雑務とはどんな仕事？雑務の必要性と業務量を減らすためのポイント

仕事をするうえで、売上に直結しないような「雑務」は、どうしても発生します。

しかし、

「雑務は絶対に必要？」

「雑務を減らしてコア業務に集中したい」

このようにお考えではありませんか。

ですが雑務をおろそかにしてしまうと、社内全体の生産性が下がり、その結果売上に影響してしまう恐れがあります。

雑務を減らして生産性を上げたいのであれば、ぜひ最後までお読みください。

なお、雑務のように直接売上につながらないノンコア業務は外注して、コア業務に集中するのがおすすめです。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』なら、採用率1%の優秀なスタッフがノンコア業務をサポートします。

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雑務とはどんな仕事？

そもそも雑務とは、どのような仕事なのか、下記の観点から紹介します。

順番に見てみましょう。

そもそも雑務とは売上に直接影響しない業務

雑務とは、こまごましたさまざまな業務のことを指します。雑務の内容は多岐に渡り、企業によって異なりますが、これらの業務は売上には直接影響しません。

「売上に直接影響しない」というと、あまり意味がないように感じるかもしれません。しかし、雑務がおろそかになっている企業は、生産性低下の恐れがあります。

全員が「直接売上に影響する」業務に集中し、誰も雑務をこなさなければ、徐々に業務は滞っていくと考えられます。多くの人は、ゴミがあふれかえっているオフィスで仕事をしたいと思いません。

快適に業務を遂行するために、雑務は必要不可欠な業務なのです。

雑務の具体例

「雑務」と言っても、業務内容は企業によってさまざまです。

上記のような業務は、実施すれば売上につながるというものではありません。

しかし、例えば備品が無くなってしまうと、業務が進まない恐れもあります。雑務だからといって手を抜けば、必ず誰かが困ってしまうのです。

そのため、担当者1人ひとりが雑務とはいえ、有用な業務であると自覚し、丁寧に実施する必要があります。

雑務という言い方は失礼？雑務が必要な4つの理由

雑務は軽視されがちですが、「雑務」と呼ぶことは失礼だと考える人もいるほど、必要な業務です。雑務が必要とされる理由は、おもに4つあります。

特に、業務にメリハリがつくため、雑務を担当した社員は難しい業務の気分転換ができます。さらに、脳がリフレッシュされるので、ストレス軽減の効果も期待できます。

ひとつずつ紹介します。

【理由1】生産性が上がる

しっかりと雑務をこなせれば、生産性が上がります。雑務は環境を整えることがおもな役割であり、乱雑さのないオフィスになれば集中力も乱されないからです。

例えば、資料が整理されていれば必要な書類を探す手間が省けるため、生産性向上につながります。

また、雑務は短い時間で完了できるタスクです。特に、新入社員は働くことそのものに慣れていない場合もあるため、雑務でタスク管理の練習ができます。

次のタスクにとりかかる時間や導線を意識できるようになるため、結果として生産性向上にもつながります。

【理由2】ビジネススキルの基礎を学べる

雑務をこなすことで、社員はビジネススキルの基礎を学べます。雑務の本質は「相手のためにおこなう」であり、ビジネスにおいて重要な考え方です。

来客時のお茶出しは直接顧客に接する業務ですが、それだけではありません。蛍光灯を交換すれば、そのオフィスで働く人たちのためになり、思いやりの精神が身につきます。また、備品の在庫管理でも、数字を正確に捉える力が養われます。

ビジネスに必要なスキルが必ずあるため、雑務は成長に欠かせない業務なのです。

【理由3】業務にメリハリがつく

雑務をこなせば、本来の業務とのメリハリがつきます。本来の業務は難しい案件である場合も多く、長時間対応すると集中力が続かず、効率は落ちてしまいがちです。

そこで、雑務をこなすと脳がリフレッシュされ、効率を取り戻せます。雑務はルーチンワークや簡単な内容である場合が多く、それほど集中力や考察力は求められません。

さらに、すぐ完了できるため、達成感がモチベーションアップにつながったり新しいアイデアを思いついたりします。

【理由4】社内全体の状況が把握できる

雑務をこなすために席を離れると、社内全体のさまざまな様子が確認できます。自分の業務に集中していると視野が狭くなり、ほかの人が何をしているかなどはなかなか把握できません。

しかし、ゴミ捨てやコピー取りは自席から離れる必要があり、他部署の人とコミュニケーションをとる機会が生まれる可能性もあります。社内全体の状況が把握できると自分の業務につながる場合もあるため、雑務も重要な仕事といえます。

雑務を減らすための2つのポイント

雑務は必要な業務ですが、できるだけ少なくしたいものです。すべて社員に任せてしまうと、業務量が増えて本末転倒の事態に陥りかねません。

そのため、できるだけ雑務の業務量を減らすために、2つのポイントを紹介します。

それぞれ順番に見ていきましょう。

【ポイント1】社内全体で対応する

社内全体で雑務に対応すると、効率化が見込めます。数人の社員ばかりが雑務を担当していると、ほかの社員よりも負担が大きくなりかねません。

そのうえ、雑務は仕事に不慣れな新入社員が対応する場合も多く、「雑務」の名の下にさまざまな業務を任されているケースもあります。

例えば、会議室のような誰でも使う場所の定期的な掃除は、当番制にすることで負担の偏りを回避できます。

また、社内全体で対応すると、雑務に対する意識に変化が訪れるかもしれません。全員が生産性の向上する職場づくりに貢献できるので、企業としての成長にもつながります。

【ポイント2】外注する

雑務が多い場合や専門の担当者が必要となる場合は、業者に外注するのもおすすめです。自社社員だけで対応すると本来の業務に支障をきたす恐れがあり、現実的ではありません。

また、雑務はマニュアルがあればこなせるような簡単な業務も多いので、新しく教育するコストも最小限ですみます。掃除や備品の在庫管理、簡単なデータ入力も外注できるので、自社対応が難しい場合はぜひ検討してみましょう。

なお、雑務の外注なら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、採用率1%の優秀なスタッフが、高品質な成果を提供します。

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雑務を効率化して生産性を上げよう

ゴミ捨てや書類整理、備品の在庫管理と言った雑務は生産性向上につながる職場づくりのため、必要不可欠な業務です。

そのため、嫌々やるのではなく、企業の成長につながっていると社員に理解してもらわなければなりません。

したがって、社内全体で雑務をこなし、快適な業務環境で生産性向上を目指しましょう。