手書きの文字をデータ化する方法・おすすめサービス5選を紹介

手書きの書類を保管するのは手間がかかるため、データ化するのがおすすめです。しかし、手書きの書類が多ければ多いほど、データ化するのは大変です。

そこで、

「手書きの文字をデータ化する方法を知りたい」

「手書きの文字をデータ化する際に意識すべきポイントは？」

このようにお考えではありませんか。効率的に取り組まなければ、いつまで経ってもデータ化にリソースを割かなければなりません。

本記事では、下記を紹介します。

大量の手書き書類をデータ化したい場合は、ぜひ最後までお読みください。

なお、手書き文字のデータ化なら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。スピーディで丁寧な作業を提供し、顧客の手書き書類を正確にデータ化します。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

手書きの文字をデータ化する4つのメリット

手書きの文字をデータ化するメリットは、下記のとおりです。

手書きの文字をデータ化すると、サーバーやクラウド上で保管でき、物理的な保管スペースが不要になります。順番に見ていきましょう。

書類管理の手間がかからない

手書きの文字をデータ化すると、紙の書類に比べて管理の負担を軽減できます。紙の書類を保管する際は、物理的な保管スペースが必要です。書類をファイルに収め、保管棚に収納します。

書類の数が膨大になると専用の部屋を用意しなければならないうえ、保管棚やファイルなどの備品も買い足さなければなりません。それほどの量になれば、保管期間が過ぎた場合の処分や整理も一苦労です。

一方で、手書きの文字をデータ化すれば、紙書類の課題は解消されます。データはサーバーやクラウドで管理できるため、物理的な保管スペースは不要です。ファイル名やフォルダ名に規則性を持たせたり、タグを付けたりすれば整理や処分も簡単に実施できます。

検索性が向上する

手書きの文字をデータ化することで、目的のデータを検索しやすくなり業務効率化につながります。デジタルで管理する際、パソコンに標準で搭載されている検索機能を使えば、該当キーワードが入っているファイルを瞬時に検索できます。

また、専門の文書管理ツールを使用するとより高度な検索が可能になり、ファイル名以外にも日付やあらかじめ付与したタグなどで検索可能です。そのため、より複雑な条件のファイルも絞り込めます。

一方で、紙書類の場合は、保管室へ移動して保管棚やファイルを一つひとつ探さなければなりません。規則正しく保管されていても時間がかかるうえ、目的の書類を見逃せばイチからやり直しです。

したがって、手書き文字のデータ化は、時間短縮のうえでも重要と言えます。

書類を紛失するリスクがなくなる

紙媒体の書類は、紛失のリスクが常に付きまといます。机の上でほかの書類に埋もれてしまったり、持ち出した際に落としてしまったりするなど、多くの原因で紛失する恐れがあります。外部の人間に読まれると、大ごとになる可能性も捨てきれません。

しかし、手書きの文字をデータ化してサーバーやクラウドに保存すると、紙書類のように紛失する心配がありません。バックアップを取っておけば、万が一、機器が故障した場合でもデータを復元できます。

また、紙媒体の書類は火災や水害などで消失してしまう恐れがありますが、データ化しておけばそのようなリスクを回避できます。

ペーパーレス化を推進できる

手書きの文字をデータ化することで、紙の使用量が削減され、ペーパーレス化を推進できます。単なる業務効率化にとどまらず、環境保全にも貢献します。企業にとって、環境への配慮は、もはや社会的責任です。

ペーパーレス化による環境保全は、企業イメージの向上につながります。環境問題への意識が高まる現代社会において、環境に配慮した企業活動は、顧客や投資家からの信頼獲得に欠かせません。ペーパーレス化を推進することで「環境に優しい企業」というイメージを構築し、ブランド価値を高められます。

さらに、将来的には環境規制の強化も見込まれます。紙の使用量削減は、将来的な規制リスクへの対応策としても有効です。先を見据えたペーパーレス化は、企業の持続的な可能性を高める重要な戦略と言えます。

手書きの文字をデータ化する3つの方法

手書きの文字をデータ化する方法は、下記のとおりです。

近年は技術が発達し、OCR（光学文字認識）の使用が多くなりました。スキャナーやスマートフォンなどで撮影した画像から文字を認識し、テキストデータに変換する方法です。ひとつずつ見ていきましょう。

手動で入力する

手書きの文字をデータ化する方法として、最も単純な方法は手入力です。手書き文字の内容をキーボードで入力するだけで、特別な機器やツールは必要ありません。

手入力は誰でもできるうえ追加コストも不要ですが、時間がかかったりミスしたりするリスクを抱えています。そのため、費用をかけずにデータ化したい場合や、少量のデータ化に適しています。たとえば、簡単なメモ書きに近い内容であれば手入力が最も手軽な方法です。

一方で、大量のアンケート用紙に書かれた回答を手入力する場合、膨大な時間と労力がかかります。また、人為的なミスにより、データの正確性が損なわれる恐れもあります。したがって、手入力によるデータ化はデータ量や正確性に応じて、適切なケースを見極めることが重要です。

OCRを活用する

OCRとは、紙に記載された文字をスキャナーやカメラで読み取り、テキストデータに変換する技術のことです。OCRを活用することで、手書き文字のデータ化を効率化できます。

OCRの精度は、文字の形状や種類、スキャナーの性能などによって左右されます。そのため、100%の精度で読み取れるとは限りません。OCRを活用する際は、読み取ったデータを確認し、必要に応じて修正することを心がけましょう。

また、最近では、AI技術を活用したAI OCRが登場しています。従来のOCRでは認識が難しかった手書き文字でも、高精度に読み取れるようになりました。AIの活用はどんどん盛んになっているため、今後の進化も期待されます。

ツール・アプリを利用する

スマートフォンやタブレット端末の普及に伴い、手書き文字を簡単にデータ化できるツールやアプリが数多く登場しています。これらのツールを活用すれば、手書き文字をより手軽にデータへ変換可能です。

たとえば、iPhoneに標準搭載されている「メモ」アプリは、「テキストをスキャン」機能を使うことで簡単に手書き文字を読み取ってくれます。

また、Googleドキュメントでも手書き入力の読み取りが可能です。Googleドライブにアップロードされた画像データやPDFデータをGoogleドキュメントで開けば、データとして入力されます。

ほかにも多種多様なツールがあるので、自社に適したものを選ぶのが重要です。

手書きの文字のデータ化を代行サービスに依頼する3つのメリット

手書き文字のデータ化は、代行サービスに依頼するのもひとつの方法です。そのメリットは、下記のとおりです。

手書き文字のデータ化は時間がかかるため、代行サービスを活用することでリソースを確保できます。空いたリソースをコア業務に集中できるため、生産性向上につながります。ひとつずつ見ていきましょう。

コア業務に専念し、生産性向上を図れる

手書き文字のデータ化は時間と労力を要するため、代行サービスを利用することでコア業務に専念できます。

たとえば、営業担当者は顧客対応や新規顧客の開拓、マーケティング担当者は市場調査や販促活動といった、より付加価値の高い業務に集中できます。結果として、従業員のパフォーマンスが向上し、企業全体の生産性向上が可能です。

手書き文字のデータ化は、直接的な売上を生み出しません。企業の成長につなげるためにも、自社従業員のリソースはできる限りコア業務に使用することが重要です。

専門性の高いスタッフが多く、品質向上を見込める

代行サービスは専門性の高いスタッフが数多く在籍しているため、品質の高い業務を期待できます。

OCR機能を活用する代行サービスでも、データ化したあとの確認作業は欠かせません。複数人でチェックする場合も多く、ミスの流出を防止しています。また、手入力で対応する場合は、ベリファイ入力を実施するケースも多いです。

ベリファイ入力とは、2人が同じ書類をデータ化し、最後に間違いがないか確認する方法です。チェック担当者も含めて3人がかかわるため、ミスの発生を最小限に抑えられます。

最新のノウハウや設備を保有しているケースも多く、正確性はもちろん、よりスピーディな業務が可能です。

コスト削減によって利益向上を期待できる

手書き文字のデータ化を代行サービスに依頼すると、コスト削減につながります。大量の手書き文字をデータ化する場合、人件費がかかります。

キーボードによる手入力をする場合は特に時間がかかり、通常業務に影響を及ぼしかねません。結果として残業や休日出勤で通常業務に対応するケースもあり、時間外労働の追加コストが発生します。

一方で、代行サービスの費用は、一般的に時間外労働や新規採用と比べて安価です。また、必要なときのみ依頼できるため、コストがかかりつづけることもありません。

少量のデータ化が発生した場合は自社で、大がかりなデータ化が必要な場合は依頼するなど、柔軟に対応できます。

手書きの文字をデータ化できるサービス5選

手書きの文字をデータ化できるおすすめのサービスは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、96％以上のリピート率を持つ、顧客満足度の高いオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。優秀なスタッフが丁寧に顧客の業務をサポートします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

人事や経理など幅広い業務に対応できるため、自社の困りごとをまるごと依頼できます。手書き文字のデータ化が少量でも、バックオフィス業務全般に課題を抱えている場合におすすめです。

 

下記の記事でi-STAFFの評判と口コミを紹介しています。あわせてご覧ください。

i-STAFFの評判・口コミについて詳しく紹介している記事はこちら

Tegaki

＜出典：Tegaki＞

Tegakiは、次世代のAI OCRを活用した手書き文字デジタル化サービスです。最先端のAIを活用し、業務をサポートします。

Tegakiの特徴は、下記のとおりです。

AIを利用した独自開発のアルゴリズムを活用し、ひらがなやカタカナ、記号などさまざまな手書き文字を認識します。そのため、OCRの精度に不安を感じている場合におすすめです。

そのままスキャン

＜出典：そのままスキャン＞

そのままスキャンは、5,000社以上の取引実績がある手書き文字デジタル化サービスです。OCRでの読み取りはもちろん、手入力での対応も実施しています。

そのままスキャンの特徴は、下記のとおりです。

スキャン後の書類は、保管・廃棄が可能です。廃棄する際は溶解処理や焼却処理なども依頼でき、セキュリティ面も心配ありません。そのため、スキャン後の書類処理に困っている場合におすすめです。

DEEP READ

＜出典：DEEP READ＞

DEEP READは、AI OCRを活用した手書き文字デジタル化サービスです。業界最高水準のパフォーマンスを提供しています。

DEEP READの特徴は、下記のとおりです。

同社のサーバーで利用できるクラウド型、自社の拠点で完結できるオンプレミス型のどちらも選べます。両方をあわせたハイブリッド型のサービスにも対応しているため、自社の環境にあわせた高いセキュリティ性を期待できます。

TOPPANエッジ

＜出典：TOPPANエッジ＞

TOPPANエッジは、幅広いサービスを展開している手書き文字デジタル化サービスです。AI OCRを活用し、高い読み取り精度を誇ります。

TOPPANエッジの特徴は、下記のとおりです。

AIに精通した開発チームが、日々より良いサービスにする研究をしているため、常に高い精度を実現しています。また、幅広い顧客が利用しているので、効率的な機械学習を実施しています。

手書きの文字をデータ化する際のポイント

手書きの文字をデータ化する際は、セキュリティ体制を万全にしましょう。手書きの文字をデータ化すると紛失のリスクがなくなる一方で、デジタル面でのセキュリティを強化しなければなりません。セキュリティ対策が不十分な場合、データ流出の恐れがあります。

たとえば、下記のケースが考えられます。

上記のケースを防止するためには、情報教育とセキュリティソフトの導入を徹底し、適切な権限の設定を実施しましょう。適切なセキュリティ体制を構築することで、情報漏えいや改ざんのリスクを最小化できます。

手間がかかる手書き文字のデータ化は外注がおすすめ

手書き文字のデータ化は、業務効率化やペーパーレス化の観点から重要な業務です。しかし、手書き文字の量や書類の種類によっては膨大なリソースが割かれ、通常業務に支障をきたしかねません。

そのため、データ化の量によっては代行サービスに依頼するのがおすすめです。大量のデータ化が必要な場合のみ依頼することで、コストを最適化できます。

代行サービスを上手に利用して自社のリソースを有効活用し、企業の成長につなげましょう。