Excelデータの転記を自動化する方法とは？やり方別のメリット・デメリットを解説

Excelのデータを手動で転記すると時間がかかるため、できる限り自動化するのがおすすめです。しかし、

「自動化する具体的な方法は？」

「自動化するメリットを知りたい」

このようにお考えではありませんか。

Excelの転記作業をゼロにするのは難しいですが、自動化しなければかなりの工数がかかってしまいます。

そこで本記事では、下記をまとめました。

Excelの転記作業で時間がかかっているとお困りの場合は、ぜひ最後までお読みください。

なお、Excelデータの転記作業を効率化するなら、外注するのもひとつの方法です。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、高いExcelのスキルを持つスタッフが在籍しています。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

Excelデータの転記を自動化する3つのメリット

Excelデータの転記を自動化するメリットは、下記のとおりです。

手作業による転記は、ヒューマンエラーが発生しやすい作業です。転記作業を自動化することでミスをなくせるので、品質の向上につながります。ひとつずつ見ていきましょう。

業務効率化による生産性向上を見込める

Excelデータの転記作業は、単純作業であるものの多くの時間と労力を費やしてしまいます。転記作業を自動化すると従業員はより付加価値の高い業務に集中でき、結果として生産性向上が実現可能です。

たとえば、顧客リストのデータを分析するために、別のシートやファイルにコピーするケースがあります。顧客数が多くなればなるほどデータ数は多くなり、転記作業にも時間をかけなければなりません。

しかし、転記作業を自動化するとリソースを確保できます。確保したリソースを有効活用することで、生産性向上に貢献し、企業の成長につながります。

手作業によるミスがなくなる

手作業によるExcelのデータ転記は、ヒューマンエラーが発生しやすい作業です。データによっては、転記ミスが大きな問題に発展する恐れがあります。

たとえば、顧客情報や売上データの転記ミスは、顧客とのトラブルや経営判断の誤りにつながりかねません。しかし、自動化すれば転記ミスをなくすことができ、正確なデータに基づいた業務遂行が可能になります。

このようなミスをなくすために、データ転記を自動化しましょう。自動化によって、人為的なミスを排除し、データの正確性を担保できます。業務の信頼性を高め、正確な情報に基づいた意思決定を心がけましょう。

コスト削減による利益向上につながる

Excelデータの転記作業を自動化することで、コスト削減による利益向上を見込めます。

その効果は、人件費や外注費などのコストを削減できるだけではありません。従業員のモチベーション向上や新しい仕事への挑戦による生産性向上にもつながり、結果として売上にも貢献できます。

毎日、膨大な量のデータ転記をする必要がある場合、それだけで1人分のリソースを割くケースがあります。

また、新しい事業を展開するうえでデータ転記の必要性が生じた場合、既存の従業員で対応できなければ新しく従業員を採用しなければなりません。時間外労働にかかる費用や、採用・教育にかかる費用はコスト増大につながります。

一方で、Excelデータの転記作業を自動化できれば、上記のような人件費や採用・教育費に頭を悩ませる必要はありません。

さらに、転記作業を外注する場合は繁忙期のみの依頼も可能なので、必要時のみコストをかけることで年間コストを抑えられます。自社にあった方法を選んで、最適化することが重要です。

Excelデータの転記を自動化する4つの方法

Excelデータの転記を自動化する方法は、下記のとおりです。

Excel関数を使用するのが最も手軽ですが、柔軟な対応は難しいです。業務フローを整理して最適な方法を見つけましょう。順番に紹介します。

Excel関数を使用する

Excelには、データを転記するために利用できる関数が複数用意されています。Excel関数による自動化のメリット・デメリットは、下記のとおりです。

Excel関数を使用するメリット	Excel関数を使用するデメリット
・手軽なため、最小限の学習で活用できる ・追加費用がかからない	・複雑な転記作業は困難

Excel関数を使用した転記は、VBAやRPAツールのように専門知識を必要とせず、比較的容易に実装できることがメリットです。

一方で、転記元のデータ形式が複雑な場合や大量のデータを処理する場合は、Excel関数のみで対応するのは難しいため、ほかの方法を検討するのがおすすめです。

VBAを使用してマクロを作成する

VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Office製品に組み込まれているプログラミング言語です。VBAを使用してマクロを作成することで、Excelデータの転記を自動化できます。

VBA活用による自動化のメリット・デメリットは、下記のとおりです。

VBAを活用するメリット	VBAを活用するデメリット
・Excel関数より複雑な処理ができる ・追加費用がかからない	・プログラミングスキルが必要 ・習得まで時間がかかる ・属人化しやすい

VBAでマクロを作成するメリットは、柔軟性が高い点です。Excelの機能だけでは実現できない複雑な処理も自動化できます。VBAはプログラミング言語であるため、条件分岐や繰り返し処理などさまざまなロジックを組み込むことで、さらなる効率化も可能です。

VBAを用いたマクロ作成は自由度の高い自動化を実現したい場合に有効な手段ですが、作成者の不在時にトラブルが発生すると対応できない恐れがあります。自由度が高い反面、運用が難しい場合もあるので導入時にルールをしっかりと決めておくことが重要です。

RPAツールを使用する

RPA（Robotic Process Automation）は、ロボットによる業務自動化を実現するツールです。Excelのデータ転記作業を始めとする、これまで手作業で実施されていた定型業務を自動化できます。

RPAツールには、多くの種類があり、それぞれ機能や価格が異なります。そのため、自社の業務内容や予算に合わせて最適なツールを選択することが重要です。

RPAツールを使用するメリット・デメリットは、下記のとおりです。

RPAを活用するメリット	RPAを活用するデメリット
・Excel以外のアプリケーションとの連携も自動化できる ・ツールによっては操作性がシンプルで使いやすい	・導入コストがかかる

RPAは、複数のアプリケーションと連携して自動化できる点が大きな特徴です。Excel間の転記作業だけではなく、アプリケーションをまたいだ転記作業もできる場合があるため、効率化に役立ちます。

RPAの大きなデメリットは、導入にコストがかかることです。ツールによっては高額になる場合もあり、一時的にコストが増大します。

そのため、RPAを導入することで得られる効果がコストを上回るか、しっかりと見積もりをしてから導入を検討するのがおすすめです。

外注する

VBAやRPAなど、教育の時間や費用をかけられない場合は、転記作業を外注するのもひとつの方法です。特に、オンライン秘書サービスを利用すれば、時間や場所を選ばずに依頼できます。

オンライン秘書は、インターネットを介してバックオフィス業務を始めとするあらゆる業務を代行してくれるサービスです。オンライン秘書サービスに外注するメリットは、下記のとおりです。

オンライン秘書に外注するメリット	オンライン秘書に外注するデメリット
・即戦力の人材を確保できる ・幅広い対応が可能 ・コスト削減につながる	・情報漏えいのリスクがある ・継続的なコストが発生する

オンライン秘書サービスは、一般的に依頼された業務に適した人材をアサインします。したがって、Excelデータの転記作業を依頼する場合は、高いExcelのスキルを持つ人材がアサインされる可能性が高いです。

関数やVBAを扱える即戦力となる人材を得られるのと同義なため、業務効率化をスムーズに進められます。

一方、情報漏えいのリスクや継続的なコストの発生がデメリットです。オンライン秘書に自社の情報を渡すため、やりとりに不備があると情報漏えいにつながります。

情報セキュリティ教育やセキュリティツールの活用を徹底し、情報漏えいの防止に努めなければなりません。

以下の記事でおすすめのオンライン秘書サービスを紹介していますので、比較検討したい方はあわせてご覧ください。

＞＞オンライン秘書とは？おすすめ15社を徹底比較【2024年最新】

Excelデータの転記を自動化する際の注意点4つ

Excelデータの転記を自動化する際は、下記のポイントに注意しましょう。

データの入力規則やフォーマットが変更された場合、参照するセルがズレて正しいデータを転記できなくなる場合があります。使用者が勝手に手を加えないように注意しなければなりません。順番に見ていきましょう。

自動化する業務を洗い出す必要がある

データ転記の自動化に取り組む際は、本当に自動化すべき業務を洗い出さなくてはなりません。闇雲にすべての業務を自動化しようとすると、かえって手間やコストがかかってしまう可能性があります。

転記を自動化する業務を選定するためには、現状行っているExcelデータ転記業務をすべてリストアップする必要があります。リストアップが完了したら、下記のポイントを参考に、それぞれの業務を分析してみましょう。

たとえば、毎日実施する業務やミスが発生しやすい業務は、自動化によるメリットが大きいため優先的に対応するのがおすすめです。一方、月に1度しか実施しない業務は、慌てて自動化する必要はありません。

転記を自動化することでどの程度の効果が見込めるか、しっかりと分析し、ひとつずつ対処していきましょう。

定期的なメンテナンスが欠かせない

Excelデータの転記を自動化する場合、定期的なメンテナンスを実施しましょう。自動化を設定して何もせず放置すると、予期せぬエラーが発生したりデータの転記ミスにつながったりする可能性があります。

特に、下記のポイントに注意しましょう。

また、他社が提供するツールを利用する場合は、最新のアップデートを適用するのがおすすめです。

バージョンが古いままでは、プログラムが正常に動作しなくなる恐れがあります。定期的にメンテナンスを実施し、安定したデータ転記を実現しましょう。

データ構造が変更されると動作しなくなる場合がある

Excelデータの転記を自動化する場合、データ構造が変更されると、自動化システムが正常に動作しなくなる恐れがあります。

たとえば、次のような変更が発生した場合です。

上記の変更が加えられると参照するデータの位置が変わってしまうため、エラーが発生したり誤ったデータが転記されたりする可能性があります。

したがって、作業者が独自の判断でデータ構造を変更しないように周知したりExcelにロックをかけたりしましょう。

専門的な知識やスキルが必要

関数やVBAなどさまざまな方法でデータを転記できますが、いずれの方法を使うにしても専門的な知識やスキルが必要です。

たとえば、Excel関数を使う場合、関数の種類や使い方を理解している必要があります。VBAでマクロを作成する場合には、VBAの構文やプログラミングの基礎知識が欠かせません。RPAツールを利用する場合、ツールの操作方法や設定方法を学ぶ必要があります。

それぞれの知識やスキルが不足していると自動化に時間がかかったり、期待どおりの動作を実現できなかったりします。場合によっては誤った設定によって予期せぬエラーが発生し、データが破損するリスクもゼロではありません。

もし、専門的な知識やスキルを持っていない場合は、外注する方法もあります。継続的な費用はかかりますが、確実かつ効率的なデータ転記を実現できます。

自社で対応する場合には、学習コストやリスクを考慮し、適切な方法を選択することが重要です。

Excelデータの転記ならi-STAFFにお任せください

Excelデータの転記作業でお困りなら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』にお任せください。i-STAFFは、経験豊富なスタッフがお客様のExcelデータ転記業務を代行します。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

データ転記だけではなく経理や人事など、幅広い業務に対応しています。データの転記作業は、部門に限らず発生する業務です。それぞれの部門での困りごとも同時に依頼できるため、外注先の一本化や大規模な外注を考えている場合におすすめです。

 

なお、下記の記事でi-STAFFを利用している方のリアルな声を紹介しています。料金や導入事例とあわせてご確認ください。

＞＞i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

Excelデータの転記を自動化して効率化を図ろう

Excelは汎用性が高いツールなので、多くの企業で使用されています。しかし、データが多くなると転記作業も多くなりがちで、リソースを浪費しかねません。

そこでおすすめなのが関数やVBA、RPAを活用した自動化です。簡単な転記作業は関数を活用するだけで事足りますが、複雑な転記作業はVBAを使用してマクロを作成する必要があります。

複雑になればなるほど高いスキルが求められるため、転記作業を外注するのもおすすめです。

上記の方法を参考にし、Excelデータの転記を自動化しましょう。リソースを確保できれば、高い生産性の実現につながります。