庶務とは？事務・総務との違いと業務内容について解説

庶務はおもに事務作業全般を行う業務で、企業でも陰ながら従業員を支える重要な役割をもっています。しかし、

「庶務って具体的にどんな業務を指すの？」

「事務や総務との違いを知りたい」

このようにお考えではありませんか。

庶務の業務を軽視するとほかの業務に影響を与える場合があるため、企業の運営がスムーズに進まない恐れがあります。そこで本記事では、以下を紹介します。

庶務業務の理解を深めることで、バックオフィス業務の効率化につながります。庶務業務を改めて理解し、業務効率化を図りたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、庶務業務をアウトソーシングすることでコア業務に集中できるため、生産性の向上が可能です。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』なら、低価格かつ高品質で庶務業務をアウトソーシングできます。

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庶務とは？

庶務とは、一般的な事務作業を行う仕事です。電話対応や来客対応など業務は多岐にわたりますが、具体的な業務内容は企業や配属部署により大きく異なります。

顧客と積極的にやりとりをする業務ではありませんが、ほかの従業員が効率的に業務を遂行するために欠かせないサポート業務です。

また、庶務業務を「地味な業務」と感じる人もいるかもしれませんが、

• ほかの従業員の役に立てる
• 部署をまたぐケースもあり、人脈が広がる

などの特徴があります。

庶務業務は単なる雑用ではなく、企業全体を支える重要な役割といえます。

庶務の業務内容6つ

庶務の具体的な業務内容は、以下の6つです。

詳しくみていきましょう。

【業務1】電話対応

電話対応は、かかってきた電話の用件をうかがったり、自社担当者へ取り次いだりするのがおもな業務です。自社担当者がスムーズに業務をできるように、電話内容の要点を把握して、正確に伝えなければなりません。

また、取引相手からは「窓口」の役目になるため、企業としての印象を決めかねない重要な役割ともいえます。

【業務2】来客対応

顧客が来社した場合は、庶務担当者が応接室へ案内し、お茶出しをする場合がほとんどです。電話対応と同じく、庶務担当者の対応が顧客の印象を決定するため、丁寧な対応を心がける必要があります。

【業務3】備品・小口金管理

コピー用紙やボールペンなど、備品の発注も庶務が対応します。在庫切れが発生しないように、適切なタイミングで発注しなければなりません。

また、交通費や小売店での備品購入といった、小口金精算をするケースもあります。

【業務4】伝票処理

庶務が対応する業務のひとつに、伝票処理があります。営業部門などから提出された伝票をシステムに入力したり、原本をファイリングしたりします。

ミスをすると大きな損失につながる恐れがあるため、正確性が必要とされる重要な業務です。

【業務5】書類・資料作成

社内に掲示する資料や会議に使われる資料の作成も、庶務の業務です。企業や部署によっては、顧客に提示する資料の作成をサポートするケースもあります。

なお、以下の記事で効率的な資料作成のコツを解説しているので、ぜひご一読ください。

資料作成に時間がかかる理由と効率を上げる6つのポイント

【業務6】郵便物対応

企業から社外、または別の拠点に荷物を発送することも庶務が対応します。配送業者や郵便局に集荷依頼を行ったり、自分で赴いたりします。また、発送伝票の確保も重要な業務です。

庶務と事務・総務の違い

庶務と事務は、ほぼ同じ意味で使われます。企業によって呼び方が異なるだけで、電話対応や資料作成などの業務内容は変わりません。

一方で、庶務と総務には、以下のように明確な違いがあります。

	庶務	総務
配属先	各部門に配属される（営業部、製造部など）	総務部門として独立している（総務部など）
業務内容	各部門のサポート	企業全体に関わる業務

業務内容は両方とも事務作業がメインですが、目的が少し異なります。庶務は営業や製造など配属先部門がスムーズに業務を進行できるように、資料作成や発注業務でサポートします。

一方で、総務は企業全体がスムーズに業務を進行できるように体制や制度を整えます。たとえば、福利厚生や社内イベント、労働時間の改善などです。

したがって、事務作業で各部門を支えるのが庶務、企業全体を支えるのが総務といえます。

庶務に必要なスキル3つ

庶務に必要なスキルは、以下の3つです。

ひとつずつ紹介します。

【スキル1】電話や来客対応などのビジネスマナー

電話や来客対応が多い庶務は、数多くの顧客と接する機会があります。企業の印象に影響を与えるため、最低限のビジネスマナーを身につけなければなりません。

言葉遣いや所作に気を遣い、顧客を嫌な気持ちにさせないように注意しましょう。

【スキル2】コミュニケーション能力

コミュニケーション能力も庶務に求められるスキルのひとつです。電話や来客対応はもちろん、社内のやりとりでも必要とされます。

メッセージを正確に伝えなければミスにつながる恐れがあり、言い方次第では誤解が発生するかもしれません。円滑に業務を進めるためにも重要なスキルです。

【スキル3】パソコンスキル

書類や資料を作成するために、最低限のパソコンスキルが必要です。特にExcelやWord、PowerPointは、多くの企業で使用されています。初歩的なスキルを習得しておけば、スムーズな業務が可能です。

企業における庶務業務の課題

庶務業務は、以下のような課題があります。

庶務で取り扱う書類は、契約書や発注書など紙ベースのものが多くあります。紙の保管は物理的な場所を必要とするうえ、確認に時間が必要です。デジタル化を進めて視認性や検索性を上げることで、業務効率化につながります。

また、庶務を派遣会社に依頼している場合は人材が定着しづらい場合もあり、常に採用コストや教育コストがかかってしまう恐れもあります。

庶務業務をアウトソーシングするという選択肢も

庶務業務は、アウトソーシングするのがおすすめです。自社社員や派遣社員では人件費がかかるうえ、デジタル化を進めることも簡単ではありません。

一方で、アウトソーシング先企業はその分野のエキスパートです。多くのITツールを活用し、効率的な業務を実現しています。

なお、庶務業務のアウトソーシングなら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、高品質な成果を提供できるうえ、幅広い業務に対応しています。

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売上向上のためには庶務業務の効率化が重要

庶務業務は、各部門の業務を遂行しやすくするための事務作業を担当します。業務内容は多岐にわたるため、幅広い業務に対応しなければなりません。

スムーズに対応するためにも業務効率化を図って、売上向上に貢献しましょう。