大量の書類をデータ化する3つの方法|メリットと注意点も解説します

日々業務をこなしていると書類は溜まり、紙では管理が大変です。

そこで、

「書類が多すぎて、目的の書類がすぐに見つからない」

「ファイリングしたりラベリングしたり、整理が面倒」

このようにお悩みではありませんか。

書類をデータ化すれば、上記の悩みは解決します。一方で、紙の書類を取り扱うと検索や整理に無駄な時間を取られたり、物理的なダメージから書類を閲覧できなくなったりしかねません。

したがって、本記事は、下記についてまとめました。

  • 書類をデータ化するメリット
  • 書類をデータ化する際の注意点
  • 書類をデータ化する方法

書類をデータ化して管理の簡略化や業務効率化を図りたい人は、ぜひ最後までお読みください。

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書類をデータ化するとは?

書類をデータ化するとは?

書類のデータ化とは、紙で作られた書類をPCやスマホといった端末で取り扱えるように、デジタルデータに変換することです。

電子データとして書類を保存することは大きなメリットがあるため、国の「働き方改革」でも推奨されています。そのために法整備も進められており、電子データとして書類を保存するためには「電子帳簿保存法」も把握しなければなりません。

電子帳簿保存法とは「国税関係の書類を電子データとして保存する要件や、電子データを授受したときの保存方法について定めた法律」です。

おもに3つの保存方法について、定められています。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引保存

書類をデータ化するためには、上記の内容を把握しておきましょう。

なお、2022年1月に電子帳簿保存法は改正されました。「2022年1月に電子帳簿保存法が改正!ポイントをわかりやすく解説します」で紹介しているので、ぜひご一読ください。

書類をデータ化する6つのメリット

書類をデータ化する6つのメリット

書類をデータ化すると、下記のメリットが得られます。

  1. 検索しやすいため、目的の書類をすぐに閲覧できる
  2. データで保管するため、簡単に整理できる
  3. 書類を同時に閲覧できるため、情報の共有がスピーディになる
  4. コストが削減できるため、利益向上につながる
  5. セキュリティ対策になるため、安全に管理できる
  6. ペーパーレス化できるため、環境の配慮につながる

特に、データ化した書類はインターネット上で共有できるため、部門や拠点をまたいで情報をすぐに共有でき、ビジネスの加速につながります。順番に見ていきましょう。

【メリット1】検索しやすいため、目的の書類をすぐに閲覧できる

書類をデータ化するメリットのひとつは、検索がしやすくなることです。PCをはじめとするデジタル機器は検索機能が豊富で、さまざまな要素から検索できます。

  • ファイル名
  • 日付
  • ファイル形式

また、ファイル名に取引先や取引金額を入れれば、よりわかりやすくなります。

一方で、紙の書類を保管していると、資料室や専用の保管棚を手作業で探さなければなりません。ファイリングやラベリングが丁寧にされていたとしても、同じような書類群から探すのは骨が折れます。

書類をデータ化して検索しやすくなれば、無駄な時間をかけずに目的の書類をすぐに探し当てられるのです。

【メリット2】データで保管するため、簡単に整理できる

書類をデータ化すると、紙の書類と比較して簡単に整理できるのもメリットのひとつです。電子データではフォーマットにしたがったファイル名を付け、定められたフォルダに格納するだけで整理整頓が完了します。

紙の書類を取り扱う場合は、書類を格納するファイルを購入し、取り出しやすいようにラベルを付けなければなりません。また、取り扱う機会の多い書類は、月や年ごとにファイルを用意する手間もかかります。

さらに、紙の書類を保管していれば、下記の事態も考慮する必要があります。

  • 災害や経年劣化による破損・紛失に対応できない
  • 量が膨大になれば専用のスペースが必要

書類をデータ化して、インターネット上に保存すれば上記の問題は解決できます。加えて、データで保管すると整理に時間をかけずにすむため、ほかの業務に時間をあてられます。

【メリット3】書類を同時に閲覧できるため、情報の共有がスピーディになる

書類をデータ化してインターネット上に保存すると、複数の端末から同時に閲覧できます。つまり、部門や拠点をまたいで、同時に書類を閲覧できるのです。

紙の書類であれば、基本的にひとつの書類を閲覧できるのは一人だけで、ほかの人は待たなければなりません。また、そもそも別の拠点のスタッフと同時に閲覧することは、ほぼ不可能です。

書類をデータ化すると複数人、複数拠点で同時に閲覧できるほか、インターネットに接続されている環境であれば外出先からも閲覧できます。そのため、情報の共有が簡単かつスピーディになり、業務をスムーズに進められます。

ひいてはビジネスの成長もスピーディになるため、書類のデータ化が重要なのです。

【メリット4】コストが削減できるため、利益向上につながる

紙の書類をデータ化することで、コストが削減できる点もメリットのひとつです。紙の書類を保管するためには、維持コストがかかります。

たとえば、下記の項目です。

  • プリンターの導入費、維持費(用紙・トナー・メンテナンス)
  • 郵送費
  • 管理費(備品の購入)
  • 廃棄費
  • 上記にかかわる人件費

特に、人件費は軽視できず、書類の量が多い場合は専任のスタッフを雇うケースも考える必要があります。

一方で、書類をデータ化すれば保管する場所はPCやインターネット上なので、管理費はほぼかかりません。

コピーや送付、廃棄も費用がかからないため大幅にコストが削減でき、企業の利益向上につながります。

【メリット5】セキュリティ対策になるため、安全に管理できる

セキュリティ対策を強化できる点も、書類をデータ化するメリットのひとつです。データ化できれば、情報漏えいや紛失といったセキュリティ事故を防げるからです。

たとえば、ネットワーク上の保管場所やファイルごとにアクセス制限を設定すると、誰でも見られる状態を回避できます。

また、バックアップを取っておけば、PCにトラブルがあっても安心です。さらに、インターネット上に保管してあれば、PCごとにバックアップを取る必要すらありません。

しかし、紙の書類は基本的に誰でも持ち出せてしまううえ、置き忘れといったトラブルも考えられます。

したがって、書類をデータ化すると安全に管理できるため、セキュリティ事故にあうリスクを低減できるのです。

【メリット6】ペーパーレス化できるため、環境の配慮につながる

書類をデータ化するメリットのひとつとして、ペーパーレス化が挙げられます。紙の資源を使わなくなるペーパーレス化は、地球環境の配慮につながり、国も推進している政策です。

ペーパーレス化の推進は、持続可能な社会の取り組みにつながり、社会的な評価が高まります。また、消費者のエシカル消費(倫理的な購買行動)に対応できるうえ、ESG投資(環境・社会・企業統治に配慮している企業におこなわれる投資)を受けられる可能性もあります。

書類をデータ化する際の注意点3つ

書類をデータ化する際の注意点3つ

書類をデータ化する際には、下記の注意点も考慮しなければなりません。

  1. データ化する作業に手間がかかる
  2. 書類の全容がわかりづらい
  3. 書類に書き込みしづらい

特にPCやスマホで書類を閲覧すると、書類全体が表示されなかったり、文字が小さくて読めなかったりします。ひとつずつ紹介します。

【注意点1】データ化する作業に手間がかかる

書類をデータ化する際、手間がかかる点に注意が必要です。新しい運用方法を導入するため、どうしても慣れるまでに時間や労力がかかります。

場合によっては、一時的に生産性が低下する恐れも考えなくてはなりません。また、スタッフ全員がファイル名のフォーマットや保管場所に慣れるまでは、時間がかかるケースもあります。

導入がうまくいけば、以降のデータ化は問題ありませんが、過去の書類をデータ化する際に大きな時間と労力が必要です。書類によっては留め具になっている針やクリップを外して、1枚ずつスキャン・保存といった対応をしなければなりません。

ポイントはすべてをデータ化するのではなく、再度書類を見直して不要なものは廃棄することです。保管した当時は必要でも、現状不要になっている書類があるかもしれないため、取捨選択をすることで時間短縮につながります。

【注意点2】書類の全容がわかりづらい

書類のデータ化をするうえで、書類の全容がわかりづらいという注意点があります。さまざまなメリットがある書類のデータ化ですが、一般的に可読性や視認性の高さは紙の書類が優れていると言われています。

たとえば、下記の状況です。

  • 複数ページの書類をざっと見るときは、パラパラとめくる紙のほうが見やすい
  • PCモニターに書類全体を表示すると、文字が小さくて見づらい
  • PCで操作すると、拡大・縮小やページめくりがわずらわしい

データ化した書類がPDFであれば、PDFリーダーを導入することで改善できる場合もあります。また、タブレットを活用すれば、PCやスマホより見やすくなっています。

  • PCより直感的に操作できるため、わずらわしさがない
  • スマホより画面が大きいため、見やすい

少し工夫をするだけでも書類が見やすくなるため、ぜひ試してみてください。

【注意点3】書類に書き込みしづらい

データ化した書類に直接書き込みしづらい点も、紙の資料にはない注意点です。紙の資料はボールペンやマーカーペンで気軽に書き込みできるため、アイデアや提案を瞬時に書き込みできます。

しかし、データ化した書類は気軽に書き込みできません。テキストエディタを起動してタイピングでメモできますが、とっさに書き込みできる瞬発力は紙の書類に劣ります。

ただし、タブレットとスタイラスペンを活用すれば、この問題は解決できます。PDFファイルを読み込んで、タブレット上に直接ペンを走らせるため、紙の資料とよく似た感覚で書き込みが可能です。書き心地も紙と似ているため、ストレスなく書き込みができます。

書類をデータ化する3つの方法

書類をデータ化する3つの方法

書類をデータ化するためには、3つの方法があります。

  1. 複合機やスマホでスキャンする
  2. OCRを使用してテキストデータにする
  3. 外部業者に委託する

特に、OCRを活用すると手書きの文字も認識してテキストデータに変換できるため、より柔軟に電子データを取り扱えます。ひとつずつ見ていきましょう。

【方法1】複合機やスマホでスキャンする

書類をデータ化する方法のひとつは、複合機やスマホでスキャンする方法です。複合機やスマホに保存されたデータはSDカードを使って移動できますが、ネットワークに接続すると保存場所を指定でき、より便利に利用できます。

複合機を利用する場合は、書類をセットして実行するだけです。忘れずにファイル名を変更して、定められたフォルダに格納しましょう。

スマホでスキャンする場合は、専用のアプリやデフォルトで搭載されている機能を利用します。その場でコメントを挿入したり、ほかの人と共有できたりするので、手軽に利用可能です。

また、外出が多い人向けにモバイル用のスキャナもあるため、必要であれば導入するのもおすすめです。

【方法2】OCRを使用してテキストデータにする

書類をデータ化する方法として、OCRの活用も挙げられます。OCRとは、PDFや画像の文字を認識して、テキストデータに変換できる技術のことです。

OCRは、PCで印刷された文字だけではなく、手書きの文字にも対応しています。ただし、文字や書類の状態が悪い場合は認識率が低下するため、万能ではない点に注意が必要です。

【方法3】外部業者に委託する

書類をデータ化するなら、外部業者に委託するのもひとつの方法です。特に、膨大な過去の書類をデータ化する場合に便利で、自社スタッフのリソースを割く必要はありません。

さらに、下記のような状況なら、外部業者に委託したほうが効率的です。

  • 書類が多すぎて、時間がかかる
  • 書類を保管している場所と複合機に距離があって、書類の持ち運びが大変
  • 読み取ったデータの品質が悪い

適切な業者に委託できれば工数が削減できるうえ、確認しやすい綺麗な状態でデータ化してくれます。

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書類のデータ化を進めて業務効率化を図ろう

書類のデータ化を進めて業務効率化を図ろう

書類のデータ化は難しくないうえ、多くのメリットがあります。電子帳簿保存法を把握して、できるだけ電子データで保存するのがおすすめです。

ただし、書類の取り回しやすさは、紙の状態のほうが優秀と言えます。現在は、タブレットとスタイラスペンが登場したため、取り回しやすさも工夫次第で紙の書類に近づけるようになりました。

過去の書類は外部業者に委託し、これからの書類はスキャンするなどして書類のデータ化を進めましょう。検索や情報共有がスピーディになるため、業務効率化につながります。

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