備品管理の方法とは？効率的に行うポイントと注意点

企業には数多くの備品があり、すべて適切に管理されなければなりません。

しかし、

「備品管理をする理由やメリットは？」

「効率的な備品管理の方法を知りたい」

このようにお考えではありませんか。

備品管理が徹底されていなければ、何がどのように使われているのか把握できず、情報漏えいや不正の原因となりかねません。そこで本記事は、以下の内容を紹介します。

備品をしっかりと管理したいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、備品管理を行う場合は、リソースを確保しなければなりません。リソースを確保できないのであれば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。

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備品管理とは？

備品管理とは、備品の保管場所や使用者、個数、使用状況などをデータベース化し、現在の状態をいつでも確認できるようにすることです。

そもそも備品とは、一般的に企業が所有する物品を指しますが、会計業務上は以下の条件で消耗品と区別されます。

なお、建物や機械など20万円以上の備品は、固定資産となります。備品管理を徹底することで、業務遂行に必要な備品が各所に行き届いているかの確認が可能です。

備品が足りなければ業務に支障が出ますが、多すぎると費用がかかるだけです。

たとえば、オフィス勤務の4人チームにPCが3台しかなければ、1人はPC業務ができません。逆にPCが10台あったところで、6台は起動されることもないでしょう。

このように、効率よく業務遂行するためには、必要な備品を適切な数だけ配置しなければなりません。

備品管理のメリット5つ

備品管理を行うことで、5つのメリットがあります。

特に、備品管理ができると不要な出費が抑えられ、コスト削減が可能です。順番にみていきましょう。

【メリット1】管理を徹底することで、業務効率化につながる

備品管理を徹底すると、備品の状態をすぐに確認できるため、業務効率化につながります。管理されていなければ、必要な備品が「どこに」「いくつ」あるのか分かりません。

備品探しに思った以上の時間がかかる恐れもあります。たとえば、保管されているはずの棚に備品がない場合、持ち出している担当者を記入する用紙を用意しておけばどこにあるのかすぐに分かります。緊急時には直接連絡して、先に使用できないか交渉が可能です。

しかし、誰が持ち出しているのかわからない状態では、社内を探し回るか戻ってくるまで待つ必要があります。

管理を徹底すると、このような無駄をなくし、スムーズな業務の遂行が可能です。

【メリット2】コストを削減し、利益向上が見込める

備品管理を徹底することで、無駄なコストを削減できます。備品の数と状態を把握できるため、備品が必要になるたび新しく購入する必要がないからです。

たとえば、新入社員を雇う際は、一般的に多くの備品を支給しなければなりません。しかし、たとえばPCの使用状況を管理していれば、使用されていないPCがある場合は把握できます。

遊休となっている備品を新入社員に支給すれば、新しく購入する必要はありません。無駄な経費を削減するため、高額な製品ほど上手に使い回すことが重要です。

【メリット3】職場環境がよくなり、働きやすい職場づくりにつながる

備品管理は、職場の環境改善にもつながります。快適な職場環境とは、必要なものが必要な数だけある状態といえます。

つまり、備品は不足していても超過していても、快適とはいえないのです。プリンターで印刷する機会が多いオフィスにもかかわらず、プリンターが別室に設置されていれば毎回印刷物を取りに行かなくてはならず、手間がかかります。

また、紙の書類を保管するのであれば、十分な保管棚が必要です。備品管理の効果は不要なものを購入しないばかりではなく、必要なものを適切に購入することにも効果があります。

【メリット4】情報漏えいの防止につながる

備品管理の徹底は、情報漏えいの防止につながります。備品は、機密性の高い情報にアクセスできるものがあるからです。

たとえば、重要な書類が保管されている資料室に入室できる鍵は、誰が持ち出しているかわからなければどのような情報が流出するか分かりません。また、現代において従業員に貸し出されるPCには、多くの情報が保存されています。

従業員個人のセキュリティ意識にもよりますが、管理が甘いと不正アクセスによる情報流出の恐れがあります。特に、テレワークを実施している場合はPCを社外に持ち出すため、備品管理を徹底しなければなりません。

【メリット5】従業員満足度が向上する

備品管理の徹底は、従業員満足度の向上にもつながります。管理が曖昧では、情報漏えいが発生したり、職場環境の劣悪化を招いたりする恐れがあります。

そのような企業では、従業員のモチベーションは上がらず、生産性の高い仕事は困難です。個人情報が流出する恐れもあり、いつまで経っても必要な備品を購入してくれない企業に貢献したいと思える従業員は多くありません。

一方で、セキュリティ意識も高く、常によりよい職場環境を考える企業なら従業員も意欲的になります。つまり、備品管理の徹底は、従業員のモチベーションや満足度向上にもつながるのです。

備品管理の方法5つ

備品管理の方法は、以下の5つがあります。

ひとつずつ紹介します。

【方法1】備品の現状把握を実施する

現在どのような備品がどこに保管されているのか、備品の現状把握を実施しましょう。重要な点は、使用している備品だけではなく、使用されていない備品の実態も把握することです。

使用されていない備品は、要・不要を検討し、必要に応じて処分しましょう。また、保管場所が明確に決まっていない備品があれば、保管場所を決めなければなりません。

使用する部署や場所に合わせて、取り出しやすく使いやすい最適な保管場所を決めることで、業務効率化にもつながります。

【方法2】備品管理のフロー・マニュアルを作成する

備品管理を行ううえで、フローやマニュアルが必要です。フローやマニュアルがなければ、誰が購入したかわからないものや管理されていない備品が増える恐れもあります。

また、安価な備品と高額な備品では、一般的に決裁権をもつ人は異なります。場合によっては稟議が必要になるため、金額や備品の種類によってフローを作成しなければなりません。

全体のフローを作成し、細分化したフローやマニュアルを作成すると、効率のよい管理が可能です。フロー以外に、持ち出しや点検などの管理ルールも決め、全従業員に周知・徹底しましょう。

【方法3】備品をカテゴリ別に分類する

「備品」というくくりだけでは非常に広義なため、カテゴリ別に分類しましょう。カテゴリごとに管理方法が異なるため、細分化したほうが管理しやすくなります。

たとえば、以下のように分類できます。

カテゴリもひとつだけではなく、必要に応じて「大分類・中分類・小分類」とわけることで、さらに管理しやすくなります。また、備品数が多い場合はカテゴリごとに担当者を決めると、負担を軽減できます。

【方法4】ラベリングする

備品はラベリングして、整理整頓しましょう。備品によっては多くの部署が使用するため、管理部署や保管場所がどこなのか明記しておく必要があります。

カテゴリ別に色分けしたり管理番号を記載したりすることで、どこの備品なのか把握できます。また、保管棚に複数の備品を保管する場合は、配置を工夫すると取り出しやすいです。

使用頻度の高いものや小さいものを手前に置くと、取り出しやすいと同時に、ひと目で何がどこにあるか分かりやすくなります。さらに、バーコード管理を導入すれば専用端末でスキャンするだけで持ち出しの管理ができるため、おすすめです。

【方法5】定期的に棚卸しをする

備品管理を運用するうえで、定期的な棚卸しが必要です。管理台帳と突き合わせ、現物の状態と整合しているか確認しましょう。

管理台帳の記載漏れやミスを発見できるうえ、間違いやすい原因があるのであれば対策も立てられます。また、使用頻度が低い備品は、処分も検討できます。

定期的に棚卸しをすると、管理台帳と現物の乖離が発見できるため、処分や新規購入などの最適化が可能です。

備品管理台帳の作り方

備品管理台帳とは、どの備品がどのような状態にあるのか、といった内容を確認するための台帳です。基本的には、ひとつの台帳ですべての備品を管理します。

作成自体は簡単で、必要な項目を記載していくだけで完了です。記載すべき項目に絶対の正解はないため、自社で必要と思われる項目を設定しましょう。

例として、一般的には以下の項目を記載します。

管理番号は必ず設定して、重複しないように注意しましょう。備品を廃棄した場合は、削除するのではなく、状態を「廃棄済み」などにして区別します。

また、備品管理台帳は、以下の方法で作成可能です。

多くの企業でエクセルがすでに導入されているため、初期費用を抑えたい場合はエクセルで作成しましょう。シートを分けたり、関数やマクロを活用したりすれば十分に使いやすい管理台帳ができます。

一方で、より便利な機能を求める場合は、備品管理システムを導入するのがおすすめです。備品管理に特化しているため「ICタグの活用」や「会計システムと連携」といった便利な機能を使用できます。

まずはエクセルで作成して、管理が大変と感じたときに備品管理システムの導入を検討しましょう。

備品管理の注意点

備品管理で重要な点は、十分な数があり、正しく使用できる状態を保つことです。つまり、数や状態に異常があれば、管理できているとはいえません。

備品管理をするうえで、以下の点に注意しましょう。

「気づいたら誰かが購入していた」という事態を避けるため、購入のフローは明確に定めておく必要があります。もちろん購入のフローを含め、備品に関するルールを策定し、すぐ確認できる場所に保管しなければなりません。

PCサーバーに保存したり文書管理システムを利用したりする場合は、できるだけ分かりやすい階層に保管しましょう。

また、現物の定期的な確認も重要です。「いざ使おうとしたときに故障していた」ということがないように、正しく動作するか定期的に確認しておきましょう。

備品管理を効率的に行うポイント3つ

備品管理を効率的に行うためには、以下のポイントを意識しましょう。

特に、備品が見えづらい保管場所などは、写真やラベルを貼って見える化すると効率的に管理できます。順番にみていきましょう。

【ポイント1】管理ルールを徹底する

備品管理を効率的に行うためには、全従業員が管理ルールを徹底する必要があります。総務部や担当者が備品管理を徹底しても、実際に使用する従業員がルールを逸脱すれば意味がありません。

全社的にルールが守られれば、無断での持ち出しや私物化も避けられます。従業員にルールを守ってもらうためには、定期的な呼びかけが最も効果的です。

ルールが浸透するまで、あるいはルールが曖昧になってきたら担当者が再度周知徹底しましょう。

【ポイント2】備品を見える化する

備品を見える化することで、効率的な運用が可能です。備品の保管場所や数が分かりにくいと、備品がほかの場所に置かれてしまうこともあります。

次の使用者が確認すると、備品が見つからず、業務が滞ってしまいます。そこで、以下のような施策をとってみましょう。

このように「見える化」を徹底すれば、現場の従業員も正しい保管場所を意識できます。

【ポイント3】単純作業は外注する

実際に備品を使用するのは現場の従業員ですが、ルールの策定やフローや管理台帳の作成は管理部や総務部の業務です。リソースが足りずに作成が後回しになる場合は、外注もひとつの方法です。

ルールやフローそのものは決められませんが、分かりやすい資料を作成するなら専門的なスキルをもつ外注業者があります。新しく従業員を雇うより費用も抑えられるため、ぜひ検討してみてください。

なお、分かりやすい資料作成なら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFはバックオフィス業務を始め、幅広い業務を代行しているので、ぜひ以下からご確認ください。

 

備品管理を徹底してコスト削減につとめよう

備品管理は、適切な数量や保管場所を決めるために重要な業務です。備品管理を徹底することで、不必要な備品の新規購入を防いだり、不要な備品を処分したりできます。

無駄な新規購入を防ぐことはもちろん、不要な備品の処分も管理コストを軽減できるため、コストの削減につながります。備品管理を徹底するためには、全従業員が管理ルールを把握し、徹底しなければなりません。

担当者が中心となってルールを浸透させ、コスト削減による利益向上を目指しましょう。