大量の書類をデータ化する3つの方法！メリット・代行業者も解説

日々業務をこなしていると書類は溜まり、紙では管理が大変です。

そこで、

「書類が多すぎて、目的の書類がすぐに見つからない」

「ファイリングしたりラベリングしたり、整理が面倒」

このようにお悩みではありませんか。

書類をデータ化すれば、上記の悩みは解決します。一方で、紙の書類を取り扱うと検索や整理に無駄な時間を取られたり、物理的なダメージから書類を閲覧できなくなったりしかねません。

したがって、本記事は、下記についてまとめました。

書類をデータ化して管理の簡略化や業務効率化を図りたい人は、ぜひ最後までお読みください。

なお、書類のデータ化ならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス「i-STAFF」がおすすめです。i-STAFFができることについて詳しく知りたい人は、下記のリンクから無料の資料をダウンロードしてみてください。

 

書類をデータ化するとは？

書類のデータ化とは、紙で作られた書類をPCやスマホといった端末で取り扱えるように、デジタルデータに変換することです。

電子データとして書類を保存することは大きなメリットがあるため、国の「働き方改革」でも推奨されています。そのために法整備も進められており、電子データとして書類を保存するためには「電子帳簿保存法」も把握しなければなりません。

電子帳簿保存法とは「国税関係の書類を電子データとして保存する要件や、電子データを授受したときの保存方法について定めた法律」です。

おもに3つの保存方法について、定められています。

書類をデータ化するためには、上記の内容を把握しておきましょう。

なお、2022年1月に電子帳簿保存法は改正されました。「2022年1月に電子帳簿保存法が改正！ポイントをわかりやすく解説します」で紹介しているので、ぜひご一読ください。

書類をデータ化する6つのメリット

書類をデータ化すると、下記のメリットが得られます。

特に、データ化した書類はインターネット上で共有できるため、部門や拠点をまたいで情報をすぐに共有でき、ビジネスの加速につながります。順番に見ていきましょう。

検索しやすいため、目的の書類をすぐに閲覧できる

書類をデータ化するメリットのひとつは、検索がしやすくなることです。PCをはじめとするデジタル機器は検索機能が豊富で、さまざまな要素から検索できます。

また、ファイル名に取引先や取引金額を入れれば、よりわかりやすくなります。

一方で、紙の書類を保管していると、資料室や専用の保管棚を手作業で探さなければなりません。ファイリングやラベリングが丁寧にされていたとしても、同じような書類群から探すのは骨が折れます。

書類をデータ化して検索しやすくなれば、無駄な時間をかけずに目的の書類をすぐに探し当てられるのです。

データで保管するため、簡単に整理できる

書類をデータ化すると、紙の書類と比較して簡単に整理できるのもメリットのひとつです。電子データではフォーマットにしたがったファイル名を付け、定められたフォルダに格納するだけで整理整頓が完了します。

紙の書類を取り扱う場合は、書類を格納するファイルを購入し、取り出しやすいようにラベルを付けなければなりません。また、取り扱う機会の多い書類は、月や年ごとにファイルを用意する手間もかかります。

さらに、紙の書類を保管していれば、下記の事態も考慮する必要があります。

書類をデータ化して、インターネット上に保存すれば上記の問題は解決できます。加えて、データで保管すると整理に時間をかけずにすむため、ほかの業務に時間をあてられます。

書類を同時に閲覧できるため、情報の共有がスピーディになる

書類をデータ化してインターネット上に保存すると、複数の端末から同時に閲覧できます。つまり、部門や拠点をまたいで、同時に書類を閲覧できるのです。

紙の書類であれば、基本的にひとつの書類を閲覧できるのは一人だけで、ほかの人は待たなければなりません。また、そもそも別の拠点のスタッフと同時に閲覧することは、ほぼ不可能です。

書類をデータ化すると複数人、複数拠点で同時に閲覧できるほか、インターネットに接続されている環境であれば外出先からも閲覧できます。そのため、情報の共有が簡単かつスピーディになり、業務をスムーズに進められます。

ひいてはビジネスの成長もスピーディになるため、書類のデータ化が重要なのです。

コストが削減できるため、利益向上につながる

紙の書類をデータ化することで、コストが削減できる点もメリットのひとつです。紙の書類を保管するためには、維持コストがかかります。

たとえば、下記の項目です。

特に、人件費は軽視できず、書類の量が多い場合は専任のスタッフを雇うケースも考える必要があります。

一方で、書類をデータ化すれば保管する場所はPCやインターネット上なので、管理費はほぼかかりません。

コピーや送付、廃棄も費用がかからないため大幅にコストが削減でき、企業の利益向上につながります。

セキュリティ対策になるため、安全に管理できる

セキュリティ対策を強化できる点も、書類をデータ化するメリットのひとつです。データ化できれば、情報漏えいや紛失といったセキュリティ事故を防げるからです。

たとえば、ネットワーク上の保管場所やファイルごとにアクセス制限を設定すると、誰でも見られる状態を回避できます。

また、バックアップを取っておけば、PCにトラブルがあっても安心です。さらに、インターネット上に保管してあれば、PCごとにバックアップを取る必要すらありません。

しかし、紙の書類は基本的に誰でも持ち出せてしまううえ、置き忘れといったトラブルも考えられます。

したがって、書類をデータ化すると安全に管理できるため、セキュリティ事故にあうリスクを低減できるのです。

ペーパーレス化できるため、環境の配慮につながる

書類をデータ化するメリットのひとつとして、ペーパーレス化が挙げられます。紙の資源を使わなくなるペーパーレス化は、地球環境の配慮につながり、国も推進している政策です。

ペーパーレス化の推進は、持続可能な社会の取り組みにつながり、社会的な評価が高まります。また、消費者のエシカル消費（倫理的な購買行動）に対応できるうえ、ESG投資（環境・社会・企業統治に配慮している企業におこなわれる投資）を受けられる可能性もあります。

書類をデータ化する際の注意点3つ

書類をデータ化する際には、下記の注意点も考慮しなければなりません。

特にPCやスマホで書類を閲覧すると、書類全体が表示されなかったり、文字が小さくて読めなかったりします。ひとつずつ紹介します。

データ化する作業に手間がかかる

書類をデータ化する際、手間がかかる点に注意が必要です。新しい運用方法を導入するため、どうしても慣れるまでに時間や労力がかかります。

場合によっては、一時的に生産性が低下する恐れも考えなくてはなりません。また、スタッフ全員がファイル名のフォーマットや保管場所に慣れるまでは、時間がかかるケースもあります。

導入がうまくいけば、以降のデータ化は問題ありませんが、過去の書類をデータ化する際に大きな時間と労力が必要です。書類によっては留め具になっている針やクリップを外して、1枚ずつスキャン・保存といった対応をしなければなりません。

ポイントはすべてをデータ化するのではなく、再度書類を見直して不要なものは廃棄することです。保管した当時は必要でも、現状不要になっている書類があるかもしれないため、取捨選択をすることで時間短縮につながります。

書類の全容がわかりづらい

書類のデータ化をするうえで、書類の全容がわかりづらいという注意点があります。さまざまなメリットがある書類のデータ化ですが、一般的に可読性や視認性の高さは紙の書類が優れていると言われています。

たとえば、下記の状況です。

データ化した書類がPDFであれば、PDFリーダーを導入することで改善できる場合もあります。また、タブレットを活用すれば、PCやスマホより見やすくなっています。

少し工夫をするだけでも書類が見やすくなるため、ぜひ試してみてください。

書類に書き込みしづらい

データ化した書類に直接書き込みしづらい点も、紙の資料にはない注意点です。紙の資料はボールペンやマーカーペンで気軽に書き込みできるため、アイデアや提案を瞬時に書き込みできます。

しかし、データ化した書類は気軽に書き込みできません。テキストエディタを起動してタイピングでメモできますが、とっさに書き込みできる瞬発力は紙の書類に劣ります。

ただし、タブレットとスタイラスペンを活用すれば、この問題は解決できます。PDFファイルを読み込んで、タブレット上に直接ペンを走らせるため、紙の資料とよく似た感覚で書き込みが可能です。書き心地も紙と似ているため、ストレスなく書き込みができます。

書類をデータ化する3つの方法

書類をデータ化するためには、3つの方法があります。

特に、OCRを活用すると手書きの文字も認識してテキストデータに変換できるため、より柔軟に電子データを取り扱えます。ひとつずつ見ていきましょう。

複合機やスマホでスキャンする

書類をデータ化する方法のひとつは、複合機やスマホでスキャンする方法です。複合機やスマホに保存されたデータはSDカードを使って移動できますが、ネットワークに接続すると保存場所を指定でき、より便利に利用できます。

複合機を利用する場合は、書類をセットして実行するだけです。忘れずにファイル名を変更して、定められたフォルダに格納しましょう。

スマホでスキャンする場合は、専用のアプリやデフォルトで搭載されている機能を利用します。その場でコメントを挿入したり、ほかの人と共有できたりするので、手軽に利用可能です。

また、外出が多い人向けにモバイル用のスキャナもあるため、必要であれば導入するのもおすすめです。

さらに、コンビニのマルチコピー機を活用することで、より便利に利用できます。一般的にコンビニのマルチコピー機ではA3までの用紙サイズに対応しているため、ビジネス用途でも問題ありません。

スキャンしたデータは、USBメモリやスマートフォンに直接ダウンロードできます。スマートフォンにダウンロードする場合は専用のアプリが必要になるため、事前に確認しておきましょう。

OCRを使用してテキストデータにする

書類をデータ化する方法として、OCRの活用も挙げられます。OCRとは、PDFや画像の文字を認識して、テキストデータに変換できる技術のことです。

OCRは、PCで印刷された文字だけではなく、手書きの文字にも対応しています。ただし、文字や書類の状態が悪い場合は認識率が低下するため、万能ではない点に注意が必要です。

外部業者に委託する

書類をデータ化するなら、外部業者に委託するのもひとつの方法です。特に、膨大な過去の書類をデータ化する場合に便利で、自社スタッフのリソースを割く必要はありません。

さらに、下記のような状況なら、外部業者に委託したほうが効率的です。

適切な業者に委託できれば工数が削減できるうえ、確認しやすい綺麗な状態でデータ化してくれます。

書類のデータ化を代行できるおすすめサービス5選

大量の書類をデータ化するのは大変なため、代行サービスを利用するのも1つの選択肢です。以下で書類のデータ化を代行できるおすすめのサービスをまとめました。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、書類のデータ化を始めとするバックオフィス業務全般を依頼できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。丁寧でスピーディな業務を心がけ、大量の書類でもしっかりとデータ化します。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

書類をデータ化する場合、オフラインでの対応が必要です。一般的なオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスでは、オフライン業務に対応していない場合もあります。

i-STAFFのオフライン業務は、リモートワーカーではなく本社勤務のスタッフが対応するため、セキュリティも万全です。

そのため、セキュリティリスクに不安を感じている場合におすすめです。

 

i-STAFFの評判や口コミを下記の記事でまとめました。導入の流れも丁寧に紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

そのままSCAN

＜出典：そのままSCAN＞

そのままSCANは、取引実績が5,000社を超えるスキャン代行サービスです。OCR（文字認識）やデータ入力などのオプションサービスも充実しています。

そのままSCANの特徴は、下記のとおりです。

同社は「裁断しない」サービスとして、幅広い資料に対応しています。大型の図面や地図のスキャンも可能なため、対象資料が大きすぎてデータ化に困っている場合におすすめです。

大塚商会

＜出典：大塚商会＞

大塚商会は、ITの導入・活用を支援するスキャン代行サービスです。法人向けにリーズナブルな価格で提供しています。

大塚商会の特徴は、下記のとおりです。

セキュリティが万全で、持ち出しできない書類をスキャンする場合は、顧客企業にスキャナーを持ち込んで作業します。そのため、安心して依頼できます。

うるるBPO

＜出典：うるるBPO＞

うるるBPOは、高い顧客満足度を誇るスキャン代行サービスです。29,000件以上の取引実績を持ちます。

うるるBPOの特徴は、下記のとおりです。

同社には経験年数3年以上のスタッフが多数在籍しており、イレギュラーにも対応できます。ほぼ全員が文書情報管理士の資格を持つため、不明点がある場合でも安心です。

Scan Biz

＜出典：Scan Biz＞

Scan Bizは、幅広い業界の経験があるスキャン代行サービスです。50ヶ国語に対応するOCRも提供しています。

Scan Bizの特徴は、下記のとおりです。

機器が充実しているため、大量のスキャンと幅広いニーズに対応します。無料サンプルの作成も可能なので、契約前に試してみるのがおすすめです。

書類のデータ化を進めて業務効率化を図ろう

書類のデータ化は難しくないうえ、多くのメリットがあります。電子帳簿保存法を把握して、できるだけ電子データで保存するのがおすすめです。

ただし、書類の取り回しやすさは、紙の状態のほうが優秀と言えます。現在は、タブレットとスタイラスペンが登場したため、取り回しやすさも工夫次第で紙の書類に近づけるようになりました。

過去の書類は外部業者に委託し、これからの書類はスキャンするなどして書類のデータ化を進めましょう。検索や情報共有がスピーディになるため、業務効率化につながります。

以下の記事でも書類をデータ化する方法を紹介していますので、より詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

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