事務作業を効率化する方法7選！成功事例とおすすめツールを紹介

事務作業はどの企業でも必要な業務のため、効率化できれば大きくリソースを確保できます。

しかし、

「具体的にどうやって事務作業を効率化すればいいかわからない」

「効率化できるツールを知りたい」

このようにお考えではありませんか。

事務作業は方法が確立されていることが多く、非効率的な方法がそのままになっている場合もあります。長期間見直しされていない場合は、大きく効率化できるチャンスです。

そこで本記事では、下記を紹介します。

事務作業に時間がかかって困っている場合は、ぜひ最後までお読みください。

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事務作業を効率化する4つのメリット

事務作業を効率化するメリットは、下記のとおりです。

事務作業を効率化すると担当者の負担が軽減されるため、従業員のモチベーションアップにつながります。やる気に満ち溢れた従業員は、パフォーマンスの向上が見られる場合もあります。順番に見ていきましょう。

【メリット1】生産性向上により売上アップにつながる

事務作業を効率化することで、生産性が向上します。事務作業の効率化で空いたリソースを、コア業務に使用できるからです。コア業務とは、売り上げに直接つながる業務のことです。多くの場合、事務作業は売上に直結しないノンコア業務とされ、できる限り効率化するべきとされています。

たとえば、受発注を紙の資料で行っていて、データ化するために手作業で転記するケースがあります。取引件数が多いほど手間は増大し、場合によっては膨大な時間が必要です。しかし、効率化ツールを活用すると数分で終わるケースもよく見られます。空いた時間をコア業務にあてることで、売上アップが可能です。

【メリット2】従業員のパフォーマンスが向上する

一般的に従業員のパフォーマンスを高めるためには、モチベーションのアップが欠かせません。従業員のモチベーションは、業務内容によって大きく左右されます。

たとえば、従業員の負担が大きく残業や休日出勤で対応しなければならない場合は、従業員のモチベーションアップは困難です。そこで効率化をすれば業務にかかる時間が短縮され、残業や休日出勤をすることなく完了できます。特に、若年層に対しては単純な給与ではなく、ワークライフバランスが重要です。

従業員のモチベーションがアップすればパフォーマンスの向上につながり、より高い成果を期待できます。

【メリット3】コスト削減を図れる

業務効率化に成功すると従業員の負担が軽減し、残業や休日出勤がなくなるため、人件費を抑えられます。企業の利益を最大化するためには、売上アップとコスト削減が重要です。事務作業を効率化すると、その両方を実現できる可能性があります。

事務作業の効率化は個人レベルでできるものや、企業が一丸となって取り組むものなど、多くの方法があります。アウトソーシングやツールの導入は費用がかかるものの、長期的な視点で考えるとコストを抑えられるため、積極的に導入を検討するのがおすすめです。

【メリット4】ヒューマンエラーの低減につながる

事務作業は、作業自体が単純でも総数が多かったり、そもそものフローが複雑で手間がかかったりするものも多いです。そのような業務を何度も繰り返していると、業務の煩雑さからヒューマンエラーが発生しかねません。

業務効率化でフローを簡単にしたり回数が減ったりすると、それに比例してヒューマンエラーの数も減少する傾向にあります。ヒューマンエラーで商品やサービスに不良が発生すると、社会的な信頼度にも影響を与えるため、業務効率化を進めるのが得策です。

事務作業を効率化する7つの方法

事務作業を効率化する方法は、下記のとおりです。

事務作業を効率化するためには、担当者個人のレベルアップと企業によるサポートが欠かせません。従業員には勉強会やセミナーを開催し、並行して業務そのものを改善できるように進めましょう。順番に紹介します。

【方法1】身の回りを整理整頓する

まずは、従業員の身の回りを整理整頓するところから始めましょう。事務作業は基本的にデスクワークなので、一般的に担当者には固定のデスクがあります。

固定のデスクは、従業員が使いやすいようにカスタマイズできる反面、従業員によっては散らかしてしまう人もいます。デスクが散らかっていては集中力が続かず、必要以上に時間がかかってしまう場合も多いです。

また、デスクだけではなく、パソコンのなかも整理整頓しましょう。パソコンのデスクトップ画面にファイルやショートカットをたくさん配置してしまうと、探すだけでも時間がかかります。そのため、デスクとパソコンの両面から整理整頓を進めるのがおすすめです。

【方法2】タスク管理を徹底して優先度を決める

複数の作業を同時並行で進めていると、もう一方のタスクが気にかかりスムーズに作業ができない場合もあります。基本的にはマルチタスクで処理するのではなく、シングルタスクで1つずつ処理するのがおすすめです。

また、シングルタスクで進めていても、そもそもの優先度が適切でなければ効率的に進められません。たとえば、タスクAを完了させなければできないタスクBがあったとします。タスクBを途中まで進めてタスクAに戻り、タスクAを完了させてタスクBに戻るのは非効率的です。

タスクの内容を確認し、優先度を決めることで効率的に業務を進められます。

【方法3】パソコンスキルの向上を図る

事務作業をこなすだけなら一般的なパソコンスキルがあれば十分ですが、効率化を図るなら、それ以上のパソコンスキルを習得するのがおすすめです。パソコンには多くのテクニックがあり、上手に使いこなすと業務スピードがアップします。

たとえば、普段マウスを使う操作でも、キーボードショートカットを活用すると時間短縮につながります。基本的なキーボードショートカットの例として、コピー&ペーストが挙げられます。キーボードショートカットでは「Ctrl+C」でコピー、「Ctrl+V」でペーストが可能です。

ツールによっては独自のショートカットがたくさんあり、よく使うものだけでも覚えておけば業務効率化につながります。さらにパソコンに関連する内容でいうと、頻繁にメール確認するのをやめたり、紙の書類や資料をデジタル化したりすることも効率化の手段として有効です。

【方法4】業務を見直す

できる限り大きな効果を得たい場合は、業務の見直しもおすすめです。

特に、事務作業は昔から同じ方法で行っている場合が多く、業務を見直すことで効率化を実現できる場合があります。そのためには今行っている方法を当たり前と思わず、多角的な観点から問題点を洗い出さなければなりません。

しっかりと業務を見直すと、そもそも不要な業務だったり別の業務と統合できたりする場合があります。昔からある業務こそ固定観念にとらわれず、定期的に見直しましょう。

【方法5】業務マニュアルを整備する

業務マニュアルやフローチャートがない場合は、しっかりと整備しましょう。マニュアルとは一般的に「その業務をまったく知らない人でもマニュアルどおりにやれば同じ成果が出る」と言う教科書的なものです。また、マニュアルどおりに作業することで、ミスの発生も防げます。

マニュアルが丁寧に作られていれば、理解がスムーズになり、効率的に業務を進められます。ただし、マニュアルは絶対的なものではないため、定期的に見直してよりわかりやすくなるようにブラッシュアップすることが重要です。

【方法6】ルーティン業務を自動化する

事務作業には方法が決められた定型業務や、決められたタイミングで行われるルーティン業務が多いです。一般的にこのような作業は判断業務が伴わず、機械的に進められます。

一方で、時間がかかることも多く、担当者が手作業で対応していては非効率的です。そこで、業務の自動化がおすすめです。

自動化ツールを活用することで、今まで手作業で行っていたことをパソコンが自動でこなしてくれます。数時間かかっていた業務が数分で終わるケースも多いです。特に、近年はAIの発展が目覚ましいため、AIの導入も検討しましょう。

【方法7】アウトソーシングを活用する

自社で効率化を進めるのではなく、他社に依頼するのがアウトソーシングです。自社での効率化はいかに時間短縮するかを考えますが、アウトソーシングは業務そのものを委託するためリソースを丸ごと確保できます。

また、アウトソーシング先企業はその業務のエキスパートなので、自社で行うよりも短時間で済むことが多いです。追加で業務を依頼することで、より効率化が進められます。アウトソーシングしている間は費用がかかりますが、費用以上の大きな効果を得られる可能性が高いです。

事務作業の効率化におすすめのツール3選

事務作業の効率化におすすめのツールは、下記のとおりです。

特に、メールで従業員のコミュニケーションをとっている場合は、チャットツールがおすすめです。チャットツールは関係者だけでグループチャットを作ったり、データの送受信をしたりできるので、効率化やコミュニケーションの活性化にもつながります。順番に見ていきましょう。

【ツール1】チャットツール

チャットツールは、一般的に社内コミュニケーションに活用されます。用途は業務連絡やデータの送受信などさまざまです。また、外部との連絡にも使用可能です。

メールは1日に膨大な数を受信する場合があり、重要なメールを見落としかねません。一方でチャットツールは部門やプロジェクト単位でグループを作れるうえ、メンションをつければ通知が来るため見落とす可能性が低いです。

具体例を挙げると、SlackやChatworkが有名です。コミュニケーションが効率化できれば業務がスムーズに進むうえ、コミュニケーションを活性化することで新たなアイデアの創出にも役立ちます。

【ツール2】RPA

RPA（Robotic Process Automation）は、パソコンの業務を自動化するツールのことです。判断業務を伴わない定型的な業務に活用することで、効率化が図れます。

また、ロボットによる自動化のためミスが発生しないという特徴もあります。さらに、24時間連続で稼働し続けられる点も大きいです。どんなに効率化して優秀な従業員が対応しても、24時間働き続けるのは不可能です。上手に活用できれば、劇的な効率化を実現できます。

【ツール3】AIチャットボット

事務作業の担当者は、従業員からの問い合わせ対応をする場合があります。問い合わせが多くなれば本来やるべき業務が滞り、残業対応となるケースもゼロではありません。

そこでおすすめなのが、AIチャットボットです。AIチャットボットにデータを学習させることで、従業員からの問い合わせに対して最適な回答ができるようになります。

AIが搭載されているため、使い込めば使い込むほど回答の精度が上がり、事務作業担当者の負担は徐々に減少します。問い合わせ対応がなくなれば、本来やるべき業務に専念できるため、業務の効率化が可能です。

事務作業の効率化に成功した事例

＜出典：株式会社コンテンツラボ＞

雑務に追われてコア業務に専念できていなかった株式会社コンテンツラボでは、事務作業を始めとするノンコア業務をアウトソーシングすることで、効率化に成功しました。

請求メールの送付や各種リサーチなどを依頼し、月に30時間以上のリソースを確保しています。アウトソーシングのおかげでコア業務に専念できるようになり、新規顧客の獲得に成功しました。

事務作業の効率化の進め方

事務作業を効率化するためには、下記のステップがおすすめです。

まずは、事務作業の何が問題となっているのか把握しなければなりません。現状把握や問題点の洗い出しができないまま、ツールを導入しても効率化できない恐れがあります。

たとえば「パソコン作業の効率化=自動化」と考えてRPAを導入しても、そもそもの問題点が担当者のパソコンスキルにある場合は、効果が薄いです。むしろ、パソコンが得意ではない担当者にとっては、RPAの使用が負担になる恐れすらあります。

そのため、闇雲にツールを導入するのではなく、「何が問題となっていて、どうすれば解決できるのか」をしっかりと検討しなければなりません。

状況に応じた方法で事務作業の効率化を図ろう

事務作業はどの企業でも行っているため、効率化による効果は大きいです。特に、過去にあまり業務の見直しをしていない場合は、より大きな効果を期待できます。

効率化するためにいくつか方法はありますが、昔から行っている事務作業には、標準化や自動化が有効です。さらに、業務を委託するアウトソーシングを活用すると、従業員のリソースを丸ごと確保できます。

事務作業の何が問題になっているのか明確にすることで、適切な効率化の方法は異なるため、じっくりと洗い出して効率化を図りましょう。

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