内製化とは？メリット・デメリットと外注すべきかの判断基準を紹介

人手不足を解消するために外注を進める企業が多くなりましたが、あらためて内製化に注目する企業も見られます。DX（デジタルトランスフォーメンション）による業務効率化が進み、自社のリソースで業務を完結できるようになってきたためです。

しかし、安易な内製化はリソースの分散やコスト増大のリスクもあるため、慎重に判断しなければなりません。

本記事では、下記を紹介します。

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内製化とは？

内製化とは、外注していた業務を自社で完結させる体制へ移行することを指します。人手不足が叫ばれる現代において、以前は業務の外注が主流でした。

一方で、DXによって業務効率化が進み、内製化によって自社で業務を進める企業が増加しています。ただし、闇雲に内製化するとリソース不足に陥る恐れがあるため、メリット・デメリットを把握し、慎重に移行するのがおすすめです。

内製化のメリット

業務を内製化するメリットは、下記のとおりです。

順番に見ていきましょう。

ノウハウが社内に蓄積される

内製化することで、業務のノウハウが社内に蓄積されます。特に、自社で業務を行うと「うまくいかなかった失敗事例」もノウハウとして蓄積されます。

一方で、外注した場合は基本的にノウハウは蓄積できず、共有してもらったとしても成功事例のみとなるケースがほとんどです。

失敗のノウハウがあれば、新しい事業を立ち上げる際に最短で成功するために役立ちます。新しい事業に挑戦することは従業員の成長機会となり、企業文化の醸成にも貢献します。

外注コストを削減できる

内製化によって、外注コストの削減が可能です。外注費には、作業者の人件費だけでなく、アウトソース企業の利益が上乗せされています。内製化すれば、本来かかるべき人件費のみで業務を進められます。

特に、専門性の高い業務は、より高額になるケースが多いです。たとえば、システム開発は高額な外注費用がかかりますが、自社で対応できるようになれば高いコスト削減効果を見込めます。そのため、内製化のメリットを得るためには長期的な計画が必要ともいえます。

スピード感を持って対応できる

内製化すると、外注よりもスピーディに業務を進められます。外注の場合は意思疎通に時間がかかりがちですが、自社の社員に指示を出すとチャットや電話、口頭ですぐに対応可能です。

たとえば、システムにトラブルが発生した際はすぐに対応し、通常の状態に復帰したいところです。自社に対応できる人材がいれば、即座に原因究明と復旧作業に取りかかれます。外注先の都合に左右されないため、リスクを最小限に抑えられます。

社内のコミュニケーションが円滑になる

社内で業務を完結できると、認識のズレが少なくなり、コミュニケーションの円滑化を図れます。社内のメンバーは、企業理念やブランドの方針などを把握しているため、内容を伝える際は外注先よりもコミュニケーションコストがかかりません。

外注先に対してメッセージの文面を整える手間がないため、気軽なコミュニケーションが可能になります。結果として、業務の進行スピードも向上するでしょう。

柔軟な改善がしやすくなる

内製化が定着すると、改善活動も柔軟に行えます。実際に業務を行っている従業員がすぐに着手できるため、対応速度も十分です。

一方で、外注の場合はイレギュラー対応とされることが多く、追加費用が発生したり見送られたりします。たとえば、Webマーケティングの広告運用では、リアルタイムなデータに基づく調整が重要です。即座に調整することで、市場の変化にも柔軟に対応でき、競合優位性の確立につながります。

内製化のデメリット

業務を内製化するデメリットは、下記のとおりです。

順番に見ていきましょう。

人的リソースが不足しやすい

内製化の最大のリスクは、リソース不足です。そもそも外注は、自社リソースが足りない場合の施策として実施されます。むやみに内製化すると、人的リソースが足りなくなるのは明白です。結果としてコア業務に専念できず、パフォーマンスが低下すれば本末転倒です。

また、柔軟な人材配置が困難になります。たとえば、閑散期にあわせて人材を配置すると、繁忙期はリソース不足に陥ります。このような事態を回避するために、流動的な人材配置が重要です。

専門的なスキルを持つ人材が必要

高度な業務を内製化するには専門的なスキルを持つ人材が必要ですが、簡単に確保できるものではありません。たとえば、ITエンジニアやデータサイエンティストなどの人材は需要に対して人口が少なく、獲得競争が激化しています。

知名度の低い企業や条件が見合わない企業では、必要な人材を採用できないリスクが高いのです。また、教育に時間がかかるため、緊急性が高い場合には内製化が難しいでしょう。

立ち上げに時間とコストがかかる

内製化はランニングコストを削減できるメリットがありますが、立ち上げ時のコストは高額になりがちです。たとえば、業務に必要なPCや開発サーバーの環境構築などに投資しなければなりません。

また、人材の採用や教育に時間がかかります。導入初期は業務フローが確立されておらず、担当者も不慣れなため、一時的に生産性が低下する可能性もあります。「導入してすぐに結果が出る」と考えていると内製化に失敗する恐れがあるため、長期的な計画で取り組みましょう。

スキルの属人化が起きやすい

「その人でなければ分からない」という属人化は、内製化における課題のひとつです。特定の担当者が長期間同じ業務を続けると、独自のやり方が定着し、マニュアルがないまま業務を進めることもあります。

担当者が休職や退職をした場合、業務を進められる人間がおらず、一時的に業務がストップしかねません。属人化を引き起こさないためにも、担当者の頭の中ではなくマニュアルベースで業務を進めることが重要です。

他業務に支障が出る可能性がある

内製化した業務が需要に追いつかない場合、業務進行に支障が出る恐れもあります。外注であれば予算を追加して人員を増やせますが、社内ではリソースの調達が困難で、企業全体のスピードが低下しかねません。

他部門から応援してもらおうとしても、専門外の従業員がサポートしても品質が低くなるリスクもあります。リスクを最小限にするのであれば、影響の小さい業務から少しずつ内製化を進めるのがおすすめです。

内製化が向いている企業

内製化が向いている企業は、下記のとおりです。

これらの特徴に当てはまる場合、内製化を積極的に検討してみましょう。

中長期的に自社ノウハウを蓄積したい企業

短期的な成果を目標にしているのではなく、中長期的にノウハウを蓄積したいと考えている企業におすすめです。内製化を軌道に乗せるためには、長期的な計画で取り組まなければなりません。

特に、独自のビジネスモデルやサービスを構築したい企業は検討してみてください。たとえば、AIを活用したサービスを考えている場合は、自社にノウハウを蓄積できれば独自の強みとなりえます。

社内に一定の専門知識がある企業

完全にゼロから事業を立ち上げるのではなく、すでに専門的な知識やスキルを持つ人材が存在する企業は内製化がおすすめです。内製化において最も高いハードルとなるのが、対応できる人材の確保です。もとより確保できているのであれば、活用しない手はありません。

また、対応できる人材がいなくても社内の勉強会や外部セミナーなど、教育体制が整備されている場合でもおすすめです。内製化に伴う学習コストを最小限にとどめ、スムーズな立ち上げが期待できます。

外注が向いている企業

外注が向いている企業は、下記のとおりです。

すべて内製化を考えるのではなく、自社の状況と照らし合わせ、どちらにするのか検討しましょう。

専門性・スピード重視の企業

高い専門性による品質やスピード感を重視したい企業は、外注がおすすめです。たとえば、新規事業の立ち上げは、一時的に膨大なリソースと専門知識が必要です。プロジェクト終了後にそこまでの人員が不要になる場合、外注が効率的です。これらを内製化しようとすると、品質リスクが高まるだけでなくコスト対効果が見合いません。

「来月から新サービスを始めたい」のように急いでいる場合も、即戦力のチームを構築できる外注が優れています。

リソースに余裕がない企業

スタートアップや中小企業で、従業員全員がコア業務で忙しい場合も外注がおすすめです。事務作業やルーチンワークを内製化すると、売上を作るための貴重な時間を失いかねません。

ノンコア業務は積極的に外注し、従業員は「従業員にしかできない仕事」に集中すべきです。

内製化のメリット・デメリットから考える導入判断のポイント

内製化すべきか否か、下記のポイントを参考に判断してみてください。

順番に解説します。

自社の人材・スキルの状況を確認する

内製化のポイントとして、自社の人材やスキル状況を棚卸ししましょう。対象となる業務を遂行するために必要なスキルをリストアップし、従業員がどの程度そのスキルを保有しているかを可視化します。

次に「誰がやるのか」を具体的に想定しましょう。既存従業員に兼務させる場合、現在の業務にどれくらい影響を与えるのかを確認する必要があります。余力がなければ、新規採用や外注を検討しましょう。

導入目的を明確にする

内製化する目的を明確化し、その実現に向けて施策を立てることが重要です。目的が不明確なままでは、コストや人的リソースを無際限に費やしてしまい、期待する効果を得られない恐れがあります。

たとえば、事業の柱とする新規サービスを立ち上げるなら、当初は採算度外視の内製化を進めるのもひとつの方法です。目的を明確にすることで、ぶれない判断が可能になります。

内製化と外注のコストを比較する

どのような方針で事業を進めるにしても、無駄なコストはかけたくないものです。そのためにも、内製化と外注のコストをしっかりと比較することが重要です。

内製化の場合は、給与だけでなく採用費や教育費、備品費など幅広い費用がかかります。一方で、外注にかかる費用は基本的にランニングコストのみです。これらをすべて加味したうえで、内製化と外注のどちらかを選びましょう。

段階的な内製化も選択肢に入れる

いきなりすべての業務を内製化するのはリスクが高いため、段階的な移行も検討しましょう。すべての業務を内製化すると担当者の負担が増大し、パフォーマンスの低下や体調不良を引き起こす恐れがあります。

まずは外注しつつ、外注先のノウハウを吸収する運用から始めるのがおすすめです。次に、定型的な運用業務や更新作業など、難易度の低い業務から移行していきます。自社に対するインパクトは最小限で済むため、スムーズな移行が可能です。

継続的な教育体制があるかをチェックする

内製化は始めることがゴールではなく、維持・発展させることが重要です。時代の流れに合わせてユーザーのニーズは変化し、それに伴って業務内容を変えなければなりません。内製化を維持・発展させるためにも、継続的な教育体制があるか確認しましょう。

たとえば、業界のトレンドや新しい技術を学ぶための研修や外部セミナーへ参加できる環境が必要です。教育体制がないまま放置すると、担当者のスキルは変化についていけず、内製化のメリットである品質やスピードが失われてしまいます。持続可能な体制を整えることが、長期的な成功につながります。

業務を外注するならオンライン秘書がおすすめ

内製化はスピード感や改善のしやすさにメリットがあり、柱となる事業を育てるのであれば欠かせないビジネス形態です。一方で、人的リソースの不足や専門人材の確保が困難というデメリットもあるため、内製化と外注のどちらを選ぶかは慎重に検討しなければなりません。

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