個人事業主の経理のやり方を初心者向けに解説！代行・自分でやるのはどちらが良い？

個人事業主は、売上につながるコア業務だけではなく、経理のようなバックオフィス業務まで1人でこなさなければなりません。そこで、

「個人事業主として事業を始める予定だけど、どのような業務があるのか知りたい」

「個人事業主の経理を行う方法は？」

このようにお考えではありませんか。経理業務は売上を把握するうえで欠かせない業務です。正確に実施しなければ、所得税の過少申告をしてしまったり税務調査の対象になったりしかねません。

そこで本記事では、下記についてまとめました。

これから個人事業主として活動する方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、経理業務がわからない・経理業務を行う時間がないという場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、経理業務を始めとする幅広い業務をサポートしています。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

個人事業主が行うべき4つの経理業務

個人事業主が行うべき経理業務は、下記のとおりです。

一般的に、行うべき周期こそ違うものの経理業務は定期的に行うものがほとんどです。最終的には年末年始に行う確定申告へとつながるため、日常業務からしっかりと対応していきましょう。順番に紹介します。

【業務1】開業業務

事業を始めるにあたり、税務署に開業届を始めとする書類を提出しましょう。開業届の提出は義務づけられていませんが、屋号を取得できます。屋号でビジネス口座を開設できるため、特別な理由がない限りは開業届を提出しましょう。

開業時に届け出る書類をまとめました。

青色申告承認申請書は、確定申告の際に青色申告をするために必要です。開業届と同時に提出する必要はないのですが、忘れないように同時に提出することをおすすめします。

【業務2】日常業務

日常的にやる経理業務は、金銭のやりとりを帳簿に記録することです。一般的には、Excelや会計ソフトを利用します。具体的に行うのは、下記の業務です。

厳密に毎日やる必要はありませんが、日々の記録を怠ると溜まってしまい、処理が大変になるためできる限り毎日行いましょう。まとめてやると、不備があった場合や計算が合わない場合、手直しに多くの時間が必要です。

確定申告前に慌てて行って疲弊する人も多いので、毎日時間を作って取り組みましょう。

【業務3】月次業務

月次業務として行うのは、取引先への請求や入金確認、振込などです。書類の作成に時間を要することが多く、「月末は忙しい」という意見を聞くのも書類関係の業務が多いからと考えられます。

また、従業員を雇用している場合は、給与計算に伴う業務も必要です。経営状態を正確に判断するためには、月単位の期間で確認することも重要です。試算表を活用して把握し、的確な経営判断を下しましょう。

【業務4】年次業務

1年単位で行う業務もあり、それらは基本的に年末年始に行います。なぜなら、法人とは異なり、個人事業主の事業年度は1月1日から12月31日と決められているからです。

具体的に行う業務は、下記のとおりです。

さらに、従業員を雇用している場合は、年末調整や給与支払報告書の作成も必要です。1年に1回の業務ということもあり、手間のかかる業務が多く見られます。

日々の経理業務をため込んでしまうとなかなか終わらず、本来の業務に支障をきたす恐れもあります。そのため、やはり常日頃から経理業務を実施することが重要です。

個人事業主の経理のやり方3つ

個人事業主が経理を行うためには、3つの方法があります。

会計ソフトを活用するのが一般的ですが、完全に経理業務を切り離したい場合は外注もおすすめです。それぞれのやり方を見ていきましょう。

【やり方1】Excel

Excelを活用して、経理業務を進める方法があります。Excelは使用経験のある人が多く、操作方法に抵抗なく始められるのがメリットです。また、関数を組めば数値を入力するだけで計算できることや、もともと導入している人が多いため追加費用がかかりにくい点も強みと言えます。

ただし、そもそも経理業務に向けて開発されたわけではありません。汎用性が高い反面、経理に特化しているわけではなく、使いにくい点も多いです。

たとえば、Excelを活用する場合は、転記作業が必要になってきます。経理業務では複数の帳簿を作る必要があり、Excelではそれぞれの帳簿にデータを入力しなければなりません。帳簿作成が煩雑化し、ミスも発生しやすいです。

そのため、どうしてもExcelを使わなければならない理由がない限りは、あまりおすすめできません。

【やり方2】会計ソフト

現状、会計ソフトの使用が個人事業主の経理業務として、一般的な方法のひとつです。会計ソフトは、経理業務に特化したツールで、Excelより効率的に帳簿作成を行えます。

たとえば、先ほども例に挙げた転記作業は不要です。会計ソフトに仕訳入力を行えば、複数の帳簿に自動で反映されます。

さらに、会計ソフトは、決算や確定申告に必要な書類を自動で作成可能です。難しい専門知識がなくても、簡単に作成できます。

また、クレジットカードや銀行口座を連携すると、仕訳入力の自動化も可能です。このように、経理に割く工数を削減できるため、本来の業務にリソースを多く割り当てられます。

なお、会計ソフトには買い切りのタイプと月額利用のタイプがあります。どちらも比較的安価のため、個人事業主を始めたばかりでも導入しやすい点もうれしいポイントです。

【やり方3】外注

経理業務はそもそも売上に直結しないノンコア業務で、手間がかかるため本業に専念できない恐れがあります。本業に専念するためには、外注するのもひとつの方法です。

経理業務の外注業者は経理のエキスパートなので、安心して本業に専念できます。費用はかかるものの、空いたリソースを活用することで売上増も不可能ではありません。

外注先は、税理士やオンライン秘書が挙げられます。ただし、税務処理は税理士でないと行えないため、外注先が依頼する業務に対応できるか確認しましょう。なかには、税理士が所属するオンライン秘書もあるため、確認を怠ってはいけません。

日々の領収書整理が面倒な人、会計ソフトに入力する時間や確定申告を申請する時間が惜しい人におすすめの方法です。

個人事業主が経理を自分で行うメリット・デメリット

個人事業主が経理を自分で行う際のメリットとデメリットを紹介します。

メリット

まず、個人事業主が経理を自分で行うメリットを紹介します。

正確な経理業務を行うためには、正確な知識や高いスキルが必要です。それらはもちろん、勉強しなければ身につきません。たとえば、メリットの多い青色申告をするためには、複式簿記での記帳方法を学ぶ必要があります。

そのため、自分で経理業務を行うことで経理に関する知識やスキルを身につけられるのです。

また、節約志向が身につく点も重要です。事業で使用した費用や取引先からの収入、それに対する税金などをシビアに考えられるように意識が変わります。

なんとなく使っていた経費を見直すきっかけになったり、ふるさと納税のように個人事業主になる前には意識していなかった手法を使用するきっかけにもなったりします。したがって、無駄な経費を使わない堅実な事業経営の実現が可能です。

デメリット

経理を自分で行うデメリットは、下記のとおりです。

経理業務は時間のかかる業務なので、その分リソースが必要です。当然、時間を使えば使うほど、本業に使用できるリソースは少なくなります。特に、領収証の整理をため込んでしまうと、数時間から数日を経理業務に費やしかねません。

時間がかかるうえミスにつながるリスクも高まり、間違いに気づかずに確定申告してしまう恐れもあります。

また、資金の使い方が消極的になり、ビジネスの発展に影響を与えます。節税や経費削減を意識しすぎると、投資によるチャレンジができなくなりかねません。節税や経費削減で利益増は図れますが、節税や経費削減には限度があります。

一方で、売上増には理論上の限度はなく、投資の考え方が重要です。そのため、投資を渋ってしまえば事業は現状維持にとどまり、成長する機会を逃してしまいます。

個人事業主が経理を外注するメリット・デメリット

個人事業主が経理を外注する際のメリットとデメリットを紹介します。

メリット

個人事業主が経理を外注するメリットは、下記のとおりです。

経理業務を依頼することで、個人事業主は営業と本業にコミットできます。特に、確定申告には期限があり、基本的に延長はできません。

思ったように進まなければ、本業や睡眠時間を削って対応することになりかねません。したがって、本業が忙しくて日々の経理ができない場合は、外注の検討がおすすめです。

また、経理業務は難しい業務なので、詳しい人がまわりにいないことも多いです。そのため、わからないことがあっても相談できない場合があります。

そもそも、税務関連は税理士の資格を持つ人でなければアドバイスができないため、外注先に有資格者がいれば困りごとや疑問点を相談できます。

特に、経費の相談ができる点は個人事業主にとって大きなメリットです。何を経費にできるのかは、個人事業主にとって尽きない悩みのひとつです。

領収証の整理からすべて任せる場合もありますが、しっかりと把握していれば普段の支払から経費を意識できるようになります。

デメリット

個人事業主が経理を外注する際のデメリットは、下記のとおりです。

経理業務を外注する場合、外注先との定期的なコミュニケーションが欠かせません。基本的に外注先の担当者は選べないため、性格が合わない場合もあります。

業務自体に不満はなくても、コミュニケーションが上手くいかなければストレスを感じる恐れがあります。そのため、事前に窓口担当者としっかり打ち合わせをしたり、Webサイトで実績や評判を確認したりするのがおすすめです。

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なお、下記の記事でi-STAFFの評判と口コミをまとめました。i-STAFFの導入を検討している方は、あわせてご一読ください。　

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

経理業務を理解して自分に合った方法を選ぼう

経理業務は売上に直結しないノンコア業務ですが、事業の運営状況を把握するために欠かせない業務です。本来の業務が忙しいからといっても、おろそかにするわけにはいきません。

経理業務を効率化するためには会計ソフトの導入、完全に切り離す場合は外注がおすすめです。自分に合った方法を考えて、適切な方法を導入しましょう。