会社に届く郵便物の整理・収納アイデアまとめ！おすすめアイテムも紹介

会社に届く郵便物は多く、しっかり整理しなければ配布する人を間違えたり溜まったりしてしまいます。そこで、

「郵便物を整理・収納するコツはある？」

「具体的なアイデアを知りたい」

このようにお考えではありませんか。受け取った郵便物を上手に整理できずに溜め込んでしまうと、重要な書類を見落とす恐れがあります。本記事では、下記をまとめました。

郵便物の整理にかかるリソースを最小化して売上につなげたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

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会社の郵便物が溜まってしまう原因

会社の郵便物が溜まってしまうおもな原因は、下記のとおりです。

デジタル化が進む現代において、紙ベースの郵便物が会社に届くことそのものが原因の場合もあります。重要な書類や契約書などはデジタル化が難しい場合もありますが、取引先と協議してできる限りデジタル化し、郵便物を減らすのがおすすめです。

会社の郵便物を整理・収納する3つのコツ

会社の郵便物を整理・収納するコツは、下記のとおりです。

受け取った郵便物をどのように管理するか決めておかなければ、その都度異なる対応になるため上手に整理できない恐れがあります。ひとつずつ見ていきましょう。

【コツ1】郵便物の管理ルールを明確にする

まずは郵便物を整理・収納するために管理ルールを設定しましょう。このルールが曖昧だと「郵便物がどこにあるのか」「誰が対応すべきか」が不明瞭になり、結果的に郵便物が溜まってしまいます。

具体的なルールとしては、「郵便物は受け取った当日中に対応担当者に渡す」「未処理の郵便物は特定の場所に保管する」などが考えられます。また、郵便物の種類によって管理方法を分けることもひとつの方法です。

郵便物の管理ルールを明確にすることで、郵便物の見落としや混乱を防ぎ、作業効率を高められます。

【コツ2】郵便物の授受管理を徹底する

郵便物の授受管理を徹底することは、郵便物が溜まる原因の解消に重要です。まず、郵便物が届いた際の明確な受け取り担当者を設け、その人が郵便物の一次受け取りを行いましょう。また、必要な場合は受け取り日や時間を記録することで、必要な情報を探す際の手間を省けるのでおすすめです。

次に、郵便物の対象者が確認できるよう、郵便物の明確なラベル付けを行いましょう。たとえば「経理部向け」や「営業部向け」などと書くことで、郵便物を適切な人たちに届けられます。

さらに、各部署や担当者が郵便物を受け取ったことを確認するシステムも整備するのがおすすめです。郵便物がどの段階でどこにあるのかを把握しやすくなります。授受管理の徹底は、郵便物の所在が不明確になることを防ぎ、スムーズな業務運営につながります。

【コツ3】決められたルールを習慣化する

一度決めた郵便物の管理ルールも、それが習慣化されなければ意味がありません。習慣化に成功するポイントは「繰り返し」です。特定の行動を一定期間続けることで、自然な行動として定着します。

具体的な手順は、下記のとおりです。

これらのステップを踏むことで、郵便物の整理・収納ルールが従業員の日常的な行動として定着します。組織全体でルールを守る文化を醸成することが、郵便物管理の効率化につながります。

会社の郵便物を整理・収納する7つのアイデア

会社の郵便物を整理・収納するアイデアを7つ紹介します。

会社の郵便物を効果的に整理・収納するためには、さまざまなアイデアを複合的に実行することが重要です。順番に紹介します。

【アイデア1】レターボックスを設置する

レターボックスの設置は、会社の郵便物を整理・収納する一般的な方法です。郵便物が届くエントランスや受付近くにレターボックスを設置しましょう。これにより、郵便物の管理が容易になり、紛失リスクの減少が可能です。

重要なポイントは、レターボックスを設置するだけではなく、使い方を全社員に明確に伝えることです。マニュアル化して共有することで、一貫した管理が可能となり、郵便物の整理・収納をよりスムーズに行えます。また、レターボックスは複数台設置し配送先ごとに分けると、郵便物の仕分け作業に時間がかからず便利です。

【アイデア2】コミュニケーションツールで情報を共有する

会社に届く郵便物の管理には、コミュニケーションツールの活用が有効です。たとえば、チャットツールで、郵便物の到着や内容の概要を共有できます。

具体的な手順は、下記のとおりです。

現物を手に取ることなく、情報の確認が可能です。また、情報がデータとして残るため、郵便物の紛失リスクも減少します。ただし、社内の情報管理ルールに従い、個人情報などの取り扱いには十分注意しましょう。

【アイデア3】メールルームを設置する

メールルームの設置は、会社の郵便物の整理・収納に効果的です。メールルームとは、郵便物の受け取りや分類、配布を行う専用のスペースや部署を指します。

受け取った郵便物はメールルームに集められ、担当者によって各部署や担当者へ配布されます。したがって、郵便物の紛失防止や迅速な配布が可能です。

また、メールルームには分類や整理のためのシステムを設けることもおすすめです。たとえば、届けられた郵便物を担当者や部署、重要度別に分類する棚や引き出しを用意すると、管理がよりスムーズになります。

さらに、メールルームを設置する際には、郵便物の授受管理を徹底するためのルール作りも忘れないようにしましょう。これにより、郵便物の管理をより効率化できます。

【アイデア4】取引先に郵便物のデジタル化を依頼する

会社に届く郵便物の量を減らす手段のひとつとして、取引先に対して郵便物のデジタル化を依頼するという方法があります。たとえば取引先からの請求書や報告書、契約書などをメールやクラウド上での共有に変更することで、物理的な郵便物の量を減らすことが可能です。

郵便物のデジタル化は、事務作業の効率化だけでなく、ペーパーレス化にもつながります。ただし、セキュリティ面での配慮や取引先との調整が必要となる場合もあるため、きちんとした準備と計画が重要です。

【アイデア5】レターオープナーを導入する

レターオープナーを導入することで、郵便物の整理を効率化できます。レターオープナーは、郵便物を開封するために使用される道具で、ハサミやカッターを使用するよりも短時間で多くの開封が可能です。また、きれいに開封できるため、重要な書類を誤って切ってしまうリスクも最小限に抑えられます。

レターオープナーは手軽に導入できるツールでありながら、郵便物の整理・収納作業を大幅に改善できます。

【アイデア6】アウトソーシングする

従業員のリソースが足りない場合は、アウトソーシングの導入がおすすめです。郵便物の管理を専門業者に委託するため、自社で行うよりも効率的に業務を進められます。

利用料金が発生するものの、自社の人件費に比べて安価な場合が多く、効率化とコスト削減を同時に図れます。たとえば、自社で対応する場合は既存従業員の残業代や新規採用の広告費用や教育費がかかるため、時間と費用が必要です。

一般的にアウトソーシングは、

• 受け取り
• 分類
• 保管
• 配布

を、高品質で対応可能です。また、重要な書類の紛失や遅延を防止するための丁寧な管理も期待できます。このように、業務の効率化や間違いの減少による時間短縮を考えれば、コストパフォーマンスの高い有効な手段といえます。

アウトソーシングについて詳しくは以下の記事で解説していますので、あわせてご覧ください。

＞＞アウトソーシングとは？メリット・デメリットや人材派遣との違いを簡単に解説

【アイデア7】クラウド郵便サービスを利用する

クラウド郵便サービスとは、郵便物の受取りや開封、データ化するまでの一連の工程を代行してくれるサービスです。郵便物はデジタル化され、クラウド上でいつでも閲覧可能です。

クラウド郵便サービスを利用することで、郵便物の管理や収納にかかる時間と労力を大幅に削減できます。また、必要な郵便物だけを自社で保管し、不要な郵便物は処分することが可能です。これにより、収納スペースの節約も期待できます。

さらに、クラウド上で管理されているため、外出先やリモートワークでも確認できる点が大きなメリットです。手元に郵便物がない場合でも、情報を素早く共有できます。

会社の郵便物を整理・収納するのにおすすめのアイテム2選

会社の郵便物を整理・収納するのにおすすめのアイテムは、下記のとおりです。

ファイルボックスには多様な種類があるため、設置できるスペースや必要な数に応じて選ぶことが重要です。ひとつずつ見ていきましょう。

【アイテム1】レターオープナー

会社における郵便物の整理には「レターオープナー」が便利です。大量の郵便物を開封できるレターオープナーは、時間短縮になるうえ、正しく使用すればケガをする心配もありません。

また、レターオープナーは種類も豊富で、使いやすさやデザイン性など担当者にピッタリのものを選べます。ニーズに合ったレターオープナーを選ぶことで、作業の効率化が可能です。効率よく郵便物を処理するためにも、ぜひ導入を検討してみてください。

【アイテム2】多段ファイルボックス

会社での郵便物整理には、多段ファイルボックスが便利です。多段ファイルボックスは、複数の段に分かれているため郵便物を種類や取引先、優先度など、自由に分類して収納できます。

たとえば、「未処理」「処理中」「保管用」というラベルを各段につけて管理すると、郵便物の現状が一目瞭然となります。また、一定の期間が経過したものから順に処分する「先入れ先出し」の管理も可能です。

多段ファイルボックスは、場所を取らず、種類によっては机の上でも邪魔になりません。また、移動が容易なので場所を選ばずに使えます。さらに、見た目もスッキリとしており、オフィスの雰囲気を損なうこともありません。多段ファイルボックスは郵便物の整理・収納における便利なツールなので、ぜひ試してみてください。

会社の郵便物の整理ならオンライン秘書にお任せください

会社に届く郵便物は、契約書や見積書のようなビジネス文書だけではなく、顧客からのフィードバックや重要度の低い営業などさまざまです。多くなればなるほど処理する時間がかかり、このようなノンコア業務にリソースを割かれてしまいます。

自社の従業員がコア業務に集中するためにも、オンライン秘書の利用がおすすめです。たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、採用率1％の優秀なスタッフが丁寧で確実な業務を提供します。

また、オフライン業務にも対応しているため、書類の整理やファイリングも可能です。さらに、ハガキや請求書の発送業務も対応できるので、郵便の取り扱いを一貫して依頼できます。オフライン業務では、情報漏えいを防ぐため本社勤務スタッフのみ対応し、セキュリティ面も問題ありません。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判と口コミをまとめたので、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

郵便物の整理を徹底して時間短縮を図ろう

企業には多くの郵便物が届くため、正確に仕分けして、宛先へ配布しなければなりません。配布する人を間違えたり溜めてしまったりすると、緊急性の高い郵便物を見落とす恐れがあります。郵便物を整理する担当者とルールを明確化することで、トラブルの発生は抑制できます。

そのうえで効率化を果たすためには、ツールやアウトソーシングを導入するのがおすすめです。また、そもそもデジタル化が可能な文書は、取引先と協議して郵便物を廃止することを検討しましょう。郵便物の整理を徹底して時間を短縮し、コア業務に専念することで生産性向上を図れます。