資料作成に時間がかかる理由と効率を上げる6つのポイント

顧客にプレゼンするときは、質の高い資料を提示して納得してほしいものです。

しかし、

「資料作成に時間がかかりすぎて、本来の業務ができない」

「時間がかかる理由と対策を知りたい」

このようにお悩みではありませんか。

いくら質の高い資料を作成するためとはいえ、いつも残業していると体を壊しかねません。

そこで本記事は、下記についてまとめました。

資料作成に時間をかけずにすめば、本来取り組むべきコア業務に時間を割けます。効率的に資料作成して生産性向上を図りたい人は、ぜひ最後までお読みください。

なお、生産性を向上させるのであれば、資料作成をアウトソーシングすることをおすすめします。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス「i-STAFF」なら、資料作成のエキスパートがあなたの代わりに高品質な資料を作成します。

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資料作成にかかる時間は平均1時間

高い品質の資料を作成するためには、パワーポイントの1スライドあたり平均30分〜1時間ほどかかると言われています。しかし、担当者のスキルに大きく左右されるため、慣れていない場合は1時間以上かかることも往々にしてあります。

また、慣れている人でも情報が不足していれば、時間がかかったりわかりづらい資料になってしまったりします。

作成する資料が10スライドを超えると、10時間では完成しません。つまり、1つの資料を作成するために、1日かけても終わらないことになります。

当然ながら、1日中資料作成に没頭できるわけではないため、実際にはもっと時間がかかります。そして、時間が足りなくなり、残業せざるを得なくなってしまうのです。

資料作成に時間をかける3つのデメリット

資料作成に時間をかけると、下記のデメリットが発生します。

特に残念なのは、時間をかけたからといって品質が向上しない場合もある点です。順番に詳しく見ていきましょう。

【デメリット1】コア業務に時間を使えない

資料作成に時間をかけすぎると、当然ほかの業務が滞ります。

コア業務に時間を使えなくなるため、「忙しいのに実りがない」となりかねません。最悪の場合は、個人目標が未達に終わる恐れもあります。

とはいえ、高い品質の資料を作成して、プレゼンを成功させたい気持ちは誰にでもあります。大切なのは「いかに時間をかけずに、高品質を生み出せるか」です。

そのためには、漠然とやるのではなく、あらかじめ配色を決めておくといった自分なりのルールや仕組み作りが重要です。

【デメリット2】コストがかかる

資料作成に時間をかけている間、企業は人件費を払い続けています。企業の売上を上げるために資料を作成しているつもりが、気付けば人件費を圧迫している事態になっているのです。そのうえ残業までして対応すれば、さらに人件費は跳ね上がります。

しかし、資料作成をしているスタッフは「会社のため、プレゼンのため」と考えているため、コストがかかっていることに気付きにくいのです。

そのため、資料作成に時間をかけすぎないことが望ましく、せめて残業対応はしないようにしたいところです。

【デメリット3】かけた時間と資料の質は必ずしも比例しない

資料作成に時間をかけたとしても、残念ながら品質向上につながらないケースがあります。わかりやすい資料を作るために必要なのは、時間ではなく担当者の経験やスキルだからです。

見やすいデザインを目標にしても、「何をどうすれば見やすいのか」という経験がなければ、時間をかけたところで目標にたどり着きません。また、ツールには数多くの機能が搭載されていますが、有用な機能はスキルを持っているからこそ判別できるものです。

したがって、資料作成に不慣れな人が時間をかけて作っても、わかりやすい資料になるとは限りません。資料の品質を決めるのは、かけた時間ではなく担当者の経験やスキルという点を覚えておきましょう。

資料作成に時間がかかる6つの理由

資料作成に時間がかかるのは、下記の理由があります。

特に、構成を考えずに始めると行き当たりばったりになりがちで、結局時間がかかってしまうケースが多く見られます。ひとつずつ見ていきましょう。

【理由1】何から始めればいいかわからない

資料を作成することになったものの、何から始めればいいのかわからない人は少なくありません。経験が浅い人や資料作成に慣れていない人に多く、そもそも教えてもらっていないというケースもあります。

なんとなくアイデアは頭の中に浮かんではいるものの、形にする方法がわからないのです。

PCを開いても具体的な行動ができずに、時間が経過してしまうケースです。

【理由2】構成を考えず、いきなり作成し始める

資料を作成するとき、すぐにPCを開いて業務を開始する人もいます。行動力とスピード感は素晴らしいのですが、これも時間がかかりすぎる典型的なパターンです。

資料を作成するときにまず始めるべきなのは、下記の2つです。

資料の目的を明確にしておかなければ、作成途中に内容がブレてしまう可能性があります。内容がブレてしまえば読者に意図が伝わらないため、資料を有効に活用するのは困難です。

また、全体の構成をあらかじめ考えておかないと、無駄に長い資料になったり内容がブレた資料になったりします。構成は資料の設計図になるため、まずは骨組みをしっかり作ることから始めましょう。

【理由3】デザインにこだわりすぎる

時間がかかりすぎる理由のひとつとして、デザインにこだわりすぎるケースがあります。資料でもっとも重要なのは内容であるにもかかわらず、デザインにばかり時間をかけてしまうケースです。

「デザインをよくして綺麗な資料を作りたい」という気持ちは誰しも持っていますが、デザインに時間をかけすぎて内容がイマイチでは本末転倒です。

デザインはあくまで内容を魅せるためのエッセンスとしてとらえ、内容を重視するようにしましょう。

【理由4】集中できる環境にいない

資料を手早く完成させるためには、集中して作業することが大切です。しかし、集中力を保つのは簡単ではありません。

ちょっとしたことで集中力は途切れるうえ、一度途切れてしまえばなかなか元の状態に戻りません。

自分の席が決まっている場合、環境を変えることはできないかもしれません。その場合は作業が進みやすい午前中に作成すると、効率的に進められる可能性があります。

【理由5】情報に不備がある

情報に不備があることも、資料作成に時間がかかりすぎる理由の1つです。わかりやすい資料を作成するために、情報はとても重要です。

情報の不備について、具体的には下記をご覧ください。

ある程度構成を作ると、情報が不足しているかわかります。不足している場合は、資料作成前にリサーチをおこないましょう。

情報が多すぎて整理できていない場合は、情報の整理整頓がおすすめです。必要なものと不要なものを明確にしておきましょう。

【理由6】操作方法に慣れていない

そもそも操作方法に慣れていない場合も、資料作成に時間がかかりすぎてしまいます。特に、資料作成に慣れていない新入社員は、操作方法で戸惑いがちです。

ミレニアル世代やZ世代と呼ばれる若年層は、PCよりもスマホに慣れている世代なので、PC作業が苦手でも不思議ではありません。

操作できるようになるには上記の方法しかないため、少しずつ慣れていきましょう。

資料作成の効率を上げる6つのポイント

資料作成で効率を上げたいのであれば、下記のポイントを押さえておきましょう。

順番に紹介します。

【ポイント1】資料の目的を明確にする

資料を作成する目的を明確にしておけば、一貫性を持って完成まで作業できるため、時間短縮につながります。

たとえば、上司に提案を承認してほしいのであれば、それに必要な情報を資料に盛り込みましょう。顧客にプレゼンして自社商品を購入してほしいのであれば、導入事例を入れる方法が考えられます。

読み手を行動させることが資料の役割なので、どう行動してほしいか（＝目的）を明確にして資料を作成しましょう。

【ポイント2】資料作成前に構成を考える

いきなりPCを開いて業務を開始するのではなく、まず構成をしっかりと考えましょう。構成は資料の骨子となる部分なので、構成がしっかりしていればスムーズに作業が進められます。

「すぐに作業したほうが早そう」と感じる人もいますが、構成の重要性は下記と同様です。

地図がなければ道に迷ってしまいますし、土台が不安定では建築物を建てられません。

「急がば回れ」の精神で、まず構成を考えることから始めましょう。

【ポイント3】応用できるテンプレートを作成する

デザインであれこれと悩んでしまう場合は、応用しやすいテンプレートを作成してしまいましょう。あらかじめ決めておけば、デザインに悩む時間は激減します。

テンプレートがあれば、資料の内容に時間を使えます。資料において重要な要素は、デザインより内容であることを忘れないようにしましょう。

【ポイント4】集中できる環境で作成する

集中しやすい環境で作成するのも、効率を上げるために大切です。フリーアドレスの職場やリモートワークの場合は、特に気を遣ってみることをおすすめします。

ただし、PCを持ち出す場合は、セキュリティ対策を万全にしておかなくてはなりません。

また、自席がある場合でも、集中しやすい時間帯に作成するといった工夫が大切です。できる範囲での工夫を凝らして、集中できる環境を構築するのがおすすめです。

【ポイント5】作成前に情報を整理する

資料を作成する前に、情報が十分にそろっているか確認しておきましょう。

情報が不足していたり、十分であっても整理できていなかったりすると、資料作成と並行して情報を取り扱う必要があります。資料を作成しながら不足分の情報を取得するのは、非効率的です。

作成した構成をもとに必要な情報を整理すれば、不足分も明らかになり、どのページにどの情報を盛り込むかも明確になります。

情報に振り回されないためにも、作成前に情報を整理しておくのがおすすめです。

【ポイント6】操作方法に慣れる

PCやソフトの操作方法に慣れておらず時間がかかる場合は、とにかく触ってみることが大切です。意識の変化や仕組みで改善できない部分であり、愚直に操作方法を覚えるしかありません。

現代においてPCやソフトの操作方法は、さまざまな手段で覚えられます。

早く慣れるためにも、スキマ時間を利用して積極的に触ってみましょう。

時間がかかる場合は資料作成代行に依頼するのがおすすめ

資料作成に時間がかかりすぎるなら、資料作成代行に任せるのが効率のいい方法と言えます。資料作成代行は資料づくりのエキスパートなため、数多くのノウハウを活かし、高品質な資料を提供してくれます。

資料作成に使っていた時間をコア業務に使ったり、無駄な残業を減らしたりできるため、資料作成代行に依頼するのもひとつの方法です。

なお、資料作成代行ならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス「i-STAFF」がおすすめです。

i-STAFFには、下記の特徴があります。

パワーポイントやワード、エクセルの扱いに長けているため、クライアントが求める資料を作成できます。i-STAFFについて詳しく知りたい人は、ぜひ下記のリンクからお気軽にお問い合わせください。

　

資料作成に時間をかけすぎる原因を改善して業務効率化を目指そう

打ち合わせやプレゼンで使う資料は、相手を行動させる役割をもつ重要なツールです。しかし、時間をかけすぎてしまうと、本来の業務がおろそかになりかねません。

資料作成に時間がかかる理由は必ずあるので、何に時間がかかっているのか分析して対策を立てるのがおすすめです。

資料作成に時間をかけすぎないように業務を効率化して、コア業務集中による売上アップを目指しましょう。

また、以下の記事でパワーポイントによる資料作成のコツもご紹介していますので、よければ合わせてご参考ください。

パワーポイントの使い方・プレゼン資料の作り方のコツを初心者向けにわかりやすく解説