給与計算代行・アウトソーシングの料金相場とメリット・デメリット

毎月の給与計算は従業員のためにもミスが許されない重要な業務ですが、効率化や正確性を目指す場合は給与計算代行・アウトソーシングがおすすめです。しかし、

「給与計算代行・アウトソーシングは何ができるの？」

「給与計算代行・アウトソーシングの選び方やおすすめ業者を知りたい」

このようにお考えではありませんか。

給与計算代行・アウトソーシングを利用すると高品質な成果を期待できるだけではなく、それまで担当していた従業員がコア業務に集中できるメリットを得られます。

給与計算業務を効率化して生産性を高めたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、給与計算代行・アウトソーシングならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは給与計算だけではなく、幅広い経理業務の代行が可能です。

i-STAFFについては、下記からご確認ください。

　

給与計算代行・アウトソーシングとは？

給与計算代行・アウトソーシングは、毎月の給与計算を専門の業者に依頼することです。給与計算は重要な業務ですが、それ自体は直接売上につながらないノンコア業務です。

従業員数が増えるほど業務は煩雑になり、計算に時間がかかります。ほかの業務も同時に進行すればヒューマンエラーにつながり、修正や是正対応をしなければなりません。

したがって、専門性の高い給与計算代行・アウトソーシングを利用することで、コスト削減や業務効率化を期待できます。

給与計算代行・アウトソーシングに依頼できる業務6つ

給与計算代行・アウトソーシングに依頼できるおもな業務は、下記のとおりです。

経理業務に関する幅広い業務を依頼できるので、自社で困っていることを洗い出してまとめて依頼するのもひとつの方法です。順番にみていきましょう。

【依頼できる業務1】給与計算代行

給与計算代行業務は、自社に代わって給与計算を実施してくれるサービスです。毎月のタイムカードや勤怠管理システムによるデータをもとに、給与計算をします。

固定給や職務給はもちろん、毎月変動する下記の項目も計算に含まれます。

従業員数が多かったり月や従業員によって残業がバラバラだったりする場合は、特にうれしいサービスです。なお、業者によっては給与明細の作成や印刷、封入などのサービスも実施しています。

【依頼できる業務2】記帳代行

給与計算代行・アウトソーシングでは、記帳代行サービスを実施している場合もあります。領収書や請求書などの書類を仕訳し、会計ソフトに入力します。

記帳業務も経理部門では時間がかかる代表的な業務のため、代行してもらうことで業務効率化が可能です。

なお、記帳については下記の記事で紹介しています。具体的な記帳のやり方や注意点でお悩みの方は、ぜひご一読ください。

＞記帳とは？する意味とやり方・会計における注意点をわかりやすく解説

また、記帳代行については下記の記事で紹介しています。記帳代行でできることや依頼するメリットを知りたい方は、こちらもご覧ください。

＞記帳代行とは？料金相場・仕事内容とメリット・デメリット

【依頼できる業務3】年末調整代行

毎月の給与だけではなく、年に1回行われる年末調整も代行してもらえます。年末調整は経理部門の業務でも、特に手間がかかる業務です。

給与の源泉徴収額と本来の税額を調整し、従業員それぞれの納税額を確定します。また、関連する下記の業務も代行可能です。

毎月の給与計算業務は自社で行っていても、年末調整のみ給与計算代行・アウトソーシングに依頼するケースもみられます。ただし、税務申告には税理士の資格が必要なため、給与計算代行・アウトソーシングに依頼する場合は必ず確認しておきましょう。

【依頼できる業務4】請求書発行代行

給与計算代行・アウトソーシングのなかには、請求書の発行を代行してくれるサービスもあります。請求データをもとに取引先への請求書を作成し、封入・発送まで対応します。

また、オフラインだけではなくオンラインでの対応も可能です。なお、オプションで請求書発行後に、入金管理サービスも可能な業者があります。

【依頼できる業務5】振込・支払代行

給与計算代行・アウトソーシングに依頼できる業務のひとつに、振込・支払代行サービスもあります。

給与の振込や各種支払業務を代行するため、給与計算からワンストップで依頼することで、業務効率の大幅な改善が可能です。また、税金の納付を代行するサービスもあります。

【依頼できる業務6】住民税更新代行

住民税の更新も給与計算代行・アウトソーシングに依頼可能です。住民税は前年度の所得をもとに決定され、毎年6月から複数回に分けて支払います。

また、住民税は市区町村や都道府県とのやりとりがあり、膨大な数の紙書類を取り扱います。つまり、毎年5月から6月にかけて住民税に関する業務が発生するのです。

瞬間的に従業員の負担が増大するため、年末調整と同様にスポットで給与計算代行・アウトソーシングに依頼するケースがみられます。

給与計算代行・アウトソーシングのメリット5つ

給与計算代行・アウトソーシングに依頼するメリットは、下記のとおりです。

特に、繁忙期にのみ依頼することで変動費として扱えるため、無駄な経費を抑えられます。ひとつずつみてみましょう。

【メリット1】コスト削減による利益向上につながる

給与計算代行・アウトソーシングに依頼する大きなメリットは、コストの削減です。自社で業務を行う場合は、従業員の人件費がかかり、状況によっては残業で対応したり新しい従業員を雇ったりする必要があります。

残業代は通常の給与よりも割増で支払う必要があり、新しい従業員を雇うためには採用費や教育費をかけなければなりません。一般的に給与計算代行・アウトソーシングに依頼する場合は、自社で対応する場合より費用を安価に抑えられ、利益向上につながります。

【メリット2】繁忙期にのみ依頼することで人的リソースの最適化ができる

給与計算代行・アウトソーシングは繁忙期のみにスポットで依頼できるため、人材リソースを無駄にしません。従業員を新たに雇うと、閑散期にリソースを余らせてしまい「仕事がない」といった事態に陥る恐れがあります。

たとえば、下記の時期は経理部門でも特に忙しいとされるタイミングです。

人的リソースを最適化できれば、コスト削減にもつながるため「人を雇うには至らず、残業で対応している」企業は給与計算代行・アウトソーシングの導入を検討してみましょう。

【メリット3】コア業務に集中でき生産性向上を図れる

給与計算代行・アウトソーシングを活用することで、それまで担当していた従業員のリソースが空き、ほかのコア業務に集中できます。多くの企業は給与計算のみに人材を用意することはなく、ほかの業務と兼任している場合がほとんどです。

そのため、給与計算に時間がかかるほどコア業務が停滞し、売上に影響を及ぼす恐れがあります。給与計算代行・アウトソーシングに給与計算を依頼することで、従業員がコア業務に集中でき、生産性向上や利益向上を図れます。

【メリット4】法改正の対応がスムーズで工数がかからない

自社で法令に関する専門家がいない場合は、給与計算代行・アウトソーシングに依頼することでスムーズな対応が可能です。税制や社会保障関連の法令は、毎年のように改正されています。

なにがどう変わったのかを正確に把握し、瞬時に対応することは専門家がいない限り簡単ではありません。給与計算代行・アウトソーシングは法改正の情報を即座に把握し、業務に反映してくれます。

自社で対応する必要がなくなるため、法改正に対する従業員の負担が軽減されます。

【メリット5】高品質な成果を期待でき不正やミスの対策になる

給与計算代行・アウトソーシングは給与計算業務のエキスパートなため、成果物は高い品質で提供されます。給与計算は残業や社会保険料、税金が関わるため従業員の負担が大きく、ミスや不正につながりかねません。

しかし、給与計算代行・アウトソーシングは一般的に多くの実績があり、ミスを防止できる体制やノウハウをもっています。給与計算に関する不正やミスは従業員の不信感につながり、訴訟まで発展してしまうと会社全体の信用を失いかねません。

従業員の負担増大が懸念される場合は、ミスを誘発する前に給与計算代行・アウトソーシングの活用を検討しましょう。

給与計算代行・アウトソーシングのデメリット2つ

給与計算代行・アウトソーシングに依頼するデメリットは、下記のとおりです。

特に、情報漏えいのリスクは、業務をアウトソーシングする場合に必ずつきまとう問題です。対策も含めてしっかりと確認しておきましょう。

【デメリット1】ノウハウが蓄積できない

給与計算代行・アウトソーシングを活用することで、給与計算に関連するノウハウを自社に蓄積できません。給与計算代行・アウトソーシングに依頼すると自社で給与計算業務を行わなくなるため、効率的なやり方や給与計算ソフトの使い方などに適応できなくなります。

緊急対応を社内で行う必要性に迫られた場合や、何らかの理由でアウトソーシングを中止する場合にスムーズな対応ができず、業務に遅れが発生しかねません。業者と情報共有を密にしたり、一部の業務を自社に残したりして、緊急時にも対応できるようにしましょう。

【デメリット2】情報漏えいのリスクがある

給与計算代行・アウトソーシングの活用は、自社のデータを社外へ持ち出すことに他なりません。自社の手を離れることでコントロールできなくなるため、情報漏えいのリスクが高まります。

少しでも情報漏えいのリスクを低減するために、ウイルスソフトや教育など業者のセキュリティ体制を確認しておきましょう。特に、プライバシーマークの取得はセキュリティリテラシーが高い証明になるため、セキュリティ体制の目安にできます。

給与計算代行・アウトソーシングの料金相場

給与計算代行・アウトソーシングの利用は、一般的に下記の料金がかかり、従業員50人程度の企業で5〜6万円ほどかかります。

初期費用と基本利用料金は固定の場合が多いですが、1人あたりの料金は人数によって変動するケースもみられます。従業員数が多ければ総額はかかりますが、1人あたりの料金は安くなる傾向にあります。

また、初期費用と基本利用料金は無料の業者もあるため、比較する際は参考にすることがおすすめです。なお、年末調整や住民税更新などはオプションサービスとして申し込みが必要のため、各業者に確認してみましょう。

給与計算代行・アウトソーシングを検討すべきケース

給与計算代行・アウトソーシングを検討すべきケースとして、下記が挙げられます。

特に、従業員数が多い企業では、給与計算の負担が大きく増大します。担当者を複数にして対応できますが、引き継ぎや連絡に不備があれば確認や修正が必要です。

給与計算代行・アウトソーシングは数百人規模の企業でも依頼できるため、従業員数の多さがネックで担当者の負担が増大している場合は活用を検討しましょう。

給与計算代行・アウトソーシングの選び方

給与計算代行・アウトソーシングを選ぶ際は、下記を参考にしてみてください。

給与計算代行・アウトソーシングのサービスは幅広く、オプションサービスも含めると業者によって大きく異なります。給与計算だけでいいのか、それ以外の付随作業も依頼するのかといった自社に必要なサービスを提供しているかが選定のポイントです。

また、サービス内容によって料金も異なるため、複数企業に見積もりを依頼して比較することをおすすめします。

給与計算代行・アウトソーシングおすすめ3社

おすすめの給与計算代行・アウトソーシングは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を紹介します。

【おすすめ1】i-STAFF

i-STAFFは、採用率1%の優秀な人材がそろうオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。給与計算を始めとした経理に関する業務をサポートします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

特に、オフライン業務はハガキや請求書などの発送業務も対応可能です。その場合は情報漏えいを防ぐため、本社で勤務するスタッフが対応します。無料トライアル期間や返金保証があるため、初めてアウトソーシングする場合におすすめです。

 

【おすすめ2】給与PRO

＜出典：給与PRO＞

給与PROは、幅広い業務をアウトソーシングできる給与計算代行・アウトソーシング業者です。給与計算だけではなく、勤怠管理やWeb給与明細など業務全体を一括でアウトソーシングできます。

給与PROの特徴は、下記のとおりです。

特に、業務効率化に徹底することで、低価格の提供を可能にしています。自社で給与計算した場合と比較して、約45%のコストカットを実現できます。人件費に悩んでいる場合におすすめです。

【おすすめ3】ペイロール

＜出典：ペイロール＞

ペイロールは、大手企業に選ばれ、260社102万人の実績をもつ給与計算代行・アウトソーシング業者です。従来のアウトソーシング業者よりも幅広くカバーするフルスコープ型アウトソーシングサービスを展開しています。

ペイロールの特徴は、下記のとおりです。

特に、ペイロール独自のフルスコープ型アウトソーシングサービスは、従来のアウトソーシングサービスがシステム部分を受託するのに対し、従業員へのアナウンスや問い合わせ対応など「人」が担う部分もカバーします。給与計算業務だけではなく、問い合わせ対応の効率化も図りたい場合におすすめです。

給与計算を効率化して生産性向上につなげよう

給与計算代行・アウトソーシングは、毎月の給与計算を業者に依頼することです。業者によっては給与計算だけではなく、年末調整や住民税の更新も代行してくれます。

コスト削減が期待できるうえ、自社従業員のリソースを確保できるため、コア業務に集中できます。給与計算の負担軽減や生産性向上を図るため、給与計算代行・アウトソーシングの活用を検討しましょう。