備品の発注・管理を効率化する方法とは？おすすめのツールやサービスも紹介

備品の発注・管理業務は、種類が増えるほど煩雑になり、リソースの浪費や発注ミスにつながります。そこで、

「備品の発注・管理を効率化したい」

「おすすめの手順やスケジュール管理方法を知りたい」

このようにお考えではありませんか。備品の発注・管理業務を効率化すると、自社従業員のリソース確保につながり、売上の向上を期待できます。

本記事では、下記をまとめました。

備品の発注・管理を効率化しミスの防止を図りたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、備品の発注・管理業務を効率化するなら、外注するのもおすすめです。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、総務業務を始めとするバックオフィス業務全般をサポートします。i-STAFFの詳細は、下記をご確認ください。

　

備品の発注・管理業務とは？基本的な流れを解説

備品の発注・管理業務は、企業の運営に欠かせない重要な業務です。効率的な管理のために、基本的な流れを押さえておきましょう。

発注の管理者を決めることで、責任の所在を明確化することが重要です。適切な人材を抜擢し、運用ルールを明確化しましょう。

定まった運用ルールはしっかりと文書化し、全社員に周知しなければなりません。周知できていなければ独自の運用が定着し、ミスを誘発する恐れがあります。

たとえば、備品をカテゴリ別に分類することで、管理の手間が省けます。用途別や部署別などに分け、煩雑な管理を少しでも簡素にすることが重要です。

さらに、備品にはラベリングすることをおすすめします。具体的な名称や識別番号、QRコードなどを貼り付けて管理しましょう。

在庫管理において、定期的な棚卸は欠かせません。実数とシステム上の数を照合し、不備がないことを確認しましょう。

一般的に棚卸は、四半期や半年ごとに実施されます。適切な期間を定めて、実施しましょう。

備品の発注・管理を効率化するためのポイント

備品の発注・管理を効率化するためには、備品管理システムの活用が効果的です。

備品管理システムとは備品の情報をデジタル化し、一元管理するためのツールです。基本的にはパソコンで使用しますが、スマートフォンと連携してできるツールが多くなりました。

備品管理システムのおもな機能は、下記のとおりです。

備品管理システムを利用することで、業務効率化につながります。また、クラウド型のシステムを選択すれば場所や時間を問わずアクセスできるため、テレワーク環境下でもスムーズな運用が可能です。

備品の発注・管理に役立つツールやシステム3選

備品の発注・管理を効率化できるツールやシステムは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を紹介します。

備品管理クラウド

＜出典：備品管理クラウド＞

備品管理クラウドは、備品管理の課題解決において幅広い機能がある備品管理ツールです。エクセルのデータを一括取り込みできるので、データ移行も簡単にできます。

備品管理クラウドの特徴は、下記のとおりです。

シンプルなデザインで、使いやすいツールです。従業員への教育コストが不要なうえ、定着率アップも期待できます。

Colorkrew Biz

＜出典：Colorkrew Biz＞

Colorkrew Bizは、導入実績800社を超える備品管理ツールです。郵便や社内決済など、備品管理以外の機能も充実しています。

Colorkrew Bizの特徴は、下記のとおりです。

備品にQRコードを割り当て、読み取ることで簡単に管理できます。予約手続きはもちろん、予約状況もすぐに確認できるので情報共有に課題を感じている場合におすすめです。

ファインアセット

＜出典：ファインアセット＞

ファインアセットは、追加料金なしで利用できる備品管理システムです。パソコンだけではなく、スマートフォンからも利用できます。

ファインアセットの特徴は、下記のとおりです。

契約前にすべての機能を無料で試せるため、導入前の検証も可能です。導入後の課題に不安を感じる場合におすすめです。

備品発注のミスを防ぐための工夫

備品の発注ミスを防ぐために、下記のポイントを意識しましょう。

部署間や担当者間で備品の状況や発注予定を共有することで、重複発注や発注漏れを防止できます。順番に見ていきましょう。

職場環境の整理整頓

備品発注のミスを防ぐためには、職場環境の整理整頓が重要です。

整理整頓された環境では、必要なものがすぐに見つかり、在庫状況も把握しやすくなります。個人のデスク周りの整理や書類の保管はもちろん、共有している棚の整理整頓も重要です。

また、整理整頓された環境は心理的にも良い影響を与えます。集中力が高まり、ストレスも軽減されるため、より正確な発注業務が可能です。

定期的に5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を行い、常に最適な職場環境を維持しましょう。備品発注業務の質が向上し、ミス発生の未然防止につながります。

チェック体制の強化

備品発注のミスは、チェック体制を強化することで防げる可能性が高いです。適切なチェック体制は、コスト削減や業務効率化につながるだけではなく、企業の信頼性向上にも貢献します。

一般的な方法として、複数人によるダブルチェックを実施しましょう。発注担当者とは別の社員が内容を確認することで、ミスを発見できます。

その際は、チェックリストの活用が効果的です。たとえば、

などの項目を網羅したリストを作成します。漏れなくチェックし、ミスの発生を最小限に抑えましょう。

情報共有体制の構築

備品発注のミスを防ぐためには、部署間や担当者間の情報共有が欠かせません。効果的な情報共有の体制を構築するためには、共有ツールを活用しましょう。

特に、情報を共有するためにはツールの導入が必要不可欠です。クラウド型の情報共有ツールを導入し、リアルタイムで情報を更新・閲覧できる環境を整えましょう。

たとえば、エクセルやGoogleスプレッドシートで備品の情報をまとめ、共有するだけでも十分です。場所や時間を問わず最新情報にアクセスできるため、外出先でも備品の状況を確認できます。

おすすめの備品発注手順とスケジュール管理方法

効率的な備品発注・管理には、下記の手順とスケジュール管理が有効です。

発注業務を自動化すると、発注漏れやミスがなくなります。ひとつずつ見ていきましょう。

定期的な在庫確認とニーズ調査

備品の適切な発注には、定期的な在庫確認とニーズ調査が重要です。

在庫確認では、実際の数量と管理システム上の数量を照合します。差異がある場合は原因を特定し、再発防止策を講じなければなりません。

また、備品管理では「従業員が今、何を欲しているのか」も意識する必要があります。各部署にアンケートを実施し、必要な備品や改善点を把握しましょう。無駄な発注を減らし、必要な備品を適切なタイミングで用意できます。

使用頻度の低い備品については、廃棄や他部署への移管を検討します。定期的に見直すことで、保管スペースの有効活用とコスト削減が可能です。

発注業務の自動化

発注業務を自動化することで、時間と労力を削減できます。自動化のポイントは下記のとおりです。

部品管理システムでは在庫管理の機能があるため、在庫数が少なくなれば自動的に発注できるものもあります。そのためには、発注トリガーを明確に設定しておかなければなりません。

使用頻度が高いものは定期的に発注されるよう設定し、使用頻度が低いものは一定の在庫数を下回ったタイミングで発注するように設定するのがおすすめです。発注業務の自動化は、人為的なミスを削減し、より正確な業務を実現します。

発注カレンダーの作成

備品の発注業務を効率化するために、発注カレンダーを作成するのもひとつの方法です。

発注カレンダーには、下記の項目を含めます。

カレンダーを作成することで計画的な発注が可能になり、急な欠品や過剰在庫を防げます。また、季節性のある商品や特定の時期に需要が集中する備品についても、適切なタイミングで発注が可能です。

発注カレンダーは、エクセルやGoogleカレンダーなどのツールを活用して作成できます。定期的に更新し、実際の使用状況や需要の変化に合わせて柔軟に調整しましょう。

備品発注・管理業務を外部に委託するメリットとデメリット

備品発注・管理業務を効率化するなら、外部委託もひとつの選択肢です。

備品の発注・管理業務を外部に委託する際は、メリットとデメリットをしっかり把握し最適な業者を選びましょう。メリットとデメリットについて簡単に紹介します。

メリット

備品発注・管理業務を外部に委託するメリットは、下記のとおりです。

システムやツールを導入することで業務効率化は実現しますが、最小限の作業は必要です。しかし、業務を外部委託すると、備品の発注・管理業務に使用していたリソースをまるごと確保できます。

外部委託では費用が発生しますが、一般的に新しく従業員を採用するよりコストが抑えられるため、利益の向上につながります。採用活動や教育をする必要がなく、月々のランニングコストだけで即戦力の人材を確保可能です。

もちろん、業者のスタッフは高いスキルを持っているため、高品質な業務を期待できます。発注漏れを始めとするミスの低減が見込まれるため、是正や修正といった手間がかかりません。

結果として、自社の従業員は本来やるべき業務に集中でき、売上の向上に貢献できます。

デメリット

備品発注・管理業務を外部に委託する際には、下記のようなデメリットがあります。

外部委託する際は社内の機密情報を開示する必要があるため、情報漏えいのリスクが高まります。特に、取引先や価格などの機密性の高い情報を扱う場合は注意が必要です。リスクを低減するためには、機密保持契約の締結やアクセス権限の適切な管理が求められます。

また、外部委託により社内での業務経験が減少するため、備品発注・管理に関するノウハウが蓄積されにくくなります。ノウハウが蓄積されなければ、社内の業務改善能力や問題解決能力が低下しかねません。定期的な業務報告会や研修の実施など委託先との連携を密にし、しっかりとノウハウを吸収しましょう。

備品の発注・管理ならi-STAFFにお任せください

i-STAFFは、備品の発注・管理業務を代行できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。優秀なスタッフが豊富な経験とノウハウを活かし、顧客の業務負担を軽減します。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

i-STAFFは、備品管理を始めとする総務業務以外にも、経理や人事など幅広い業務に対応しています。外注先がバラバラでは管理に手間がかかるため、一本化するのがおすすめです。

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なお、下記の記事でi-STAFFの評判や導入事例を紹介しています。料金も解説しているので、ぜひ検討の材料としてお役立てください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

備品の発注・管理を効率化して売上向上を目指そう

備品の発注・管理業務は企業の運営に欠かせない活動ですが、備品数が多くなると煩雑化しやすい業務です。

効率化するためには、在庫状況をしっかりと共有し、チェック体制を強化しましょう。また、それらの業務にまとめて対応できるようなツールを利用したり外部に委託したりするのもおすすめです。

備品管理の効率化は、企業の生産性向上につながる重要な要素です。定期的な見直しと改善を実施し、より効果的な備品管理を実現しましょう。