中小企業こそ総務アウトソーシングを利用すべき！その理由とおすすめサービスを紹介

中小企業で各部署に十分な人材がいない場合は、総務アウトソーシングがおすすめです。しかし、

「総務アウトソーシングに依頼するメリットは？」

「おすすめの総務アウトソーシングを知りたい」

このようにお考えではありませんか。新しい人材を採用できず、現担当者の負担が増えると、離職を引き起こしかねません。

そこで本記事では、下記を紹介します。

総務の負担が大きいとお悩みの中小企業の方は、ぜひ最後までお読みください。

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中小企業が抱える総務の課題

中小企業では総務において下記の課題を抱えているケースが多いです。

特に、社長が兼任している場合は大きな損失につながる恐れがあります。事業戦略や経営判断に専念できるように、総務業務を切り離さなければなりません。順番に見ていきましょう。

社長が社長業と総務を兼任している

中小企業では、社長が総務を兼任しているケースが多く見られます。規模が小さいため、専任の総務担当者を置く余裕がないという事情があるからです。しかし、社長業に加えて総務までこなすと、負担が増大し損失につながる恐れがあります。

本来社長は、経営戦略の立案や事業拡大など、事業の成長を促進する業務に専念する必要があります。しかし、総務に時間を取られては満足に社長業ができず、事業の成長を妨げる原因となりかねません。

業務の属人性が高い

総務の仕事は担当者が専任で対応することが多く、属人性が高まります。中小企業では人材が不足していることもあり、属人化が常態化しているケースも多いです。

属人化が発生すると、下記のリスクがあります。

担当者が総務以外の業務も抱えている場合は負担が大きくなり、パフォーマンスの低下につながります。結果としてミスを引き起こしかねません。

また、担当者が不在の場合に業務が滞ります。事前に休暇申請がある場合はともかく、体調不良によって急遽不在になった場合は業務が進みません。それが何日も続くと、全体のワークフローに大きな影響を与えます。

さらに、属人化すると担当者以外は業務の実態がわからないため、何が行われているか把握できません。つまり、不正の温床となる恐れがあるのです。

バックオフィス業務の区分が曖昧

中小企業では人材が不足しているため、総務や経理、人事などのバックオフィス業務全般がしっかり区分されていないケースがあります。担当者の部門が明確になっておらず、総務担当や経理担当ではなく、バックオフィス担当となっている場合です。

バックオフィス業務の区分が曖昧になると、誰がどの業務を担当しているのかわかりづらくなり、場合によっては似たような内容を複数の担当者が対応します。多くの場合、このようなケースは業務をひとつにまとめられるため、ムダな業務として考えられます。

ワークフローも整理されていないので、新しく人材を採用してもうまく引き継ぎできません。結果として業務効率化が進まず、ムダなコストをかけ続けてしまうのです。

中小企業こそ総務アウトソーシングを利用すべき3つの理由

中小企業こそ総務アウトソーシングを利用しましょう。その理由は、下記のとおりです。

中小企業で総務に課題を感じているケースの原因は、多くが人材不足によるものです。ひとつずつ紹介します。

人材不足の解消

中小企業では、慢性的な人材不足に悩んでいるケースがあります。特にバックオフィス業務は優先順位が低くなりやすく、人員配置を後回しにしがちです。総務アウトソーシングを利用することで、人材を確保し、安定した総務を実現できます。

総務アウトソーシングを利用すると、退職のリスクがなくなります。自社の従業員が退職する際は、引き継ぎや新規採用など大きなマンパワーが必要です。しかし、総務アウトソーシングはチームで対応しているため、1人が退職しても大きな問題にはなりません。

人材不足を一気に解消できる点が、中小企業におすすめの理由です。

属人化の解消

業務の属人化は、特定の担当者に業務が集中し、その担当者しか業務内容を理解していない状態です。属人化はできる限り解決すべき事態であり、総務アウトソーシングを利用することで解決できる可能性が高まります。

なぜなら、どの業務を依頼するか明確化する必要があり、一度業務フローを見直さなくてはならないからです。つまり、業務の実態を把握できます。

また、総務アウトソーシングによっては課題の抽出や業務設計を依頼できる場合もあり、第三者の視点から業務を見直してくれます。結果として、業務を標準化でき、属人化の解消が可能です。

業務区分の明確化

中小企業では、総務担当者が経理や人事業務まで対応しているなど、本来の業務範囲を超えて兼任している場合もあります。業務区分が明確になっていなければ各業務の責任の所在が不明確になり、非効率なだけではなく、ミスやトラブルが発生したときの原因究明も困難です。

総務アウトソーシングを活用することで、総務業務はほかの業務と分離できます。経理や人事などほかのバックオフィス業務が曖昧になっている場合は、このタイミングでしっかりと分類するのがおすすめです。

さらに、業務フローを見直したりマニュアルを作成したりして業務を標準化すると、効率化による生産性向上も見込めます。

総務アウトソーシングに依頼できる仕事内容

総務アウトソーシングに依頼できる業務の具体例は、下記のとおりです。

業務内容	概要
オフィス管理	レイアウトの最適化や設備の管理など。また、清掃やメンテナンスの手配を実施し、快適なオフィス環境の維持をサポートする。
電話・メール対応	取次ぎや問い合わせに対する一次対応など、社内外とのコミュニケーションを代行する。
広報	プレスリリースの作成・配信、メディア対応など、広報活動を実施する。
社内イベント	福利厚生イベントや株主総会など社内イベントの企画・運営をサポートする。
文書作成・管理	契約書や報告書の作成、文書の管理・保管業務などを代行する。
備品購入、管理	事務用品や消耗品の購入、在庫管理、発注業務などを代行する。
その他事務作業	データ入力や資料作成、ファイリングなど、さまざまな事務作業を代行する。

総務アウトソーシングによっては、上記のほかにも幅広い業務に対応しています。公式サイトに掲載されていなくても相談できる場合も多いです。

困りごとを明確化していなくても業務設計を提案してくれる場合もあるため、積極的に相談しましょう。

総務アウトソーシングの料金相場

総務アウトソーシングの料金相場は、月額20,000円からが相場です。ただし、依頼する業務内容や規模、対応時間などによって変動します。

たとえば、同じ業務でもマニュアルどおりの対応で済むものであれば比較的安価ですが、臨機応変な対応が求められる場合は高額になるケースがあります。

したがって、多くの総務アウトソーシングは明確な料金を公開していません。

そのため、自社にあった総務アウトソーシングを選ぶためには、複数の業者から見積もりを取って比較検討することが重要です。事前に自社の業務を洗い出し、どの業務を依頼するのか見当を付けておくとスムーズに話が進みます。

中小企業における総務アウトソーシングの選び方

総務アウトソーシングを選ぶ際には、自社のニーズにあったサービスを選ぶことが重要です。そのためにも、下記のポイントに注目しましょう。

自社が必要とする業務を網羅しているか、専門性の高い業務にも対応できるかを確認しましょう。そのためには、自社に必要な業務内容を明確にしたうえで、サービス内容を比較検討することが重要です。

また、提供される業務の品質を見極める必要があります。業務を依頼できても、品質が悪ければ代行する意味がありません。担当者のスキルや経験を確認するのが望ましいですが、難しい場合は企業の実績を参考にしましょう。

費用を確認する際は、単純な金額ではなく費用対効果を確認しましょう。サービス内容と料金のバランスを検討し、得たい成果をしっかりと得られるか判断します。できる限り精密にシミュレーションするのがおすすめです。

場合によっては機密性の高い情報を共有する必要があるため、セキュリティ体制を確認しなければなりません。情報漏えいを防止するためにどのような施策をとっているのか、プライバシーマークを取得しているかなどを確認しましょう。

中小企業におすすめの総務アウトソーシング5選

中小企業におすすめの総務アウトソーシングは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、契約継続率が96％以上の高い満足度を誇るオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。採用率1％の優秀なスタッフが、丁寧にサポートします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

電話やメール対応をはじめ、総務業務全般を幅広く代行します。さらに、経理や人事などのバックオフィス業務もまとめて代行可能です。業務範囲が明確でない場合でもすべて一括で依頼でき、業務負担を軽減しながらリソースを効率的に活用できます。

そのため、バックオフィス業務全般において困りごとがある際におすすめです。

i-STAFFに業務を依頼した企業の口コミ・評判はこちら

ゼロイン

＜出典：ゼロイン＞

ゼロインは、総務・庶務の日常業務や季節業務を幅広く代行する総務アウトソーシングです。専門性不足や人材不足を解消します。

ゼロインの特徴は、下記のとおりです。

業務の可視化や設計を依頼できるため、どの業務を依頼すべきか決まっていなくても問題ありません。効果の高い業務をプロの目から判断してもらうのがおすすめです。

そうけいLab

＜出典：そうけいLab＞

そうけいLabは、総務と経理業務を得意とする総務アウトソーシングです。総務の悩みを解決できる仕組みを提供します。

そうけいLabの特徴は、下記のとおりです。

北海道から沖縄まで、全国約450社以上の総務・経理業務に対応しています。主業務はもちろん、正確で無駄のないコミュニケーションも得意で、日々の業務をスムーズに遂行します。

総務業務プロ

＜出典：総務業務プロ＞

総務業務プロは、人材アウトソーシングの経験が豊富な総務アウトソーシングです。顧客一人ひとりの課題に応じて、コスト削減・業務効率化を図ります。

総務業務プロの特徴は、下記のとおりです。

文書管理や労務管理以外にも、メールの対応やサイト制作など幅広い業務に対応しています。自社の課題を明確化し、問い合わせるのがおすすめです。

FOC

＜出典：FOC＞

FOCは、30年の実績を持つ総務アウトソーシングです。総務のほか、人事や経理などのバックオフィス業務も代行します。

FOCの特徴は、下記のとおりです。

総務に特化した熟練のスタッフが、プロジェクト担当としてサポートします。長年のノウハウを活用し、プロジェクト全体の質を高めます。

人材不足の中小企業はアウトソーシングがおすすめ

中小企業は総務における課題を抱えており、対策しないままでいると事業の妨げとなる恐れがあります。課題の原因は人材不足に起因している場合が多いため、新規採用が難しい場合は総務アウトソーシングを利用しましょう。

総務アウトソーシングをうまく活用すると本来の業務に専念できたり業務を効率化できたりして事業の成長へとつながります。自社の事業が忙しく、具体的な対策を立てられない場合は、総務アウトソーシングの導入を検討してみてください。