ペーパーレス化の進め方は？手順・注意点・成功のポイントを解説

企業活動で欠かせない書類は、紙のままだと管理が大変なので、ペーパーレス化がおすすめです。しかし、

「ペーパーレス化を進めるメリットは？」

「具体的なペーパーレス化の進め方がわからない」

このようにお考えではありませんか。ペーパーレス化に取り組まなければ管理が大変なままですし「取引先は電子データを望んでいるのにFAXで送信する」といった取引先とのやりとりに不都合が生じる恐れもあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

なかなかペーパーレス化が進まないとお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。

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ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、もともと紙ベースで取り扱っていた書類を電子データで取り扱うようにする取り組みです。働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進で、近年多くの企業が取り組んでいます。

しかし、ペーパーレス化は従来の業務と大きくオペレーションが変わるため、なかなか進まないという課題もあります。ペーパーレス化には業務効率化やコスト削減など、多くのメリットがあるため課題をクリアして取り組んでいくのが重要です。

ペーパーレス化を進める6つのメリット

ペーパーレス化を進めるメリットは、下記のとおりです。

ペーパーレス化を実施すると書類の持ち出しがなくなるため、置き忘れや紛失などのセキュリティリスクが低減します。ひとつずつ見ていきましょう。

【メリット1】業務効率化による生産性向上につながる

ペーパーレス化を導入することで得られる大きなメリットが、業務効率化です。取引先とのやり取りをFAXで行う場合、下記の手順を取る必要があります。

1回の送信だけなら大した手間ではありませんが、1日1回5分かけて送信・保管しているとすると年間で30時間も費やしていることになります。また、バインダーに保管した書類は検索性が悪いため、目的の書類を探すのも一苦労です。

一方で、電子データはメールやチャットツールですぐに送信できますし、パソコンの検索機能を活用すればすぐに見つけられます。このように業務効率化が実現できれば、大きく生産性を向上できるのでペーパーレス化の導入が重要です。

【メリット2】コストを削減でき利益向上が期待できる

ペーパーレス化に成功して紙を使用しなくなれば、ランニングコストを削減できます。紙だけではなく、プリンターで使用するインクも対象です。一つひとつのコストは大きくありませんが、積み重なれば高額になります。

また、消耗品以外にも保管に必要な備品や管理コストもかかりません。紙の書類を保管するためには、バインダーや保管棚が必要で、紙を使用し続ける限り際限なく増えてしまいます。

書類には保管期限が定められている場合が多く、紙の書類が増えれば増えるほど管理コストが増大します。電子データならファイルや保管棚のような備品が不要で、管理コストも最小限です。

【メリット3】情報漏えいの防止を図れる

ペーパーレス化して電子データを取り扱う場合は、情報漏えいの防止につながります。紙の書類は鍵をかけていない限り誰でもアクセスできるうえ、従業員が持ち出したまま置きっぱなしにして紛失するケースも考えられます。

社外の人間が出入りしている場合、機密情報が目に入る可能性も否定できません。一方で、電子データに紛失するリスクはないため、安全に取り扱えます。

さらに、アクセス権限を設定できるため、社外の人間どころか担当者以外の閲覧制限も可能です。ただし、インターネットに接続している場合は、サイバー攻撃にさらされる場合もあるためセキュリティ対策は万全にしておきましょう。

【メリット4】多様な働き方が可能となり従業員満足度の向上を図れる

ペーパーレス化を実現すると、基本的にパソコンとインターネットがあれば、どこでも業務を行えるようになります。現代ビジネスでは、インターネット上のクラウドサービスを利用することが多く、このようなサービスはオフィスに常駐しなくても業務を遂行可能です。

たとえば、FAXを電子データに変えれば、FAXを確認するだけのためにオフィスへ行く必要はありません。また、勤怠管理にクラウドサービスを導入すれば、従業員のスマホやパソコンから出退勤の記録が可能です。

リモートワークやフレックスタイムの導入など、多様な働き方が実現でき従業員満足度の向上を図れます。従業員満足度が向上すると高いパフォーマンスを期待できるので、売上向上につながります。

【メリット5】企業イメージが向上し、新規雇用につながる

ペーパーレス化は業務に良い影響を与えるだけではなく、資源の節約という観点から環境保全にも有効です。そのため、環境保全に取り組んでいる企業として、企業イメージが向上します。

企業イメージが向上すると、求職者の応募増にもつながります。現代ビジネスでは人材不足が叫ばれているため、残業や休日出勤が多い企業は業務効率化とあわせて人材確保が急務です。

ペーパーレス化は両方を実現できる可能性があるので、積極的に取り組むのをおすすめします。

【メリット6】BCP対策になり、万が一の事態に備えられる

紙の書類を社内に保管していると、災害時に消失してしまう恐れがあります。しかし、電子データをクラウドに保存していれば災害時もデータの消失は防げるため、BCP対策として有効です。

ただし、自社のサーバーに保存している場合は、そのサーバー機器が破損すると保存しているデータもなくなってしまいます。外部のクラウドストレージに保存したり別拠点にバックアップを取ったりして、万が一の事態に備えましょう。

ペーパーレス化に必要なもの

ペーパーレス化に必要な代表的なものは、下記のとおりです。

現在、FAXを用いて受発注を行っている企業は、FAXで受信した書類をOCRで電子データに変換する方法があります。

しかし、FAXでのやり取りが多い場合は手間がかかるうえ消耗品も多く使うため、紙を使用しないインターネットFAXや受発注システムの導入がおすすめです。

なお、ペーパーレス化におすすめなツールを下記の記事で紹介しています。メリットやデメリットもあわせて紹介しているので、ぜひご一読ください。

ペーパーレス化に必要なツールとは？導入事例・デジタル化の進め方を解説

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化を進める際は、下記の手順がおすすめです。

運用する際は、ルールを明確化しなければなりません。その際は、ペーパーレス化の担当者のみで決めるのではなく、実際に業務を行う関係者全員で明確化しましょう。順番に紹介します。

【STEP1】ペーパーレス化の目的を明確化する

まずは、ペーパーレス化の目的を明確化しましょう。単純に「紙をなくす」ことを目的にすると、どの業務をペーパーレス化するべきかわかりませんし、高い効果を得るのは困難です。

たとえば、受発注の業務効率化をしたいのであれば、インターネットFAXや受発注システムを導入してペーパーレス化を進めるのが良いでしょう。そのため、現状の業務における課題を洗い出し、高い効果を見込めるものから対応するのがおすすめです。

【STEP2】対象となる書類を選別する

目的を明確化したあとは、どの書類をペーパーレス化するか選別しましょう。ペーパーレス化は重要ですが、すべての書類を一斉にペーパーレス化するのはおすすめできません。

たとえば、FAXで送受信する書類をすべてペーパーレス化するのではなく「特定の部門だけ」や「業務単位」で導入するのがおすすめです。また、効果の高いものに絞ることも考えなくてはなりません。

ペーパーレス化に成功しても、月に1度しか機会のない業務では導入の手間のほうがかかってしまいます。そのため、従業員の負担が大きく軽減される業務を中心に導入を進めましょう。

【STEP3】使用するツール・サービスを選ぶ

ペーパーレス化する書類が選別できれば、それに適したツールやサービスを選びます。ただ、ペーパーレス化する書類とツールやサービスは、基本的にセットなので難しく考える必要はありません。

たとえば、受注業務の書類をペーパーレス化するなら受発注システム、従業員の勤怠業務なら勤怠管理システムなどです。

また、システムを導入するほどでもない場合は、OCRを導入して紙をスキャンする方法もあります。OCRは部門に縛られずペーパーレス化ができるので、システムを導入するほどではない場合ならおすすめです。

【STEP4】関係者と運用ルールを決める

ペーパーレス化を導入する際は、従来の業務と運用ルールが大きく変わります。特に、システムを導入した場合は顕著ですが、OCRによるスキャンでも変更となったルールを明確化しなければなりません。

また、運用ルールを決める際は、関係者と連携しなければ実態に即したルールとならないため注意しましょう。

システムを導入して、もし取引先にも影響がある場合は、導入前に理解を得なければなりません。関係者全員が納得したうえで、ペーパーレス化を進めましょう。

【STEP5】全社に周知して実行する

運用ルールが決まれば全社に周知し、スケジュールを立てたうえで実行します。システムやツールを導入して大きくルールが変わる場合は、担当する従業員全員を対象とした勉強会を開催するのもおすすめです。

また、スケジュールを立てる際は、できる限り余裕をもたせましょう。システムやツールのベンダー企業から十分に説明を受けていたとしても、予期せぬトラブルは発生するものです。そのため、トラブルに対応する期間も考慮してスケジュールを立てましょう。

【STEP6】分析と改善を実施する

ペーパーレス化を導入したあとは、定期的に分析を実施し、問題点を改善していきます。システムやツールを導入しても、すぐに効果的なペーパーレス化を実現できるわけではありません。

システムやツールの使い方がわからなかったり求めている機能がなかったりして、思ったように効率化につながらないケースもあります。そのため、システムやツールを導入した結果、「何がどう変わったのか」を分析することが重要です。

また、分析する際は正確な情報を得るため、実際に業務を行っている担当者に直接話を聞きましょう。

ペーパーレス化のポイント

ペーパーレス化のポイントは、下記のとおりです。

ペーパーレス化に取り組む際は、最初からすべての書類を対象とすることはおすすめしません。小さく狭い範囲から初めて、うまくいったものを横展開しましょう。

いきなりすべての書類に適用すると、修正点があった場合にすべて対応しなければならず、大きな工数を必要とします。そのため、小さい範囲でブラッシュアップし、少しずつ展開していくのがおすすめです。

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化を行ううえで、下記の点に注意しましょう。

ペーパーレス化を行ううえで、電子帳簿保存法の内容は必ず確認しておきましょう。

電子帳簿保存法とは、電子データとして保存する要件や、データを授受したときの保存方法について定めた法律です。

時代が進むにつれ、条件が緩和されたり電子データを義務化されたりと内容が変化しているので「知らないうちに法改正されて要件を満たしていなかった」とならないようにしましょう。

ペーパーレス化はi-STAFFにお任せください

i-STAFFは、クラウドツールの導入サポートを始め、幅広い業務に対応しているオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。ツールの導入が完了したあとは、そのツールを使用した書類作成や管理などクライアントのリソース確保に貢献できます。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

ペーパーレス化の導入は、紙を使用しないことのほか、ビジネスモデルの変革が目的です。そのためには、ノンコア業務を外注するのも有効な方法といえます。i-STAFFは、幅広い業務を一手に引き受けられるため、外注先を一本化したい場合におすすめです。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判や口コミを集めました。導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

ペーパーレス化を進めて従業員の負担を軽減しよう

ペーパーレス化は、紙の書類を電子データに変換したり、今まで紙の書類で取り扱っていたものを電子データで取り扱ったりする取り組みです。紙の書類では手間がかかる業務も、ペーパーレス化することで負担軽減につながります。

ただし、オペレーションが大きく変更されるため、ペーパーレス化がうまくいかないケースも多いです。そのため、関係者や従業員の理解を得て、企業が一丸となりペーパーレス化を進めましょう。