タイムトラッキング（時間管理）とは？やり方・おすすめツールを紹介

業務を効率よく遂行するためには、タイムトラッキング（時間管理）が必要不可欠です。しかし、

「タイムトラッキングって具体的に何をするの？」

「タイムトラッキングを効率的に行う方法が知りたい」

このようにお考えではありませんか。

タイムトラッキングを行わず、ただ順番にタスクをこなしていると、思った以上に時間がかかってしまう恐れがあります。また、振り返ってもデータがないため原因を特定できず、次に同じような業務を行うときに同様の時間がかかってしまうのです。

そこで本記事では、タイムトラッキングについてまとめました。

自分が何に時間を使っているのか正確に把握したい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、スケジュールやタスク管理を依頼したい場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFの詳細は、下記から資料をダウンロードのうえご確認ください。

 

タイムトラッキング（時間管理）とは？

タイムトラッキングとは時間管理のことで、どの作業にどれくらいの時間がかかったのか記録し、把握することです。人間は何かのタスクをこなす際に、開始前・実行中・完了などの状態は把握しているものの、時間の認識はかなり曖昧になります。

なぜなら、人間の時間感覚そのものが曖昧だからです。たとえば、業務を行っていると、下記のように感じることはよくあります。

これらは、タスクにかかる時間の見積りが甘い場合に引き起こされます。つまり、タイムトラッキングを実施するということは、時間の見積（＝理想）と実際にかかった時間（＝現実）のギャップを埋めることと言い換えられます。

タイムトラッキングを行うことで適切な量のタスクをスケジューリングでき、ストレスのないワークライフバランスを実現できるのです。

タイムトラッキング（時間管理）の重要性3つ

タイムトラッキングの重要性は、下記のとおりです。

特に、時間を意識せずに業務を行うと、ただダラダラと時間を浪費しかねません。「○時までに終わらせよう」と意識することで、集中して作業できます。ひとつずつみていきましょう。

【重要性1】作業時間を可視化でき、業務効率化につながる

タイムトラッキングを行うことで作業時間を可視化でき、どのタスクにどれくらいの時間がかかったのか明確に把握できます。タスクにかかる時間が把握できれば、時間に対する見積もりの精度が上がり業務効率化につながります。

かかった時間を分析することで、下記のように改善策を検討できるからです。

特に「なぜ時間がかかっているのか」を把握することは、時間管理の第一歩といえます。原因を明確にしないままでは、いつまで経っても業務改善はみられません。

作業時間を記録して可視化するだけで、時間の使い方やタスクに時間がかかる原因など業務効率化に活用できる多くのことがわかります。

【重要性2】時間を意識することで集中力が上がる

時間を意識するだけでタスクに対する集中力が上がり、普段より早く完了できるケースがあります。時間を意識せずにタスクをこなすと、自分では気づかないうちにダラダラと時間をかけてしまいがちです。

たとえば「何か別のことを考えてしまい、気づいたら手が止まっていた」ということもよくあります。ダラダラしてしまうことの原因のひとつに、余裕のある期限が挙げられます。

納期が1週間先のタスクは「あと1週間もあるからゆっくりやろう」と無意識で考えてしまうのです。さらに、人間は納期が翌日で急いでいても「今日いっぱいは時間をかけられる」と、考えてしまいます。

そこで「今から30分間で○○まで終わらせよう」と短い時間で小さな目標を立てると、集中力が高まります。なんとなくタスクを遂行するのではなく、常に時間を意識することが重要です。

【重要性3】充実感によるモチベーション向上が期待できる

タイムトラッキングを実施することでタスクの完了が可視化され、充実感を得られます。タスク完了の充実感は、次のタスクを行ううえでの活力になります。

なぜなら、可視化されていない状態では頭の中でタスクの進捗を思い浮かべますが、可視化されていると終わったタスクがはっきりとわかるからです。「○分で終わらせよう」という目標を達成できればうれしいですし、タイムトラッキングツールを用いた場合は結果がグラフ化されるため、変化も楽しめます。

改善された結果はモチベーションの維持・向上が可能となり、さらなる業務効率化につながります。

タイムトラッキング（時間管理）のやり方5ステップ

タイムトラッキングのやり方は難しくありません。下記の手順を実施することで、効果的なタイムトラッキングが可能です。

タイムトラッキングを始めるためには、現状把握が重要です。現状を把握して目的を設定しなければ、ただ時間を記録するだけの無駄な作業になりかねません。順番にみていきましょう。

【ステップ1】現状を把握する

まずは現状を把握しなければなりません。タイムトラッキングにおける現状把握とは、何にどれぐらい時間を使っているのか把握することです。

そして現状の問題点や課題を確認して、

• タイムトラッキングの目的
• 自分が集中できる時間

を把握しましょう。

よくある間違いは、タイムトラッキングをただ時間計測するだけと考えているケースです。タイムトラッキングは目的を設定して、計測した時間を分析し、業務改善につなげることが重要です。

ただ時間を計測するだけの行動は、タイムトラッキングのための「現状把握」に過ぎません。現状把握で満足しないように、達成したい目的の設定が重要です。

たとえば、目的の例として「特定のルーティンタスクに時間がかかっているので、半分の時間で終わらせる」が挙げられます。正確なデータを取得して、効果の高い目的を設定しましょう。

【ステップ2】タスクを洗い出す

現状把握が終われば、実際にタイムトラッキングを実行する準備を始めます。最初に自分が抱えているタスクをすべて書き出して、可視化しましょう。

脳内で思い浮かべるだけでは、ちょっとしたタスクを忘れてしまったり新しいタスクが舞い込んだときに整理が大変だったりします。

また、タスクを洗い出すのは最初の1回だけです。それ以降はタスクが発生したとき、即座に書き出すように習慣づけておきましょう。

すぐに書き出すために、タスクを書き出す場所をあらかじめ決めておくのがおすすめです。ノート、PCのメモ帳など、どこでもいいのですぐにアクセスできると、抜け漏れの防止にもなります。

さらに、意識するポイントは、タスクの一元管理です。A案件のタスクはPCで管理し、B案件のタスクはノートで管理などとすると、正確なタイムトラッキングが困難です。

【ステップ3】タスクに優先順位をつける

タスクを洗い出したら、それぞれに優先順位を設定しましょう。優先順位を設定しなければ、やりやすいタスクを優先していつまで経っても終わらないタスクが発生する恐れもあります。

優先順位のつけ方に正解はなく、チームや個人で適切な基準を設けるのがおすすめです。最もわかりやすいのは納期です。期限が短いタスクからこなしていくのは、仕事における基本ともいえます。

もうひとつ、考え方としておすすめしたいのは時間管理のマトリクスです。

▼第1領域 緊急度：高 重要度：高	▼第2領域 緊急度：低 重要度：高
▼第3領域 緊急度：高 重要度：低	▼第4領域 緊急度：低 重要度：低

あらゆるタスクを緊急度と重要度の2軸で分類する方法です。緊急度と重要度が高い第1領域におけるタスクを最優先にこなします。

何を優先するかを明確にし、正しい優先順位を設定しましょう。

【ステップ4】タスクの情報を整理してスケジュールに反映する

タスクに優先順位を設定したら、それをもとにしてスケジュールに落とし込みます。その際に、下記のようなタスクに関連する情報を整理してまとめておくと、あとから確認しやすくなるのでおすすめです。

納期を意識したスケジューリングは当然ですが、納期ギリギリに設定すると不測の事態が発生した場合に対応できず、納期遅れとなる恐れがあります。また、毎日ギリギリまでタスクを詰め込んでも、うまくこなせない場合は後ろ倒しになってしまいます。

リソースと時間に余裕をもったスケジューリングを心がけましょう。

なお、スケジュールを設定する際は、できるだけ明確な日付を設定すると効果的です。「週末まで」ではなく「○月○日まで」として、具体的な日付・時間を意識しましょう。

【ステップ5】実行して効果を検証する

実際にタスクを遂行しつつ、タイミングをみて効果を検証しましょう。一般的にタスクはなくならず、完了と新規発生を繰り返すものなので、タスクを遂行しながら効果検証を行わなければなりません。

同時に行うことは大変ですが、それぞれのタスクにかかった時間を把握し、次に活かすことこそがタイムトラッキングの大きな目的です。たとえば、効果検証で下記のような結果が得られます。

何かひとつ新しい発見があれば、次からは業務効率化につながります。時間を記録するだけではなく、必ず目的にあわせた改善を試みましょう。

タイムトラッキング（時間管理）ツール3選

おすすめのタイムトラッキングツールは、下記のとおりです。

タイムトラッキングを手動でやるのは大変です。ツールを活用することで、手間をかけずにタイムトラッキングができます。それぞれの特徴を確認してみましょう。

【ツール1】TimeCrowd

＜出典：TimeCrowd＞

TimeCrowdはチームの時間を見える化し、在宅勤務やテレワークにも対応したタイムトラッキングツールです。ブラウザやアプリから簡単に記録を始められ、レポート機能で自動集計もできます。

TimeCrowdの特徴は、下記のとおりです。

チームで活用すれば、メンバーの状態を共有できます。「誰が何をしているかわからない……」といった状況がなくなり、全体の動きが早くしやすいです。

2週間のお試し期間があるので、タイムトラッキングツールを使ったことがなくても安心して利用できます。

【ツール2】EnkinGT

＜出典：EnkinGT＞

EnkinGTは、タスク管理と工数管理の両方を行えるタイムトラッキングツールです。チームのタスク管理やプロジェクト管理の生産性を向上でき、在宅やオフィスでも利用できます。

EnkinGTの特徴は、下記のとおりです。

運営会社の株式会社ENKINLABは10年近くリモートワークを続けており、EnkinGTは現場の課題を解決するために開発されました。そのため、リモートワークでのタイムトラッキングでお悩みの方におすすめです。

【ツール3】Toggl

＜出典：Toggl＞

Togglは世界中で利用されているタイムトラッキングツールで、国内でも有名な定番ツールです。初期設定では英語で表示されていますが、設定で日本語に変えられます。

Togglの特徴は、下記のとおりです。

5人までのチームなら無料で使用できます。機能面も充実しているため、少人数のプロジェクトにおすすめです。

タイムトラッキング（時間管理）にはオンライン秘書もおすすめ

タイムトラッキングツールを活用することで効率的になりますが、そもそもスケジュールやタスク管理をオンライン秘書に任せてしまうこともひとつの方法です。自分でスケジュール管理をする場合、本来の業務と並行して考えなくてはなりません。

本来の業務が忙しくてスケジュールを反映し忘れては関連部署や取引先に大きな迷惑をかけてしまいますし、スケジュール管理を気にしすぎて本来の業務に遅れが出ては本末転倒です。

さらに、タイムトラッキングツールでは基本的にタイムトラッキングしかできませんが、オンライン秘書の場合は幅広い業務を依頼できます。たとえば、i-STAFFには下記の業務が依頼できます。

さらに、2週間（6時間分）のお試し期間があるうえ、業界唯一の返金保証もついています。スケジュール調整を依頼することに不安がある方やイメージできない方でも、まず試すことが可能です。

i-STAFFにスケジュール管理・タスク管理を依頼したい方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

 

タスクを処理するためにタイムトラッキング（時間管理）が重要

タイムトラッキングは、作業時間を管理・改善し、業務効率化につなげる重要な行動です。今まで作業時間を管理していなかった人は「なぜか思ったより時間がかかってしまった」という経験があるのではないでしょうか。

適切な方法でタイムトラッキングすることで、より効率的に時間を活用できます。ツールやオンライン秘書を活用して、ぜひ時間の使い方を見直してみてください。