書類作成を代行することは可能？費用相場とおすすめ業者3選

書類作成は日々の業務でも欠かせない仕事ですが、それにとらわれすぎて本来の業務をおろそかにするわけにはいきません。

そのため、

「書類作成を代行してもらいたい」

「そもそも書類作成代行は何ができるの？おすすめのサービスはある？」

このようにお考えではありませんか。

書類作成に時間を取られて本来の業務ができなければ、個人目標が未達に終わったり、最悪の場合は会社としての業績が悪化したりする恐れがあります。

そこで、本記事は下記についてまとめました。

書類作成をアウトソーシングして本来の業務に集中したい人は、ぜひ最後までお読みください。

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書類作成代行とは？

書類作成代行とは、企業にとって必要な書類を専門業者が作成し、納品まで対応するサービスです。「書類」といっても取り扱っている種類は多様で、基本的にはどのようなものでも作成してくれます。

ただし、書類によっては専門的な知識や資格が必要となるため、依頼する場合は対応できるか確認が必要です。

一方で、社内のみで使用するマニュアルや、取引先と共有する資料も作成できます。

• 会議で使う資料
• 専門的なマニュアル

したがって、書類作成代行に依頼すると、今まで書類作成に使っていたリソースを大きく浮かせられます。

書類作成代行に依頼できる5つの業務内容

書類作成代行に依頼できる業務内容の例を紹介します。

特に「文字起こし」は思った以上に時間がかかるため、「気付けば時間が経っていた」となりかねません。順番に見ていきましょう。

【業務内容1】ワードやエクセル

書類作成代行が対応できる代表的な業務は、ワードやエクセルを用いた書類の作成です。ワードやエクセルは書類づくりで欠かせないツールであるものの、わかりやすさを求めると作成に時間がかかります。

また、書類作成代行に依頼することで、正確な公的文書やわかりやすい社内マニュアルができます。特に、社内マニュアルは文章ばかりではわかりづらく、適度に画像を使用することが重要です。

文章や画像の素材を提供すれば、洗練されたデザインの書類が仕上がってきます。

【業務内容2】プレゼン資料

プレゼン用の資料作成も、書類作成代行ができる得意分野のひとつです。プレゼン資料はパワーポイントで作成されることが多いのですが、わかりやすいデザインにするためにはコツがいります。

書類作成代行業者は、そういったコツを熟知しており、プレゼン相手に「魅せる」資料を作成します。たとえば、下記のようなコツが重要です。

わかりやすい資料は相手に納得感を与えるため、上司や顧客を納得させる好材料です。書類作成代行に任せると、相手の信頼や契約につながる高い品質の書類を作成してくれます。

【業務内容3】データ入力

データ入力のおもな内容は、アンケートや取引先の情報をエクセルにまとめるものです。膨大な量を入力しなければならず、時間がかかる割に直接売上にはつながらないケースが多く見られます。

特に、アンケート結果は、消費者の属性や情報がわかる貴重なデータです。単調な作業になりがちですが、丁寧に取り扱わなくてはなりません。

書類作成代行ならデータ入力も手慣れているため、素早く正確な入力を提供してくれます。

【業務内容4】文字起こし

インタビューの音声データやセミナー動画を文字起こしして、書類にする業務も書類作成代行に任せられます。

文字起こしは意外と時間がかかり、10分のデータに対して60分ほどと言われます。担当者の習熟度によって左右されますが、簡単な業務でないことは間違いありません。

文字起こしを書類作成代行に依頼すれば、60分の時間を確保できます。30分のセミナー動画なら180分となり、3時間もの時間が空けられます。

ほかの業務に時間をあてられるため、優先して書類作成代行に依頼したいものです。

【業務内容5】メールの返信

「書類」のイメージと少し違うかもしれませんが、顧客へのメール返信も代行してくれます。

クローズした案件のフォローや礼状は重要ですが、緊急性はさほど高くありません。そのため、後回しにしがちですが、先延ばしにすればするほど送りづらくなるものです。

書類作成代行なら、文面にも手慣れているため、クライアントに代わってすぐに返信できます。丁寧なメールや礼状は好印象につながるため、送信する時間がないのであれば書類作成代行に依頼するのもひとつの方法です。

書類作成代行のメリット3つ

書類作成を代行業者に依頼すると、下記のメリットを得られます。

特に、「コア業務に時間を費やすことができる」ため、それまでより生産性の向上が見込めます。ひとつずつ見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に集中できるため、売上アップにつながる

書類作成代行に依頼すると、今まで書類作成にかかっていた時間がまるごと空きます。そうなれば、本来やるべき業務（コア業務）に集中でき、売上アップにつながります。

たとえば、営業担当のスタッフが書類作成をしなくてよくなれば、その時間を利用して新規顧客の獲得や既存顧客の育成が可能です。

専門性の高くない書類作成は誰でもできることですが、その「誰でもできること」がコア業務を圧迫しています。したがって、書類作成代行に依頼して「誰でもできこと」を自分でやらないことが、時間確保に必要です。

【メリット2】書類作成のプロに任せるため、説得力のある書類ができる

書類作成代行のスタッフは、常日頃から書類を作成しているエキスパートです。当然ながら熟達したスキルを習得しており、わかりやすく正確な書類を作成します。もちろん、書類の種類によっては、有資格者が担当します。

また、書類に納得性を持たせるためには、根拠に基づいたデータが重要です。加えて、書類そのもののデザインも見る人に与える印象は大きいです。データや文章が雑多に寄せ集められた書類では、見る人に悪い印象を与えかねません。

相手の心を動かすためにも、書類作成のプロに依頼するのがおすすめです。

【メリット3】コスト削減ができるため、利益アップにつながる

書類作成代行に依頼すれば、コストの削減につながります。かかる費用と代行によって確保できる時間のバランスを考えると、高い費用対効果を得られるケースが多いからです。

また、書類作成代行なら必要時に依頼すればよく、雇い入れる必要はありません。さらに、新たにスタッフを雇って教育する手間も省けます。

そのため、

• 採用コスト
• 教育コスト

も大きくカットできます。

コストが削減できれば利益アップにつながるため、書類作成代行の活用を検討してみましょう。

書類作成代行の注意点2つ

書類作成代行には2つの注意点があります。

特に「情報漏えいのリスク」は企業の信用を失墜させる恐れがあるため、しっかりとリスクヘッジしたうえで依頼しなくてはなりません。順番に見てみましょう。

【注意点1】情報漏えいのリスクがある

書類作成を代行してもらうなら、情報漏えいのリスクは常に考える必要があります。書類作成の素材として、顧客情報や企業の運営にかかわる機密情報を提供しなくてはならないからです。

リスクを最小限にするためには、書類作成代行のセキュリティに対する意識を確認しておきましょう。

特に、書類作成はPCを使うことが多いため、セキュリティソフトの導入について確認しておきましょう。

【注意点2】公的文書の作成には資格が必要

書類作成代行に依頼する場合は、文書の種類に注意が必要です。公的文書には資格が必要で、無資格者が作成することは禁止されています。

例えば、下記の書類です。

有資格者がいない業者に、書類作成代行を依頼しても断られてしまいます。

また、相手が違法業者と気付かずに依頼してしまった場合は依頼した側も責任を問われる恐れがあるため、契約前に有資格者の有無を必ず確認しておきましょう。

書類作成代行の費用相場

書類作成代行の費用は、書類の種類や業者のシステムによって多種多様です。費用相場は、下記の表をご確認ください。

項目	費用の例
A4用紙　1枚	約2,000円
定額サービス（月額）	2,000〜3,000円/時間
公的文書　1枚	約10,000円

部数単位で費用が発生する場合は2,000円前後であることが多く、月額サービスを提供している業者は時間にして2,000〜3,000円ほどです。

継続的に代行してもらうなら、基本的に定額サービスのほうが安価になります。

依頼したい書類の数に合わせて、適切なものを選びましょう。

書類作成代行の選び方3つ

書類作成代行は下記の観点で選ぶのがおすすめです。

特に「費用」は安ければいいというものではありません。軽視すると期待していた効果が得られないので、気を付けましょう。それぞれを順番に紹介します。

【選び方1】作成できる書類の種類で選ぶ

書類作成代行が、どのような書類に対応しているか確認しましょう。依頼したい書類の一部に対応していなければ、複数の書類作成代行に依頼するケースも考えられます。

ただし、複数社に依頼すると管理が煩雑になるため、余計なコストがかかってしまいます。

また、作成できる書類の種類で特にネックになるのは、公的文書です。書類作成代行に有資格者がいるかは重要なので、確認を怠らないようにしましょう。

【選び方2】セキュリティ体制で選ぶ

セキュリティ体制が万全か確認してから選ぶことも重要です。セキュリティに対する意識が低ければ、自社の機密情報が外部に漏れてしまう恐れがあります。

もし、機密情報や個人情報が漏えいすれば、社会的な信用を失いかねません。

書類作成代行のセキュリティ体制は、下記を確認するのがおすすめです。

形骸化している恐れもあるため、完全にリスクをゼロにすることは困難です。少しでもリスクヘッジして、情報漏えいにつながる原因はなくしていきましょう。

【選び方3】費用で選ぶ

書類作成代行に依頼する際には費用が発生するため、予算や期待する効果に見合っているか確認しましょう。せっかく書類作成を代行してもらっても、あまりに高価すぎると採算が取れません。

また、費用が安くても書類の仕上がりがイマイチでは「自社で作成したほうがよかった」とさえ、感じる恐れがあります。

一部の書類作成代行ではお試しで利用できる場合があるため、お互いの納得を得るためにも活用するのがおすすめです。

おすすめの書類作成代行3選

書類作成代行のおすすめ業者を3つ紹介します。

順番に見ていきましょう。

【おすすめ1】i-STAFF

書類作成代行の業務	・挨拶状の作成 ・請求書作成 ・Webサイト運用のレポート作成 ・営業資料作成 ・提案書作成 ・見積書、納品書等の作成 ・データ入力（エクセル） ・メール返信代行　など
費用	2,640円〜/時間
トライアルプラン	2週間（6時間）無料

i-STAFFは、採用率1%の優秀なスタッフが所属するオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。i-STAFFには、下記の特徴があります。

特に、6時間分のトライアルプランと返金保証があるため、書類のできばえを確認する意味でも安心して利用できます。

i-STAFFの業務を詳しく知りたい人は、下記のリンクから無料の資料をダウンロードしてみてください。

 

【おすすめ2】スプラウト

＜画像出典：スプラウト＞

書類作成代行の業務	・手書き書類をワープロで入力して印刷 ・手書き管理していた書類をエクセル化 ・PDFや写真からワード・エクセルに切り替え ・会報　など
費用	A4用紙1枚　2,000円〜
トライアルプラン	なし

スプラウトは、月額料金ではなく「できあがり枚数」で費用が発生するシンプルな料金体系の書類作成代行です。スプラウトの特徴は下記の通りです。

公式サイトでは「作成できるが、高額になる書類」として、下記の例を挙げています。

• 文章構成、手直し
• プレゼン資料
• 住所録作成・データ入力

書類ごとに費用が発生するので、少量の依頼におすすめです。

【おすすめ3】すぐやる

＜画像出典：すぐやる＞

書類作成代行の業務	・プレゼン資料 ・企画書 ・アンケート ・ワード文章 ・見積書、請求書 ・表やグラフ ・PDF編集　など
費用	A4用紙1枚　2,000円〜
トライアルプラン	なし

「すぐやる」は、書類作成以外の業務も代行するサービスです。「すぐやる」の特徴は、下記の通りです。

深夜2時まで営業しているうえ、最短2時間で作成できます。ただし、納期が短ければ費用が高くなるため、事前に確認しましょう。

急いでいる場合や1回限りの場合におすすめです。

書類作成代行は違法？

書類作成代行そのものは違法ではありませんが、公的文書を作成するときは資格が必要です。

基本的に有資格者がいない場合は公的文書の作成を受けていませんが、無資格で請け負う違法業者もある恐れがあります。

公的文書を書類作成代行に依頼する場合は、有資格者が対応しているか確認しましょう。

書類作成をアウトソーシングして売上向上につなげよう

書類作成代行を活用すれば、それまで書類作成に使っていた時間をコア業務に使えます。

公的文書は有資格者しか作成できないので注意が必要ですが、その他の書類は多くの業者が対応しています。

生産性の高い活動にするためにも、書類作成代行を上手に活用して、売上向上を目指しましょう。