属人化を解消する方法とは？メリット・成功事例を紹介

属人化が発生すると、業務の効率低下や、リスク管理などの問題を引き起こしかねないため解消するのが良いとされています。

そこで、

「そもそもなぜ属人化が発生するの？」

「属人化の問題を具体的にどう解決するのか方法を知りたい」

このようにお考えではありませんか。属人化をそのままにしておくと、業務遅延や従業員の負担増大、従業員の退職リスクなどさまざまな問題が発生する恐れもあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

組織の属人化による問題に直面している方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、属人化を解消する方法のひとつにアウトソーシングが挙げられます。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、経理や人事など幅広い業務のアウトソーシングが可能です。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

属人化とは？

属人化とは、業務が特定の担当者に依存している状態です。属人化していると担当者が不在の場合、業務の状態や進め方をほかの従業員が把握できないため、滞る危険性があります。

具体的には、「担当者が退職して業務の進行に支障が出ている」「急用で担当者は不在となり、その業務を知らない従業員が対応できない」といった例が挙げられます。このような属人化は、企業が大きな損失を受ける原因となるため、できる限り解消することが望ましいです。

属人化が起きる5つの原因

属人化が発生するおもな原因は、下記のとおりです。

属人化の解消は全社で取り組むべき課題ですが、属人化の解消に消極的な従業員もいます。順番に見ていきましょう。

【原因1】業務の専門性が高い

専門性が高い業務は、誰もが簡単に対応できるわけではないため、属人化が発生しやすいです。具体的には、下記の業務が挙げられます。

そのため、教育を徹底し、専門性の高い業務に対応できる人材を増やすことが望ましいです。しかし、これらの取り組みには多くの時間とリソースが必要となり、気軽に実行できないのが現状です。その結果、専門性の高い業務を担当できる人員が限られ、特定の担当者に業務が集中することで属人化が進行します。

【原因2】従業員が属人化解消に消極的

一部の従業員が属人化の解消に対して消極的であることも、属人化が続く要因のひとつです。積極的になれない理由は、おもに2つ考えられます。

特に、自分だけが持っている特別なスキルや知識が知れ渡ることで、自分の価値が下がると感じる人がいます。この場合は特別なスキルを標準化したことに対し、正しく評価することで担当者の不安解消につながります。

このように従業員の心情を理解し、対策を考えることが属人化解消に向けた重要な一歩です。

【原因3】負担が大きく情報共有まで手が回らない

従業員の業務負担が大きい場合、情報共有まで手が回らず、属人化の解消に至らない場合があります。通常業務だけでも手一杯で、知識や経験の共有に必要な時間やリソースを割けません。

また、自分が持っている知識や情報をほかの従業員が理解できるように整理し、言語化する作業は時間と手間がかかります。結局、後回しになって属人化の状態は続いてしまうのです。

【原因4】業務マニュアルが整備されていない

業務マニュアルが整備されていない場合に、属人化が発生しやすいです。業務マニュアルは、業務を進める際の正しい手順を解説する役割を果たし、守るべき教科書と言えます。しかし、この教科書がなければ、結果として従業員はそれぞれ自分なりの方法で業務を進めてしまいます。

これによって個々の従業員に独自のノウハウが蓄積され、結果的に属人化をもたらす要因となってしまうのです。したがって、属人化を解消するためには業務マニュアルの整備は欠かせません。

【原因5】コミュニケーションが不足している

現代の働き方は多様化し、ワークライフバランスが重視される一方で、新たな課題も浮上しています。そのひとつが、リモートワークが引き起こすコミュニケーション不足です。リモートワークは従業員の働き方を自由にする一方で、気軽な会話が減少するため、業務の属人化を招く恐れがあります。

リモートワークによるコミュニケーション不足を解消するためには、気軽にコミュニケーションを取れる環境構築が重要です。オンラインでのチャットツールの活用や、定期的なミーティングの設定などが考えられます。コミュニケーションの機会を増やすことで、業務の属人化を防ぎましょう。

属人化を解消する5つのメリット

属人化を解消するメリットは、下記のとおりです。

多くの従業員が複数の業務を成功できるようになると、柔軟な業務対応が可能です。多くの人が関わることで、今まで気づけなかった新しいアイデアが生まれる可能性もあります。順番に見ていきましょう。

【メリット1】業務効率化による生産性向上を期待できる

属人化の解消による業務効率化は、生産性の向上につながります。複数の人が業務内容を把握できれば、1人では見逃してしまう問題点に気づいたり業務を分担して作業を効率的に進めたりでき、時間短縮が可能です。

特に、繁忙期に臨時で増員する必要がある場合、対応可能な従業員が複数名いると、業務効率が高まります。そのためにも、属人化の解消が重要です。

【メリット2】多能工化によって業務停滞のリスクが低減される

属人化していると担当者が不在になった場合、業務が停滞する恐れがあります。普段担当していないほかの従業員は、その業務の詳細や手順を理解していないため、代行できません。

特に、突然の長期欠勤や退職が発生した場合、適切な引き継ぎができず、確実な業務対応が難しくなります。

一方で属人化を解消して多能工化に成功すると、このようなリスクの軽減が可能です。多能工化とは、各従業員が複数の業務を理解し、対応できる状態を指します。この状態を実現することで、一人の従業員が不在になってもほかの従業員が業務を引き継げるため、業務停滞のリスクを抑えられます。

【メリット3】業務標準化によって品質の向上・維持ができる

属人化の解消とは、ノウハウや業務フローが共有され、誰が行っても同じ結果が得られる状態を意味します。このような環境では、作業者ごとのばらつきを最小限に抑え、品質の向上と維持が可能です。また、業務標準化によって、下記のような効果もあります。

これらを通じて、属人化の解消は業務全体の品質向上と維持に貢献します。

【メリット4】柔軟な働き方ができ従業員の負担軽減につながる

属人化の解消は、従業員一人ひとりにかかる過度な負荷を軽減し、柔軟な働き方を実現できます。それにより、下記の効果が期待できます。

業務に対するストレスが軽減され、高いモチベーションとパフォーマンスを実現可能です。このように属人化を解消することは、従業員の働きやすさを改善し、組織全体の効率アップにつながります。

【メリット5】企業全体の柔軟性が強化でき、アイデアの創出が見込める

属人化の解消は、組織全体の対応力を向上できるため、柔軟に人材を配置できます。市場の変化や突発的な事態にも迅速に対応できるため、大きな問題に発展することは滅多にありません。また、多くの従業員が幅広い業務に携わることで、ちょっとした気づきやヒントを得られる可能性があります。

そのような気づきやヒントが、新しい製品やサービスの開発やプロセスの改善など組織のイノベーションを促進する原動力となります。

属人化を解消する6つの方法

属人化を解消する方法は、下記のとおりです。

属人化してしまうような専門性の高い業務は、アウトソーシングするのもひとつの方法です。ひとつずつ紹介します。

【方法1】アウトソーシングを導入する

アウトソーシングを導入することで、属人化の解消につながります。専門性の高い業務で属人化が進むようなら、外部の業者に依頼したほうが効率的です。

たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、経理や人事、営業アシスタントなど幅広い業務に対応しています。採用率1%の優秀なスタッフが対応するため、専門的な知識やスキルを必要とする業務でも問題ありません。

業務品質を高めたうえで効率化できるため、ぜひアウトソーシングを検討してみてください。

【方法2】ツールを活用する

業務の属人化解消には、ツールの利用が有効です。経験や勘に頼っていた業務をツールに任せることで、業務を標準化できます。また、知識やノウハウを一元管理するシステムを導入すれば、必要な情報を誰でもタイムリーに確認可能です。

たとえば、需要予測にAIを活用する方法があります。生産計画を立てる際には、需要予測が欠かせません。市場トレンドや季節性、過去のデータなどをもとに予測するため、経験者でないと正確な予測は困難です。しかし、AI技術の進展により、これらの業務も任せられるようになりました。適切な機械学習を進めれば、経験がない人でもワンクリックで需要予測が可能です。このようにツールを上手に使うことで、属人化の解消につながります。

【方法3】業務プロセスをシンプルにする

業務プロセスをシンプルにすることで、属人化の防止が可能です。複雑な業務プロセスは、対応できる従業員が限られてしまいます。業務プロセスをシンプルにするためには、業務プロセスを見える化し、無駄な作業や不足している作業がないか現状を確認しましょう。

課題となっている部分が見えてきたら、工程を分解し、省略したり工程をわけて複数人で担当したりして業務プロセスを見直します。

【方法4】業務を標準化する

業務を標準化することで、属人化の解消につながります。業務の標準化とは、誰でも業務を行えるようにし、同じ結果を出せるということです。そのためには、業務プロセスを明確化し、マニュアルを整備しましょう。マニュアルは完全未経験者が読んで、すぐに対応できるような丁寧な状態が理想です。

そのようなマニュアルを作成するためには、業務に精通した担当者が作らなければなりません。しかし、しっかりとマニュアルを作成したつもりでも、初心者がマニュアルを読むとわからないポイントが必ず出てくるものです。そのため、その業務を全く行ったことがない人物に確認してもらいながら進めるのがおすすめです。

【方法5】業務責任を分散する

属人化を防ぐ方法に、業務責任の分散が挙げられます。特定の人に責任が集中すると、その人物が不在となった場合、業務が停滞するリスクを抱えます。これは上長やリーダーに発生しやすいため、特に注意しなければなりません。

責任が集中しないためにも、下記を意識しましょう。

責任が集中しないように意識すると、業務の属人化を防ぎつつ、全体の業務効率も向上させられます。

【方法6】従業員の意識改革を進める

属人化問題の解消には、従業員一人ひとりの意識改革が不可欠です。ツールを導入したり、アウトソーシングを活用したりしても、従業員の意識が属人化の解消に向いていなければ効果は出ません。

したがって、まずは従業員に対して属人化に関する教育を実施するのが先決です。また、属人化の解消に取り組んで成果を出した際に、正しく評価を下せるようなシステムも欠かせません。

これらの取り組みにより、従業員が自発的に属人化解消に向けて行動を起こすような環境が重要です。

属人化の解消に成功した事例

＜画像：TEPCO光ネットワークエンジニアリング株式会社＞

TEPCO光ネットワークエンジニアリング株式会社は、働き方に関する課題を抱えていました。特に、業務の得進化は発生しており「仕事の手順が明確になっていない」「部署間でやり方が異なる」という課題意識がありました。

そこで、同社は「連続5日間の休暇取得」を目標に掲げ休暇取得促進と業務の標準化を同時並行して進めます。業務の棚卸しを行い、見えてきた個人のノウハウを共有しました。また、複数人で業務をバックアップできる体制を構築して、属人化の解消に成功します。業務を標準化したことで、「5日休んだら5日分の仕事が残っている」状態にならず、休暇を取得しやすい風土作りにも成功しました。

属人化を解消する際に注意すべきポイント

属人化を解消する際に注意すべきポイントは、下記のとおりです。

属人化の解消は、個々の担当者だけの問題ではなく、組織全体の課題として考えなければなりません。そのためには解消に向けた取り組みを全社レベルで推進し、必要な体制を整備することが重要です。

体制を整備せずに属人化解消を進めると、途中で担当者が挫折する可能性もあります。そのため、これらのポイントに注意しながら、組織全体での取り組みを進めていきましょう。

属人化を解消してスキルの平坦化を図ろう

属人化を解消し、スキルの平坦化を推進することで、組織全体の業務効率と柔軟性を高めます。属人化が発生する原因は複数考えられ、全ての原因を対策するには多くのリソースが必要です。原因を突き止めたあとは、アウトソーシングやツールを活用してひとつずつ対策していきましょう。

属人化を解消し、スキルの平坦化を図ることで、組織の成長と従業員の能力向上を同時に実現できます。