秘書業務を外注する3つの方法｜オンラインでの依頼がおすすめ

業務が忙しくなり、秘書を雇いたいと思っても、正社員として雇用するにはコストがかかります。そのため、秘書を外注できないかと考える経営者の方もいらっしゃるでしょう。しかし、

「秘書を外注する場合は、どんな業務を依頼できるの？」

「外注する方法について知りたい」

このようにお悩みではありませんか。秘書を外注する際、依頼業務や注意点を把握していないと高品質な成果に結びつかず、無駄なコストがかかるだけになってしまいます。

そこで本記事では、下記についてまとめました。

秘書を外注して業務効率化をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

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秘書業務を外注するメリット5つ

秘書業務を外注するメリットは、おもに下記のとおりです。

特に、依頼できる業務が豊富な点が大きなメリットといえます。さらに、専門性の高い業務も依頼できる場合があります。うまく活用できれば、自社のリソースを大きく確保できるかもしれません。順番にみていきましょう。

【メリット1】コスト削減による利益向上を見込める

秘書業務を外注することで、人件費の削減につながります。業務過多になり残業や休日出勤で対応すると、時間外の手当を支払わなければなりません。

また、残業や休日出勤以外に、新しく人材を雇って対応する方法も考えられます。しかし、新しく人材を雇うと、下記のコストが必要です。

場合によっては、より人件費がかかります。さらに、閑散期になると手持ち無沙汰となり、仕事がなくても給与や福利厚生費を支払う必要があります。

秘書業務を外注する場合は費用が安価なうえ、繁忙期のみの依頼が可能です。必要なときにのみ費用が発生するため、年間の費用は安く抑えられ、利益向上につながります。

【メリット2】専門的な内容も依頼できる

秘書業務を外注する際は、どんな業務を依頼できるか不安になりますが、専門的な業務を依頼できる場合も多いです。外注できる秘書は社会人としての経験も豊富で、専門的なスキルを身につけています。

たとえば、営業サポート業務の場合は、下記の業務が依頼可能です。

基本的にPCでできる業務をメインとしますが、秘書によってはマーケティングに関するサポートも可能です。ただし、外注先によってできる業務は異なる場合もあるため、依頼する際は事前にどのような業務を依頼したいか明確化することをおすすめします。

【メリット3】幅広い業務を依頼できる

専門的な業務が「深さ」とすれば、「広い」業務もできることが外注秘書の特徴です。営業サポートをメインで依頼したとしても、契約内容によっては経理部門や人事部門の業務も依頼できます。

特に、小規模な企業では、部門をまたぐような業務を1人で担当しているケースもあります。そのため「営業資料の作成と新規採用者のメール対応をしてほしい」など、部門が異なる業務でも大丈夫です。

また、幅広く業務を依頼できるため、それぞれの業務ごとに外注先を変える必要もありません。営業サポートはA社、人事部門はB社とすると管理が煩雑化します。外注できる秘書の場合は、費用や時間も一元管理できるため、外注管理の効率化にもつながります。

【メリット4】退職や急病などの不測の事態に対応できる

人材を雇ううえで発生しうるリスクのひとつは、退職や病気で急に人手不足になってしまう点です。しかし、秘書業務を外注できれば従業員が休職した際の一時的な対応だけではなく、退職した場合でもそのまま継続して依頼できます。

たとえば従業員が退職した場合、すぐに人材を補充できればよいのですが、人手不足が叫ばれる現代ですぐに人材を見つけることは簡単ではありません。また、急病や産休によって、期間限定で人手不足になる場合もあります。

復職がわかっているため新しく人材を雇うことも難しく、とはいえ人手不足のまま放置もできません。そこで、秘書業務の外注が役立ちます。外注先によっては、すぐに対応してくれる場合もあるため、急な依頼でも安心です。

【メリット5】テレワークでも利用できる

企業がテレワークを実施していても、オンラインで対応する秘書の場合は問題なく依頼できます。インターネット環境があれば対応できるため、依頼する側も出社している必要はありません。

たとえば、資料作成やメール対応などは、オンラインでも対応可能です。ただし、作業する場所には注意を払わなくてはなりません。外注した秘書がカフェや公共施設のフリーWi-Fiに接続し、人通りの多い場所で機密性の高い業務をしていると、セキュリティ面で不安が残ります。

依頼する場合は、事前にセキュリティに関する意識や対策を確認しておきましょう。

外注できる秘書業務5つ

外注できる秘書業務は、おもに下記の5つです。

特に、Webサイト関連の重要性は年々上がっており、細かな業務を依頼することでリソースの確保につながります。順番にみてみましょう。

【業務1】総合アシスタント

オンラインでも、下記のような秘書業務を外注できます。

秘書業務では、取引先と連絡するケースも多いため、おもてなしの精神が重要です。たとえば、会食相手の好みに合わせた店の予約、秘書によっては喫煙の可否まで考慮してくれます。

日々の業務が忙しい場合、自分でそこまでの対応は困難です。相手に喜んでもらうためにも、秘書業務の外注を検討しましょう。

【業務2】経理業務

経理業務の多くはノンコア業務ですが、企業の経営状態を把握するために必要です。秘書に外注する場合は、下記の業務がよく依頼されます。

経理業務で厄介な点は、毎年のように行われる法改正です。何がどのように変わるのかポイントを押さえておかなければ、税務処理に支障をきたす恐れがあります。経理業務を依頼できる秘書は、専門的な法改正にも対応できるので安心です。

【業務3】Webサイト運用

現代においてWebサイト運用に関わる業務は、重要性を増しています。秘書に依頼できるWebサイト運用については、下記が挙げられます。

Webサイトの運用では、記事の入稿作業はもちろん、データを分析して活用することが重要です。そのためには、Webサイト運用のデータをもとにしたレポートを作成しなければなりません。

優秀な秘書であればわかりやすいレポートの作成も得意とし、マーケティングに活かせる分析が可能になります。

【業務4】人事業務

人事業務では、従業員の管理のほか、新規採用者との連絡や面談に関する業務を行います。

特に、人事業務では新規採用者に関連する業務が多いです。人をひとり雇うだけでも数多くの業務があり、人事担当者の負担は大きくなります。

人事業務を秘書に依頼すると、面談の調整を含めたやりとりを任せられます。また、秘書によっては面接官の代行も可能です。

【業務5】営業アシスタント

営業アシスタント業務では、営業に関する業務をサポートします。

資料作成においては、エクセルやワード、パワーポイントなどのツールを扱えるため、営業担当者が求める形式で作成できます。さらに、読みやすいデザインを心がけているため、プレゼン相手にわかりやすい高品質な資料の作成が可能です。

秘書業務を外注する際の費用相場

秘書業務を外注する際の費用は、外注方法によって異なります。

外注方法	1時間あたりの費用
オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス	約2,000〜3,000円
クラウドソーシング	約1,000〜2,000円
個人・フリーランス	約1,000〜3,000円

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスの場合は、1時間あたり約2,000〜3,000円です。基本的に月単位で契約する場合が多く、長期契約になれば安価となる傾向にあります。また、一括払いで割引するサービスもあるため、事前見積もりが重要です。

クラウドソーシングや個人・フリーランスは、安価な場合が多いです。ただし、スキルと費用の幅が大きいため、自社に合った秘書を探すことに手間がかかります。

秘書業務を外注する方法3つ

秘書業務を外注する方法は、大きく3つの方法があります。

特に、オンライン秘書会社は所属するオンライン秘書のスキルが安定している点が特徴です。順番に紹介します。

【方法1】オンライン秘書

秘書を外注するひとつ目の方法は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスとの契約です。オンライン秘書サービスの大きな特徴は、所属するオンライン秘書のスキルが高水準で安定している点です。

オンライン秘書として所属するためには、厳しい試験を突破する必要があります。そのため、確実にスキルの高い秘書に仕事を任せられます。

一方で、クラウドソーシングや個人・フリーランスと比較して、費用はやや高価です。しかし、安定した高いスキルを持っているため、費用対効果も高いといえます。

また、長く利用することで1時間あたりの費用が安価になる場合が多いため、できる限り長期の契約がおすすめです。

i-STAFFは採用率1%の優秀なスタッフを備えているうえ、満足できなければ全額返金にも対応しています。オンライン秘書の導入を検討している方は、お気軽にお問い合わせください。

 

【方法2】クラウドソーシング

秘書業務を外注する際は、クラウドソーシングを活用する方法もあります。クラウドソーシングは、人材を募集するクライアントと仕事を探すワーカーをマッチングするサービスです。

クラウドソーシングを利用すると、比較的安価に秘書業務を外注できます。オンライン秘書会社に依頼した場合は時給にして2,000〜3,000円ほどですが、クラウドソーシングでは1,000〜2,000円ほどで依頼が可能です。

ただし、ワーカーによってスキルが大きく異なるため、事前に確認する必要があります。また、ワーカーにとって副業を始めやすい場なので、秘書業務を覚えたての人も多いです。

「業務をお願いしたら思っていたのと違った」とならないためにも、ワーカーの実績やポートフォリオをしっかりと確認しておきましょう。

【方法3】個人・フリーランスと直接契約

最後に紹介するのは、個人・フリーランスと直接契約する方法です。おもにTwitterやInstagramなどのSNSや、Web検索で探し、契約を進めます。

大きな特徴は費用が安価なわりに、優秀な人材を確保できる可能性がある点です。一般的に仲介業者を通すと費用が高くなる傾向にありますが、直接契約は手数料がかからない分、費用を抑えることができます。

しかし、クラウドソーシングと同じく、個人によってスキルに大きな幅があります。また、トラブルがあった場合は自己責任となるため、仲介業者のサポートを得られない点に注意しましょう。

秘書業務を外注する際の注意点3つ

秘書業務を外注する際は、下記の点に注意しましょう。

特に、情報漏えいのリスクは、どのような方法で依頼する場合でも注意が必要です。ひとつずつ紹介します。

【注意点1】オフライン業務に対応していない場合がある

秘書業務を外注する際は、オフライン業務に対応していないケースに注意しましょう。基本的にはオンラインで依頼する秘書は、オフライン業務に対応していません。

たとえば、下記の業務が挙げられます。

ただし、一部のオンライン秘書ではオフライン業務にも対応しています。オフライン業務を依頼する可能性がある場合は、事前に確認しておきましょう。

【注意点2】事前にスキルチェックが必要

秘書業務を外注するにあたって、スキルチェックをしておくと安心して依頼できます。オンライン秘書サービスに依頼する場合は安定したスキルを期待できますが、クラウドソーシングや個人契約の場合はスキルにバラツキがあります。事前に実績やポートフォリオを確認しておきましょう。

また、オンライン秘書サービスも含め、お試し期間が設定されている場合があります。期間限定で無料、または安価に依頼できるため、積極的に活用しましょう。

【注意点3】情報漏えいに注意が必要

秘書業務を外注する際は、情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。機密性の高い情報を渡すこともあり、情報が漏れてしまうと社会的な信用問題に発展しかねません。

オンライン秘書サービスは、セキュリティ教育を実施している場合がほとんどです。一方で、個人と契約する場合は、契約者のセキュリティリテラシーに任せなくてはなりません。

など、セキュリティに関する取り決めはしっかりと行いましょう。

秘書業務の外注ならオンライン秘書がおすすめ

業務過多によって従業員に負担を強いている場合は、秘書業務の外注がおすすめです。特に、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスは比較的費用がかかるものの、それを補ってあまりあるメリットがあります。

お試し期間を設けているサービスも多いので、オンライン秘書の導入を検討してみてください。

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