スケジュール管理のコツを秘書が紹介！仕事を効率化する管理方法とは？

仕事をスムーズに進めるためには、スケジュール管理が重要です。

しかし、

「どうやってスケジュール管理すればいいのかわからない」

「スケジュール管理のコツを知りたい」

このようにお考えではありませんか。

スケジュール管理がずさんなままでは、場当たり的な対応しかできなくなり、チームに迷惑をかける恐れがあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

正しいスケジュール管理をして業務をスムーズに進めたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、スケジュール管理が苦手な場合やスケジュール管理に割く時間がない場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスを活用するのもひとつの方法です。

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、優秀なスタッフが迅速、かつ確実にスケジュールを管理します。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

スケジュール管理ができない理由

新社会人のようにスケジュール管理の経験が浅い場合は、うまく管理できない場合があります。このケースでは経験を積むことでできるようになることが多いです。

一方で、長年スケジュール管理に取り組んでいるにもかかわらず、スケジュール管理ができない場合は何らかの原因があると考えて差し支えありません。たとえば、下記の理由が考えられます。

特に、目標設定が曖昧な場合は「何を・いつまでに・どこまでやればいいのか」がわからないため、効率的なスケジュール管理ができていません。具体的な目標をしっかりと定めることが、スケジュール管理の第一歩といえます。

スケジュール管理を行う3つのメリット

スケジュール管理を行うメリットは、下記のとおりです。

スケジュール管理をしっかり行うと次にやることが明確になるため、迷わずに業務を進められます。それぞれの詳細を見ていきましょう。

【メリット1】業務効率化による生産性向上を見込める

スケジュール管理をしっかりと行うことで、業務効率化につながります。スケジュール管理ができていないということは、次にやるべき業務がはっきりとしていないということです。次にやるべき業務がわからなければ、その都度何をすべきか考えなくてはなりません。

それでは考えるたびに時間を要するため、非効率的です。1回の時間は短くても、累積すると多くの無駄な時間を費やしてしまいます。現在のスケジュールから次のスケジュールへシームレスに移行できれば、その分だけ効率的に業務を進められ、生産性向上につながります。

【メリット2】優先順位が明確になり余裕をもって遂行できる

スケジュール管理を行う際は、どのスケジュールを優先的に対応するか決めなくてはなりません。優先順位が明確になれば「次は何をしよう」と悩む必要がなくなり、余裕を持って業務に対応できます。業務に余裕がある場合は一つひとつのタスクを丁寧に取り組むことができるため、業務品質を高められます。

【メリット3】進捗状況を把握できるためチームで動きやすい

デジタルツールを使ってスケジュール管理をする場合、プロジェクトや部門などのチームで進捗状況を把握しやすいため、チームで動きやすくなります。プロジェクトにおいては、メンバーそれぞれのタスクやスケジュールが、ほかのメンバーに影響を及ぼすこともあります。

たとえば、Aさんのタスクが終わらなければ、自分のタスクに着手できないケースです。メンバーのスケジュールがわかれば、全メンバーが動きやすいようにチーム全体でスケジュールの調整が可能です。結果として、プロジェクトを円滑に進められます。

スケジュール管理の方法3つ

スケジュール管理の方法は、下記のとおりです。

こだわりがない場合は、スマホでも利用できるスケジュール管理ツール（アプリ）が最もおすすめです。手軽さや管理のしやすさも申し分ないため、最初に使用してみてしっくりこなければ別の方法を選びましょう。ひとつずつ紹介します。

【方法1】スケジュール管理ツール

スケジュール管理でおすすめな方法の1つ目は、スケジュール管理ツール・アプリです。スケジュール管理ツール・アプリは多くリリースされており、スケジュール管理に特化した多彩な機能を搭載しています。なかでもGoogleカレンダーは、カレンダーアプリでありながらタスク機能も搭載しているため、多くのビジネスマンに愛用されています。

スケジュール管理ツールのメリットは、パソコンだけではなくスマホにも対応している点です。外出先でもスケジュールを気軽に確認・編集できるため、急いで確認したい場合でも問題ありません。今までスケジュール管理をしっかり行っていなかった場合、特別な理由がない限りはスケジュール管理ツールを活用するのがおすすめです。

【方法2】Excel・スプレッドシート

スケジュール管理でおすすめな方法の2つ目は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールです。もともとはデータ管理をするためのツールですが、汎用性が高いためスケジュール管理でも活躍します。

最もシンプルな使用方法は、チェックボックスを挿入し、タスク名を書き出す方法です。優先順に並び替え、完了したものにチェックを入れるだけで立派なタスクリストが完成します。ただ、カレンダー表記にするのは少し難しいため、タスクの把握は簡単でも1日全体のスケジュールを把握することには適していません。

Excelはすでに導入している企業が多く、Googleスプレッドシートは無料で使用できます。簡単なタスクリストで管理することから始めたい場合は、Excel・Googleスプレッドシートを使用してみましょう。

【方法3】手帳

スケジュール管理でおすすめな方法の3つ目は、手帳です。アナログな方法ですが一部の人から根強い人気があり、デジタルが当たり前となった現代でも多くの人が愛用しています。

手帳にスケジュールやタスクを書き出すのはデジタルに比べて手間がかかり、編集も簡単ではありません。しかし、手作業でアウトプットすると記憶への定着率が高まり、その都度確認する必要がないためスケジュールの進行がスムーズになります。

ただし、チームメンバーとのスケジュールの共有は難しいので、個人のスケジュール管理にとどめるのがおすすめです。

スケジュール管理のコツ6つ

スケジュール管理を上手に行うコツは、下記のとおりです。

スケジュール管理で重要なポイントは、臨機応変に対応することです。最初に決めたスケジュールがそのまま進行するとは限らないため、その都度振り返って修正しましょう。順番に紹介します。

【コツ1】タスクを具体的にする

スケジュール管理を行うためには、現在抱えているタスクをしっかりと洗い出し、具体化する必要があります。発生したタスクを頭の中で管理していては、抜け漏れが発生する恐れもあり、タスクが終わるたびに常に取り掛かるタスクを考えなければならないからです。

その都度タスクを考えていては、効率的なスケジュール管理はできません。したがって、まずはタスクをノートやパソコンに書き出してみましょう。

また、タスクを書き出す際もできる限り具体的に書き出すのがおすすめです。たとえば、取引先に電話するタスクがあった場合「Aさんに電話する」というタスクを立てるのではなく「Aさんに〇〇の要件で電話し、■■の回答を得る」など、見ただけでタスクの内容がわかるようにしましょう。

【コツ2】タスクにかかる時間を見積もる

タスクを書き出したら、そのタスクを完了できるまでの時間を見積もります。どれぐらいの時間がかかるか見積もることで、スケジュールを組みやすくなります。たとえば、時間がわからないままスケジュールを組むと、1日にいくつもの予定を組み入れかねません。しかし、一つひとつのタスクに時間がかかる場合、そのスケジュールを完了できない可能性が高いです。

一方で、タスクの時間を見積もっていれば、1日にいくつのタスクを処理できるか明確になります。それぞれのタスクでかかる時間はバラバラなので、できる限り正確に見積もることでスケジュール管理が簡単になります。

【コツ3】タスクの優先順位を設定する

タスクが明確になれば、優先順位を設定しましょう。たくさんのタスクを抱えている場合、すべてのタスクが同じ優先度となることはほぼありません。何が重要で何が重要ではないのか、判断基準を明確にし、取り掛かるタスクの順番を決めます。

優先順位を設定しないままタスク対応をすると、緊急性の高いタスクの着手が遅れ、自分のリソースを圧迫しかねません。そのため、あらかじめ優先順位を決めて、スケジュールに組み込むことが重要です。

また、優先順位の決め方は、個人によって大きく異なります。期日が早いものを優先することが多いですが、プロジェクトの進行状況やその他の予定などさまざまな要素も関係してくるため、スケジュール管理を行う前に自分なりの基準を明確にしておくのがおすすめです。

【コツ4】余裕をもってスケジューリングする

スケジュールを組む際は、見積もった時間をギリギリまで使わずに余裕を持ってスケジューリングしなければなりません。なぜなら、見積もった時間どおりに終わらない場合が多いからです。また、緊急で対応しなければならないタスクが差し込まれるケースもあります。

その際、スケジュールに余裕がなければ、スケジュールを組み直さなければなりません。スケジュールどおりに終わらないことも多いため、最悪の場合は常にスケジュールを組むことになりかねません。そのような時間のムダを省くため、何が起きても対応できるようにバッファの時間を設けておくことが重要です。

【コツ5】メンバーとスケジュールを共有する

スケジュールが組めたら、チームメンバーと共有しましょう。メンバーと共有することで、業務全体のスムーズな進行が可能です。また、各メンバーの状況を把握できるため、チーム全体のフォローアップができます。

たとえば、自分のスケジュールが詰まっている場合、ほかのメンバーから新しいタスクの依頼が来るケースは少ないです。その都度断る必要がないので、自分が抱えているタスクに集中できます。逆に、自分のスケジュールに余裕がある場合、忙しいメンバーのフォローが可能になります。

このようにチーム全体のスケジュールを把握しておければ、プロジェクト全体を円滑に進められるのです。

【コツ6】スケジュールの振り返りを習慣化する

スケジュールを組んだら、適切なタイミングで振り返りを行うことが重要です。できればその日の業務が終わった際に、翌日以降のスケジュールを確認しましょう。

その日のタスクをすべて予定どおり完了した場合は問題ありませんが、翌日以降に後ろ倒しとした場合は全体の調整が必要です。このようなスケジュールの振り返りは、自身の行動を最適化するために必要な業務です。

できるだけ短いスパンで確認するのがおすすめですが、1つのタスクが終わることに確認する必要はありません。その都度確認していては時間がかかるため、始業前と終業時に確認するのがおすすめです。

スケジュール管理はi-STAFFにお任せください

スケジュール管理が苦手な場合は、上手なスケジュールを組むために時間がかかる可能性もあります。しかし、スケジュール管理に時間をかけすぎて、本来やるべき業務のリソースを奪っていては本末転倒です。

そこで、スケジュール管理をオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』に依頼するのがおすすめです。i-STAFFは、スケジュール管理を始めとするクライアントの困りごとをサポートします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

素早く業務に対応するため、スケジュールが多い場合でも問題ありません。即座にスケジュールを共有することで、自社の従業員には業務に集中してもらえます。i-STAFFの詳細は、下記をご確認ください。

下記の記事で、i-STAFFの評判と口コミをまとめました。ぜひ、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

適切なスケジュール管理で業務をスムーズに進めよう

適切なスケジュール管理ができない場合は、できない理由を突き止めることで改善につながります。目標設定が曖昧だったり、タスクやスケジュールを可視化できていなかったりすることでスケジュール管理ができていない恐れがあります。

タスクを具体化し余裕を持ったスケジューリングをすると、上手なスケジュール管理が可能です。スケジュール管理をしっかり行うだけで業務効率化につながるので、ツールや手帳などを活用して適切なスケジュール管理を行いましょう。