急に欠員が出たら会社はどう対処すべき？失敗しない欠員補充の採用ポイントを解説

欠員が出る場合は、早急に対応しなければ業務に影響を及ぼしかねません。

そこで、

「欠員が出そうなので、まず何をすべきか知りたい」

「応急対応もしたいが、長期的な視点では何をすればいいの？」

このようにお考えではありませんか。急な欠員に対応するためには、迅速さが求められます。あわてず順番に対応していくのがおすすめです。

そこで本記事では、下記をまとめました。

急な欠員で人材確保にお困りの場合は、ぜひ最後までお読みください。

なお、欠員対応にはオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、バックオフィス業務を中心に幅広い業務の代行が可能です。それぞれの業務に専門的な知識・スキルを持つスタッフが対応するため、品質面でも安心できます。

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急に欠員が出たとき会社がまずやるべきこと2つ

急に欠員が出た場合は、取り急ぎやるべきことが2つあります。

緊急でしなければいけないことは現状把握です。欠員が出たことで該当の部署にどのような影響があるのか確認しましょう。順番に解説します。

欠員が発生したポジションで担当していた業務を洗い出す

欠員が出た場合、欠員が発生したポジションで担当していた業務を詳細に洗い出しましょう。業務の見落としがあると、トラブルにつながる可能性があります。

一般的に業務は日常的に行っている定常業務と、特定の時期に発生する非定常業務に分けられるため、業務を整理しながら洗い出すのがおすすめです。

業務の洗い出しは退職者・休職者本人へのヒアリングが効果的なので欠員が濃厚になった時点で、引き継ぎの準備を進めましょう。

また、同じ部署の従業員にもヒアリングすることで、本人が当たり前と思って申告していない業務を発見できる場合もあります。このような業務を明確化すると、属人化の防止が可能です。

業務を可視化することで、欠員による影響の大きさを正確に把握できます。影響度を把握できれば、限られたリソースを効果的に配分し、業務への影響を最小限に抑えることができます。

関係部署に情報を共有する

欠員の状況を正確に把握したあとは、その内容を関係部署に共有しましょう。情報共有が遅れると業務の引き継ぎに支障が出たり、関係者との連携が取れなくなったりするリスクがあります。

情報共有をする際は、

共有するのか整理しましょう。特に、営業部門のように取引先と連携を取っている場合は、漏れなく共有しなければなりません。

スムーズに情報共有ができれば、組織全体で欠員に対応できます。できる限り素早く情報を共有し、業務の混乱を最小限に抑えましょう。

欠員が出た際に会社が取るべき短期的な3つの対処法

欠員が発生した場合、取るべき具体的な対処法を紹介します。

人材を新しく確保するのが効果的ですが、時間がかかる場合もあるため、まずは既存従業員だけで対応できるか検討しましょう。ひとつずつ紹介します。

業務の優先度を確認し縮小や中断を検討する

欠員が出た場合は、すべての業務を従来どおりに継続することは困難です。そのため、業務の優先度を見極め、一部の業務を縮小したり一時的に中断したりなどを検討しましょう。

特に、まだ本運用に至っていない取り組みは、縮小・中断できるケースがあります。たとえば、新規プロジェクトの立ち上げは一時的に延期し、既存顧客へのサービス提供を優先するといったケースです。また、社内の定例会議や研修などは、状況が落ち着くまで頻度を減らすのもおすすめです。

ただし、業務の縮小や中断が長期化すると再開時に混乱を招いたり、季節性のあるビジネスチャンスを逃したりする可能性があります。そのため、業務を中断する場合は、再開の目安となる時期や条件をあらかじめ設定しておくことが重要です。

既存従業員のシフトや配置を見直す

縮小や中断などで業務を整理したあとは、誰が対応するのか決定します。既存従業員のシフトや配置を調整し、業務の遅延を防ぎましょう。担当者がいなくなった業務は、退職者と同じ部署内の従業員に分担するのが一般的です。

たとえば、営業部門で欠員が出た場合、内勤業務を担当していた従業員に一時的に営業活動を担当してもらうこともひとつの方法です。また、繁忙期と閑散期がある部署であれば、閑散期の部署から人材を一時的に異動させることも考えられます。

残業や休日出勤で対応しなければならないケースもありますが、特定の従業員に負担が偏りすぎないように注意しましょう。従業員の負担が増大すると、品質低下やさらなる退職者の発生につながる恐れがあります。適切な業務量となるよう、定期的に従業員の状況を確認するのが重要です。

派遣社員やアルバイトなど一時的な人材を確保する

既存の従業員だけで対応しきれない場合は、一時的に派遣社員やアルバイトを雇うのも有効です。特に、正社員をすぐに採用することは難しいため、短期間で人材を確保できる方法としておすすめします。

特に、定型的な業務は人による差が出にくいので、早い段階から募集を募るのも良いでしょう。専門性の高い業務は対応できるスキルを持つ人材が必要なため、ある程度即戦力となる人材を見極めなければなりません。

また、できる限り早く業務を開始できるように、マニュアルの整備や研修体制を整えておくことも重要です。

欠員が出たときの会社の長期的な採用戦略とは

欠員が出た際は、短期的な対応を取りながら、長期的な採用戦略を立てることが重要です。具体的な方法を5つ紹介します。

特に人材要件の明確化は重要で、単に「前任者と同じスキル」ではなく、今後の事業展開も見据えた要件を定義するのがおすすめです。順番に見ていきましょう。

採用計画を立案する

欠員が生じた際は、まず採用計画を立案することが重要です。採用計画を立案するうえで重要なポイントは、

です。

人材の要件が曖昧なままでは、採用のミスマッチが発生し、採用した人材も退職する恐れがあります。必要な条件とあれば望ましい条件など、何を重視するのか明確にしておきましょう。管理職の意見だけをまとめるのではなく、実際に一緒に働く従業員の意見を取り入れることで実態に即した人材確保が可能です。

また、採用には時間がかかるため、適切なスケジュールが必要です。特に、応募者が現職で働いている場合は、すぐに入社できるわけではありません。そのため、一時的に既存の従業員で対応できる体制構築が急務です。

採用計画は単なる数字合わせではなく、会社の成長戦略や将来ビジョンとも連動させることが重要です。「なぜ今この人材が必要なのか」という点を明確にしておくことで、採用活動全体の方向性が定まり、効率的な人材確保につながります。

採用の予算を確保する

高いスキルを持つ人材を獲得するためには、予算をしっかりと確保しましょう。予算が不足していると、有能な人材の獲得機会を逃したり採用活動が長期化したりするリスクが高まります。

効果的な採用予算の確保には、採用活動にかかるコストの算出と市場相場の確認を実施しましょう。具体例として、採用活動には求人広告費や面接担当の人件費、入社後の研修費などが挙げられます。

また、希望する人材には相応の給与を支給しなければなりません。給与が水準より低ければ、応募数が振るわなかったり採用にいたっても退職されたりします。

適切な予算の確保が難しい場合は、採用手法の見直しや優先順位の再設定も検討しましょう。たとえば、高額な求人広告の代わりにSNSでの情報発信を強化したり、社員紹介制度を活用したりする方法もあります。

適切な予算を確保することで欠員補充をスムーズに進め、組織のパフォーマンス低下を最小限に抑えましょう。

適した求人サービスを選ぶ

採用活動で成果を出すためには、自社に最適な求人サービスの選択が重要です。多くの求人媒体が存在するなかで、業界や職種にあわせた求人サービス選びが採用の成果につながります。

たとえば、IT人材を募集する場合はIT業界のマッチングを得意とする求人サービスが効果的です。一方、地域密着型の仕事であれば地元の求人情報誌が適しています。また、予算に応じて複数のサービスを組み合わせる方法も有効です。

適切な求人サービス選びは質の高い応募者の獲得につながり、結果として欠員による影響を最小限に抑えられます。自社の採用ニーズと予算を考慮し、最適な求人サービスを選びましょう。

欠員が出た際に会社が外部リソースを活用する3つの方法

欠員が出た際に外部リソースを活用する場合は、下記の方法が考えられます。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

オンライン秘書

オンライン秘書は、バックオフィス業務を中心に幅広い業務を委託できるサービスです。オンラインアシスタントと呼ばれることもあります。

基本的にはインターネット上で業務に関するやり取りを実施し、顧客のオフィスに常駐するケースはほぼありません。経理や人事など、それぞれの部門に精通したスタッフが在籍しているため、業務を選ばないのが最大の特徴と言えます。

たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、下記の業務に対応しています。

複数の業務を依頼できるため、欠員が出た業務だけではなく、ほかの困りごとをまとめて依頼するのがおすすめです。外注先を一本化できれば、管理コストが下がり、結果的に利益向上にも貢献します。

 

以下の記事ではおすすめのオンライン秘書サービスや選び方のポイントを紹介しているので、比較検討したい方はあわせてご覧ください。

オンライン秘書とは？おすすめ15社を徹底比較【2025年最新】

専門業者

業務に特化した外部リソースなら、専門業者が候補に挙がります。経理専門や資料作成専門など、幅広いサービスがあります。

各業務に特化しているため、専門性の高さが最大の特徴です。また、会計士や社会労務士など、有資格者が在籍している専門業者もあります。

たとえば、経理部門に欠員が出た場合、会計事務所に記帳業務を委託することで専門知識を持つ人材に業務を引き継げます。また、IT関連の人材が不足した場合は、システム開発会社やフリーランスエンジニアに業務を任せることも有効です。

ただし、専門業者を選ぶ際は、実績や評判をしっかりと確認しましょう。また、守秘義務契約を結ぶといった情報管理面での対策も必要です。

人材派遣

人材派遣は即戦力として業務に投入でき、人材不足の状況を素早く解消できるサービスです。外部リソースに業務を委託するという点では、オンライン秘書や専門業者と同じですが、派遣された人材は顧客のオフィスで業務にあたるのが大きく異なります。

その場で直接指示できるため、スピード感のある業務進行が可能です。また、正社員と同様のコミュニケーションも取れるため、社内の従業員と連携しやすいという特徴があります。

このように、人材派遣は社内に人材を配置し、直接的なコミュニケーションのもとで業務を進められる点が強みです。そのため、業務プロセスもしっかり管理したい場合は人材派遣がおすすめです。

欠員が出た状況で会社が失敗しない採用をするためのポイント

欠員が出た状況で失敗しない採用をするためには、下記のポイントを意識しましょう。

求職者が応募するきっかけを作るためには、魅力的な求人票を作成しましょう。最初の接点となる求人票に魅力がなければ、なかなか応募してもらえません。業務内容や待遇はもちろん、会社の雰囲気や成長機会についても具体的に記載しましょう。

求職者から応募があれば、丁寧な対応を心がけます。横柄な態度や会社の都合を押し付けるような態度では、辞退される恐れがあります。問い合わせには丁寧に回答し、やり取りも迅速に対応するのがおすすめです。

また、福利厚生が充実していれば、入社後の退職リスクを軽減できます。魅力のひとつとして求人票にも掲載でき、応募数のアップも見込めます。柔軟な勤務体制やキャリア支援制度など、時代に即した福利厚生を導入しましょう。

欠員を補充し業務への影響を最小限に抑えよう

急な欠員が出た場合、早急に対応しなければ既存従業員の負担が増大したり業務に遅れが発生したりします。そのような状況を避けるためにも、状況把握を実施しつつ、採用戦略を立てることが重要です。

また、欠員の対処ができたあとは、欠員を出さない体制づくりに取り組みましょう。福利厚生を充実させたり日頃から従業員の意見を取り入れたりすることで、従業員のモチベーションを高められます。結果としてパフォーマンスが向上し、売上アップも目指せます。