クラウドファイル共有サービスおすすめ10選【2022年最新版】

業務のファイルを共有する際は、クラウドファイル共有サービスを使うと、より簡単におこなえるため便利です。

しかし、

「クラウドファイル共有サービスは何ができるの？」

「おすすめのクラウド共有サービスが知りたい」

このようにお考えではありませんか。

メールに添付して共有するとファイル容量を気にしなくてはなりませんし、大量のメールに埋もれてしまえば探すのに手間がかかります。

そこで本記事は、下記についてまとめました。

クラウドファイル共有サービスを導入して業務効率化を図りたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、クラウドファイル共有サービスの導入支援ならi-STAFFにお任せください。

i-STAFFではクラウドツールの導入サポートを始め、幅広い業務を提供できます。i-STAFFについては、下記からお気軽にお問い合わせください。

 

クラウドファイル共有サービスとは？

クラウドファイル共有サービスとは、インターネット上でファイルの保管や管理をおこない、複数人のユーザーがアクセスできるサービスです。ユーザーごとに権限の設定もできるため、セキュリティ性も高く、社外の相手とも気軽に共有可能です。

従来はファイル共有に、メールやUSBメモリを使っていました。しかし、メールは容量の大きいファイルは送信できず、USBメモリは直接会って手渡しが必要といった制限があります。

そのため、現在は機能的で手軽に利用できるクラウドファイル共有サービスが主流となりつつあります。

クラウドファイル共有サービスでできること5つ

クラウドファイル共有サービスでできることは、おもに5つあります。

特に「データのバックアップ」は、万が一の事態に備えられるため、ぜひ活用したい機能です。順番に見ていきましょう。

【できること1】ファイルの共有

クラウドファイル共有サービスのもっとも基本的な機能が、ファイルの共有です。クラウド上のサーバーにファイルをアップロードすることで、インターネットにつながった端末ならいつでもファイルを確認できます。

また、ファイルやフォルダごとに権限を設定すれば、許可されたユーザーのみがファイルを閲覧できます。

【できること2】オンライン会議・チャット

近年のテレワーク需要の高まりに応じて、オンライン会議やチャットが可能なクラウドファイル共有サービスもあります。チームメンバーが社内に集結していなくてもリアルタイムでミーティングができるため、正確な情報伝達が可能です。

また、オンライン会議やチャットのためにほかのツールを導入する必要がないので、管理が簡単です。

【できること3】アカウントの一元管理

使用するユーザーのグループで、アカウントの一元管理ができます。チームやプロジェクトごとに管理できるため、パスワード再発行や新規加入者の登録、退職者の削除も簡単です。

また、ユーザー単位だけではなくチーム単位で権限を変更できるサービスもあり、グループで利用する場合は、使いやすくなっています。

【できること4】データのバックアップ

クラウド上のサーバーにファイルをアップロードするため、バックアップとしての機能も果たします。社内で構築しているサーバーや各PCのハードディスクにファイルを保存していると、物理的な故障が原因でデータを紛失する恐れがあります。

一方で、クラウド上のファイルは、社内の状況にかかわらず保管されます。また、クラウドファイル共有サービス自体でも自動バックアップ機能があるため、災害やトラブルが発生しても安心です。

【できること5】セキュリティの強化

業務上のファイルは機密性が高いため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティが脆弱では安心して利用できません。しかし、クラウドファイル共有サービスは強固なセキュリティ体制を実現し、顧客のファイルを管理しています。

クラウドファイル共有サービスの多くは外部からのサイバー攻撃に対し、高い防御能力をもち、ファイル自体は暗号化をおこなっているため、セキュリティ面でも安心です。

クラウドファイル共有サービスを導入する3つのメリット

クラウドファイル共有サービスを導入するメリットは、3つあります。

特に、複数人で共有でき、リアルタイムで更新できるので情報の共有がスムーズになります。ひとつずつ詳しく紹介します。

【メリット1】場所を選ばず利用でき、生産性が向上する

クラウドファイル共有サービスを導入すると、場所を選ばず利用できるため、生産性が向上します。必要な条件はインターネットに接続することのみなので、自宅やWi-Fiが利用できるスペースでも問題ありません。

ファイルの編集は少し大変ですが、スマホからでもアクセス可能です。スキマ時間を利用できるため、コア業務に時間を割けるうえ、スムーズに業務を進められます。

【メリット2】複数人で共有できるため、チームの活動が効率化する

クラウドファイル共有サービスを利用すれば、複数人でファイルを共有できるため、効率的にチームメンバーが活動できます。同時に編集できるので「誰かがファイルを開いていて編集できず、待たなければならない」という心配はいりません。

同時に閲覧・編集ができればお互いの業務を邪魔することなく、リアルタイムで情報を共有でき、業務効率化につながります。

【メリット3】サーバー管理を任せられ、コスト削減につながる

クラウドファイル共有サービスは自社でサーバー管理をする必要がないため、コストを削減できます。自社でサーバーを管理する場合は、下記のコストがかかります。

また、トラブルが発生した場合は、早急に復旧しなければなりません。

しかし、クラウドファイル共有サービスはサービス会社が管理・運営をするため、サービス利用料以外の費用を負担することは基本的にはありません。万が一トラブルが発生した際も、こちらで何かをする必要はなく、サービス会社のほうですぐに対応、復旧してもらえます。

クラウドファイル共有サービスの選び方

クラウドファイル共有サービスを選ぶときは、下記の項目を考慮して選びましょう。

利用できるデータ容量が大きければ、さまざまなファイルをアップロードできたり、長期的に使用したりできます。ほとんどのクラウドファイル共有サービスには段階的なプランが用意されており、状況に応じてプランをアップグレードできます。

ただし、繁忙期に容量が足りなくなって慌ててアップグレードするより、あらかじめ余裕をもったプランにしておくのがおすすめです。

一般的に、クラウドファイル共有サービスのセキュリティは強力ですが、企業側でカスタマイズできません。したがって、セキュリティ面で本当に信頼できるか、自社のセキュリティポリシーに合致しているかチェックしましょう。

料金はクラウドファイル共有サービスによって、大きく異なります。そのため、データ容量や機能に対する料金が自社の求めているものに合っているか確認しなければなりません。また、データ容量は追加で購入するケースも多いので、単純な月額料金だけで選ばないように注意が必要です。

おすすめのクラウドファイル共有サービス10選

おすすめのクラウドファイル共有サービスを紹介します。

No.	クラウドファイル共有サービス	最大容量
1	Dropbox	5TB〜（要相談）
2	One Drive	無制限
3	Googleドライブ （Google Workspace）	5TB〜（要相談）
4	Box	無制限
5	セキュアSAMBA	500GB〜（要相談）
6	DirectCloud-BOX	30TB
7	Fileforce	30TB〜（要相談）
8	MEGA	3TB〜（1TB使用ごとに課金）
9	firestorage	18TB
10	SmoothFile	30TB

ひとつずつ順番に見ていきましょう。

1.Dropbox

＜画像出典：Dropbox＞

Dropboxは、同じ場所から全てのツールやコンテンツにアクセスできるクラウドファイル共有サービスです。Dropboxの特徴は、下記の通りです。

個人用としても広く知られており、利用している人も多いのではないでしょうか。5TB以上利用したい場合は、相談することで対応してくれます。

50万社以上の実績があるため、安心して利用できます。

2.One Drive

＜画像出典：One Drive＞

One Driveは、Microsoftが提供するクラウドファイル共有サービスです。One Driveの特徴は、下記の通りです。

Microsoftが提供しているクラウドファイル共有サービスなので、Word、Excel、PowerPointをシームレスに共同作業できます。Microsoft製品をよく利用しているなら検討してみましょう。

3.Googleドライブ（Google Workspace）

＜画像出典：Googleドライブ＞

Googleドライブは、Googleが提供するクラウドファイル共有サービスで個人でもよく利用されています。Googleドライブの特徴は、下記の通りです。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどと親和性が高いです。初期容量は5TBですが、ストレージの追加もできます。

また、法人用はGoogle Workspaceという名称でサービスを提供しています。

4.Box

＜画像出典：Box＞

Boxは、シンプルな働き方を実現するクラウドファイル共有サービスです。Boxの特徴は、下記の通りです。

どのプランでもストレージ容量が無制限なので、容量を気にする必要がありません。足りなくなるたびに、料金を支払ってストレージを追加したくない方におすすめです。

5.セキュアSAMBA

＜画像出典：セキュアSAMBA＞

セキュアSAMBAは、従業員100人未満の企業に人気のあるクラウドファイル共有サービスです。セキュアSAMBAの特徴は、下記の通りです。

導入実績が4,000社以上あり、さらに継続利用率が98%の満足度を誇ります。ユーザー数3、容量5GBのフリープランがあり、0円で利用できるため、試してみるのがおすすめです。

6.DirectCloud-BOX

＜画像出典：DirectCloud-BOX＞

DirectCloud-BOXは、国内企業のセキュリティ要件を満たすクラウドファイル共有サービスです。DirectCloud-BOXの特徴は、下記の通りです。

DirectCloud-BOXはユーザー数に制限がなく、初期費用もかかりません。5つのプランが用意されているので、目的に応じて選べます。

7.Fileforce

＜画像出典：Fileforce＞

Fileforceは、ストレスのない快適な操作性をもつクラウドファイル共有サービスです。Fileforceの特徴は、下記の通りです。

直感的なUIを搭載し、従来のPC操作と変わらない操作性で作業できます。簡単に使いたい方は、Fileforceがおすすめです。

8.MEGA

＜画像出典：MEGA＞

MEGAは、使った容量分だけ請求されるクラウドファイル共有サービスです。MEGAの特徴は、下記の通りです。

MEGAの料金プランは、1TBごとに使用した容量に応じて請求される形式です。先を見越して多めのプランにする必要がないため、常に適切な料金で支払可能です。

9.firestorage

＜画像出典：firestorage＞

firestorageは、個人でも利用できるクラウドファイル共有サービスです。firestorageの特徴は、下記の通りです。

法人向けの専用回線を使用し、高速なアップロードとダウンロードが可能です。不正対策などのセキュリティ対策もされているため、安心して利用できます。

10.SmoothFile

＜画像出典：SmoothFile＞

SmoothFileは、「ASP・SaaS・クラウドアワード」を受賞したクラウドファイル共有サービスです。SmoothFileの特徴は、下記の通りです。

セキュリティに万全の対策を実施しており、第三者機関の定期診断で脆弱性をチェックしています。

関西と北陸にデータセンターを保有し、2拠点でバックアップをしているため、安全性を重視する方におすすめです。

クラウドファイル共有サービスの導入事例

クラウドファイル共有サービスを導入し、業務効率が向上した事例を紹介します。

オリンパス（Olympus Corporation of the Americas）は、新商品をリリースする速度を速めたいと考え、クラウドファイル共有サービスを導入しました。

営業部門では、請求書や契約書などの書類を管理する目的で導入し、顧客とのやりとりに活用しています。クラウドファイル共有サービスを介して顧客と簡単にやりとりできるため、迅速に業務が進められるようになりました。

一方、マーケティング部門は、キャンペーンを実行するための共同作業にクラウドファイル共有サービスを活用しています。業務の効率化が図れ、効果的にキャンペーンを開始できるようになりました。

クラウドファイル共有サービスで集中管理できるようになったため、従業員の生産性向上につながったのです。

クラウドファイル共有サービスを導入して社内外で迅速に業務を遂行しよう

クラウドファイル共有サービスは、クラウド上でファイルの保管や管理をおこない、複数人のユーザーがアクセスできるサービスです。メールやコミュニケーションツールでやりとりする必要がないので、リアルタイムで閲覧や編集ができます。

セキュリティやバックアップも強固なので、自社サーバーから移行するのもおすすめです。クラウドファイル共有サービスの導入で業務効率化を図り、売上向上につなげましょう。

なお、クラウドファイル共有サービスの導入支援ならi-STAFFにお任せください。

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