書類スキャン代行サービスおすすめ5選！料金相場・選び方を法人向けに解説

紙書類をデータ化する際は、書類スキャン代行サービスがおすすめです。しかし、

「書類スキャン代行サービスの料金相場は？」

「おすすめの書類スキャン代行サービスを知りたい」

このようにお考えではありませんか。自社で大量の書類をスキャンする場合、膨大な時間を浪費しかねません。

そこで本記事では、下記を紹介します。

書類のスキャンにリソースを割いている場合は、ぜひ最後までお読みください。

なお、書類のスキャンを代行するならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。優秀なスタッフが丁寧に業務をサポートします。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

書類スキャン代行サービスとは？

書類スキャン代行サービスとは、企業が保有する紙書類をスキャナーで読み取り、電子データに変換するサービスです。紙書類をデータ化することで、業務効率化やコスト削減を期待できます。

書類スキャン代行サービスは、単にスキャンするだけではありません。顧客の要望に応じたデータ形式での保存や検索しやすいようにファイル名やフォルダを整理するなど、さまざまなサービスを提供しています。

対象となる書類も幅広く、請求書や契約書などさまざまで、紙書類を多く保有している場合におすすめのサービスです。

書類スキャン代行サービスに依頼できる業務

書類スキャン代行サービスは、単に書類をスキャンするだけでなく、さまざまな業務を依頼できます。おもな依頼内容は下記のとおりです。

依頼可能な業務	内容
ADFスキャン	自動読取装置付きのスキャナー。大量の書類を短時間で効率的にスキャンできる。
フラットベッド（手置き）スキャン	原稿を1枚ずつ手動でセットして実施するスキャン方法。おもに、原本の保管状態が良くない場合や特殊なサイズ・素材のものに用いられる。
フォルダ整理	スキャンしたデータを種類や日付ごとに整理してフォルダ分けをする。
ファイル名の変更	ファイル名を指定の規則に基づいて設定する。
画像修正	スキャンした画像の傾きや汚れを修正する。より鮮明な状態にしたい場合に有効。
PDFリンク	スキャンしたPDFにリンクを設定する。
原本処理	預かった原本を「保管・廃棄・原状復帰」のいずれかで処理する。基本的に顧客の要望に従う。
出張スキャン	顧客のオフィスに訪問してスキャンする。外部に持ち出せない書類を処理する場合に有効。

基本的に通常のプランで依頼できるのはスキャンだけで、それ以外の業務はオプションになっているケースが多いです。有料の場合が多いため、自社の最適なプランを明確化しておきましょう。

書類スキャン代行サービスを利用する5つのメリット

書類スキャン代行サービスを利用するメリットは、下記のとおりです。

データ化された書類は、キーワード検索で必要な情報へすぐにアクセスできます。紙書類のように、時間をかけて書類を探し出す必要はありません。順番に見ていきましょう。

コア業務に専念し生産性向上を図れる

書類のスキャンを代行してもらうと、コア業務に専念できます。その結果、生産性向上につながります。

紙書類をデータ化するには、スキャン作業だけでなく、整理やファイリングなど多くの付随作業が必要です。すべての作業を自社で実施する場合、担当者はコア業務に時間を割けないため生産性が低下する恐れもあります。

たとえば、営業担当の従業員が書類のスキャンに時間を取られると、顧客対応の資料作成やアポイント獲得に悪影響を及ぼすかもしれません。営業成績の低下や会社全体の業績悪化につながる恐れがあります。

従業員のモチベーションを維持するためにも、書類のスキャン業務を効率化することが重要です。

閲覧しやすい状態で保存できる

紙書類は保管場所が必要なだけでなく、閲覧する際にも手間がかかります。必要な書類を探すために、大量の書類のなかから探したり保管場所まで移動したりしなければなりません。

書類をスキャンしてデータ化することで、閲覧しやすい状態で保存できます。

さらに、書類スキャン代行サービスは高性能なスキャナーと技術を持っているため、自社でスキャンするよりもより鮮明で高精細なデータを作成できます。たとえば、OCR（光学的文字認識）を活用して、スキャンした内容を画像ではなく文字データとして保管可能です。

データ化された書類は、適切な方法で保管することで、紛失や破損のリスクを軽減できます。バックアップを取っておけば、万が一データが消失した場合でも復元できるので安心です。

検索しやすくなり業務効率化につながる

紙書類をデータ化しておくと、検索機能を活用して目的の書類を素早く見つけられます。

紙のままだと、必要な書類を探すために膨大な時間を費やすことも多いです。しかし、データ化すればキーワード検索や日付検索など、さまざまな方法で効率的に検索できます。

たとえば、顧客名や契約日などの情報が含まれる書類を探したい場合、キーワード検索を使えば該当する書類が瞬時に絞り込めます。紙の書類を保管している場合は、該当の書類を探すために、膨大なファイルのなかから探し出さなくてはなりません。

書類の検索にかかる時間を短縮することで、必要な情報にすぐアクセスできるため、意思決定のスピードアップにつながります。

電子帳簿保存法に対応できる

電子帳簿保存法とは、紙書類のデータ化やその保存について認めた法律です。紙の書類をデータに変換して保存することで原本を破棄でき、保管スペースの削減につながります。

電子帳簿保存法により電子データでの保存が義務化され、企業は対応が求められています。電子帳簿保存法にはいくつかの要件があり、それらを満たさなければなりません。

書類スキャン代行サービスは、電子帳簿保存法の内容を熟知しているため、対応した形式で書類をデータ化します。電子帳簿保存法への対応に困っている場合は、書類スキャン代行サービスを利用するのもおすすめです。

大量の書類を短時間でデータ化できる

書類スキャン代行サービスでは、大量の書類でもまとめて依頼できます。事業の継続年数が長い企業ほど、大量の書類が資料室に眠っているものです。また、日々発生する紙書類の処理に追われている企業にとっても、大きなメリットといえます。

たとえば、数年分の請求書や契約書、人事書類などを一括してデータ化したい場合でも、スムーズに対応可能です。数十万枚の書類にも対応できるケースが多いため、事前に確認してみましょう。

書類スキャン代行サービスの料金相場

書類スキャン代行サービスの料金は、A4サイズ1枚あたり4円からが相場です。ただし、下記のような要素で料金は変動します。

たとえば、自動処理のできるADFスキャンを依頼する場合、「解像度が低い＆白黒」であれば料金はかなり抑えられます。一方で、フラットベッド（手置きスキャン）で「解像度が高く＆カラー」にすると1枚数十円にまで料金が上がります。大判のサイズになれば、数百円することも多いです。

また、ファイルのリネームやPDFのリンクなどオプションをつけると、その分も料金が上がります。

単純にスキャンするだけなら料金は抑えられますが、オプションを多く付けると料金が上がるため、どのような依頼をするのか明確化しておきましょう。

書類スキャン代行サービスの選び方

書類スキャン代行サービスを選ぶ際は、下記のポイントを確認しましょう。

原本の取り扱いは、書類の種類や自社の希望によってどう扱うか異なります。そのため、柔軟に取り扱い方法を選べる書類スキャン代行サービスを選びましょう。

書類によっては機密事項が記載されている場合もあるため、取り扱いが適当では情報漏えいにつながる恐れもあります。基本的に書類スキャン代行サービスには、廃棄・返却・保管のいずれかを依頼できるので事前に確認するのがおすすめです。

書類スキャン代行サービスおすすめ5選

おすすめの書類スキャン代行サービスは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見てみましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、書類スキャン以外にも幅広い業務を依頼できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。採用率1％の優秀なスタッフが対応します。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

書類スキャン以外の業務も対応できるため、部門のバックオフィス全般を依頼するのがおすすめです。たとえば、経理部門のバックオフィスを依頼すると請求書を管理しつつ、スキャンしてもらえます。そのため、バックオフィス全般に悩んでいる場合におすすめです。

 

また、下記の記事でi-STAFFの評判と口コミをまとめました。i-STAFFの詳細を知りたい方は、あわせてご確認ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

スキャニング.com

＜出典：スキャニング.com＞

スキャニング.comは、リーズナブルな料金に挑戦している書類スキャン代行サービスです。日本全国に対応しています。

スキャニング.comの特徴は、下記のとおりです。

シンプルな作業を正確、かつ迅速に実施することに長けているため、大量のスキャン業務が得意です。したがって、スキャンしたい書類が大量にある場合におすすめです。

富士フイルムビジネスイノベーション

＜出典：富士フイルムビジネスイノベーション＞

富士フイルムビジネスイノベーションは、書類のデジタル化で情報活用を促進する書類スキャン代行サービスです。事業の成長を幅広くサポートします。

富士フイルムビジネスイノベーションの特徴は、下記のとおりです。

独自のノウハウを豊富に持ち、書類の仕分けについてアドバイスします。そのため、データ化した書類の仕分けに課題を感じている場合におすすめです。

うるるBPO

＜出典：うるるBPO＞

うるるBPOは、スキャン代行サービスNo.1を獲得した書類スキャン代行サービスです。5,000社以上の取引実績があります。

うるるBPOの特徴は、下記のとおりです。

同社が持つセンターにてスキャニングを実施し、リネームや検品などもワンストップで対応します。情報漏えいのリスクを低減できるため、セキュリティ性を重視する場合におすすめです。

BOD

＜出典：BOD＞

BODは、幅広いアウトソーシングサービスを提供している書類スキャン代行サービスです。書類の仕分けからスキャン後の処理まで、一括でサポートします。

BODの特徴は、下記のとおりです。

同社は1日に15万枚のスキャン処理ができる環境を整えており、高速な処理が可能です。そのため、早めに対応してもらいたい場合におすすめです。

書類スキャン代行サービスを利用する際の注意点

書類スキャン代行サービスを利用する際は、セキュリティ面に注意が必要です。取引の内容や金額が記載された書類を外部に渡すことになるため、セキュリティに問題があると情報漏えいにつながりかねません。

書類スキャン代行サービスを利用する際は信頼できる業者を選び、セキュリティ対策をしっかりと確認することが重要です。そのためには、プライバシーマークや国際規格の取得状況を確認しましょう。

また、打ち合わせ時にセキュリティ体制についてどのような取り組みを実施しているのか尋ねるのもおすすめです。

セキュリティに対する不安を解消することで、安心してサービスを利用できます。疑問点や不安な点を残さないようにしましょう。

紙書類が多いなら書類スキャン代行サービスを活用しよう

書類スキャン代行サービスは、企業が保有する書類をデータ化するサービスです。もともとは紙の状態で保管するのが当たり前だったため、創業して長い期間が経っている企業ほど保有している紙書類の数は多くなります。

しかし、すべての書類をデータ化すると多くのリソースが必要となるため、書類スキャン代行サービスの利用がおすすめです。業務効率化や人件費の削減になり、ペーパーレス化を推進します。紙書類の管理に課題を抱えている企業は、ぜひ検討してみてください。