オンライン事務代行とは？依頼できる仕事内容・料金・注意点を解説

煩雑な事務業務を効率的に進める場合は、自社で対応するのではなくオンライン事務代行を利用するのがおすすめです。

しかし、

「オンライン事務代行には何を依頼できるの？」

「オンライン事務代行はたくさんあるけど、何を基準に選べばいい？」

このようにお考えではありませんか。

事務業務はルーチンワークの場合が多いうえに、時間がかかりがちです。そのすべてを自社で対応しようとすると、時間ばかりがかかり肝心なコア業務に集中できません。

そこで本記事は、下記について紹介します。

事務業務に追われて困っている方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、事務業務の代行は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、総務や経理など幅広い業務に対応し、高品質でスピーディな業務を提供しています。

i-STAFFの詳細は、下記から無料資料をダウンロードのうえご活用ください。

 

オンライン事務代行とは？

オンライン事務代行とは、幅広い部門の事務業務を代行し、オンラインで発注から納品まで完結できるサービスです。慢性的な人手不足に悩まされる現代社会では、従業員一人ひとりの業務品質を高め、売上へとつながるコア業務に集中しなければなりません。

しかし、事業運営のためには、直接売上につながらないノンコア業務も必要です。そこで、ノンコア業務を外注できるオンライン事務代行が注目されています。

自社従業員はコア業務に集中できるうえ、オンラインでやり取りが完結するためコストも安価です。高い業務品質を提供してくれるため、今後もオンライン事務代行の需要は続くと考えられます。

オンライン事務代行に依頼できる6つの仕事内容

オンライン事務代行に依頼できる業務は、下記のとおりです。

一般的にオンライン事務代行は、事務業務全般を代行するため、部門にとらわれない依頼が可能です。代表的な業務を紹介するので、順番に見ていきましょう。

【内容1】秘書

秘書業務は、依頼者の細かな雑務や業務をサポートする仕事です。ある程度、仕事の内容は決まっていますが、依頼内容に合わせて柔軟に対応します。

オンライン事務代行で対応できる秘書業務のおもな仕事内容は、下記のとおりです。

企業全体に関わる業務というよりも、依頼者自身のリソース確保につながります。

【内容2】総務

総務は、企業全体に関わる業務を行い、組織が円滑に動くように幅広い業務を担当しています。一般的に事務と言うと、総務の仕事内容を思い浮かべる人が多いでしょう。

オンライン事務代行で対応できる総務のおもな仕事内容は、下記のとおりです。

また、小規模の企業では人事や経理などの部署がない場合もあり、総務が兼務することも多いです。したがって、総務の業務は「ほかの部署が担当しない業務全般」と言い換えられます。

【内容3】経理

経理は、お金や取引の流れを管理する業務で、経営の根幹となる重要な業務です。電子帳簿保存法のような法案にも対応しなければならない場合があるため、専門的な知識が必要とされます。

オンライン事務代行で対応できる経理のおもな仕事内容は、下記のとおりです。

特に、専門知識を持つ従業員がいない場合は、経理のプロであるオンライン事務代行に依頼するのがおすすめです。ただし、税務申告は税理士が対応しなくてはならないので、税理士のいないオンライン事務代行に依頼しないように注意しましょう。

【内容4】人事・採用サポート

人事は、在籍している従業員だけではなく、採用に関わる業務にも対応します。優秀な人材を確保したり従業員満足度を上げたりするために、重要な業務です。

オンライン事務代行で対応できる人事は、下記のような業務があります。

人事業務に関わるデータ入力や資料整理などのサポートが可能です。面接のようなコア業務を自社の従業員に任せることで、生産性向上につながります。

【内容5】営業サポート

営業業務は、新規顧客の獲得や既存顧客の育成など、売上につながる重要な業務です。オンライン事務代行では、営業担当者の時間を確保できるように、幅広い業務をサポートします。

オンライン事務代行で対応できる営業業務は、下記のとおりです。

営業担当者が営業活動に専念できるように、細かな雑務に対応します。営業先で使用する資料作成もできるので、大幅な工数削減が期待できます。

【内容6】Web運用サポート

Web運用で行う業務は、おもにインターネット上の集客に関わる業務です。

進捗管理やメディア運用をサポートします。

インターネットの普及により、Webを活用したマーケティングが盛んになりました。Webマーケティングは複雑でやるべきことも多いので、サポートにオンライン事務代行がおすすめです。

オンライン事務代行に依頼する3つのメリット

オンライン事務代行に依頼するメリットは、下記のとおりです。

オンライン事務代行は事務業務のプロなので、自社の従業員が対応するより品質の高い業務を期待できます。順番に見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に集中でき、生産性向上が見込める

オンライン事務代行に依頼することで、自社従業員はコア業務に集中できます。一般的にノンコア業務は「特別なスキルが不要で、定常的に発生する業務」であり、直接売上につながりません。

そのため、自社の従業員は売上に直接影響するコア業務に集中すべき、という考えが現代ビジネスにおいて浸透しています。たとえば、営業部門においては顧客と直接やりとりすることがコア業務であり、資料や書類の作成はノンコア業務です。

資料作成にかかる時間をコア業務に回し、1件でも多く契約を取れれば大きな売上アップにつながります。

【メリット2】プロに依頼するため品質の高い業務が期待できる

オンライン事務代行は、事務業務のプロです。したがって、成果物は品質が高く、場合によっては自社の従業員より優れている場合もあります。

決まったフォーマットに入力するだけなら、大きな差はありません。しかし、パワーポイントやExcelで最初から作成する場合は、デザインのコツやデータを取り扱いやすくするコツがあると出来映えに差が生まれます。

特に、資料作成が苦手な場合は検討してみましょう。

【メリット3】変動費扱いにできるためコスト削減につながる

オンライン事務代行は、繁閑に応じて依頼する業務量を変更可能です。忙しいときはたっぷり活用し、余裕がある場合は依頼を控えめにすると、状況に応じてコストも変わります。

自社で新しい従業員を雇用する場合は毎月同等のコストを必要としますが、オンライン事務代行なら実態に則したコスト管理が可能です。外注費自体も安価な場合が多いため、コストをかけたくない場合におすすめです。

オンライン事務代行に依頼する際の注意点3つ

オンライン事務代行に依頼する際の注意点は、下記のとおりです。

オンライン事務代行の従業員は、自社の従業員と比べてスキルが見えづらく、どの程度の成果物が納品されるかわかりません。差し戻しになり、結局工数がかかるケースもあります。

順番に見てみましょう。

【注意点1】従業員のスキルがどの程度かわからない

オンライン事務代行の従業員は、どの程度のスキルを持っているのか事前に把握しづらいです。もしも、依頼者が求めるクオリティに達していなかった場合は、差し戻したり自身で修正したりする必要があるため結局工数がかかってしまいます。

ただし、オンライン事務代行の従業員は厳しいスキル審査を受けているため、基本的に規定水準を満たしている人しか在籍していません。お試し期間のあるサービスも多いため、あらかじめ従業員のスキルをしっかりと確認しておきましょう。

【注意点2】オフライン業務に対応していない場合がある

オンライン事務代行は、オフライン業務に対応していない場合も多いです。オフライン業務は、自社で対応せざるを得ません。

ただし、オフライン業務に対応しているオンライン事務代行もあるので事前に確認しておくのがおすすめです。

特に、オフライン業務といっても、

• 自社のオフィスに常駐してもらう
• 書類を郵送して対応してもらう

などのパターンがあります。依頼したい業務を整理して、対応しているオンライン事務代行に依頼しましょう。

【注意点3】情報漏えいのリスクがある

オンライン事務代行のように外部サービスに自社の情報を渡す場合は、どうしても情報漏えいのリスクがつきまといます。

リスクをゼロにするのは困難ですが、最新のセキュリティソフトを使用したりセキュリティ教育を徹底したりすることでゼロに近づけられます。特に、契約前は、事前にセキュリティ体制について確認しておくことが重要です。

オンライン事務代行の料金相場

オンライン事務代行の料金体系は、大きく月額制と従量制の2つに分けられます。月額制は、月あたりに固定の料金が発生し、10万円前後が多いです。

時給換算すると、およそ2,500〜4,000円になります。繁閑に関わらず、毎月発生する業務を依頼する場合におすすめです。

一方で、従量制は業務内容や業務量によって費用が異なります。したがって、業務内容や業務量の多寡によって依頼するか柔軟に決めたい場合は、コストが無駄にならずおすすめです。

オンライン事務代行の選び方

オンライン事務代行の選び方は、下記のとおりです。

オンライン事務代行を選ぶ際は、あらかじめ依頼したい業務を洗い出し、初回相談で問い合わせてみることが重要です。基本的にオンライン事務代行では、その都度業務の依頼を相談できるため、最初の段階ですべて伝える必要はありません。

しかし、依頼したい業務や依頼する可能性のある業務を明確化しておくと、初回相談がスムーズになるばかりではなくどれくらいの予算が必要かも見積もれます。そのうえで、依頼したい業務に対応しているオンライン事務代行を選びましょう。

オンライン事務代行おすすめ3選

おすすめのオンライン事務代行は、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

【おすすめ1】i-STAFF

i-STAFFは、幅広い業務に対応しているオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。採用率1%の優秀なスタッフが在籍しているため、高品質な業務で企業をサポートします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

部門をまたぐ事務業務に対応しているため、横断的に業務の依頼が可能です。さらに、そもそもオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスなので事務以外にも、複数の業務を依頼できます。

事務業務以外にも依頼したい業務がある場合は、依頼先を一本化できるため稟議を通す手間も省けるうえ、管理コストもかかりません。業界唯一の返金保証も付いているため、初めて外注する場合におすすめです。

 

実際にi-STAFFを利用された企業の口コミ・評判は以下の記事でまとめていますので、さらに詳しく知りたい方はぜひあわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

【おすすめ2】ひらく

＜出典：オンライン事務代行　ひらく＞

「ひらく」は、企業やフリーランスのバックオフィス業務を支援するオンライン事務代行サービスです。本来の業務に専念できるように、日々の業務をサポートします

ひらくの特徴は、下記のとおりです。

初回相談が無料なので、気になることがある場合は気軽に相談できます。何を頼めばいいのかわからない場合でも、業務の切り出しから対応可能です。まずは相談だけでもしてみると、活用方法が見つかる可能性があります。

【おすすめ3】noncore

＜出典：noncore＞

noncoreは、利用期限のないチャージ型のオフィス業務代行サービスです。保有している時間がなくなればチャージして利用するため、利用したいときに利用できます。

noncoreの特徴は、下記のとおりです。

最短1日で初回相談から業務スタートまでできるため、緊急対応が必要な業務や短納期な業務も任せられます。経験豊富なスタッフが対応するため、急ぎで依頼したい場合におすすめです。

オンライン事務代行を活用して生産性向上を目指そう

オンライン事務代行は、日々の業務で発生する事務業務をオンラインで代行するサービスです。定常的な業務を任せることでリソースが確保でき、自社の従業員はコア業務に集中できます。

また、繁忙期のような利用したい時期に利用することでコストを抑えられるため、新しく従業員を雇うほどでもない場合におすすめです。気軽に利用できるため、上手に活用し生産性向上による売上アップを目指しましょう。