紙のカルテを電子化する方法は？移行のメリット・デメリットを解説

医療業界におけるカルテは紙が主流でしたが、少しずつ電子カルテが増加しています。しかし、

「紙のカルテを電子カルテに移行する方法を知りたい」

「そもそも電子カルテのメリットは何？」

このようにお考えではありませんか。紙のカルテは物理的な保管スペースを取り、目的のカルテを探すのにも時間がかかるため、非効率的です。

そこで本記事では、下記を紹介します。

電子カルテを活用して業務効率化を考えている方は、ぜひ最後までお読みください。

従来使用していた紙のカルテは、スキャンしてPDF化しましょう。ただし、すべてのカルテをスキャンするのは時間と労力がかかるため、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』に依頼するのがおすすめです。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

電子カルテとは？

電子カルテとは、患者の診療情報や医療記録などをデジタル化し、コンピューターやタブレットなどのデバイスで閲覧・管理できる情報を指します。

紙のカルテと電子カルテの違いは、下記のとおりです。

比較項目	紙のカルテ	電子カルテ
保管方法	物理的なスペースが必要	デジタルデータとして保管
閲覧・更新	手元にないと困難	インターネット経由でいつでも可能
情報共有	手書きやコピーによる伝達	リアルタイムで共有可能

また、電子カルテは、大きく分けて3つの種類があります。それぞれの特徴は、下記のとおりです。

クラウド型は手軽に使用できる分、カスタマイズ性が低く、オンプレミス型は構築する難易度が高い一方で、使いやすいようにシステムを作り上げられます。このように、それぞれにメリット・デメリットがあるため、適切なものを選ぶ必要があります。

電子カルテのメリット4つ

電子カルテのメリットは、下記のとおりです。

カルテはそこまでかさばるものではありませんが、患者数が多くなれば思った以上に保管スペースを必要とします。電子カルテに移行することで、保管スペースの問題を解決可能です。順番に見ていきましょう。

【メリット1】業務効率化によって生産性向上を図れる

電子カルテを導入すると、複数の面で業務効率化を実現可能です。たとえば、紙のカルテでは必要な情報を探すために時間がかかります。しかし、電子カルテは検索機能が優れているため、目的のカルテを素早く探し出せます。

また、電子カルテシステムに搭載されている文書作成をサポートする機能も便利です。診断書や紹介状、同意書などの作成をサポートしてくれるため、医師の業務負担が軽減され患者への対応により多くの時間を使用できます。

このように、電子カルテの導入は業務効率化を通じて生産性の向上を実現し、医療現場全体のサービス向上に貢献します。

【メリット2】リアルタイムで情報を共有できる

電子カルテを導入することでリアルタイムに情報を共有できるため、複数のスタッフが同時に閲覧できます。たとえば、患者が複数の医師に診察される際、紙のカルテだと情報の伝達に手間と時間がかかります。

しかし、電子カルテなら一度入力すればほかの医師もカルテにアクセスできるため、状況把握に時間がかかりません。したがって、医療スタッフ間のコミュニケーションが効率化され、迅速な対応が可能です。

また、電子カルテを用いれば患者の診察履歴や薬物反応などの重要な情報を瞬時に検索できるため、緊急時の対応速度も大幅にアップします。このように、電子カルテの導入による情報のリアルタイム共有は、医療現場におけるスピーディで適切な対応を実現します。

【メリット3】保管スペースを削減できる

電子カルテの導入がもたらすメリットに、保管スペースの削減が挙げられます。紙のカルテを使っていると、患者一人ひとりの診療情報を記録したカルテの保管に、多くのスペースが必要です。

しかし、電子カルテを使用すればすべてがデジタルデータとして一括管理され、物理的な保管スペースはほぼ必要ありません。これにより、紙のカルテを保管するために使用していたスペースを有効活用できます。診察室や待合室を広げる、新たな医療機器を設置するなど、サービス向上に直結する改善が可能です。

また、紙のカルテは災害時に紛失のリスクを伴います。自然災害が発生して紙のカルテが損傷すると、復旧は困難です。しかし電子カルテであれば、適切なバックアップ体制を整えることで、患者情報を確実に保護できます。

【メリット4】視認性が上がり、スムーズに業務を進められる

電子カルテの導入によって視認性が大幅に向上し、業務をスムーズに進められます。紙のカルテでは医師の手書き文字は読みづらい場合もあり、情報の誤解や誤読を引き起こしかねません。

一方で、電子カルテではすべての情報がデジタルとして入力されるため、文字の読みにくさという問題はなくなります。また、患者の情報を一目で確認できるように、データのビジュアル化が可能です。たとえば、患者の血圧や体重などの数値をグラフ化すれば、その変動を一目で確認できます。

また、紙に書かれた手書きの文字や図表の読みづらさが解消されることは、医療ミスの防止につながります。特に、誤認や誤読は、重大な医療ミスを引き起こしかねません。電子カルテを利用することで、医師や看護師が患者の状態を正確に理解できます。このように、電子カルテによる視認性の向上は診療の質を向上させ、医療ミスの防止にも役立ちます。

電子カルテのデメリット3つ

電子カルテのデメリットは、下記のとおりです。

電子カルテのシステムを利用する場合は、セキュリティ対策が重要です。セキュリティ対策が不十分では、患者の個人情報が流出してしまう恐れがあります。ひとつずつ見ていきましょう。

【デメリット1】習熟までに時間がかかる

電子カルテを導入しても、すぐに使いこなせるわけではありません。しっかりと実務レベルで使えるようになるためには、ある程度の習熟期間が必要です。また、電子化に伴う業務フローの見直しや医療情報の正確な入力方法など、電子カルテの効果的な運用には継続的な教育も欠かせません。

具体的な学習期間は、下記のような要素により変動します。

要素	説明
導入するシステムの操作性	使いやすいシステムであれば学習にかかる時間は短くなる
スタッフのITリテラシー	基本的なPC操作が得意なスタッフほど習熟が早い
教育体制	しっかりとした教育体制を整えればスムーズに学習を進められる

これらを踏まえ、十分な習熟期間を設けることが電子カルテ導入の成功につながります。

【デメリット2】インフラにトラブルが発生すると使用できない

電子カルテの活用には便利さがある一方で、インフラにトラブルが発生した際は使用できないというデメリットがあります。

電子カルテは、インターネット回線や電力、オンプレミス型の場合は自社サーバーなどのインフラに依存しています。インフラにトラブルが発生すれば、電子カルテを閲覧したり、更新したりできません。電子カルテが利用できなくなると診療の進行を妨げ、患者へのサービスに影響を及ぼす恐れがあります。

トラブルが発生しても業務を進められるように、データのバックアップや緊急時のマニュアルを事前に準備しておくことが重要です。

【デメリット3】セキュリティ対策が重要

電子カルテを活用する際は、セキュリティ対策が欠かせません。カルテには患者の個人情報や診療情報が含まれるため、外部に漏えいした場合、プライバシーの侵害や法的な問題が発生します。

具体的には、下記のような対策が必要です。

要素	対策
アクセス制限	必要なスタッフのみがアクセスできるようにする
パスワード管理	強度の高いパスワードを設定し、定期的に更新する
セキュリティソフト	不正アクセスやウイルスから情報を守る

また、これらの対策を行うだけでなく、スタッフに対するセキュリティ教育も重要です。安易なパスワード設定や不注意からの情報漏えいが多く見られるため、定期的な教育を実施しましょう。

紙のカルテを電子化する際の注意点

紙のカルテから電子カルテへの移行は手間と時間がかかりますが、長期的な業務効率化につながります。そのため、じっくりと計画的に進めることが重要です。

紙のカルテを電子化する際は、一度にすべてのカルテで実施するのはおすすめできません。カルテの数にもよりますが、数多くのカルテをすべて電子化するのはリソースが足りないからです。そのため、初めのうちは電子化を対象とする期間を区切って、少しずつ電子化しましょう。

たとえば、下記の順番で電子化することで、作業がスムーズに進みます。

もちろん、移行期間中は一時的に紙カルテと電子カルテを併用しなければなりません。対象期間外のカルテはもちろん、電子化の途中で未入力の情報が出てきた際に対応できるようにする意味もあります。このような併用期間を設けることで、丁寧に移行作業を行えます。

ただし、紙のカルテと電子カルテで内容が違うような事態にならないよう、注意が必要です。

紙のカルテを電子化する方法

紙のカルテを電子化する際は、電子カルテシステムに直接データを入力します。転記作業で時間がかかるため、少しずつ進めていくのが重要です。

また、スキャナーを活用して電子化する方法もあります。手入力するよりも時間はかかりませんが、PDFの編集には専用のソフトウェアが必要なため、更新が不要な過去のデータに適用しましょう。

電子カルテに関するよくある質問

電子カルテに関するよくある質問を紹介します。

それぞれ簡単に紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.電子カルテと紙カルテの併用はあり？

電子カルテと紙のカルテを併用しても問題ありませんが、どのような目的で併用するかしっかりと決めておきましょう。目的もなく併用すると情報の二重管理が発生し、間違った情報をもとに治療してしまう恐れがあります。

そのため、「移行期間中は併用する」「システムダウン時のバックアップとして紙のカルテも保持しておく」など、しっかりと目的を定めることが重要です。

2.電子カルテの保存期間は？

電子カルテの保存期間は、紙のカルテと変わりません。厚生労働省の「保険医療機関及び保険医療養担当規則 第一章第九条」によって、診療が完結した日から5年間の保存が定められています。また、カルテ以外の「帳簿及び書類その他の記録」は、3年間保存する必要があります。

少しずつ電子カルテに移行して業務効率化を図ろう

電子カルテにはメリットが多いですが、システムを使いこなせるようになるまで時間がかかります。そのため電子カルテへの移行は、一度にすべてを完了させるのではなく、少しずつ進めるのがおすすめです。初めは一部の業務だけでも電子化して慣れていきましょう。

少しずつ進められれば、業務を止めることなくスムーズに電子カルテに移行できます。また、段階的に移行することで、スタッフも新システムに慣れる時間を確保できます。徐々に電子カルテを取り入れ、業務効率化を図りましょう。