バーチャルアシスタントとは？メリット・おすすめサービスを紹介

バーチャルアシスタントとは、インターネットを介して業務をサポートするサービスです。そこで、

「バーチャルアシスタントにはどんな業務を依頼できるの？」

「おすすめのバーチャルアシスタントを知りたい」

このようにお考えではありませんか。現代ビジネスで企業がやるべき業務は多岐にわたり、すべてを自社のリソースで対応すると従業員に負担をかけてしまいます。負担増によってパフォーマンスが低下すると、売上にも影響しかねません。

そこで本記事では、下記について紹介します。

バーチャルアシスタントを活用して業務効率化を図りたい方は、ぜひご覧ください。

なお、バーチャルアシスタントを導入する場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、業界唯一の返金保証が付いているため初めて利用する場合でも、安心できます。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

バーチャルアシスタントとは？

バーチャルアシスタントとは、インターネットを介して日常的な業務をサポートするサービスや個人のことです。一般的に売上に直結しないノンコア業務を担当することが多く、バックオフィス業務を中心に活躍しています。

パソコンを活用した業務がほとんどで、チャットツールを活用してやり取りを進めます。物理的な距離に影響されないため、オフラインでは出会えないような優秀な人材と出会える可能性が高いです。

なお、AIを活用したツールやロボットをバーチャルアシスタントと呼ぶこともあります。

バーチャルアシスタントに依頼できる5つの業務

バーチャルアシスタントに依頼できるおもな業務は、下記のとおりです。

Web運用は現代で需要が高まっている業務で、SNSやWebサイトの管理が含まれます。専門的な知識やスキルがない場合は、バーチャルアシスタントに依頼するのがおすすめです。ひとつずつ見ていきましょう。

【業務1】秘書

秘書業務は、バーチャルアシスタントが得意とする業務のひとつです。業務内容はバーチャルアシスタントによって異なる場合も多く、総務や事務などの業務が含まれる場合もあります。

具体的には下記の業務です。

出張の手配では、宿泊施設や交通手段など決めることが多く、想像以上に手間がかかります。バーチャルアシスタントに依頼すると、最適な場所や移動手段を選定してもらえます。

【業務2】経理

経理業務は、企業運営において重要な資産にかかわる業務を指します。経理業務は定型的な内容が多く、バーチャルアシスタントに依頼しやすい業務です。

特に、下記の業務が代表的です。

経理業務の多くはマニュアル化されているため特別なスキルを必要としませんが、企業の経営状態を把握するためにミスは許されません。さらに、リアルタイムで把握するためにもスピード感が大切です。バーチャルアシスタントは業務のプロなので、スピードにも期待できます。

【業務3】Web運用

Web運用は、現代ビジネスにおいて欠かせない業務のひとつとなりつつあります。その一方で、従来の業務にリソースを割かれ、手を出せていない企業も多いです。

Web運用業務は時代とともに変化しますが、現代ではおもに下記の業務が挙げられます。

SNSの運用代行は、Web集客を目指すうえで重要です。公式アカウントの開設や運用は基本的に無料なため、特別な理由がない限り始めることをおすすめします。運用ルールさえ決めてしまえば、バーチャルアシスタントに任せられます。

【業務4】人事

人事業務は、人材の獲得や従業員の対応など人に関する業務を行います。人への投資が後回しでは、人材が定着せずコストがかかり続けかねません。

人事業務では、下記の内容を依頼できます。

勤怠管理は日常的に発生する業務ですが、残業や休日出勤が多くなるにつれ管理が煩雑になります。勤務時間の計算にミスがあれば給与に影響するため、従業員のモチベーションにかかわる重要な業務です。

【業務5】営業アシスタント

営業アシスタントは、営業担当者が取引先との商談に集中できるようにバックオフィス業務を中心にサポートする業務です。

おもに下記の業務を担当します。

営業担当者は顧客に提示する資料や書類など、作成しなければならないものが多いです。また、上手に営業をするためには、市場調査も欠かせません。このような営業担当者の負担を軽減するためにも、バーチャルアシスタントがおすすめです。

バーチャルアシスタントのメリット3つ

バーチャルアシスタントのメリットは、下記のとおりです。

バーチャルアシスタントはその業務のエキスパートなので、高品質な成果を提供してくれます。そのため、顧客満足度の向上や業務効率化が可能です。順番に見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に専念し生産性向上を図れる

バーチャルアシスタントに業務を依頼することで、従業員は本来やるべきコア業務に専念できます。企業の業務は大きく「コア業務」と「ノンコア業務」にわけられ、売上アップのためにはコア業務に専念することが重要です。

一方で、ノンコア業務はマニュアル化され、誰が行っても同様の結果が得られます。一般的に、書類・資料作成などのバックオフィス業務が、ノンコア業務です。

したがって、ノンコア業務をバーチャルアシスタントに任せることで従業員のリソースを確保し、生産性向上につなげられます。

【メリット2】高いスキルを持っているため品質向上を期待できる

バーチャルアシスタントは担当する業務のエキスパートなので、高いスキルと専門的な知識を持っています。そのため、業務のスピードアップや顧客満足度の向上が可能です。

たとえば、資料作成を依頼した際に修正の必要がないほどクオリティの高い資料が納品されれば、すぐに次のフローに進めます。さらに、その資料がわかりやすく、取引先に提示した際に喜ばれる可能性が高いです。

したがって、貴重な自社従業員のリソースを圧迫するより、最初から高品質を期待できるバーチャルアシスタントに依頼するのがおすすめです。

【メリット3】コスト削減による利益向上を見込める

コストの削減も、バーチャルアシスタントに業務を依頼するメリットのひとつです。バーチャルアシスタントを活用しない場合、既存の担当者が時間外労働で対応するか、新しく人材を雇い入れる必要があります。

時間外労働が多くなれば時間外手当が発生するうえ、従業員のモチベーションが下がりパフォーマンスも低下しかねません。結果的に、生産性が下がり売上に影響する恐れもあります。

また、新しく人材を雇う場合は求人に大きく費用がかかり、採用したあとも教育費が必要です。もちろん、毎月の給与や福利厚生費も忘れてはいけません。

一方で、バーチャルアシスタントを活用すると、かかる費用は利用料金だけです。自社で対応するよりも安価に済むため、コスト削減を実現し、利益向上につながります。

バーチャルアシスタントの選び方

バーチャルアシスタントを選ぶ際は、下記のポイントに注目しましょう。

自社で依頼したい業務を洗い出し、それに対応できるバーチャルアシスタントを選ばなくてはなりません。バーチャルアシスタントができる業務は幅広く、公式サイトに記載されていなくても相談すると対応できるケースもあります。

一方で、あまりに専門的な内容は、対応できないケースも多く見られます。まずは、自社にとってどの業務にサポートが必要なのか、しっかり見極めることが大切です。

おすすめバーチャルアシスタント5選

おすすめのバーチャルアシスタントは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

1.i-STAFF

i-STAFFは、採用率1%のスタッフが多数在籍するバーチャルアシスタントです。オンライン事務代行サービスのクオリティ満足度No.1に選ばれた実績があります。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

また、2週間（6時間）のお試しプランがあるため、勝手がわからない場合でもとりあえず試してみるのがおすすめです。さらに、返金保証もあるため、本契約後に万が一満足できなかった場合でも安心して利用できます。

また、下記の記事で、i-STAFFの評判や口コミをまとめました。導入事例も紹介しているので、自社で活用できそうかぜひご確認ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

2.フジ子さん

＜出典：フジ子さん＞

フジ子さんは、業界トップクラスのリーズナブルな料金でサービスを提供するバーチャルアシスタントです。ほかのサービスと同様に幅広い業務に対応しています。

フジ子さんの特徴は、下記のとおりです。

自社の業務を外部へ依頼する際に注意したいのが、セキュリティです。フジ子さんは「公の場でのクライアントに関する会話の禁止」や「IT資産へのアクセスログ収集、モニタリングの実施」などを徹底しているので、情報管理を重視したい場合におすすめです。

なお、下記の記事でフジ子さんの評判・口コミを集めたので、ぜひご覧ください。

フジ子さんの評判・口コミ・料金まとめ｜実際に導入した企業のリアルな感想を調査

3.HELP YOU

＜出典：HELP YOU＞

HELP YOUは、総務省「テレワーク先駆者百選」に選ばれたバーチャルアシスタントです。通常のサービスのほか、「HELP YOU plus」というさらに専門性の高いサービスも提供しています。

HELP YOUの特徴は、下記のとおりです。

専属のディレクターがともに業務を行うため、クライアント特有のノウハウが蓄積されます。結果として業務効率化につながるため、長期的な付き合いを考えている方におすすめです。

HELP YOUについて詳しくは以下の記事をご覧ください。

HELP YOU(ヘルプユー)の評判・口コミは？料金・サービス内容を徹底調査

4.CASTER BIZ

＜出典：CASTER BIZ＞

CASTER BIZは、専門的な内容までサポートしているバーチャルアシスタントです。幅広い業種、規模の企業で導入されています。

CASTER BIZの特徴は、下記のとおりです。

書類作成や資料作成などの日常的な業務はもちろん、翻訳や制作などの専門的な業務も依頼できます。特に、画像修正のようなクリエイティブな業務も依頼できるため、Web制作に困っている方におすすめです。

CASTER BIZに関して詳しくは以下の記事でも解説しているので、あわせてご覧ください。

CASTER BIZ(キャスタービズ)の評判・料金・特徴まとめ

5.SUPPORT+iA（サポーティア）

＜出典：SUPPORT+iA＞

SUPPORT+iAは、税理士法人が母体となっているバーチャルアシスタントです。そのため、経理や財務などを得意としています。

SUPPORT+iAの特徴は、下記のとおりです。

公認会計士や税理士が対応するため、有資格者でなければ対応できない業務も依頼できます。また、補助金や助成金にも詳しく、企業経営に有効活用できます。

以下の記事でSUPPORT+iAに関して解説していますので、実際の口コミ・評判が知りたい方はあわせてご覧ください。

SUPPORT+iA(サポーティア)の評判・料金・特徴を詳しく紹介

バーチャルアシスタントを活用して業務効率化を進めよう

バーチャルアシスタントは、バックオフィス業務を中心としたサポートをするサービスです。業務の一部を依頼することで従業員の負担を軽減し、売上につながるコア業務に専念できます。

また、高いスキルと専門的な知識を持っているため、品質向上も可能です。業務スピードの向上も見込めるため、バーチャルアシスタントを活用し、業務効率化を目指しましょう。