営業を効率化する方法とは？改善事例・ポイントを紹介

営業活動は、企業の売上につながる重要な業務です。しかし、

「営業活動をがんばっているが、思ったように成果をあげられない」

「もっと効率化したいが具体的な方法がわからない」

このようにお悩みではありませんか。営業活動で多くの契約を得るためには、営業の品質を高めると同時に効率化して、1件あたりの時間短縮を図ることも重要です。

そこで本記事では、下記を紹介します。

成約率を向上するために営業の効率化を考えている方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、営業を効率化するためには、顧客リストの管理や資料作成に時間をかけないことも重要です。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、営業活動のアシスタント業務をサポートしています。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

営業の効率化が必要な3つの理由

営業の効率化が必要な理由は、下記のとおりです。

営業は売上に直結する業務なので、効率化することでダイレクトに売上アップにつながります。そのためにも品質を落とさないまま、1件の営業にかける時間を短縮することが重要です。順番に見ていきましょう。

【理由1】営業品質の向上

営業品質を向上させるためには、営業活動の効率化が重要です。営業活動を効率化できれば、リソースを確保でき、ほかの業務に時間を活用できます。

空いたリソースで顧客の分析や戦略立案をすることで、顧客に刺さりやすい営業が可能です。クリティカルな営業活動ができれば成約率が向上し、顧客満足度向上につながります。

たとえば今まで時間がなくて、顧客分析をしっかりできなかった場合、当たり障りのない営業になっていた可能性を否定できません。しかし、顧客分析を行うことで本当に顧客が欲しいものがわかれば、そこをピンポイントに訴求できます。

このように顧客満足を向上するためには、効率化が欠かせません。

【理由2】売上アップ

営業を効率化することで、売上アップにつながります。売上をアップするためには、より多くの顧客を獲得しなければなりません。そのためには、商品やサービスの魅力をしっかりと伝える営業が重要です。

しかし、1件あたりの営業に時間がかかりすぎると、売上アップは遠のきます。時間を適切に使用するためにも、1件1件の効率を上げなければなりません。

たとえば、1時間で1件契約を獲得できる人が効率化して、1時間で2件獲得できるようになれば、単純計算で売上が倍になります。アプローチできる件数が増加すれば、相対的に新規顧客の獲得率が上昇するため、効率化が重要なのです。

【理由3】営業担当者の負担軽減

営業担当者は業務量が多く、外回りや資料作成、アポイントの獲得など体と頭をフル活用しなければなりません。これらの業務を担当者だけで行っていると負担が大きいです。

たとえば、ビジネスアワー内で外回り営業を実施し、帰社してから資料作成をし残業対応するケースもあります。疲労した状態で資料作成をしても集中できないうえ、翌日に疲労を引きずってしまいかねません。負担が増大しすぎると、退職する従業員が出る可能性もあります。業務の負担を軽減するために、営業の効率化は欠かせません。

営業を効率化する10の方法

営業を効率化する具体的な方法は、下記のとおりです。

営業は顧客との商談で自社の商品・サービスをアピールしなければなりませんが、顧客の温度感が低いままアピールしても成果につながりづらいです。そのため、素早く顧客の温度感を見極めなくてはなりません。ひとつずつ紹介します。

【方法1】アウトソーシングの活用

営業活動を効率化するために重要なことは、コア業務とノンコア業務を区別して考えることです。営業活動におけるコア業務は商談であり、ノンコア業務は資料作成やデータ入力が挙げられます。ノンコア業務をアウトソーシングに依頼することで、営業効率の向上が可能です。

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、下記のような営業に関するさまざまな業務をサポートしています。

「商談そのものをアウトソーシングするのは不安」という場合でも、ノンコア業務を任せることで営業担当者のリソースを確保できます。

【方法2】効率化ツールの導入

営業を効率化するためには、ツールを導入するのもひとつの方法です。特に、営業部門で使われるツールは、下記の3つです。

特に、SFAツールは、営業活動のデータを分析して効率化を図るツールです。導入するのに費用や手間がかかるため、すぐに利用できるものではありませんが、顧客や商談の情報を効率的に管理できます。

SFAツールでできる業務は、下記のとおりです。

ツールの有無で営業活動もやりやすさが大きく変わるため、できる限り導入を検討しましょう。

【方法3】インサイドセールスの導入

インサイドセールスを導入することで、営業活動の効率化を促進できます。インサイドセールスとは、電話やメールなどを利用して顧客にアプローチする営業活動のことです。

インサイドセールスを導入すると、1日あたりの商談数を増やせます。たとえば、遠方の取引先に営業に行く場合は移動だけでも時間がかかり、場合によっては出張扱いになりかねません。

しかし、インサイドセールスは、オフィスから営業活動ができます。出張する必要がないため、時間を大幅に削減できます。

【方法4】Webコンテンツの充実

Webコンテンツを充実させると、営業活動の効率化が図れます。Webコンテンツはインターネットを活用した集客方法でもあり、うまく施策が成功すると大きな効果を見込めます。

顧客の購買意欲ごとにコンテンツを用意することで、興味を持ったばかりの見込み顧客から受注確度の高いホットリードまで獲得可能です。

具体的な方法は、下記のとおりです。

Webコンテンツは時間のかかる施策ですが、1度成果を出せれば継続的に成果が出る可能性があります。今まで力を入れていなかった場合は、しっかりと取り組んでみるのがおすすめです。

また、Web用に作成したコンテンツは、そのまま営業資料としても活用できます。複数の資料を作成する手間が省けるため、高い効果を期待できます。

【方法5】書類・資料の整備

営業を効率化する方法に、書類や資料の整備が挙げられます。特に重要なのは、営業マニュアルです。

営業マニュアルが完備されていると新人教育にかかる時間を減らせるうえ、成約に結びつきやすいノウハウを記載しておけば、最初から高い効果を期待できます。マニュアルがあれば営業品質がばらつく心配もありません。

直接的な営業活動の効率化にはなりませんが、新人教育を効率化できるため整備しておくのがおすすめです。

【方法6】顧客リストの作成

営業活動を効率化するためには、顧客リストの作成が重要です。顧客リストとは、営業で活用する顧客情報を集めたもので、おもに下記の内容を記載します。

注意したいのは、顧客リストは個人で管理するものではなく、営業部門全体で共有するものという点です。顧客リストを共有することで、複数の営業担当者が同じ顧客にアプローチするというミスを防げます。

また、受注確度の高い顧客からアプローチできるため、効率的に営業を進められます。

【方法7】温度感の見極め

営業活動を効率化するためには、顧客にあわせた営業が重要です。ナーチャリング（育成）が十分でない顧客に商談しても、なかなか成約しません。

一方で、受注確度の高い顧客は、比較的短い時間で成約できる可能性があります。このような顧客の温度感を把握して、適切なアプローチをかけるのが営業において重要です。

温度感を見極めるために、商談前の顧客接点や問い合わせフォームから、顧客の悩みなどをしっかりヒアリングしましょう。

【方法8】引き際の見極め

成約率を上げるためには、何度もアプローチをかける必要があります。しかし、確実に成約を取れると確信している場合は問題ありませんが、確証がない場合は商談が長引くばかりで、成約できないケースもゼロではありません。

「時間をかけたのに成約できなかった」という事態を避けるためにも、引き際を見極めるようにしましょう。成約が難しいと判断した場合は、すぐに次の顧客にアプローチしたほうが効率的です。

どのタイミングが引き際になるかは顧客によっても変わりますが、ある程度ルールを明確化し、部門内で共有しておくのがおすすめです。

【方法9】情報の一元化

営業活動において、営業担当者ごとに独自のテクニックを持っている場合があります。それらは個人の貴重な財産かもしれませんが、営業部門内で共有することで営業の効率化が促進できます。

有効な手法や方法があれば積極的にメンバー内で共有しましょう。定期的に情報交換を行って、部門全体のレベルアップを図るのが重要です。

【方法10】営業担当者の意識改革

どのような方法を導入したとしても、営業担当者の意識が低ければなかなか成果に結びつきません。効率化を進めていくうえで、営業担当者と認識をあわせる必要があります。

そのためには、営業担当者が問題意識を持たなくてはなりません。効率化の重要性をしっかりと説明し、担当者の意識を高めることから始めましょう。

営業を効率化する4つの手順

営業を効率化する手順は、下記のとおりです。

効率化の方法を実際に導入する前に、現状把握や優先順位の設定などやるべきことがあります。しっかりと準備してから具体策を導入し、高い効果を生み出しましょう。順番に紹介します。

【手順1】現状を把握する

営業を効率化する方法がわかり、いきなり実践しても効果を実感できないケースが見られます。何が問題かわかっていないケースがあり、適切な対策になっていないからです。

そのため、営業活動の効率化には、現状の把握が欠かせません。そのためには、営業担当者へのヒアリングが重要です。営業担当者が何を負担に感じているのか、どのように時間を使っているのかをしっかりと把握しましょう。

【手順2】優先順位をつける

営業担当者が課題を感じている現状を把握したあと、問題解決に向けて動き出します。しかし、すべての課題を同時に解決するのは困難なため、優先度の高いものから対応しましょう。

優先度の付け方は企業によって異なりますが、基本的には「改善の効果が大きいもの」や「改善しやすいもの」から着手します。優先度を付ける際は、パレート図などで分析するのがおすすめです。

【手順3】効率化の具体策を検討・導入する

優先順位が決まれば、優先度の高いものから具体的な改善策を検討しましょう。ただし、すべての営業活動に一斉に取り入れるのはおすすめしません。担当者1人ずつや取引先ごとなど、小さな単位から始めましょう。

一斉に導入してうまくいかなかった場合、多額の初期費用がかかります。小さく始めて成功したものを水平展開していくのがおすすめです。

また、上手に効率化するためには、営業担当者と密にコミュニケーションを取らなければなりません。スケジュールを立てて、計画的に取り組むことが重要です。

【手順4】効果測定を行う

施策を導入して結果が出れば、効果測定を行いましょう。効果測定をしなければ、本当にその施策の効果があったのか判断できません。実際に効率化が成功していたとしても、別の要因が作用した可能性もあります。

施策の効果が見られた場合は、ほかの営業活動に流用できるものがないか検討し、水平展開しましょう。もし、効果がなかった場合は「なぜ効果がなかったのか」を分析し、もう一度具体策を検討します。

施策をやりっぱなしにするのは最も良くないため、必ず効果測定をして次の施策に活かしましょう。

営業の効率化に成功した事例

＜出典：日本電通株式会社＞

日本電通株式会社は、CRMツールをリプレースすることで、営業活動の効率化に成功しました。同社はもともと別のCRMツールを利用していましたが、必要な機能の見直しとコストの最適化を目指すために、現在のCRMツールにリプレースしています。

結果としてCRMツールの利用頻度が大幅に向上し、営業活動のデータが蓄積されることで、リアルタイムかつスピーディーに営業活動が可視化されました。さらに、同社の基幹システムとの連携も実現できたので、他部門との情報共有も実現しています。

営業を効率化して新規顧客の獲得につなげよう

営業活動は、企業の売上に直結する重要な業務です。営業活動に時間がかかりすぎて、なかなか成約を取れない場合は、企業成長が遅れてしまう恐れがあります。

そのためにも、営業の効率化は欠かせません。また、売上アップだけではなく、営業の品質向上や営業担当者の負担軽減にも役立ちます。

アウトソーシングやツールを導入して営業を効率化して、新規顧客の獲得や既存顧客のクロスセル・アップセルにつなげましょう。

なお、アウトソーシングで営業活動の効率化をお考えの場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。資料作成やリサーチで企業の営業活動をサポートします。

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なお、下記の記事で、i-STAFFの評判と口コミをまとめました。i-STAFFをご検討の方はぜひご覧ください。

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