新人教育マニュアルに入れるべき6つの内容・作成のポイント

新人を教育するためには、業務を熟知した教育担当者だけではなく、教育マニュアルがあると便利です。

しかし、

「新人教育マニュアルって本当に必要？ 口頭で伝えればいいんじゃない？」

「新人教育マニュアルを作成するとき、どんな内容を入れればいい？」

このようにお考えではありませんか。そこで、本記事は下記についてまとめました。

新人教育マニュアルがなければ、教育担当者が付きっきりで教える必要があり、本来の業務が滞ってしまいかねません。時間や労力をかけずに新人教育をしたいとお考えの人は、ぜひ最後までお読みください。

なお、新人教育マニュアルの作成なら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFについては、下記からお気軽にお問い合わせください。

 

新人教育でやるべきこと3つ

そもそも新人教育をおこなう理由は、下記が挙げられます。

特に、企業理念はその企業の根幹にあたる要素で、理解していないと企業や自身の成長につながりません。順番に見ていきましょう。

【やるべきこと1】仕事におけるプロ意識を持たせる

プロ意識を持ってもらうために、新人教育が欠かせません。なお、新人であれば当てはまることですが、おもに新卒社員に向けた内容です。

学生と社会人ではやるべきことや心構えが大きく異なり、学生時代と同じやり方は通用しないことがあります。

このように勉強や仕事の進め方でも、学生と社会人では考え方を変えなければなりません。そのため、具体的な業務内容はもちろん、心構えを教育してプロ意識を持ってもらうことが重要です。

【やるべきこと2】企業理念やルールを理解させる

企業理念やルールは、その企業で働くうえでもっとも重要な要素です。企業理念とは、その会社の根幹となる考え方や価値観のことです。把握しておかなければ、会社の成長につながらない行動をしかねません。また、ルールの理解も、不祥事を防ぐために重要です。

企業理念やルールは普段の業務に直接関わりませんが、軽視してはいけません。全社員が企業理念やルールを把握していれば、同じ目的に向けて業務を行うため、企業の成長や存続につながります。したがって、新人の段階で確実に覚えてもらいましょう。

【やるべきこと3】業務遂行に必要な知識やスキルを身につけさせる

業務遂行に必要な知識やスキルは、新人教育で教える必要があります。時間のかかる資格の取得はともかく、最低限の知識やスキルがなければ業務を進められません。

たとえば、下記のようなものが挙げられます。

実践的な内容になればなるほど、教育担当者によるOJT（On-the-Job Training：実務を通して基礎知識やスキルを身につける教育手法）が重要です。即戦力として活躍してもらうためにも、丁寧かつわかりやすく教育しましょう。

新人教育マニュアルの必要性

新人教育においてマニュアルは必須ではなく、業務を熟知した教育担当者がいれば事足りる場合がほとんどです。しかし、新人教育マニュアルがあれば時間や労力を節約でき、スムーズに教育が進みます。

教育担当者の教育は基本的に言葉を使った解説なので、目に見えません。つまり、メモをとらなければ、あとで確認できないのです。メモを一生懸命とることは大切ですが、肝心の言葉を聞き逃しては意味がありません。一方で、マニュアルがあればいつでも内容を確認できるため、教育担当者の言葉に集中できます。

さらに、下記の効果も期待できます。

マニュアルがあれば自主学習が可能となり、教育担当者に緊急の案件が舞い込んでも暇を持て余させません。また、人による教育では「前回聞いた内容と違う」ということが発生しますが、マニュアルがあれば教育の質が保証されます。

マニュアルを作成するのは大変ですが、新人教育が効率化されるため、作成しておくのがおすすめです。

新人教育マニュアルに入れるべき6つの内容

実際に新人教育マニュアルを作成するなら、下記の内容を入れましょう。

特に、ビジネスマナーは新卒社員にとって初めて知ることばかりです。具体的でわかりやすい内容をおすすめします。ひとつずつ見ていきましょう。

【内容1】ビジネスマナー

基本的なビジネスマナーをマニュアルに入れるのがおすすめです。特に、新卒社員はビジネスマナーを身につけていない場合が多く、知らないままでは取引先を不快な気持ちにさせる恐れがあります。

とはいえ、ビジネスマナーといっても非常に幅広いため、まずは下記の内容を入れましょう。

「わざわざこんなことまで？」と感じる人がいるかもしれませんが、新卒社員にとってはすべてが真新しいことです。あらためて学べる機会はあまりないため、入社した段階でマスターできるようにマニュアルに記載してあげましょう。

【内容2】企業理念・社内ルール

企業理念・社内ルールも新人教育マニュアルに明記しておきましょう。企業理念・社内ルールは、新人だけではなく全社員が把握しておくべき要素です。

企業理念は会社の根幹であり、会社が進むべき指標となります。また、社内ルールを守らなければ、不正の元になりかねません。

企業理念・社内ルールは普段の業務に関わらない場合が多いため、目に触れなければ忘れてしまいがちです。そのため、新人のうちは特に目に触れるように、マニュアルに入れておきましょう。

【内容3】業務内容

当然ながら、業務内容も新人教育マニュアルに入れておきましょう。特に、新人教育マニュアルで重要なのは、業務の詳細より全体の流れです。

実際におこなう業務内容のみ把握しておけば日々の仕事に支障をきたしませんが、それでは自身と会社とのつながりが見えません。

上記の例を把握するためには、会社全体の業務フローを把握しておく必要があります。そして、自身と会社のつながりが自覚できれば、自身も会社の成長に影響していると実感できるようになります。

【内容4】目標の設定方法

目標の具体的な設定方法も、新人教育マニュアルに記載しておきましょう。目標の設定は、学生と会社員で意味が大きく違います。

学生時代も「大学合格」や「テストで○点以上取る」といった目標を立てていた人は多いと思います。しかし、会社員の目標は、経営者が定める方針から部・課・社員に落とし込まれる場合が多いです。もちろん、個人として目標を立てる人もいます。

自分で目標を定めてどう行動すればいいのか、達成する方法を記載しておけば、自ら行動できる社員になってくれる可能性があります。

【内容5】必要なスキル、ツールの使用方法

業務を遂行するにあたって、必要なスキルや業務で使用するツールの使用方法をマニュアルに記載しておきましょう。一般的なPCスキルや業務で使用するツールの使い方を、すべて丁寧に教えていると時間がどれだけあっても足りません。

たとえば、下記のソフトはほとんどの企業で使用されています。

基本的な操作方法はマニュアルを見ながらできれば、教育担当者の負担は小さくなり、教育自体もスムーズに進みます。

なお、Excel（エクセル）やPowerPoint（パワーポイント）の使い方は、下記の記事で解説しています。詳しく知りたい人は、ぜひご覧ください。

Excel(エクセル)の使い方完全版｜初心者向けに基本から応用まで徹底解説

パワーポイントの使い方・プレゼン資料の作り方のコツを初心者向けにわかりやすく解説

【内容6】問い合わせ先

何かトラブルがあったときのために、問い合わせ先を記載しておくのがおすすめです。

基本的なトラブルは対応フローが決まっており、その都度上司に確認するまでもないケースがあります。しかし、新人ではその判断が難しいため、対応フローとともに担当の問い合わせ先を記載しておきましょう。

また、あわせて下記を記載しておくのがおすすめです。

マニュアルに記載しておけば、新人に自分自身で問題解決まで考える癖がつき、即戦力として活躍できるようになります。

新人教育マニュアルを作成する際の3つのポイント

新人教育マニュアルを作成する際は、下記のポイントを押さえると、わかりやすくなります。

特に、「誰が読んでもわかる内容」になっていれば、新人の自主的な学習がはかどります。それぞれを詳しく紹介します。

【ポイント1】業務の全体像が把握できる構成にする

新人教育マニュアルに限らず文書において重要なのは、全体の構成です。意図のないバラバラな構成では、文章がよくてもマニュアル全体が読みづらく、体系的な理解が得られません。

極端な例ですが、マニュアルを開いて最初のページがトラブル対応フローだと唐突すぎます。また、とある業務について詳細に書かれすぎていても、違和感が拭えません。

したがって、新人教育マニュアルは全体の流れを優先し、細かな業務内容についてはそれぞれのマニュアルや指示書を参考にするのがおすすめです。

【ポイント2】誰が読んでもわかる内容にする

新人教育マニュアルは、わかりやすさが重要です。そのためには、誰が読んでもわかる内容にしなければなりません。基本的に新人、特に新卒社員は業務においてほとんど何もわからない状態です。

具体的には、下記の点に注意しましょう。

文章が長くて読みづらかったり、表現が曖昧で意味が伝わらなかったりすると、業務上のミスにつながる恐れがあります。したがって、読みやすく理解しやすい内容を心がけましょう。

【ポイント3】図表・画像を用いて視覚的にわかりやすくする

いかに読みやすい文章でマニュアルを作成しても、文字だらけでは理解するのが大変です。せっかく読んでも文字を追いかけるだけで、内容が頭に入っていない恐れがあります。そのため、図表や画像を使用しましょう。

特に、業務の全体を説明するときは、フロー形式の図を用いると視覚的にわかりやすくなります。ほかにも、写真を用いて補足したり、PCから閲覧するのであれば動画を用いたりするのもおすすめです。

視覚的なわかりやすさは理解を早めてくれるため、積極的に活用しましょう。

新人教育マニュアル作成の注意点

新人教育マニュアルを作成するときは、守るべき注意点があります。新人がわかりやすく学習できるように、下記の点を意識しましょう。

マニュアルで重要なのは、わかりやすさです。マニュアルの理想は「何も知らない人が読んで、補足なしに100％理解できるもの」と言えます。そのため、ひとつひとつの文章がわかりにくくないか、マニュアル通りに業務を進めて熟練者と同じ結果が得られるかを確認しましょう。

そして、完成したマニュアルは定期的な見直しが重要です。作成したときは完璧でも、年月が過ぎると内容に違いが発生するものです。定期的な見直しのほか、違いが見つかり次第、修正しましょう。また、読んだ新人から感想をもらえば、修正点が発見しやすくなるのでおすすめです。

マニュアルの作成ならi-STAFFにお任せください

新人教育マニュアルを作成するなら、マニュアル作成のエキスパート『i-STAFF』にお任せください。

新人教育マニュアルは一度作成すれば、再び最初から作成することはありません。逆に言えば、初めて新人教育マニュアルを作成する企業は、そのノウハウがないと言えます。i-STAFFはマニュアルを始めとする資料作成のエキスパートなので、豊富なノウハウを持っています。

マニュアル作成は時間と労力がかかるため、自社スタッフのリソースを確保したい場合に依頼するのがおすすめです。自社でマニュアルを作成することに不安を感じている人は、下記から気軽にお問い合わせください。

 

新人教育マニュアルを作成して人財を育成しよう

新人教育マニュアルは必須ではありませんが、新人の自主的な学習を進められたり教育担当者のサポートとして活用できたり、とても便利なツールです。

業務について何もわからない新人が読むことを前提に、わかりやすい内容にしましょう。また、作成したら定期的に内容を見直して、現状の業務に最適化しなければなりません。

マニュアルを最初から作成するのは大変ですが、新人教育の効率化が図れます。「人材」を「人財」とするためにも、まだ作成していないのであれば、早めの作成がおすすめです。