経理業務を効率化する方法・手順とポイントを事例つきで解説

経理業務は売上に直結しないノンコア業務と考えられていますが、事業運営のために欠かすことはできません。

そこで、

「経理業務を効率化したいが、どうすればいいのかわからない」

「経理業務を効率化する具体的な手順や事例が知りたい」

このようにお考えではありませんか。経理業務を効率化しないままでいると、属人化や従業員の負担増加等によって、ますます業務に遅れが発生する恐れもあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

  • 経理業務を効率化するメリット
  • 経理業務を効率化する方法
  • 経理業務を効率化する際のポイント

経理業務に時間がかかっているとお悩みの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、経理業務を効率化するならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、記帳や請求書発行など経理業務においてスピーディで正確な業務を提供しています。

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経理業務における3つの課題

経理業務における3つの課題

経理業務におけるおもな課題は、下記のとおりです。

  • 専門的な知識・スキルが必要なため属人化している
  • 多方面から影響があり、業務が遅れやすい
  • アナログな作業が多い

経理業務は各部門からデータを必要とするため、提出が遅くなると業務が滞りかねません。ひとつずつ見ていきましょう。

【課題1】専門的な知識・スキルが必要なため属人化している

経理業務は専門的な知識とスキルが求められるため、一部の担当者が業務をほぼ独占する傾向があります。このような「属人化」が発生すると、業務に支障をきたしかねません。

たとえば、下記のような業務があります。

  • 財務諸表の作成
  • 税務申告
  • 給与計算

こういった業務を一部の担当者が抱えると、担当者が不在の際に業務が停滞したり退職した場合に後継者の育成が難しくなったりするなどの問題が発生します。経理業務の効率化を進めるためには、このような属人化を解消しなければなりません。

【課題2】多方面から影響があり、業務が遅れやすい

経理業務は、企業内の各部署とやりとりをする必要があり、多方面から影響を受けやすいです。たとえば、営業部門からは売上の情報、人事部門からは人件費の情報などの幅広いデータをもとに経理業務を進行します。

各部署から情報が来るのを待たなければならず、前工程が遅れると経理業務全体の遅れを引き起こします。さらに、提供された情報が不正確であった場合は修正に時間を要し、経理業務の効率が悪化しかねません。これらの課題を解決するためには、社内各部署とのコミュニケーション強化と情報共有の迅速化が重要です。

【課題3】アナログ作業が多い

経理業務のなかには、手書きや紙ベースで行われているアナログ作業が多数存在します。たとえば、領収書や請求書の管理、伝票の起票、データ入力などの業務です。アナログ作業は時間と手間をかけて行う必要があり、効率化できていないと言えます。

アナログ作業における問題点を下記にまとめました。

アナログ作業 問題点
領収書や請求書の管理 紙の領収書や請求書は書類が散らかりやすく、情報の検索・管理が大変
伝票の起票 手書きで伝票を起こす作業はミスが生じやすい
データ入力 手作業によるデータ入力は時間がかかり、間違いの原因になる

このようなアナログ作業をデジタル化し、自動化することで経理業務の効率化が期待できます。

経理業務を効率化する4つのメリット

経理業務を効率化する4つのメリット

経理業務を効率化するメリットは、下記のとおりです。

  • コア業務に専念し生産性向上を見込める
  • 業務効率化によって従業員の負担が軽減する
  • 品質向上が期待できる
  • コスト削減による利益向上につながる

効率化に成功すると、従業員の負担軽減が可能です。従業員のリソースを確保できれば、売上向上や人件費節約にもつながるため、利益の最大化を図れます。順番に見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に専念し生産性向上を見込める

経理業務の効率化は、企業の生産性向上を実現します。経理業務は複雑なうえ細部にわたる作業が求められるため、手間と時間が必要です。しかし、効率化することで、経理部門のメンバーがコア業務に専念できます。

経理業務の効率化によりコア業務にリソースを使うようになると、結果として企業全体の生産性向上が可能です。また、従業員がより専門的な業務に集中することで、スキルの向上やキャリアアップも期待できます。

【メリット2】業務効率化によって従業員の負担が軽減する

経理業務を効率化すると、従業員の負担軽減を実現できます。経理業務は専門的な知識と、丁寧な作業が求められるうえ、企業のお金を扱う意味合いから心理的負担も大きいです。繁忙期には多忙を極め、身体的負担も計り知れません。

そのため、業務の一部を自動化したりアウトソーシングを活用したりすると、従業員の作業が減少します。効率化は、従業員の働きやすさを向上させ、組織全体の生産性を高める重要な要素といえます。

【メリット3】品質向上が期待できる

経理業務の効率化は、業務品質の向上につながります。経理業務の効率化は、ツールを用いて手作業を省くことが重要です。ツールを活用することで、従業員の手作業によるミスは削減されます。

たとえば、手作業で行っていたデータ入力を自動化した場合、入力ミスは発生しません。修正にかかる時間もなくなるため、経理業務の効率化は品質向上にも効果があります。

【メリット4】コスト削減による利益向上につながる

経理業務の効率化は、コスト削減によって会社の利益向上につながります。業務時間が短くなれば残業が少なくなり、時間外労働の人件費を削減できるからです。

たとえば、自動化ツールを導入することで手作業で行っていた請求や支払いなどの作業が自動化され、それにかかる時間が削減されます。もともと残業していなかった場合でも、空いたリソースでほかの業務に対応できるため売上アップを期待できます。

経理業務を効率化する4つの方法

経理業務を効率化する4つの方法

経理業務を効率化する方法は、下記のとおりです。

  • 経理部門だけではなく全社で取り組む
  • キャッシュレス化を進める
  • ツールを導入する
  • アウトソーシングを活用する

具体的な施策も重要ですが、効率化するためには全社一丸となって取り組む姿勢が欠かせません。ひとつずつ紹介します。

【方法1】経理部門だけではなく全社で取り組む

経理業務の効率化は、経理部門だけの課題ではなく、全社共通のテーマとして捉えることが重要です。全社規模で取り組みを進めることで、業務プロセス全体の見直しや改善が可能となります。

具体的には、各部署と経理部門との連携を強化しなければなりません。経理業務は他部門の業務と密接につながっているため、シームレスな情報共有や連携が必要です。連携を強化するためには、部署間・担当者間でのコミュニケーションが欠かせません。

次に、経理業務における各種データ入力や処理を他部門に理解してもらうことも重要です。これにより、不明確なデータや誤ったデータの提出を防ぎ、経理部門の負担を軽減できます。

全社で経理業務の効率化に取り組むことで、業務のスピードアップやミスの低減、負担の軽減が期待できます。

【方法2】キャッシュレス化を進める

経理業務の効率化に向け、キャッシュレス化も欠かせません。支払いをキャッシュレス化することで、手元に現金を持つリスクを減らし、会計処理もスムーズになります。たとえば、クレジットカードや電子マネー、銀行振込などの電子決済を活用しましょう。

キャッシュレス化することで経理業務のスピードアップだけでなく、ミスの防止も期待できます。

【方法3】ツールを導入する

経理業務の効率化には、ツールの導入が有効です。ツールを使うことで、手作業によるミスを減らし、時間を大幅に節約できます。

たとえば、クラウド型経理ソフトを導入すると、データの入力や照合、必要なレポートの作成が自動化されます。経理担当者の手間を軽減し、精度と速度の向上が可能です。

また、RPA(Robotic Process Automation)を活用すれば、定型的な業務を自動化できます。いずれのツールも、経理業務の効率化だけではなく、業務品質の向上にもつながります。進化し続けるテクノロジーをうまく活用し、経理業務の効率化を実現しましょう。

【方法4】アウトソーシングを活用する

アウトソーシングは、経理業務の効率化に非常に有効です。まず、アウトソーシングを活用することで、専門的な知識が必要な業務を外部のプロフェッショナルに任せられます。経理部門の従業員は、本来の業務に専念でき、全体の業務効率化が可能です。

また、アウトソーシング業者は最新の経理システムを導入している場合が多く、これによって業務の効率化と精度向上を期待できます。信頼できるアウトソーシング業者を選び、コミュニケーションを密に取って効果的な業務効率化を実現しましょう。

経理業務を効率化する手順

経理業務を効率化する手順

経理業務の効率化は、企業の業績向上に直結します。具体的な効率化の手順は、下記のとおりです。

  1. 業務の標準化
  2. 業務の自動化・ツールの導入
  3. 効果測定

最初に、業務の標準化を検討しましょう。業務を標準化することで従業員間の認識がすり合わせられるため、どのような施策でも受け入れられる準備ができます。たとえば、経費精算における領収書の取り扱いに一貫性を持たせることで、ミスの低減が可能です。

次に、自動化を検討します。経理部門では、時間を取られる単純作業が数多く存在します。このような業務を自動化することで、作業時間の大幅な削減が可能です。たとえば、紙の書類をスキャンしている場合は、Webシステムを導入することで受発注そのものをペーパーレスに行えます。

最後に、定期的に効果検証を行い、業務改善を進めていくことが重要です。これにより、業務効率化の取り組みがうまく進んでいるかを確認し、必要に応じて改善策を講じられます。また、経理業務の効率化が企業全体の業績向上にどのように貢献しているかも把握可能です。

経理業務を効率化する際のポイント

経理業務を効率化する際のポイント

経理業務を効率化する際には、4つのポイントを押さえましょう。

  • 業務フローの見直し
  • ツールの適切な利用
  • スキルアップと教育
  • ECRS(イクルス)の原則を活用する

経理業務効率化のために、ECRSの原則を活用するのがおすすめです。ECRSの原則とは、下記の要素を表します。

  • Eliminate:不必要な作業を削除する
  • Combine:作業を統合する
  • Rearrange:作業手順を再配置する
  • Simplify:作業を単純化する

業務プロセスにこれらの観点を持ち込むことで、効果的に業務効率化を進められます。

ECRS(イクルス)とは?業務改善フレームワークの具体例

経理業務の効率化に成功した事例

経理業務の効率化に成功した事例

製造業務を運営する企業で、経理業務をアウトソーシングした事例があります。同社は業績が伸び、海外進出も果たすほど急速に成長した結果、経理部門の負担が増大しました。しかし、経理専門の人材を確保することが難しく、業務の効率化が求められました。

そこで、経理業務の全体アウトソーシングを導入します。経理業務を外部のプロフェッショナルに委託することで社内の経理業務の負担を軽減し、社内での業務効率化だけでなく、経理業務全体の品質向上も実現しました。さらに定期的なレビューを行いつつ、継続的な業務改善を目指しています。

経理業務を効率化して従業員満足度を高めよう

経理業務を効率化して従業員満足度を高めよう

経理業務の効率化は、単に作業をスムーズにするだけでなく、従業員の満足度を高める効果もあります。経理業務はお金を扱う業務なので、身体的な負担だけではなく心理的負担も大きいです。効率化することでミスの低減にもつながり、両面から負担が軽減されます。

経理業務を効率化するなら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。経理業務のプロフェッショナルがスピーディに対応するため、従業員のリソースを確保し、コア業務に専念させられます。

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下記の記事で、i-STAFFの評判や口コミを紹介しています。あわせてご確認ください。

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