歯科事務代行とは？メリット・デメリットとおすすめ10社を紹介

歯科医療業界では人材不足が深刻化しており、院長や医療スタッフが日々の診療に加えてバックオフィス業務を兼務しているクリニックは少なくありません。日々の事務作業に追われて、本来の診療や経営に専念できないという方も多いのではないでしょうか。

ノンコア業務をクリニックだけで抱え込んでいると、スタッフの負担が増大し、モチベーションの低下や離職を引き起こす恐れがあります。

本記事では、下記をまとめました。

スタッフの業務負担を軽減し、クリニックの生産性と診療品質を向上させたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

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歯科事務代行サービスに依頼できる業務内容

歯科事務代行サービスは、クリニックにおける事務作業を外注できるサービスです。依頼できる業務は幅広く、おもにバックオフィス業務が中心です。それぞれの領域において、具体的にどのような業務を依頼できるのか見ていきましょう。

クリニック内の事務・バックオフィス業務

クリニックにおける日常的なバックオフィス業務は、一つひとつの作業は単純でも、月間で合算すると多くのリソースが必要です。歯科事務代行では、以下のような業務に対応しています。

たとえばマーケティング業務では、SNSの運用代行や画像加工、動画編集作業など定期的な更新が必要なデジタル領域の作業を代行します。クリニックのデジタル面での発信力を高め、来院者の増加に貢献できます。

採用活動や医院経営に関わるサポート業務

歯科事務代行サービスに依頼できる業務は事務作業だけではありません。クリニックの中長期的な成長を左右する人材獲得や経営戦略のサポートも提供しています。

採用活動における具体的なサポート内容の例は、下記のとおりです。

書類選考や1次面接の代行などに対応しているケースもあります。

また、経営管理や組織運営の領域では、よりコンサルティング的なサポートを提供します。院長の経営理念を具現化するための戦略策定や目標達成指標の可視化、評価制度の設計など組織マネジメントの仕組みづくりをサポートします。

歯科事務代行サービスを利用するメリット

歯科事務代行サービスを利用するメリットは、下記のとおりです。

幅広い業務を依頼することでスタッフの業務負担を軽減できます。余力が生まれるため、本来やるべき業務において高いパフォーマンスを期待できます。順番に見ていきましょう。

本来の診療業務に専念できる

歯科事務代行サービスを利用するメリットのひとつは、院長が歯科医師としてのコア業務に集中できることです。

院長は診療業務を終えたあとに、給与計算や次月のシフト作成、求人媒体のチェックなどの雑務をこなしています。このようなノンコア業務を外注することで、時間が創出されるだけでなく、心理的な負担も軽減されるでしょう。

創出された時間は、高度な治療スキルの研鑽や最新機材の選定などのコア業務に使用できます。クリニック全体の診療品質と患者の満足度が向上し、収益増大へとつながります。

人件費や採用・教育コストを削減できる

歯科事務代行サービスを利用することで、人件費や採用・教育コストの削減が可能です。

新しく正社員を雇用する場合、給与に加えて社会保険料や福利厚生費などの固定費が毎月発生します。さらに、人材を獲得するための広告費や入社後の教育コストも必要です。

一方、歯科事務代行サービスを利用することで、上記の固定費を必要なときに必要な分だけ利用する変動費へと転換できます。最初から高いスキルを持つプロを活用できるため、新たに正社員を雇用するよりも低いコストで業務を進められます。

スタッフの業務負担軽減につながる

現代のクリニックでは、慢性的な人手不足から、スタッフが会計業務や在庫管理などの事務作業を兼務するケースが多いです。これがスタッフの長時間労働やモチベーションの低下、早期離職を引き起こす原因となりかねません。

これらの事務作業を外部に切り離すことで、スタッフの負担を軽減できます。職場の心理的安全性と働きがいが向上し、定着率の改善につながります。

歯科事務代行サービスを利用するデメリット

外部に業務を依存することによるデメリットも存在します。導入にあたっては、以下の2点を事前に把握しておくことが重要です。

それぞれの懸念点と、リスクをコントロールするための対策について解説します。

クリニックにノウハウが残りにくい

業務をアウトソーシングする際は、業務プロセスのブラックボックス化に注意が必要です。歯科事務代行サービスに業務を丸投げすると、どのような手順で行われているのかといったノウハウが蓄積されません。自院の業務であるにもかかわらず、誰も正しい進め方を把握していないという事態に陥るリスクがあります。

ノウハウを残すためには、作業の実行だけでなく、業務プロセスの可視化と文書化を相談しましょう。最適化された効率的な業務フローをマニュアルとして提供してもらうことで、ノウハウを蓄積できます。

導入初期は引き継ぎの手間がかかる

歯科事務代行サービスと契約しても、翌日からすぐに業務が楽になるわけではありません。歯科事務代行サービスに期待どおりのパフォーマンスを発揮してもらうためには、導入初期に相応の労力と時間的投資が必要です。

たとえば、クリニックごとのルールや備品の保管場所などは初期段階でしっかりと共有しましょう。丁寧に引き継ぎをすることで、以降の運用もスムーズになります。

歯科事務代行サービスの費用相場

歯科事務代行サービスの費用は、業務内容や稼働時間、サポートの提供形態によって異なります。

完全オンラインで定型的な事務作業やデータ入力、SNSの代理投稿などを依頼する場合、月額50,000円から100,000円程度が相場となります。明確なマニュアルが存在する業務を切り出したい場合に適しています。

採用代行や専門的な経理業務などを依頼する場合、月額100,000円から300,000円程度が目安です。さらに高度な業務を依頼する場合、月額200,000円以上かかるのが一般的です。

歯科事務代行サービスの選び方

歯科事務代行サービスのなかから、自院の抱える課題解決に最適なパートナーを選定するためには、以下のポイントに基づいて検討しましょう。

それぞれの選定基準について詳しく解説します。

依頼したい業務範囲

まずは、依頼したい業務に対応しているか確認しましょう。

データ入力や備品の発注など、手順が明確で指示が出しやすい定型業務はほとんどの歯科事務代行サービスで対応しています。

一方で、効果的な採用戦略の立て方や自費診療の成約率を上げるための体制構築といった戦略的課題を抱えている場合は、経営コンサルティングに強みを持つ歯科事務代行サービスを選ぶのがおすすめです。

専門性・実績

歯科医療業界は、特有のレセプト業務や複雑な保険制度のルールなど、他業界にはない独自の深い知識が必要です。

そのため、歯科業界に精通しているかは重要な選定基準となります。歯科事務代行サービスによっては、実際に歯科医院での勤務経験を持つスタッフや、歯科衛生士の国家資格を保有するスタッフが実務を担当するケースがあります。

このようなサービスであれば、専門用語の壁や現場の空気感のズレがなく、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

サポート体制

委託した業務の進行管理体制や日々のコミュニケーションのとりやすさも確認すべきポイントです。

チャットツールを使用する歯科事務代行サービスの場合、レスポンスの速さが業務の生産性と直結します。また、院内の雰囲気を直接把握してほしい場合や物理的な書類整理が必要な場合は、オフライン業務に対応できるかが決定的な違いとなります。

どの程度までサポートしてもらえるのかを事前に確認し、適した歯科事務代行サービスを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ対策

歯科医院は患者の機密情報を扱うため、外部の業者に業務を委託するにあたっては、高いセキュリティ対策が絶対条件となります。

通信の暗号化や機密保持契約の締結はもちろん、実際に作業を行うスタッフのセキュリティ環境も重要な確認項目です。

たとえば、フリーWi-Fiでの作業を禁止しているサービスは、経営リスクを最小化するうえで高く評価できます。

歯科事務代行サービスのおすすめ10選

おすすめの歯科事務代行サービスは、下記のとおりです。

各サービスの強みや特徴を詳しく見ていきましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、歯科特化型ではありませんが、採用率1%という極めて高い基準をクリアした秘書が業務を担当するのが最大の特徴です。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

通常の事務作業はもちろん、Web関連業務にも対応し、SNS運用代行やメディア運営を任せられます。返金保証もついているため、初めて外注する場合でも安心です。

 

なお、下記の記事でi-STAFFの評判と口コミをまとめました。こちらもご一読ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

Mr.歯科事務長

＜出典：Mr.歯科事務長＞

Mr.歯科事務長は、国内最大級となる40名以上の歯科医院運営のエキスパートが所属する歯科事務代行サービスです。Mr.歯科事務長の特徴は、下記のとおりです。

高いビジネススキルを持つ人材がクリニックに定期訪問し、経理や労務、組織運営まで幅広くサポートします。専門的なノウハウも豊富なので、安心して依頼できます。

SABU

＜出典：SABU＞

SABUは、システム開発やメディア・イベント運営も実施している歯科事務代行サービスです。SABUの特徴は、下記のとおりです。

経営理念やKGI達成に向けた戦略を策定し、KPIを可視化します。経営者でもある院長をサポートし、経営をバックアップします。

メディカルネットドクターサポート

＜出典：メディカルネットドクターサポート＞

メディカルネットドクターサポートは、クリニック経営の業務をワンストップでサポートする歯科事務代行サービスです。メディカルネットドクターサポートの特徴は、下記のとおりです。

事務代行はもちろん、経営・開業支援、事業承継支援など幅広い業務に対応しています。それぞれの業務で経験豊富なスタッフが対応するため、スムーズに業務を進行できます。

デンタルサポートセンター

＜出典：デンタルサポートセンター＞

デンタルサポートセンターは、クリニックの裏方業務を丸投げできる歯科事務代行サービスです。デンタルサポートセンターの特徴は、下記のとおりです。

歯科クリニック専門のノウハウを豊富に持ち、業務を一手に引き受けられます。また、顧客の目的と希望に応じて、業務改善も積極的に提案します。

日本歯科助手学院

＜出典：日本歯科助手学院＞

日本歯科助手学院は、レセプトの作成や医療事務を代行する歯科事務代行サービスです。日本歯科助手学院の特徴は、下記のとおりです。

レセプトの作成・診断やレセコンの入力、返戻対応などレセプトに関する業務のエキスパートです。そのため、レセプトに関する課題を抱えている場合におすすめです。

General

＜出典：General＞

Generalは、歯科に特化した歯科事務代行サービスです。Generalの特徴は、下記のとおりです。

ポスター作成や動画編集などのクリエイティブに対応しているため、幅広い依頼が可能です。公式サイトで制作物の一部を公開しているので、確認してみるのがおすすめです。

URAKATA

＜出典：URAKATA＞

URAKATAは、歯科業界で長く働くスタッフが在籍する歯科事務代行サービスです。URAKATAの特徴は、下記のとおりです。

経験豊富なスタッフがチームとなって顧客をサポートします。事務やデザイン、Webサイト運用などそれぞれのプロが対応するため、高品質な成果が期待できます。

まるごと事務長

＜出典：まるごと事務長＞

まるごと事務長は、事務長・マネージャー代行として診療以外のすべての業務に対応する歯科事務代行サービスです。まるごと事務長の特徴は、下記のとおりです。

現場を訪問し、伴走型で業務を進めます。現場の状況をしっかりと確認するため、顧客に適したサービス提供が可能です。

BRIDGE

＜出典：BRIDGE＞

BRIDGEは、医療のPR事業や関連情報の紹介も実施している歯科事務代行サービスです。BRIDGEの特徴は、下記のとおりです。

通常の診療ではなく、クリニックが介護施設への訪問診療をする際の事務代行サービスを提供しています。施設とのやり取りも対応するため、クリニックの負担軽減につながります。

歯科事務代行サービスを活用して医院の業務効率化を図ろう

歯科事務代行サービスは、歯科クリニックにおける雑務や事務業務などを依頼できる外注サービスです。院長を始めとする限られたスタッフのみが多くの業務をこなす運営のモデルは、労働法制の厳格化と採用競争の激化により、すでに限界を迎えつつあります。

歯科事務代行サービスを活用することで、院長を含めたスタッフ全員が楽しく働ける環境を整備できます。クリニックの課題解決に最適な歯科事務代行サービスをパートナーとして迎え入れ、業務効率化を図りましょう。

「レセプト業務を代行してほしい」という場合は、以下の記事でおすすめのサービスを紹介していますので、あわせてご覧ください。

レセプト代行おすすめ13選！料金相場・業者を選ぶポイントを解説