
  • 請求書作成業務
  • 振込・支払い代行
  • 経費精算
  • 決算・申告業務
  • 年末調整
  • 給与計算
  • クラウドツールの導入サポート

定期的に実施される法改正のように専門的な知識が必要とされる場合もあるため、専門性の高い事務アウトソーシングに依頼するのもひとつの方法です。

【業務3】Web業務

Web業務は、オウンドメディアやコーポレートサイト、SNSなどインターネットに関する業務を指します。事務アウトソーシングに依頼できる業務例は、下記のとおりです。

  • Webサイト運用
  • 入稿作業・ライティングチェック
  • SNS運用代行
  • アクセス解析・レポート作成
  • クラウドソーシングのディレクション
  • リサーチ業務
  • 文字起こし
  • メールマガジン作成

Webの活用は、企業活動で欠かせない重要な手段のひとつです。自社にノウハウがない場合は、事務アウトソーシングの利用を検討しましょう。

【業務4】人事

人事は、従業員の管理や採用活動を行う部門です。事務アウトソーシングには、下記の業務を依頼できます。

  • 勤怠管理
  • 給与計算
  • 社会保険業務
  • 面談スケジュールの調整
  • 採用業務

新しく従業員を雇う際はもちろん、既存の従業員に関する業務も含まれます。給与計算は従業員のモチベーションに直結するため、ミスがないようにしたい業務です。

【業務5】営業サポート

営業サポートは、営業担当者がコア業務である営業活動に集中できるように、雑務を担当します。事務アウトソーシングに依頼できる業務は、下記のとおりです。

  • データ入力
  • 電話・メール対応
  • 見積書・契約書・納品書作成
  • 資料作成
  • 情報収集

営業部門は企業の売上に直結するコア業務ですが、業務を細分化するとノンコア業務も含まれています。担当者が取引先とのやり取りに集中できるように、業務をサポートします。

事務アウトソーシングのメリット3つ

事務アウトソーシングのメリット3つ

事務アウトソーシングのメリットは、下記のとおりです。

  1. コア業務に専念し生産性向上を期待できる
  2. コスト削減による利益向上を図れる
  3. 業務品質の向上からスピーディな業務が可能となる

事務アウトソーシングは各分野のプロなので、業務品質の向上が見込めます。高品質な成果は修正を加えることなく次のステップに進められるため、スピーディな進行が可能です。ひとつずつ見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に専念し生産性向上を期待できる

事務アウトソーシングを利用すると、コア業務に専念できます。ノンコア業務に時間と手間をかけていた場合は、空いたリソースをコア業務に使用可能です。

企業によっては部門をまたいで兼務している場合もあり、複数の業務をマルチタスクとして進めていると効率が落ちるうえ集中力も続きません。

一方の業務を事務アウトソーシングに依頼するとマルチタスクから解放され、業務効率化はもちろん、ストレスの軽減にもつながります。業務フローの見直しのような普段できないことを行うことで、さらなる効果を期待でき生産性向上による売上アップも図れます。

【メリット2】コスト削減による利益向上を図れる

事務アウトソーシングを利用すると、コストを削減できます。新しい人材を雇う場合は、給与や社会保険料、福利厚生費など複数のランニングコストが必要です。

もちろん、求人広告の費用も必要なうえ、広告を出したからといって採用に至るとも限りません。事務アウトソーシングを利用する場合の費用は安価なランニングコストのみで済むうえ、必ず人材がアサインされるため費用対効果は抜群です。

また、繁忙期のみ依頼することで、一年を通してかかる費用をさらに抑えられます。不要なコストを削減できれば、同じ売上のままでも利益の向上が可能です。

【メリット3】業務品質の向上からスピーディな業務が可能となる

事務アウトソーシングは事務のプロなので、成果物の品質向上が期待できます。複数の企業から事務業務を委託されている場合は、それぞれのケースを基に独自のノウハウを築き上げているため、自社に適したノウハウで業務のサポートが可能です。

高品質な成果物が納品されると、確認や修正の手間が最小限で済むため、素早く次のステップに業務を進められます。特に、資料作成は完全に決まったフォーマットがあるわけではないため、自社で作成すると意外と時間が必要です。

業務全体のスピードが上がれば、より多くの業務をこなせるため売上アップが期待できます。

事務アウトソーシングのデメリット2つ

事務アウトソーシングのデメリット2つ

事務アウトソーシングのデメリットは、下記のとおりです。

  1. 自社にノウハウが蓄積されない
  2. 情報漏えいのリスクがある

事務アウトソーシングに依頼した業務は自社で行わなくなるため、業務に対するノウハウは蓄積されません。それぞれの対策も一緒に紹介します。

【デメリット1】自社にノウハウが蓄積されない

事務アウトソーシングに業務を委託すると、その業務に関するノウハウは自社に蓄積されません。業務を進行するうえで得られる新しい発見も、アウトソーシング先企業のものとなります。

長期的に事務アウトソーシングを利用する場合は大きなデメリットとはいえませんが、競争が激しい現代ビジネスでは何が起こるかわかりません。アウトソーシング先企業の業績が悪化すると、事業撤退や倒産する恐れがあります。

その際、自社にノウハウがなければ、業務の進行に支障をきたします。いつ内製化しても大丈夫なように、すべてを事務アウトソーシングに任せっぱなしにするのではなく、自社の担当者ができる限り参画できるような体制を作り上げましょう。

【デメリット2】情報漏えいのリスクがある

事務アウトソーシングを利用する際は、情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。事務アウトソーシングに渡した情報は自社で管理しづらいため、知らないうちに事務アウトソーシングから情報漏えいするといったケースもゼロではありません。

そのような事態を避けるために、事務アウトソーシングと協力して高いセキュリティ体制のもとに業務を進行する必要があります。たとえば、アクセス権限を細かく設定したり暗号化した状態で送受信したりすることがおすすめです。

システムを強化したうえで、従業員の教育を徹底するとより高い効果が見込めます。

事務アウトソーシングの料金相場

事務アウトソーシングの料金相場

事務アウトソーシングの料金相場は、形態によって異なります。

料金形態は、大きく3つにわけられます。

  • 固定料金制:業務量に関わらず、月額で支払う
  • 従量課金制:業務内容や業務用に応じて変動する
  • 利用期間による変動制:日数や時間によって料金が異なる

事務アウトソーシングのスタッフがオフィスに常駐する場合は、フルタイムで毎月30万円以上が必要とされています。ただし、初期費用の有無や稼働費などにより異なるため、あくまでも参考とお考えください。

従量課金制はスポットの依頼に向いており、資料作成1ページで100円など業務量によって変動します。

利用時間による変動制は、契約期間や月の稼働時間で料金が決まるシステムです。おもにオンラインサービスで多く用いられています。たとえば、i-STAFFでは契約期間で料金が異なります。

ライトプラン(3ヵ月契約) ベーシックプラン(6ヵ月契約) プレミアムプラン(12ヵ月契約)
月額93,000円(税別) 月額81,000円(税別) 月額72,000円(税別)

自社に合った事務アウトソーシングを選ぶために、依頼したい業務量や期間を吟味するのがおすすめです。

事務アウトソーシングの選び方3つ

事務アウトソーシングの選び方3つ

事務アウトソーシングの選び方は、下記のとおりです。

  1. 依頼したい業務に対応しているか
  2. 適切な料金で利用できるか
  3. 実績は豊富か

特に、初めて事務アウトソーシングを利用する際は、実績をしっかりと確認しましょう。実績が多ければノウハウも豊富で、自社に適切なプランを提案してくれる可能性が高まります。順番に見ていきましょう。

【選び方1】依頼したい業務に対応しているか

事務アウトソーシングが、依頼したい業務に対応しているか確認しなければなりません。基本的な事務業務はほとんどの事務アウトソーシングが対応していますが、独自のシステムを利用している場合などは対応できない可能性があります。

また、業務自体は依頼できても、求める品質水準に満たない可能性も考えられます。特に、専門知識を必要とする業務は、注意が必要です。さらに、現時点では依頼する予定がなくても、将来的に依頼する可能性がある業務に対応しているか確認しておくことも重要です。

【選び方2】適切な料金で利用できるか

事務アウトソーシングを比較検討する際は料金も検討材料になりますが、料金が安い事務アウトソーシングを安易に選ぶことはおすすめできません。料金が安いということは、人件費やインフラなどで経費を削っているということです。

場合によっては求めている品質を下回る場合があり、修正がかさむ恐れがあります。修正がかさめば従業員のリソースを消費するため、結果的にコストが増大しかねません。

実現したい成果を明確にし、予算とのバランスを考慮して費用対効果の高い事務アウトソーシングを選びましょう。

【選び方3】実績は豊富か

実績の多さは、多数の企業が信頼しているという証になるため、初めて事務アウトソーシングを利用する企業にとって重要な判断材料のひとつです。実績が多ければ多種多様なケースで企業をサポートしているため、柔軟に対応してくれます。

ノウハウも豊富なため、安心して依頼できます。また、Webサイトやホワイトペーパーで事例を紹介している場合は、自社と同様の事例があるか確認しましょう。事例を確認すると、自社で利用した場合のイメージがしやすいためおすすめです。

おすすめ事務アウトソーシング5選

おすすめ事務アウトソーシング5選

おすすめの事務アウトソーシングは、下記のとおりです。

  1. i-STAFF
  2. NOC
  3. YPP
  4. パーソルテンプスタッフ
  5. ゼロイン

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

【おすすめ1】i-STAFF

i-STAFF

i-STAFFは、複数の事務業務を支援するオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。それぞれの業務のプロが在籍しているため、1つの窓口ですべてのサービスを利用できます。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

  • 採用率1%の優秀なスタッフが在籍
  • スピーディで確実な対応
  • 幅広い業務に対応可能
  • オフライン業務も対応可能
  • 業界唯一の返金保証付き

スピードと確実性を重視しているため、どちらかをおろそかにすることなく業務を遂行します。また、業界唯一の返金保証もあるため、初めてでも安心して利用可能です。

下記の記事でi-STAFFの評判をまとめたので、詳しく知りたい方はぜひご確認ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは?料金・導入事例を紹介

【おすすめ2】NOC

NOC<出典:NOC

NOCは、バックオフィスの代行をしている事務アウトソーシングです。30年の歴史と1,000社以上の実績を持っています。

NOCの特徴は、下記のとおりです。

  • コア業務に集中できる
  • スピーディーかつ正確
  • 柔軟な対応と提案

事前に取り決められた業務をただ実施するだけではなく、顧客の目的を理解したうえで必要な業務を柔軟に対応します。

【おすすめ3】YPP

YPP<出典:YPP

YPPは、CADやライティングにも対応できる事務アウトソーシングです。小さな業務から大きな業務まで対応しています。

YPPの特徴は、下記のとおりです。

  • チーム制で対応
  • 引継業務が得意
  • 経理や庶務など複数の業務に対応

業務はチーム制で行い、内容を共有しマニュアル化して進めます。そのため、マニュアル化や見える化、共有化が得意です。

【おすすめ4】パーソルテンプスタッフ

パーソルテンプスタッフ<出典:パーソルテンプスタッフ

パーソルテンプスタッフは、公共・教育機関にも対応している事務アウトソーシングです。豊富な実績から得たノウハウをもとに、最適なプランを提供しています。

パーソルテンプスタッフの特徴は、下記のとおりです。

  • 現場力が強い
  • 最適な人材とプロセスと場所を提供
  • 業務プロセスを最適化

AIやRPA(Robotic Process Automation)を活用し、業務の自動化や効率化を実現するための業務プロセスを実現してくれます。

【おすすめ5】ゼロイン

ゼロイン<出典:ゼロイン

ゼロインは、総務・庶務を中心とする事務アウトソーシングです。業務・体制のコンサルティングと、運用支援のアウトソーシングを強みとしています。

ゼロインの特徴は、下記のとおりです。

  • 業種を問わない幅広い対応範囲
  • 柔軟な体制構築・業務支援のプラン
  • スキルの高いスタッフの採用・育成

オフィスに常駐して日常業務に対応するほか、オンラインでの代行や短期間のスポット業務など柔軟な対応が可能です。

事務アウトソーシングを利用して売上向上を目指そう

事務アウトソーシングを利用して売上向上を目指そう

事務アウトソーシングは、事務業務を専門業者に委託することです。総務や経理など、部門に関わらず複数の事務業務を依頼できるため、業務によっては大幅な工数削減を見込めます。

事務アウトソーシングを依頼する場合は、依頼したい業務のほかにも依頼するかもしれない業務に対応しているか確認することが重要です。自社にあった事務アウトソーシングを利用して生産性を高め、売上向上を目指しましょう。

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