バックオフィス業務とは？意味と重要性・効率化のメリットを解説

ビジネスシーンで「バックオフィス」という言葉をよく耳にします。

しかし、

「バックオフィス業務とはそもそも何？」

「バックオフィス業務が抱える課題や効率化する方法を知りたい」

このようにお考えではありませんか。

バックオフィス業務は裏方のイメージを持たれやすいのですが、おろそかにすると企業の根幹部分が揺らぎかねません。そこで本記事は、下記をまとめました。

バックオフィス業務を効率化して生産性向上につなげたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、バックオフィス業務を効率化する方法のひとつとして、アウトソーシングが挙げられます。

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バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、顧客と直接関わらない業務のことです。「後方支援」という意味を持ち、以下の特徴があります。

一方で、顧客と直接やりとりをして利益を生み出す業務を、フロントオフィス業務といいます。それぞれの具体的な業務内容は、以下のとおりです。

フロントオフィス	バックオフィス
営業 カスタマーサポート 受付 コールセンター　など	経理 人事 総務 法務　など

バックオフィス業務は直接的な利益を生み出しませんが、軽視すれば事業がスムーズに進まなくなる恐れがあります。また、バックオフィス業務はデスクワークが中心なので、「バックオフィス＝事務」と考えがちです。しかし、実際のバックオフィス業務は、事務だけではありません。

したがって、事務も含めた後方支援にあたる作業すべてが、バックオフィス業務なのです。

主なバックオフィス業務一覧

バックオフィス業務は、直接的な利益を生み出さず、顧客と関わらない業務の総称です。例として、下記が挙げられます。

業務	概要
経理	支払や請求などのお金の管理をする業務。おもな業務は、決算書の作成や年末調整など。
人事	人材にまつわる管理をする業務。おもな業務は、社員の採用・雇用や人事異動など。
総務	ほかの部署で対応できない多種多様な業務。おもな業務は、備品管理や機器の保守管理など。
法務	法律や司法に関わる業務。おもな業務は、コンプライアンスの管理や契約・取引に関する業務など。
事務	各部署で発生する多種多様な業務。企業によって内容は大きく異なるが、おもにデータ入力や来客・電話対応など。

いずれの業務も、企業の運営には欠かせない重要な業務です。

バックオフィス業務の重要性

バックオフィス業務は、直接利益につながらないため、フロントオフィス業務と比較すると軽視されがちなのが現実です。しかし、そもそもフロントオフィス業務のような直接利益を生み出す業務も、バックオフィス業務の支援がなければ成立しません。

たとえば、営業部門が多くの契約を取ってきても、経理業務がなければお金の管理はできません。もちろん総務や人事も同様に、企業活動の根幹部分を管理しています。

このようにバックオフィス業務がなければ、企業活動そのものができなくなるのです。

バックオフィス業務の課題4つ

バックオフィス業務は企業活動において重要ですが、4つの課題を抱えています。

特に、フロントオフィス業務と比較して「デジタル化が遅れている」傾向があります。詳しくみていきましょう。

【課題1】業務の属人化が起こりやすい

バックオフィス業務には、属人化が起こりやすいという課題があります。業務によっては専門的な知識やノウハウが必要で、一部の担当者しかその業務を遂行できないといった事態に陥りかねません。担当者が不在のときは業務がストップしてしまい、複数の部署に影響を与えるケースも考えられます。

また、特に税務や法務に関連する業務は、法改正への対応も欠かせません。年末調整のような大きな業務が関わるため、法改正への対応遅れは業務に大きなインパクトを与えてしまいます。

属人化を防ぐためには複数人で業務にあたり、情報共有を密に行うことが重要です。

【課題2】人材が不足している

バックオフィス業務は、繁忙期と閑散期の差が激しい傾向にあり、適切な人数を配置しにくいという課題があります。特に、決算期や年末は業務が集中するため、普段の人数では対応できないケースも珍しくありません。さらに、業務内容によっては専門的な知識やノウハウが必要なため、他部門からの協力を得づらい点も難点です。

そのため、繁忙期には担当者が残業して対応するケースもあります。従業員の負担を軽減するためにも、繁忙期のみ一部の業務をアウトソーシングするといった、柔軟な対応が企業に求められます。

【課題3】他部署をまたぐため時間がかかる

バックオフィス業務は、複数の部署をまたがなければならない業務もあります。社内からの問い合わせに対応するだけでも時間がかかり、本来の業務に集中できない恐れがあります。

特に、複数部署の承認が必要な書類やデータなどは時間がかかり、思ったとおりに業務が進みません。必要な承認の数を減らしたり、一気に承認を得られるようなシステムを構築したりすると解消できる可能性があります。

【課題4】デジタル化が遅れている

バックオフィス業務はフロントオフィス業務と比較して、デジタル化が遅れていると言われています。フロントオフィス業務は直接利益を生み出すため、より効果的なシステムやツールが導入されやすいです。

しかし、バックオフィス業務は、以下のようにアナログで行われている企業も少なくありません。

紙ベースの資料やデータが多い場合は、複数人で同時に業務ができないといったデメリットが発生します。

なお、電子データの保存に関しては、2022年に緩和されました。詳しくは以下の記事で解説しているので、ご一読ください。

2022年1月に電子帳簿保存法が改正！ポイントをわかりやすく解説します

バックオフィス業務を効率化する5つのメリット

バックオフィス業務は企業活動に必須のため、いかに効率化するかが重要です。バックオフィス業務を効率化することで得られるメリットは、以下のとおりです。

特に、バックオフィス業務は煩雑で業務量が多いため、単純なヒューマンエラーが発生しがちです。しかし、効率化を図ることで、ミスを削減できる可能性があります。順番に詳しくみてみましょう。

【メリット1】コスト削減による利益向上が見込める

バックオフィス業務を効率化すると、コスト削減につながります。普段時間がかかっている業務が効率的になれば、その分の人件費や経費をかけずに済むからです。

たとえば、紙ベースの資料を電子化すると、用紙や印刷にかかる費用の削減につながります。大きな費用ではないかもしれませんが、ペーパーレス化を進めると環境に配慮した企業として自社をアピール可能です。単純な利益向上だけではなく、新たな人材確保にもつながります。

【メリット2】コア業務に集中できるため生産性が向上する

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上につながります。業務効率化とは、従業員のリソースを確保することにほかならず、空いたリソースはコア業務にあてられます。コア業務に集中できれば生産性が向上し、会社の利益に貢献可能です。

たとえば、今までひとつひとつ手入力していたデータを自動化すれば、作業工数の削減が見込めます。システムやツールを導入するだけで、数時間かかっていた業務が数十分で終わることも珍しくありません。

このようにバックオフィス業務を効率化できれば、生産性の向上が期待できます。

【メリット3】ヒューマンエラーの防止につながる

バックオフィス業務を効率化できれば、ヒューマンエラーの防止につながります。バックオフィス業務では、多くのデータを取り扱うため、入力ミスといった単純なヒューマンエラーが発生しがちです。こういった業務は人による作業であるため、100％防止することは簡単ではありません。そのうえ、取り扱うデータの種類によっては、機密性の高いものもあります。

しかし、データ入力にシステムやツールを導入すれば、ヒューマンエラーの発生は大きく軽減できます。転記ミスやチェック漏れがなくなるため、できるだけシステム化することが重要です。

【メリット4】属人化が解消される

バックオフィス業務は属人化しやすい傾向にありますが、システムやツールの導入で効率化することで防止・解消が可能です。システムやツールを使用して、作業を標準化できれば、担当者のスキルやノウハウに頼らない業務を実現できます。

たとえば、エクセルで計算式やマクロを組み込めば、誰でも簡単にデータの入力が可能です。ただし、「仕組み」を構築できる人が一人しかいなければメンテナンスができず、結局属人化しているといえます。

そのため、システムやツールを誰でも使用できるように教育も重要です。

【メリット5】残業時間が削減され、従業員満足度向上につながる

バックオフィス業務が効率化できれば、従業員の残業時間が削減されます。現在は働き方改革の推進で、業務時間の見直しが重要視されており、従業員もプライベートな時間を重視するようになりました。残業ありきの無理な働き方を改善しなければ、離職率が上がる恐れもあります。

また、残業が少なければ従業員のリフレッシュにもつながり、高いパフォーマンスを発揮できます。従業員が定着すれば、新しい雇用による採用コストや教育コストもかからないため、企業にとっても有効です。

バックオフィス業務を効率化する3つの方法

バックオフィス業務を効率化するために、以下の方法を紹介します。

特に「アウトソーシング」すれば、定型化された業務を低コストで完了できます。ひとつずつ見ていきましょう。

【方法1】アウトソーシングする

バックオフィス業務を効率化する有効な方法は、アウトソーシングです。アウトソーシングすればそもそもその業務を社内で行わなくなるため、大幅な工数削減につながります。

たとえば、以下の業務は定型化されている場合が多く、どうしても社内従業員が対応しなければいけないわけではありません。

また、アウトソーシングにかかる費用は一般的に安価なため、人件費より費用を抑えられます。大きな効果を期待できるので、ぜひ検討してみてください。

なお、バックオフィス業務の代行については、以下の記事でまとめました。バックオフィス代行に依頼するメリットや選び方を紹介しているので、ぜひご一読ください。

バックオフィス代行会社おすすめ10選！費用相場・外注のポイントを解説

【方法2】自動化する

バックオフィス業務のなかでも、日常的に発生する定型的な業務は自動化がおすすめです。AIや機械学習を活用したRPA（Robotic Process Automation）は、多くの企業で導入されるようになりました。

特に、以下の業務において、RPAは活躍します。

RPAを活用して自動化できれば業務の効率化はもちろん、ヒューマンエラーの防止にもつながります。ただし、RPAのようなシステムやツールを導入するためには、ITに詳しい人材が必要不可欠なので勇み足で導入しないように注意しましょう。

【方法3】クラウドサービスを利用する

クラウドサービスを利用することでも、バックオフィス業務の効率化が可能です。クラウドサービスとはインターネット技術を活用したサービスで、インターネットに接続できる状態であれば、場所を選ばず利用できます。

たとえば、クラウドの顧客管理ツールを活用すれば、リアルタイムで顧客情報を更新可能です。さらに、複数人同時で作業したり、情報を即座に共有したりできます。

リモートワークが盛んになってきた現代において、自宅からバックオフィス業務を遂行できるのは大きなメリットです。

バックオフィス業務を効率化して生産性向上を図ろう

バックオフィス業務は、直接顧客と関わらない業務です。直接利益を生み出すわけではありませんが、企業活動を支える業務なので、欠かすことはできません。

属人化や人材不足などの課題を抱えていますが、アウトソーシングや自動化で解消できる可能性があります。

バックオフィス業務を効率化できれば、生産性や従業員満足度の向上につながります。このように企業の根幹部分が活性化すれば、企業全体の成長にもつながるので、ぜひ積極的に取り組んでみましょう。