社長が秘書を雇うメリット・デメリットとは？依頼できる仕事内容からおすすめサービスまで紹介

多忙を極める社長業は、すべて1人で行おうとするととても手が回らないため、秘書を雇うのがおすすめです。しかし、

「秘書を雇うメリット・デメリットが知りたい」

「秘書を選ぶ際に意識すべきポイントは？」

このようにお考えではありませんか。自分に合った秘書を選ばなければ、業務効率化どころか、かえって手間がかかる恐れもあります。

そこで本記事では、下記についてまとめました。

自分に合った秘書を選んで業務効率化を図りたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、業務をサポートしてもらいたいなら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFはオンライン型の秘書サービスで、時間や場所の制約がありません。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

　

秘書に依頼できる仕事内容

秘書に依頼できる仕事内容の代表例は、下記のとおりです。

スケジュール管理では社長の予定を効率的に組み立て、アポイントの調整を行います。また、社長に代わって電話やメールの一次対応を行い、必要な情報を整理して報告するのが秘書の役割です。

さらに、お客様をお出迎えし、応接室への案内や飲み物の準備を担当します。出張の際には、交通手段や宿泊先の手配などを行います。

文書作成業務も秘書の得意分野です。議事録や報告書など、さまざまな文書を作成できます。これらの業務を通じて、秘書は社長の右腕として、業務の効率化と円滑な会社運営をサポートします。その役割は会社の円滑な運営に欠かせないものと言えるでしょう。

秘書を雇う4つのメリット

秘書を雇うメリットは、下記のとおりです。

秘書は社長にとって身近な存在なので、ビジネスの悩みを気軽に相談できます。順番に見ていきましょう。

【メリット1】業務品質が向上し、ミスの低減につながる

秘書を雇うことで、業務品質の向上によるミスの低減が期待できます。

たとえば、秘書は文書作成やスケジュール管理など、特定の業務に特化したスキルを持つ専門家です。そのため、社長の業務をサポートすることで、全体的な業務品質の向上につながります。

また、社長が1人で行っていた業務を秘書と分担することで、ダブルチェックが可能です。そのため、ミスの発見が容易になり、重大な問題を未然に防止できます。このように、秘書を雇うことで業務品質の向上とミスの低減が実現し、結果として企業全体のパフォーマンス向上につながります。

【メリット2】コア業務に専念し、生産性向上につながる

秘書を雇うことで、社長は本来集中すべきコア業務に専念でき、生産性の向上が期待できます。たとえば、下記の業務です。

経営戦略の立案は、将来の方向性を決定する重要な業務です。集中して取り組むことで、より緻密な戦略の立案が可能です。

また、雑務に追われるストレスから解放されるため、多様なアイデアを思いつく可能性もあります。このように、秘書の存在により社長は本来の役割に集中でき、会社全体の生産性向上につながります。

【メリット3】仕事の話を気軽に相談できる

秘書を雇うと、日々の業務や経営に関する相談が可能です。社長にとって、仕事の悩みや課題を相談できる相手がいることは大きな意味を持ちます。秘書との相談には、下記のようなメリットがあります。

社長は秘書との日常的なコミュニケーションを通じて自身の考えを整理し、より良い判断を下せます。また、秘書との対話は、社長のメンタルケアにも有効です。経営者は孤独になりがちですが、秘書との会話によってストレスを軽減できるため、モチベーションの維持につながります。

【メリット4】スケジュール管理が効率化される

秘書を雇うメリットのひとつは、スケジュール管理が効率化される点です。社長の予定を一元管理するため、予定の見落としを防止したり急な予定変更があっても柔軟に対応できたりします。

また、秘書はスケジュール管理ツールを活用して社長の予定を視覚化するため、業務効率化が可能です。たとえば、移動時間を考慮して近い場所での打ち合わせをまとめたり、空き時間を有効活用するための提案を行ったりします。

秘書によるスケジュール管理で、社長は時間を最大限に有効活用できます。

秘書を雇う3つのデメリット

秘書を雇うデメリットは、下記のとおりです。

秘書の業務量は、社長のスケジュールや会社の繁忙期などによって変動します。そのため、時期によっては仕事が少なくなり、人件費に見合った成果が得られない可能性もあります。ひとつずつ見ていきましょう。

【デメリット1】コストがかかる

秘書を雇うことのデメリットは、コストがかかることです。秘書の雇用形態によって、必要となる費用は異なりますが、一般的に下記の費用が発生します。

秘書を雇用することで多額の費用が発生するため、特に中小企業にとっては大きな負担となる可能性があります。ただし、オンライン型の秘書サービスでは月額費用のみで利用できるため、正社員登用と比べて費用がかかりません。費用が気になる場合は、オンライン型の秘書サービスを検討するのがおすすめです。

【デメリット2】相性が合わない場合、ストレスを感じる恐れがある

秘書を雇うデメリットのひとつは、相性の問題です。業務において秘書との関係は近いため、毎日の業務を共にするなかで相性が合わない場合はストレスを感じる可能性があります。

具体的には、下記のような状況が考えられます。

これらの要因により、業務効率の低下や職場環境の悪化につながりかねません。

相性の問題を回避するためには、採用時に十分な面接を行い、お互いの価値観や仕事スタイルをしっかり確認しましょう。また、採用後も定期的なコミュニケーションを取り、お互いの期待値を明確にすることが重要です。

相性の問題は避けられない場合もありますが、適切な対応を取ることで、良好な関係を構築できます。

【デメリット3】時期によって業務量にばらつきが生じる可能性がある

秘書を雇う際のデメリットとして、時期によって業務量にばらつきが生じる可能性も挙げられます。社長の業務スケジュールや会社の繁忙期などによって、秘書の仕事量は変動しかねません。

業務量の変動は、秘書の労働時間や給与にも影響を与えるうえ、秘書自身のモチベーションにも関わる問題となる場合があります。秘書の業務が少なくなる場合は、他部署のサポートをしたりスキルアップの機会を設けたりして対策しなければなりません。

これらの対策を講じることで、業務量のばらつきによるデメリットを最小限に抑えられます。ただし、完全に解消することは難しいため、雇用形態や契約内容を検討する際には、業務量が変動する可能性も考慮しましょう。

秘書を雇う3つの方法

秘書を雇う方法は、下記のとおりです。

自社で雇用しない場合は、秘書サービスを利用する方法があります。いわゆる外注であり、オンライン・オフラインを問わず自社に適した秘書をアサインできるのが強みです。ひとつずつ見ていきましょう。

【方法1】正社員として雇う

正社員として秘書を雇用する方法は、長期的な視点で考えると最も効果的な選択肢です。正社員として雇用することで、下記のようなメリットがあります。

正社員として雇用された秘書は社長や会社の業務内容を深く理解し、長期的な視点で仕事に取り組みます。そのため、自社の業務に最適化でき、社長や企業にとって欠かせない存在に成長する可能性が高いです。

一方で、正社員雇用は費用がかかるため、秘書を雇うことで得られる効果を明確化しなければなりません。

正社員として雇用する場合は、メリットとデメリットを十分に検討し、会社の規模や業務内容に適しているかを判断しましょう。特に、安定した業務量がある場合や高度な機密情報を扱う必要がある場合には、正社員雇用が適していると言えます。

【方法2】アルバイトとして雇う

秘書は、アルバイトとして雇用できます。正社員と比べて人件費を抑えられたり繁忙期のみ雇用したり、正社員と比べて柔軟性が高いです。

アルバイト秘書を雇う際は、一般的に求人サイトや人材紹介会社を通じて募集をかけます。面接を行い、適切な人材を見つけたら、雇用条件を明確にして契約を結びましょう。

ただし、アルバイト秘書を雇う際は下記の点に注意が必要です。

また、アルバイト秘書は、正社員雇用の前段階として採用するケースもあります。その場合は、正社員雇用を前提として教育が必要です。

【方法3】秘書サービスに依頼する

自社で秘書を雇用しない場合は、秘書サービスの利用がおすすめです。秘書サービスは、リモートワーク中心のオンライン型とオフィス常駐のオフライン型に分けられます。

サービス種類	特徴
オンライン	リモートワークに適している 地理的制約がない 比較的低コスト
オフライン	対面でのコミュニケーションが可能 来客対応など、物理的な業務にも対応 より密接な連携が可能

秘書サービスを利用することで、正社員やアルバイトとして雇用するよりも柔軟に業務量を調整できます。また、専門的なスキルを持つスタッフを必要に応じて活用できるため、効率的な業務遂行が可能です。

秘書を選ぶ3つのポイント

秘書を選ぶ際は、下記のポイントを意識しましょう。

秘書を選ぶうえでスキルは重要な選考基準です。情報処理能力やITスキル、コミュニケーション能力がしっかり備わっているか確認しましょう。順番に紹介します。

【ポイント1】オンライン・オフライン

秘書を選ぶ際の重要なポイントのひとつが勤務形態です。おもにオンライン型とオフライン型の2つに分けられます。

オンライン秘書はリモートで業務を行うため、基本的に場所や時間の制約がありません。必要なときに必要なだけ依頼できるため、コスト面で効率的です。また、オンライン秘書サービスには専門家が在籍している場合も多く、プロによるサポートを受けられます。

一方、オフライン型秘書は、社長の近くで直接コミュニケーションを取りながら業務を行います。来客対応や急な指示にも即座に対応できるため、きめ細やかなサポートが可能です。

どちらを選ぶかは、社長の業務スタイルや会社の規模、必要とするサポートの内容によって異なります。自社の状況を踏まえて、最適な勤務形態を選択することが重要です。

【ポイント2】費用

秘書を雇う際の費用は、勤務形態や雇用形態によって大きく異なります。正社員として雇用する場合は、一般の従業員と同等、またはそれ以上の人件費が必要です。長期的な視点では安定した人材確保につながります。

一方で、アルバイトや秘書サービスは、正社員と比べて費用はかかりません。

自社の規模や業務量、予算に応じて最適な形態を選択することが重要です。また、秘書の経験やスキルによっても費用は変動するため、求める業務内容と照らし合わせて検討しましょう。

ただし、単純な安さばかりを重視すると品質面で不安を抱く恐れがあるため、費用対効果を重視するのがおすすめです。

【ポイント3】スキル

秘書を選ぶ際には、どの程度のスキルを持っているのかにも注目する必要があります。たとえば、下記の3つです。

ITスキルには、各種オフィスソフトの操作やクラウドサービスの活用、オンライン会議システムの設定・運用などが含まれます。これらのスキルは、デジタル化が進む現代のビジネス環境において、業務効率化を進めるうえで重要です。

マネジメント能力は、スケジュール管理やタスクの優先順位付け、効率的な業務遂行などに関係します。社長の複雑なスケジュールを適切に管理し、重要なタスクを見逃さないようにするために欠かせません。

秘書は社内外を問わず多くの人とコミュニケーションをとるため、高いコミュニケーションスキルが必要です。円滑な連絡調整、適切な言葉遣いと対応、状況に応じた柔軟な対応などが挙げられます。

オンライン秘書ならi-STAFFがおすすめ

社長のサポートにオンライン秘書を選ぶ場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、秘書業務を始めとした幅広い業務を提供しています。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

経験豊富な秘書が多数在籍しているため、高品質なサポートを受けられます。さらに、i-STAFFでは無料トライアルを実施しています。実際に利用してみて、自社に合うかどうかを確認できるのも大きなメリットです。

オンライン秘書の導入を検討されている方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

　

下記の記事で、i-STAFFの評判や口コミをまとめたので、あわせてご一読ください。

＞＞i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

秘書雇用のメリットを活かし、効率的な経営を実現しよう

社長業務を効率化してビジネスの成長につなげるためには、秘書の存在が欠かせません。雑務はもちろん、社長のスケジュール管理を効率化できるため、コア業務に専念し生産性の向上が可能です。

秘書を雇用する際は費用がかかりますが、正社員ではなくアルバイトや秘書サービスを活用することで比較的安く抑えられます。特に、オンライン秘書サービスは柔軟な対応が可能で、コストパフォーマンスに優れています。

自社の状況や必要性を考慮し、最適な秘書を選びましょう。秘書との良好な関係を築くことで、より効率的な経営が可能です。

なお、以下の記事でオンライン秘書サービスを比較しておすすめを紹介していますので、オンラインでの秘書採用を検討している社長様はぜひご参考ください。

＞＞オンライン秘書とは？おすすめ15社を徹底比較【2024年最新】