タスク管理のコツ・やり方とは？仕事の効率化が上手い人がやっている方法を紹介

一つひとつのプロジェクトには多くのタスクがあり、それらを確実に完了させていくことで、プロジェクトを円滑に進められます。しかし、

「しっかりタスクを進めているのに、仕事が終わらない」

「もっと効率的にタスク管理をしたい」

このようにお考えではありませんか。

タスク管理がうまくできなければ常にタスクに追われている感覚に陥り、心が疲弊してしまいます。モチベーションの低下につながり、パフォーマンスにも影響を与えかねません。

そこで本記事では、下記を紹介します。

タスクをうまくコントロールして、業務を素早く終わらせたいとお考えの方は最後までお読みください。

なお、タスク管理が苦手な場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスに依頼するのもひとつの方法です。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、クライアントのスケジュールやタスクを管理してタスク漏れを防ぎます。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

タスク管理とは？

タスク管理とは、個人やチームのタスクを漏れなく実行できるようにマネジメントすることです。タスクは業務における単位のひとつで、その解釈は個人によって異なるケースがあります。

管理されていないタスクは、やるべきことが目の前にぶら下がっている状態で、

• 何から始めるべきか
• いつまでにやればいいか

などがわからず、非効率的です。一方で、タスク管理が上手にされている場合は優先度やタスクに関連する情報がしっかり整理されているため、効率的に業務を進められます。

タスク管理を行う3つのメリット

タスク管理を行うメリットは、下記のとおりです。

基本的にタスクは大きな目標に紐付いた小さなステップなので、目の前のタスクを着実にこなしていくことで目標達成に近づきます。順番に見ていきましょう。

【メリット1】目標に向けて確実に業務を進められる

タスク管理をしっかり行うことで、目標達成に向けてブレることなく業務を進められます。そもそもタスクは、目標に紐付いて設定されるのが一般的です。

たとえば、企業の売上目標が前年比110%だった場合、このままでは個人が取り組むタスクははっきりとしません。一般的な企業では、目標を部門別・部署別に細分化し、個人レベルの目標に落とし込みます。すなわち、個人レベルの目標を達成できれば、企業の目標に貢献できるということです。

タスク管理をすると、確実に目標の達成に向かって積み上げていけます。

【メリット2】優先度の高い業務から着手できる

上手にタスク管理できるようになると、タスクの優先度がはっきりとわかるようになります。優先度の高い業務から着手することで「タスクに追われている」という感覚は軽減される可能性が高いです。

タスクに追われているという感覚は、優先度の高い業務を後回しにして、自分を追い込んでいるケースがあります。たとえば、今週中にやらなければならない重めのタスクがあるにもかかわらず、1ヵ月猶予のある簡単なタスクに着手する人がいます。

簡単なタスクを先に終わらせてしまうという考え方もありますが、基本的には期日が迫っているタスクを優先しなければなりません。タスク管理ができていれば、優先度が可視化されます。優先度の高い業務から着手することで、効率的な業務の進行が可能です。

【メリット3】業務の進捗状況を把握できる

タスク管理をすると、プロジェクト全体の進捗状況も明確になります。特に、チームで動いているプロジェクトは、自分のタスクと他人のタスクが関連しているケースも多いです。

タスク管理ができていなければ「今、誰がどのような進捗状況なのか」を把握できず、プロジェクト全体の進行に影響を与える可能性があります。たとえば、タスク管理されていなければ、現在の担当者が誰なのかすぐに判断できません。誰もわからないまま、時間ばかり過ぎていくという事態になりかねません。

したがって、プロジェクトの進捗状況を把握するためにも、タスク管理が重要です。

タスク管理のコツ8つ

タスク管理のコツは、下記のとおりです。

タスク管理をするうえで重要なポイントは、できる限りタスクを溜めないことです。タスクが溜まるほど管理は煩雑になり、古いタスクは情報を確認するだけで時間がかかります。

優先度を確認しつつ、すぐに終わるものは早めに終わらせてしまいましょう。ひとつずつ紹介します。

【コツ1】タスクを具体化する

まずは、タスクを具体化してみましょう。タスクを具体化するためには、紙でもパソコンでもいいので、実際に抱えているタスクを書き出すことが重要です。頭でわかっていても、実際に書き出すことで思い出すタスクがあったり、可視化することでタスクの量が一目でわかったりします。

タスクを書き出したら、具体的な業務内容も記載しましょう。たとえば、「取引先に連絡する」というタスクがある場合、

• 時間
• 用件
• 現在の状況

などを書き加えることで、タスクの具体性が上がり、わかりやすくなります。タスクが抽象的な場合は、何から始めていいかわからなくなり、後回しになりがちです。

タスクを進めやすくするため、すぐに行動できるレベルまでタスクを具体化しましょう。

【コツ2】重要度と緊急度で整理する

タスクを具体化したら、重要度と緊急度の2軸でタスクを整理していきます。下記の画像は、重要度と緊急度で、4つの領域に分けたものです。

どのタスクがどの領域に入るかは、基本的に個人の判断で決めて問題ありません。たとえば、期日が1週間以内に迫っているものを緊急と判断する人もいれば、1ヵ月以内に迫っているものを緊急と判断する人もいます。

重要度と緊急度の度合いは、自分なりの定義を設けておくのがおすすめです。また、重要度と緊急度は、時期や状況に応じて変化します。変化に対応できなければタスク管理できているとは言えないので、毎日確認して整理し直すのがおすすめです。

【コツ3】やらないタスクを決める

タスク管理では、重要度と緊急度を加味して優先度を決めるのが重要ですが、やらないタスクを決めるのも同様に重要です。重要度と緊急度のマトリクスを見ると、重要でもなく、緊急でもないタスクが発生する場合もあります。

このエリアに分類されたタスクは、本当に必要なタスクなのか検討しなければなりません。また、プロジェクトとは関係のない日常的なタスクにおいても、やらないタスクを決めておくことが重要です。

たとえば、よく話題にあがるのは、頻繁なメール確認です。1日に何十回もメールを確認する人がいますが、効率的ではありません。そのため、「複数回のメールチェックはしない」と決めることで集中力を切らさず、ほかのタスクを効率的に進められます。

【コツ4】スケジュールに落とし込む

タスクを決めたら、スケジュールに落とし込みます。スケジュールに落とし込む際は、時間の見積もりに注意しなければなりません。実際にどの程度の時間がかかるのか、余裕を持って見積もりましょう。

タスクの時間を見積もったら、優先すべきタスクからスケジュールに入れ込みます。その際は急なトラブルが発生する事態も考慮して、できるだけ前後の予定を空けておくのがおすすめです。まったく余裕のないスケジュールを組むと、1つのトラブルですべてのスケジュールが破綻しかねません。スケジュールの修正に多くの時間をとられることを避けるため、余裕を持ったスケジューリングが重要です。

なお、タスク管理に慣れなければ、時間の見積もりはうまくいかないものです。最初のうちはうまくいかなくても問題ないので、気にせずタスクをこなして、時間見積もりの精度を上げていきましょう。繰り返すうちに、徐々に正確な時間を見積もれるようになります。

【コツ5】タスクの関連情報も記載する

多くのタスクは、複数の関連情報を持っていることが多いです。それらの情報を一緒に記載しておけば、タスクの詳細を忘れた場合でもあらためて調べる必要がありません。

アナログでタスクを管理する場合は、細かく関連付けるのが難しいです。しかし、デジタルの場合は、議事録や関連資料のURLを記載できるため簡単に共有できます。

タスク管理に限らず、情報が散らばったままでは業務を進めるのに支障をきたします。関連する情報を紐付けることで記憶の定着にも役立つので、細かな情報でも記載しておきましょう。

【コツ6】シングルタスクを心がける

忙しい現代では、複数のタスクを同時に進行するマルチタスクの状況が見られますが、基本的にシングルタスクで進めることを心がけましょう。マルチタスクは、複数のタスクを同時に進めるため効率よく見えます。しかし、1つのタスクに集中できていないため、パフォーマンスに悪影響を及ぼしかねません。

たとえば、着手しているタスクを離れて、別のタスクを進めたとします。元のタスクに戻った際、状況を思い出し、再び集中するのに時間がかかります。そのため、できる限りマルチタスクは避けて、1つのタスクに集中するシングルタスクで業務を進めるのがおすすめです。

【コツ7】業務全体の進捗を俯瞰する

目の前にあるタスクをこなすことはできても、プロジェクト全体の進捗が芳しくないケースもあります。その際は、全体を俯瞰してみるマクロの視点を意識しましょう。タスクはプロジェクトに所属するひとつの仕事に過ぎないので、そのタスクのみに注目するのではなく、全体の状況を確認しながらタスクの優先度を変えなければなりません。

たとえば、自分にとって優先度の低いタスクを後回しにしていたとします。しかし、プロジェクト全体で見ると、そのタスクを先にやらなければチームメンバーのタスクが進まないというケースもあります。このように、プロジェクト全体を把握しなければ、タスクの進捗が滞りかねません。

【コツ8】できる限りタスクはすぐに処理する

タスク管理で重要なことは、タスクを溜めすぎないことです。プロジェクトに関連するタスクはもちろん、個人タスクも考慮するとタスクは増え続けます。

それらすべてを「自分はタスク管理が得意だから」とタスクリストに溜めていくと、処理しきれなくなり、タスクリストは「ただタスクが書いてあるだけのメモ」になりかねません。

タスクが溜まった状態になると、タスク管理そのものに時間をかけることになります。しかし、タスク管理に時間をかけすぎては本末転倒です。タスクを管理しなくてもいい状態を理想として、すぐにこなせるタスクはできる限り早く対応しましょう。

タスク管理のやり方3つ

タスク管理のおもなやり方は、下記のとおりです。

基本的にはタスク管理に特化したツールの利用をおすすめしますが、企業で導入されていることの多いExcelや瞬発力の高いアナログツールを使う方法もおすすめです。ひとつずつ見ていきましょう。

【やり方1】タスク管理ツールを導入する

タスクを管理するおすすめの方法は、タスク管理に特化したツールの使用です。タスク管理ツールは一つひとつのタスクに、

• 期限
• 担当者
• メモ

などを記載し、簡単にステータスの変更が可能です。

個人利用にも適していますが、チームで利用することで、メンバー全員のタスクと進捗状況を可視化できます。関連情報や資料を添付できるツールも多く、パソコンとスマートフォンで利用できるものもあり、タスク管理する場所を選びません。

情報の一元管理も可能で、タスクを見るだけで関連する情報を振り返ることができます。そのため、特別な理由がない限りは、タスク管理ツールの導入がおすすめです。

【やり方2】Excelを利用する

タスク管理ツールの導入が難しい場合は、Excelを利用してタスク管理ができます。Excelを使用する大きなメリットは、すでに導入している企業が多く、初期費用がかからないことです。

また、関連情報を記載しやすく、URLを共有することでチームでの活用も可能です。しかし、タスク管理ツール独自の便利機能はありません。さらに、難しくないとは言え、フォーマットを作成する必要もあります。

Excelは、タスク管理に特化したツールではないことを覚えておきましょう。

【やり方3】アナログツールを使用する

チームでの運用は難しいですが、個人レベルでタスク管理するならアナログツールもおすすめです。アナログでの管理は、デジタルにはない魅力があります。たとえば、タスクをその都度書き出す手間はありますが、その分デジタルよりも記憶に残りやすいです。

また、タスクを完了した際は、チェックを入れたり取り消し線を引いたりして消し込みます。デジタルでは画面から消えるのみですが、アナログではこなしたタスクが可視化されるため達成感を得られます。

手書きにこだわる人も多く、普段から手帳やノートを活用している人はアナログの管理もおすすめです。

タスク管理が苦手な場合はオンライン秘書への依頼がおすすめ

タスク管理のテクニックを習得し、ツールを上手に使ったとしても、手間が完全になくなるわけではありません。特に、大量のタスクを抱えている人は、タスク管理をするだけで多くのリソースを消費する可能性があります。

そこでおすすめなのが、タスク管理をオンライン秘書に依頼することです。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』はタスク管理やスケジュール管理をクライアントに代わって行い、必要なタスクをリマインドします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

タスク管理をアウトソーシングするケースはあまりないため、最初は不安に感じるかもしれません。しかし、i-STAFFは2週間の無料トライアルがあるうえ、業界唯一の返金保証も付いています。初めての場合でも安心できるので、まずはお気軽にお問い合わせください。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判や口コミを紹介しています。導入事例もあわせて紹介しているので、ぜひご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

業務目標を達成するためにタスク管理を徹底しよう

目標を達成するためには、目標に紐付くタスクを着実に完了させていかなければなりません。そのためには闇雲にタスクをこなすのではなく、タスクに具体性を持たせて、重要度と緊急度の観点から優先順位をつける必要があります。

タスク管理をする際は、タスクを書き出すことから始めましょう。上手にタスク管理ができれば、同じ仕事量でも効率的に業務を進められたり、心に余裕を持たせたりできます。そのためにも、本記事で紹介したコツを実践してみてください。