外注管理で押さえておくべきポイント【業務効率化を成功させるために重要】

人手不足が叫ばれる現代では、業務の外注化が浸透しています。しかし、

「外注化したものの、進捗や品質を把握しづらい」

「もっとうまく外注を活用、管理したい」

このようにお考えではありませんか。外注は業務効率化のために重要な手段ですが、管理が行き届かなければ余計に手間や工数がかかる恐れもあります。

そこで本記事は、

• 外注管理の方法・ツール5つ
• 外注管理が難しい2つの理由
• 外注管理で失敗しないためのポイント7つ

を紹介します。外注先とのトラブルを避けるために管理を徹底したい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、各業務を複数の業者に外注している場合は、管理が煩雑になります。幅広く依頼できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』なら、外注先を一元化できるため管理も簡単です。

i-STAFFの詳細は、下記からご確認ください。

　

外注管理とは？

外注管理とは、業務の外注先で「どのように業務が行われているのか」「期日までに間に合うのか」など、品質や進捗状況を管理することです。外注先の実態は自社からは見えづらいため、しっかりと管理しなければ品質の低下や納期遅れが発生しかねません。

外注管理をするおもな目的は、品質の確保や進捗の管理です。狙い通りの成果を得るためには、外注先と連携して業務を管理しなければなりません。

また、外注管理をしっかりと行うことで、下記のメリットがあります。

ただし、メリットを最大化するためには、外注先の状況を確認することが重要です。管理方法やツールを知っておくことで、スムーズに管理できます。

外注管理の方法・ツール5つ

外注管理の方法・ツールは、下記がよく用いられます。

それぞれの概要や特徴をみていきましょう。

【方法・ツール1】ガントチャート

ガントチャートはプロジェクト管理において、スケジュールや業務の進捗状況を可視化するためのツールです。チーム全員で共有でき、プロジェクト全体を可視化できます。

メリット	デメリット
・構造がシンプルで理解しやすい ・プロジェクト全体の状況を把握できる	・修正が必要な場合に時間がかかる

ガントチャートは、

• タスク
• 開始日時
• 終了日時
• 担当者

などの情報を確認できるため、理解しやすい構造です。プロジェクト全体の状況も把握でき、俯瞰して業務を進められます。

【方法・ツール2】タイムライン

タイムラインは、プロジェクトの予定を時系列順に一覧できるツールです。スケジュールのように時間管理を行う場合に用いられます。

メリット	デメリット
・メンバーが何を行っているか把握できる ・タスクを実行するタイミングがわかる ・トラブル対応も迅速にできる	・タスク同士の関係性がわかりづらい

メンバー同士で共有すれば、何を行っているかが把握でき、それぞれのサポートが可能となります。また、時間に対する意識が高まるので、リソースの効率的な活用が可能です。

【方法・ツール3】PERT

PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、プロジェクト全体を把握しながら、各工程の流れとかかる日数を図解したツールです。アローダイヤグラムとも呼ばれます。

メリット	デメリット
・工程と作業にかかる日数を把握できる ・各工程の関係を把握できる ・タスクに優先順位をつけられる	・各工程の進捗状況を把握しづらい

各工程と作業にかかる日数を把握できるため、工程に着手するタイミングを判断できます。それぞれのタイミングを把握しておくことで、無駄のない業務が可能です。

【方法・ツール4】WBS

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを管理・計画するために用いられるツールです。工程を分解するため、作業分解構造図とも呼ばれます。

メリット	デメリット
・業務を明確化できる ・業務の抜け漏れを防止できる ・適切な工数を見積もりやすい	・プロジェクトが進むほど情報不足や予期せぬトラブルが発生する

WBSは業務を細かく分解することで、タスクが明確になります。必要な工数や日数が見積もりしやすく、スケジュールを立てるために役立ちます。

【方法・ツール5】ToDoリスト

ToDoリストとは、やるべきことをリスト化したものです。業務の最小単位といえます。

メリット	デメリット
・業務の優先順位がわかる ・タスクの抜け漏れがなくなる	・ToDoが多い場合は管理が煩雑になる

ToDoリストは個人で活用する場合が多く、記載される内容も「資料を作成する」といった粒度の小さいものがほとんどです。優先順位をつけて順番に実行できるため、適切に管理できます。

外注管理が難しい2つの理由

外注管理が難しいとされる理由は、下記の2つがあります。

特に、外注先の業務は一見してわからないためコントロールが難しく「思っていたのと違う」となるケースがあります。ひとつずつみてみましょう。

【理由1】外注先の業務をコントロールしづらい

業務を外注すると外注先でどのような取り組みをして、どのように業務を遂行しているのかわかりません。外注先は自社と物理的に離れている場合が多く、常駐したり頻繁に視察したりすることは困難です。

たとえば、品質に異常があった場合に外注先の業務を確認すると、自社が意図していない方法で遂行しているケースがあります。もし、そうなった場合は、下記のような対応が必要です。

最悪の場合は、外注先との契約打ち切りを考える必要もあり、内製に戻す準備や新たな外注先を探さなくてはなりません。したがって、外注先と定期的に情報交換や進捗報告を行って、外注先の実態を把握することが重要です。

【理由2】コミュニケーションが困難

外注先とのコミュニケーションに課題を感じるケースもあります。外注先とは、電話やメールでコミュニケーションをとりますが、自社の従業員と違って連絡をする機会は少ないです。

業務に関する情報はもちろん、価値観の共有も困難なため意思の疎通に時間がかかります。また、連絡手段が決まっていなければコミュニケーションコストがかかり、連携ミスも発生しかねません。

納品物の品質が想定と違ったり、納期遅れにつながったりするケースもあります。できる限りあらかじめ連絡手段を決め、定期的にミーティングを実施するなどが対策として考えられます。

外注管理で失敗しないためのポイント7つ

外注管理で失敗しないために、下記のポイントを押さえておきましょう。

特に、進捗確認を行う場合は数字の報告を受けるだけではなく、場合によってはミーティングが重要です。順番にみていきましょう。

【ポイント1】社内の外注ルールを統一する

業務を外注するにあたって、社内で外注ルールを策定・統一しましょう。ルールが曖昧では、社内の担当者によって外注可否の判断が分かれかねません。

また、外注が決まった場合でも「外注先とどのような取り決めをするか」といった基礎的なルールがあると、スムーズに外注できます。一方で、ルールがなければ業務品質が確保されなかったり、修正業務を依頼するにあたって追加料金が発生したりするケースもあります。

そのためにも、下記のような対策が重要です。

外注化に関する全般的なルールを策定し、外注する業務内容に関するマニュアルを作成、そして細かな具体的な指示については作業指示書で案内するといった方法です。あらかじめ作成しておけば、確認に時間がかかったり業務に抜け漏れが発生したりするケースを軽減できます。

【ポイント2】タスクを洗い出す

外注管理で失敗しないためには、タスクを洗い出して外注する業務を選定する必要があります。外注化に適した業務は、おもに定型化された業務、あるいは定型化できる業務です。

タスクを洗い出すことで、タスクごとに必要なスキルが明確化でき、適した外注先に依頼できます。また、タスクを洗い出すことで業務全体の流れを把握しやすく、現在の状態と次に何をすべきかの判断が可能です。

外注先に進捗確認を行う際に、現状取り組んでいるタスクがわかれば管理しやすくなります。そのため、大きな枠組みではなく、できる限り管理しやすい粒度までタスクを洗い出すことが重要です。

【ポイント3】指示内容を明確化する

業務を外注した場合、必要に応じて指示を出すことがあります。わかりやすい指示内容にすることで業務の速度や品質が上がり、外注管理のしやすさにつながります。

そのためには、外注先が迷うことなく作業できるわかりやすい指示書を作成しましょう。指示書がわかりにくければ、頻繁に質問や問い合わせを受ける場合があります。

質問や問い合わせが多いと、下記のような影響が考えられます。

外注のメリットを最大化して管理を簡単にするためにも、わかりやすい作業指示書や業務見本を用意して外注先にとって作業のしやすさを重視しましょう。その際は外注先の意見を取り入れ、外注先に歩み寄る姿勢が重要です。

【ポイント4】スケジュールを確認する

外注管理をするうえで、スケジュールの確認は重要な管理項目のひとつです。タスクの進捗状況が50%だとしても、スケジュールが明確になっていなければ進捗が進んでいるのか遅れているのか判断できません。

そのため、期日から逆算してスケジュールを定めたり、タスクに優先順位を付けて順番を決めたりする必要があります。

タスクに優先順位を付ける場合は、基本的に期日が迫っているものを優先します。ただし、難しい内容のタスクを先に着手すると、時間をかけすぎて全体に遅れが生じるかもしれません。期日を守るのは大前提ですが、できる限り簡単なタスクを先にこなすことも重要です。

このようにしてスケジュールを明確化しておけば、進捗が遅れている場合の原因も発見しやすくなり、対策につながります。

【ポイント5】定期的に進捗確認を行う

スケジュールの明確化と一部重複しますが、定期的な進捗確認は欠かせません。できる限りルール化しておくことをおすすめします。

進捗確認のルールがなければ、外注先の現状や実態をつかめません。たとえば、下記を決めておくと管理が簡単です。

特に、何を確認するかは重要です。進捗率だけ確認しても、実際にはトラブルが発生している可能性もあり、長引けば最終的な納期遅れに発展しかねません。

したがって、できるだけミーティングを実施して、進捗率だけではなく現在の状況も報告してもらいましょう。実際に顔を合わせることで信頼関係の構築にもつながりますし、細かな内容の意見交換もできます。遠方の取引先の場合は、Web会議ツールを活用すると効率的にミーティングが可能です。

【ポイント6】連絡手段を決める

連絡が必要な場合を想定して、あらかじめ連絡手段を決めておきましょう。連絡手段を決めておけば、緊急の場合でも迅速に対応できるようになります。

以前は電話やメールを中心に連絡を取り合っていましたが、ITが発展した現代のビジネスでは下記のツールも用いられます。

緊急性の低い内容は、メールやビジネスチャットツール、プロジェクト管理ツールがよく利用されます。特に、ビジネスチャットツールは社内外問わず使用できる利便性の高さが魅力なので、まだ導入していない場合はぜひ導入を検討しましょう。

一方で、緊急を要する場合は、今も昔も電話がメインです。外注管理のデメリットは外注先の業務を把握しづらいことなので、定期的な連絡をするためにも連絡手段を決めておくことが重要です。

【ポイント7】適切な外注先を選ぶ

外注管理を簡単にするためには、適切な外注先を選ぶことも重要です。求める品質や費用を明確にし、最適な外注先を選びましょう。

外注化したい業務に対して適切ではない外注先を選ぶと、費用のわりに時間がかかりすぎたり品質が低かったりする恐れがあります。さらに、下記のポイントも確認しておきましょう。

豊富な実績をもっている場合は、業務品質の信頼につながります。実績は、Webサイトで公開されている場合が多いです。

また、Webサイトでは導入事例が公開されている場合もあります。自社と近い事例があれば導入の参考になるため、確認してみましょう。

外注先の一元化ならオンライン秘書がおすすめ

外注管理を簡単にしたい場合は、外注先を一元化することが重要です。適切な外注先を選ぶ際「この業務はA社、あの業務はB社」というように複数の外注先を選ぶことはおすすめできません。

それぞれに強みがあり、最適な業務を外注することは大切です。しかし、それ以上に管理が煩雑になり、時間がかかってしまっては本末転倒といえます。

そのため、外注先を一元化するならオンライン秘書がおすすめです。オンライン秘書は幅広い業務を依頼できるため外注を一元化でき、管理も簡単になります。

たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は下記の業務に対応しています。

進捗状況や業務の確認はクラウドツールを用いて行っているため、即座に状況の確認が可能です。また、クラウドツールの導入のサポートも行っているため、安心して利用できます。

i-STAFFの詳細は、下記より資料をダウンロードのうえご確認ください。

 

外注管理を徹底して業務効率化を図ろう

外注管理は、外注するうえで欠かせない重要な業務です。業務の外注は、おもに効率化やコスト削減を目的としますが、管理がずさんではかえって時間や費用がかかります。

管理ツールをうまく活用し、外注先と密にコミュニケーションをとることで情報や進捗の共有を図りましょう。外注管理がうまくできれば、業務効率化やコスト削減を実現でき、事業の成長につながります。