名刺入力代行5社を比較！費用相場・依頼できる内容について解説

取引先からもらった名刺は貴重な情報源のため、しっかりと管理するのが望ましいです。しかし、自分で管理するのは大変なため、名刺入力代行の利用をおすすめします。そこで、

「名刺入力代行は、どのような業務をやってくれるの？」

「名刺入力代行の選び方や、おすすめの業者を知りたい」

このようにお考えではありませんか。もらった名刺が多くなればなるほど管理は煩雑になり、名刺情報の入力だけでも膨大な時間がかかってしまいます。

そこで本記事は、下記についてまとめました。

名刺管理の煩雑さを少しでも軽減したい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、名刺入力代行ならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは正確、かつ迅速な対応を実現しており、満足できる業務品質で提供しています。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

名刺入力代行とは？

名刺入力代行は、取引先の名刺から情報を抽出し、リスト化してくれるサービスです。一般的には名前や会社名、住所、電話番号などを入力します。しかし、契約時の打ち合わせで具体的な内容を取り決めることも可能です。

紙の名刺が多くなるほど保管スペースが必要となり、目的の名刺を探すのにも時間がかかります。一方で、名刺をデータ化すれば物理的な保管スペースは不要で、検索機能により目的の名刺も簡単に探せます。

名刺入力代行に依頼できる業務内容

名刺入力代行の業務内容は大きく、入力業務とチェック業務に分けられます。入力業務は、事前に取り決めた項目を指定のフォーマットに入力する業務です。名刺に記載される内容は、企業ごとに異なりますが、おもに下記の情報が見られます。

さらに、リスト化したデータは、厳重なチェックのもと納品されます。誤字脱字や誤った情報の入力などはもちろん、重複した名刺の除外も可能です。

名刺入力代行に依頼する3つのメリット

名刺入力代行に依頼するメリットは、下記のとおりです。

名刺入力代行は精度が高いため、自社で修正や過度なチェックをする機会が少なくなります。そのため、従業員の負担軽減が可能です。順番に見ていきましょう。

【メリット1】品質が高いため負担軽減につながる

名刺入力代行は、業務品質が高く、ミスのないリストが納品されます。自分で名刺入力を行うと、どうしてもミスをしてしまいます。特に、名刺の枚数が100枚や1,000枚になると入力ミスをゼロにすることはほぼできません。

チェックにも時間がかかるため、従業員にとって大きな負担となってしまいます。一方で、名刺入力代行は厳重にチェックしているため、ミスが発生したまま納品されることはありません。

そのため「ミスがあったらどうしよう」と考える必要もなく、心理的な負担も軽減されます。負担がなくなれば、高いパフォーマンスを発揮でき、従来の仕事でも良い結果を出す可能性が高まります。

【メリット2】コア業務に専念でき生産性向上を見込める

名刺入力代行に業務を依頼することで、名刺入力に割いていたリソースを確保でき、コア業務に専念できます。

たとえば、1枚の名刺をデータ化するのに3分かかった場合、1000枚の名刺はおよそ50時間かかる計算です。1日8時間を名刺入力に使っていても6日以上かかるため、本来の業務の片手間にできる労働量ではありません。

言い換えると、名刺入力代行に業務を依頼すると、50時間のリソースを確保できることになります。空いたリソースをコア業務へ使うことで、大きな生産性向上を見込め、売上に貢献できます。

【メリット3】コスト削減による利益向上に期待できる

名刺入力代行に依頼すると、名刺入力のために新しく人材を雇うよりもコストを削減できます。新しく人材を雇う場合、給与や福利厚生等以外にも、求人広告や教育などさまざまな費用が必要です。

一方で、名刺入力代行の利用は利用者分のランニングコストだけで済み、一般的に人材雇用よりも安く済みます。

また、閑散期は自社で対応するといった柔軟な対応ができる点も大きなメリットで、コストを無駄にすることはありません。したがって、コスト面を考えても名刺入力代行の依頼がおすすめです。

名刺入力代行に依頼するデメリット

名刺入力代行に限らず、アウトソーシングでは、情報漏えいのリスクがつきものです。情報を他社に渡してしまえば、リスクをゼロにはできません。

名刺に記載されている情報は、機密情報や個人情報の塊です。情報が流出すると、取引先に大きな迷惑をかけてしまいます。

また、自社に対する信頼度も失墜するため、今後の取引がなくなりかねません。そのため、プライバシーマークの取得だけではなく、セキュリティソフトの導入状況やセキュリティ教育の徹底などを契約時にしっかりと確認しておきましょう。

名刺入力代行の費用相場

名刺入力代行の費用は、名刺1枚あたり15円から35円ほどかかります。料金が変動する要素は、項目数と精度の高さです。多くの名刺入力代行では、基本項目とされるプランが設定され、入力する項目を追加することで料金が上がります。

たとえば、下記の5項目が基本プランで、料金が1枚あたり25円だったとします。

名刺にメールアドレスやFAX番号が書いてあり、追加で入力してほしい場合は、追加料金が加算されます。それぞれ追加料金が5円だった場合、このケースでは名刺1枚あたり35円です。

基本項目だけが最も安価ですが、入力してほしい項目によって料金が大きく異なるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

名刺入力代行の選び方3つ

名刺入力代行を選ぶ際は、下記のポイントに注目しましょう。

費用はできる限り安価にしたいものですが、サービスの質や効率が落ちる場合もあるため、得たい結果と見合っているかしっかりと確認しましょう。ひとつずつ紹介します。

【選び方1】業務品質

名刺入力代行を選ぶ際は、業務品質が満足できるレベルか確認しましょう。ミスの許されない名刺入力なので、業務品質が悪く、誤入力が多発すると言うケースは避けなければなりません。

ただ、契約前に業務品質を確認するのは難しいため、どのような実績があるか確認するのがおすすめです。たとえば「上場企業との取引が多い」や「サービスを開始して何年も経っている」など、企業のウェブサイトで確認できます。

このような実績は、取引先からの信頼の証拠であり、高い業務品質を持っていると考えられます。ただし、創業したばかりのサービスは実績を持っていないため、実績が絶対ではないと言うことは理解しておきましょう。

【選び方2】費用対効果

名刺入力代行に依頼する目的は、コスト面であることが多いです。そのため、どの程度のコスト削減につながるかしっかりと考えなくてはなりません。

ただし、コストばかりに注目して、安易に安価なサービスを選ぶのは避けましょう。料金が安いのは、何かしらのコストを削減しているからといえます。

たとえば、極端な話ですが入力後のチェックをなくしてしまえば、人件費が浮くため料金を安くできます。しかし、そのような運用では低品質になる可能性が高いです。そのため、料金の安さに注目するのではなく、費用対効果のバランスを考えましょう。

【選び方3】対応スピード

業務を依頼した際、迅速な対応ができるかどうかを確認しておきましょう。たとえ品質と費用対効果が良くても、なかなか納品されなければ意味がありません。

通常の納期はもちろんですが、追加発注した場合の対応速度や特急対応の業務に対応できるかも、名刺入力代行を選ぶうえで重要です。

契約前に確認するのは困難ですが、打ち合わせに関するメールや電話など、日常的なやりとりを参考にするのもおすすめです。ただし、特急対応の場合は別料金になるケースもあるので、事前に確認しておきましょう。

おすすめの名刺入力代行5選

おすすめの名刺入力代行は、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

1.i-STAFF

i-STAFFは、名刺入力だけではなく、幅広い業務に対応しているオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。顧客リストの管理も依頼できるため、名刺情報の入力からワンストップで依頼できます。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

営業のアシスタント業務に関して、名刺入力のようなデータ入力だけではなく、資料作成にも対応しています。また、2週間のお試しプランや業界唯一の返金保証があるため、初めての利用でも安心して任せられます。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判や口コミをまとめました。導入を検討している場合は、ぜひご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

2.名刺入力.com

＜出典：名刺入力.com＞

名刺入力.comは、料金の安さに力を入れている名刺入力代行です。安価なだけではなく、入力精度99.9%を誇るため、品質面でも安心できます。

名刺入力.comの特徴は、下記のとおりです。

実際に業務をする際は、顧客と相談のうえ入力内容や記入項目を決定し、その都度仕様書を作り込みます。さらに、納品前にトリプルチェックを実施するため、ミスの少ない高い仕上がりを期待できます。

3.おまかせデータ入力

＜出典：おまかせデータ入力＞

おまかせデータ入力は、レイアウトや項目の種類を問わない名刺入力代行です。たまった名刺をリスト化し、営業活動をサポートします。

おまかせデータ入力の特徴は、下記のとおりです。

企業が使用するデータベースに応じて、最適なフォーマットで納品します。また、データ化が終わった後の名刺については、保管や処分まで依頼可能です。

4.うるるBPO

＜出典：うるるBPO＞

うるるBPOは、高品質・低価格・短納期でデータ化を依頼できる名刺入力代行です。プライバシーマークやISMSを取得しているため、セキュリティ面でも安心できます。

うるるBPOの特徴は、下記のとおりです。

企業のWebサイトを検索し、名刺に記載のない情報も補完します。そのため、より高度なマーケティング戦略に活用可能です。

5.データプロ

＜出典：データプロ＞

データプロは、複数のデータ入力に対応する名刺入力代行です。取引実績が2,500社を超え、会社設立20年の実績を持つため、安心して依頼できます。

データプロの特徴は、下記のとおりです。

ビジネスがグローバル化したことで、海外企業との取引も多くなりました。データプロでは、英語や中国語などの名刺にも対応しています。そのため、海外の名刺を多く保有している場合におすすめです。

名刺入力代行に依頼する流れ

名刺入力代行には、おもに下記の流れで依頼します。

入力のフォーマットや納品方法、納品形式は契約時の打ち合わせで決定します。また、基本的にはデータを納品した際に原本も返却されますが、名刺入力代行によっては原本を破棄・保管してくれる場合もあります。

もし、原本が不要な場合は、破棄を依頼するのもおすすめです。ただし、セキュリティ体制はしっかりと確認しておきましょう。

煩雑な名刺入力はプロに任せよう

名刺に記載されている情報は、営業リストに活用できる貴重な情報源です。しっかりと管理することが望ましいのですが、入力する名刺の数が多くなればなるほど煩雑で、ミスにつながります。

そのため、名刺入力代行にデータ化を依頼して、適切に管理するのがおすすめです。自社でデータ入力を行うとミスが多発し、誤った情報をもとに営業活動を行う恐れがあります。

必要以上にリソースを消費するうえ、取引先にも迷惑をかけるため、ミスは許されません。名刺情報を最大限に有効活用するためにも、名刺入力代行に任せるのがおすすめです。