総務DXとは？必要な理由と進め方、成功事例を紹介

総務部門は、備品管理や福利厚生の整備など幅広い業務に対応し、企業全体を支えています。しかし、その忙しさのせいで従業員の負担が増大しているケースもあります。業務のDX（デジタルトランスフォーメンション）を始めるにしても、なかなか手が回らなかったり何から始めればいいかわからなかったりする場合も多いです。

DXを成功させるためには、ただツールを導入するだけではいけません。正しい手順を踏まなければ、かえって現場が混乱し、失敗に終わるリスクさえあります。

本記事では、下記をまとめました。

総務のDXを実現し、従業員の負担を軽くしたいとお考えの場合は、ぜひ最後までお読みください。

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総務DXとは？

総務とは、経理や人事などの専門的な部門にあてはまらない業務を一括して請け負う部門です。そのため、企業によって業務内容が異なるケースもあります。方法もさまざまで、同じ内容でもアナログで進めていたりデジタル機器を使ったりと千差万別です。

そのような業務を、デジタル技術の活用から一歩進め、プロセス自体を変革するのがDXです。たとえば、紙の書類をPDFにするだけではDXとはいえません。デジタル化されたデータを活用して、意思決定を迅速化したり従業員がコア業務に集中できる環境を作ったりすることが、総務DXなのです。

なぜ今、総務DXが必要なのか？背景と重要性

総務DXが必要とされるおもな理由は、下記のとおりです。

現代社会は人手不足が進み、1人あたりの業務負担が増大しています。従業員のモチベーションを上げるためにも、DXによって業務効率化を実現し、負担を軽減しなければなりません。順番に見ていきましょう。

人手不足が深刻化しているから

現代社会では、少子高齢化に伴う労働人口の減少が叫ばれ、企業の人手不足は年々深刻化しています。総務のような間接部門は、営業を始めとする直接部門に比べて人員補充の優先順位が低くなる傾向にあり、欠員が出てもなかなか補充されないケースもあります。

このような人材不足のあおりを受けやすいため、一人あたりの業務量は増加し、従業員を疲弊させかねません。そのため、DXによる業務の自動化や効率化が重要なのです。

テレワーク対応が求められているから

新型コロナウイルスを経て、テレワークは一般的な働き方として定着しました。しかし、総務部門においては「紙の書類にハンコを押すために出社しなければならない」「請求書を受け取るために当番制で出社する」など、アナログな業務プロセスがテレワークの推進を阻害しがちでした。

物理的な制約をなくし、場所を問わずに業務が完結する環境を構築することは、従業員の利便性を高めます。また、災害時などの事業継続計画（BCP）の観点からも重要です。柔軟な働き方ができるかどうかは採用競争力にも直結するため、優秀な人材を確保するためにも総務DXは避けて通れません。

業務の属人化を防ぐ必要があるから

総務業務は多岐にわたるうえ、その会社独自のルールや慣習が多く存在するため、特定の担当者しか業務内容を把握していない属人化が起きやすい部門です。特定の担当者しか業務の実態を把握していなければ、その担当者の不在や退職によって業務が停滞する恐れもあります。

DXのプロセスで業務フローを可視化し、システムに落とし込むことは、業務の標準化を進める効果があります。誰でも同じ手順で業務を行えるようにすることで、特定の個人への依存度を下げ、組織としての持続性を高められます。また、システム上にログが残ることで、不正やミスの防止にもつながるのです。

企業全体のDXを支える役割があるから

総務部門は、全従業員が利用するオフィス環境やIT機器、社内規定などを管理する部署です。総務部門のDXが遅れていると、全社のDX推進の足かせとなってしまいます。

たとえば、会社全体でDXを推進しようとしているのに、経費精算や休暇申請などの日常的な手続きが紙とハンコのアナログなままであれば従業員の快適性は高まりません。

一方で、総務DXによってこれらの手続きが簡単に完結するようになれば、従業員はデジタルの利便性を実感し満足度向上につながるでしょう。また、自部門のDXにも前向きに取り組むようになります。総務DXは、企業全体のデジタル文化を醸成するための起点としての役割も担っているのです。

総務DXを進めるために必要な準備とステップ

総務DXを確実に進めるためのステップは、下記のとおりです。

総務DXは、いきなりツールを導入すれば成功するものではありません。現状の業務を整理したうえで、段階的に進めていくことが重要です。それぞれのステップで具体的に何を行うべきか、詳しく見ていきましょう。

1.現状の業務フローを洗い出す

DXを始めるためには、現在の業務がどのように行われているかを正確に把握しなければなりません。既存のマニュアルだけでなく、現場独自のルールや暗黙知も含めて業務の実態を洗い出し、可視化しましょう。

そのためには、総務部門が担当しているすべての業務をリストアップします。さらに、

などを調査しましょう。そして、業務の流れをフロー図に落とし込みます。どの業務にどれくらいの時間がかかっているのかを定量的に把握することが重要です。

2.課題を明確にする

現状の業務フローを可視化できたら、それぞれのプロセスに潜む課題やボトルネックを特定します。単に「時間がかかっている」というだけでなく、「なぜ時間がかかるのか」「どの工程が無駄なのか」を深掘りしましょう。

業務改善のフレームワークである「ECRS（イクルス）の原則」を活用し、業務を「排除（なくせないか）」「結合（まとめられないか）」「入替（順序や担当を変えられないか）」「簡素化（単純にできないか）」の視点で分析します。

DX化する前に、そもそも不要な業務を廃止したり手順を見直したりすることで、無駄な業務をデジタル化してしまう失敗を防ぎましょう。

下記の記事でECRSについて解説しているので、あわせてご覧ください。

ECRS(イクルス)とは？業務改善フレームワークの具体例

3.目的とゴールを定める

「何のためにDXを行うのか」という目的と、その達成度を測るためのゴールを設定しましょう。目的が曖昧なままだと、手段であるはずのツール導入が目的化してしまい、効果検証もできなくなります。

目的を定める際は、「場所と時間にとらわれない働き方の実現」や「従業員エンゲージメントの向上」などの定性的な目標と、数値で確認できる定量的な目標の両方を設定することが重要です。

KPIの例としては

などが挙げられます。明確な目標があることで、プロジェクトの方向性がブレにくくなります。

4.段階的にデジタル化を進める

すべての業務を一気にデジタル化しようとすると、現場の負担が大きく、混乱を招く恐れがあります。優先順位をつけて、段階的に進めるロードマップを作成しましょう。

まずは、紙文書の電子化やチャットツールの導入などのインフラ整備やデジタル化から始めます。次に、勤怠管理や経費精算などのコア業務のデジタル化に進み、最終的にはシステム間のデータ連携やRPAによる自動化を目指しましょう。このようにフェーズを分けることで、着実に成果を積み上げながらDXを推進できます。

5.ツール選定と導入スケジュールを立てる

最後に、自社の課題や目的に合った最適なツールを選定し、具体的な導入スケジュールを立てましょう。市場には多くのDXツールが存在するため、機能やコスト、操作性などを比較検討する必要があります。

特に重要なのが、現場の従業員にとって使いやすいかどうか（操作性）と、既存のシステムや将来導入するツールとの連携が可能か（API連携など）です。また、導入時期については、繁忙期を避けるなどの配慮が必要です。

失敗しないための総務DXの進め方とポイント

総務DXを失敗しないためのポイントは、下記のとおりです。

総務DXは、システムを導入して終わりではありません。むしろ、そこからがスタートであり、運用を定着させることが重要です。それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

経営層の理解と協力を得る

総務DXには初期投資が必要であり、ツールの理解度が上がるまでは一時的に業務効率が下がることも考えられます。そのため、経営層がDXの重要性を理解し、積極的に協力してもらわなければなりません。

経営層に理解を得るためには、単に便利になるという説明だけでは不十分です。投資対効果（ROI）を明確にし、DX化によって「どれくらいのコスト削減や生産性向上が見込めるか」を数値で示しましょう。

また、トップから全社に向けて「DXは会社の重要課題である」というメッセージを発信してもらうことで、現場の協力を得やすくなります。経営層を巻き込み、全社的なプロジェクトとして推進する体制を整えましょう。

現場の声を取り入れる

経営層からのトップダウンでの推進は重要ですが、現場の声を無視していい理由にはなりません。現場をないがしろにして進めると「使いにくいシステムを押し付けられた」という反発を招く恐れがあります。実際にシステムを利用するのは、現場の従業員であることを忘れてはいけません。

そのため、プロジェクトの初期段階から現場担当者を巻き込み、実務に即した要件定義を行いましょう。また、新しいツールに対する現場の不安や抵抗感にも配慮し、「DXによってどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明する必要があります。現場が主体的に関わることで、導入後の定着率も高まります。

小さな業務からデジタル化を始める

いきなり大きな業務や複数の業務をDXしようとすると、失敗のリスクが高くなります。そのため、まずは、効果が分かりやすい業務やすぐに導入できる業務、失敗しても影響が小さい業務から着手するのがおすすめです。

たとえば、会議室予約や経費精算のデジタル化などです。小さな不便を解消することで、従業員にDXの重要性を伝えられます。少しずつノウハウも貯まっていくので、やがて大きな業務プロセスをDXする際にも役立ちます。

効果測定と改善を繰り返す

ツールを導入した後は、必ず効果測定を行いましょう。設定したKPIに対してどれくらいの成果が出ているかを検証します。

もし思うような効果が出ていない場合は、その原因を分析し、運用ルールの見直しやツールの設定変更などの改善をします。DXは一度で完了するものではなく、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を回しながら、継続的にブラッシュアップしていくプロセスです。現場からのフィードバックを常に収集し、より使いやすく、より効果的な仕組みへと進化させ続けることが重要です。

実際に成功した総務DXの事例

通信大手であるソフトバンクは、RPAとAI-OCRを組み合わせることで、膨大な事務作業の自動化に成功しました。

コールセンターの部門では、顧客対応の業務と携帯電話の拾得に関連する業務を担当しています。拾得に関する書類は毎月6,000件ほど届くため、転記作業に人員と時間をとらざるを得ません。

そこで、AI-OCRで文字の読み取り、RPAで基幹システムにデータを入れるようにしました。結果として、10人のオペレーターで対応していた業務が1人で完結できるようになりました。また、月間では200時間の削減を実現し、その分をコールセンター業務に注力しています。

総務DXを成功させるためにはアウトソースの活用が鍵

総務DXを推進するにあたり、すべての業務を自社内でデジタル化しようとすることは、必ずしも最善とは言えません。忙しい日常業務をこなしながらDXを進めるのは、そもそも従業員に負担がかかります。

限られたリソースでDXを成功させるには、外部の専門業者に依頼するアウトソーシングの活用が有効です。デジタル化や自動化が難しい業務はアウトソーシングを活用し、ツールを利用して効率化できる業務はDX化を進めましょう。

総務DXの一環としてアウトソーシングを検討するなら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、採用率1％という厳しい基準をクリアした優秀なスタッフが、経理や人事などのバックオフィス業務全般を幅広く代行します。

i-STAFFを活用することで社内のリソース不足を解消し、スムーズにDXを進める体制を整えましょう。

 

下記の記事でi-STAFFの口コミについて解説しています。こちらもぜひご覧ください。

i-STAFFについて詳しく紹介している記事はこちら

成功事例を参考に自社に合ったDXを進めよう

総務DXは、人手不足を解消する方法のひとつとして有効です。単なるツールの導入ではなく、業務プロセスを見直し、データを活用して新たな価値を生み出す組織へと変革することが重要です。

ただし、闇雲にDXを進めても失敗するリスクがついて回ります。失敗しないためには、自社と同規模・同業種の成功事例を参考に、適用しやすい施策を進めるのがおすすめです。

まずは、目の前の小さな業務から一つずつデジタル化してみましょう。自社の課題やリソースに合わせ、少しずつ総務DXを進めることで、企業全体のDXにつながります。

総務のDX化を進めるためには、アウトソースを活用するのが有効です。総務の業務をアウトソースできるサービスは以下で紹介していますので、あわせてご覧ください。

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