バックオフィスDXとは？メリット・進め方と成功事例を紹介

バックオフィス業務の効率化は、企業の競争力を高めるうえで避けてはとおれません。しかし、バックオフィスのDX（デジタルトランスフォーメーション）と言われても、具体的に何から始めればいいのかわからなかったりしっかり運用できるか不安だったりする声も多いです。

単にデジタルツールを導入するだけでは、DXができているとは言えません。準備不足のまま進めると現場が混乱し、かえって業務効率が低下してしまう恐れがあります。

本記事では、下記をまとめました。

自社の業務改革をスムーズに進め、組織全体の生産性を向上させたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、バックオフィス業務を効率化するなら、DXだけではなく業務をまるごと依頼するアウトソーシングもおすすめです。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は幅広い部門や業務を代行しつつ、バックオフィスDXもサポートします。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

バックオフィスDXとは何か？わかりやすく解説

バックオフィスDXとは、経理・人事・総務などの間接部門において、デジタル技術を活用して業務フローそのものを変革する取り組みを指します。

しかし、DXについて正しく理解されていないケースも見られます。たとえば、書類のデータ化です。アナログだった業務をデジタル化することで検索性向上といった業務効率化につながりますが、これはデジタイゼーションと呼ばれる概念です。

また、デジタル化によって業務プロセスの効率化を図ることは、デジタライゼーションと呼ばれます。たとえば、会計システムと社用クレジットカードを連携して経費入力を自動化することです。

DXとは、デジタイゼーションとデジタライゼーションを基盤に、企業文化やビジネスモデルそのものを変革することです。

バックオフィスDXが求められる背景

バックオフィスDXが求められるおもな理由は、下記のとおりです。

特に、現代社会の人手不足は深刻化しており、従業員1人あたりの負担が増加しています。モチベーション低下や体調不良にもつながるため、業務効率化が重要なのです。順番に見ていきましょう。

人手不足が深刻だから

バックオフィスDXが求められる理由のひとつは、現代社会で深刻化している人手不足です。少子高齢化に伴い労働人口は減少の一途をたどっており、企業が人材を確保することは年々難しくなっています。

特に、2025年以降は団塊世代のベテラン社員がまとまって退職することが予想され、現場のノウハウが失われるリスクも懸念されています。

人を増やして業務を回すという従来の手法はもはや通用しません。限られた人数で業務を遂行し事業を継続させるためには、DXを活用した業務効率化が重要です。

働き方改革が進んでいるから

働き方改革によって労働環境が変化している点も、バックオフィスDXが求められる理由のひとつです。時間外労働の規制が厳格化された現在、長時間労働に頼った業務運営は法的リスクの高い手法となりました。

これまでは残業でカバーしていた業務も、限られた時間内で終わらせるように工夫しなければなりません。デジタル技術を活用して生産性を向上させなければ、法規制を遵守しながら業務を完遂することは困難です。

紙文化や属人化が課題となっているから

紙文化や属人化を解消するためにも、バックオフィスのDXが求められています。たとえば、紙の書類に依存した業務フローは印刷や郵送の手間がかかるだけでなく、情報の共有や検索が困難です。

また、特定の担当者しか業務内容や手順を把握していない「属人化」は、その担当者が不在の際に業務が停止するリスクもあります。

昔から続く企業の習慣は、現代において解消しなければならない課題となりました。そのためにも、バックオフィスのDXが必要なのです。

バックオフィスDXのメリット

バックオフィスDXのメリットは、下記のとおりです。

デジタルツールを使うことで、作業者にかかわらず、同じ品質の業務が可能となります。そのため、ヒューマンエラーの削減が可能です。ひとつずつ見ていきましょう。

作業時間の短縮につながる

DXの導入により、業務スピードの向上が期待できます。たとえば、AI-OCRを使えば請求書や領収書のデータを自動で読み取り、システムに直接入力可能です。人間が手作業で実施していた入力や転記の時間を削減できます。

また、クラウド型のワークフローシステムを活用すれば、承認プロセスも迅速化します。上長の出張戻りを数日間待つ必要はなく、スマートフォンやPCからすぐに対応できるため、意思決定のスピードも加速するでしょう。

作業時間が短縮できればコア業務に費やせる時間も増えるため、売上アップも期待できます。

人件費や紙のコストを削減できる

ペーパーレス化が進むことで、紙代やトナー代、書類保管のためのスペース代などのコストを削減できます。さらに、人件費の最適化も可能です。定型業務が自動化されれば、それらに費やされていた残業代を削減できます。

システム導入には費用がかかりますが、クラウドサービスを活用すれば初期投資を抑えられ、トータルで見れば高いコスト削減効果を得られるケースが多いです。

ヒューマンエラーを減らせる

従業員による手作業には、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーがつきものです。特に、経理や人事労務では、数字の間違いが大きな経営リスクや法令違反につながる可能性があります。

システム間でデータを連携させれば、転記ミス自体が発生しません。また、クラウドシステムであれば法改正にも自動で対応されるため、担当者が変更点を見落とすリスクも回避できます。

正確にデータが処理される環境は、担当者の負担を軽減し、パフォーマンス向上につながる効果もあります。

テレワークに対応しやすくなる

バックオフィス業務がデジタル化され、クラウド上で完結するようになれば、働く場所に縛られることはありません。自宅からでも請求書の発行や経費精算、契約締結といった業務が可能になります。

育児や介護と仕事の両立を希望する従業員や地方在住の優秀な人材など、多様な働き手の受け入れが可能です。また、台風や地震などの災害時においても出社せずに業務を継続できるため、企業の事業継続力が強化されます。

自由に働ける環境は、顧客満足度を向上させ、離職防止や採用ブランディングにも良い影響を与えます。

バックオフィスDX導入前にやるべき準備とは？

バックオフィスDXの導入前には、下記の事前準備を怠らないようにしましょう。

現状の課題を把握せず見切り発車で進めてしまうと、現場の混乱を招き、失敗に終わる可能性があります。そのような失敗をしないように、具体的な進め方を紹介します。

現状の業務フローを整理する

まずは「どのような手順で仕事を進めているのか」という現状を正確に把握することから始めます。業務の棚卸しを実施し、可視化しましょう。

重要なのは、マニュアル化されていない暗黙のルールや属人化している内容を明らかにすることです。「なぜこの作業が必要なのか」を一つひとつ確認することで、形骸化したルールや無駄な重複作業が見えてきます。

課題を洗い出し、優先順位を決める

続いて、現状把握で見えてきた問題点をリストアップし、解決すべき課題を整理します。「入力作業に時間がかかりすぎている」「紙の書類探しに時間を浪費している」など、具体的な課題を抽出しましょう。

また、すべての課題を一度に解決することは難しいため、優先順位を決めます。優先順位の決め方は企業ごとに異なりますが、悩む場合は「解決したときの効果」と「取り組みやすさ」で評価するのがおすすめです。

DXの目的とゴールを明確にする

DXの目的と目指すゴールを明確にします。「業務効率化を進めたい」といった漠然とした理由ではなく、「月次決算を3営業日に短縮して経営判断を早める」「ペーパーレス化でテレワーク率を50%にする」といった具体的な目標を設定しましょう。

定量的な指標（KPI）を設定することで、導入後の効果検証が可能になります。目的が明確であれば、ツール選定の際にも迷うことがなくなり、プランの軸がぶれることもないでしょう。

社内の理解と協力を得る

DXは業務のやり方を大きく変える取り組みであるため、現場からの抵抗や不安が生じる場合もあります。「新しいことを覚えるのが面倒」「自分の仕事がなくなるのではないか」などの懸念を解消するため、事前の説明が重要です。

経営層には投資対効果やリスク管理の観点から説明し、協力を得ます。一方、現場には「面倒な作業が減り、本来の業務に集中できる」というメリットを丁寧に伝えましょう。

経営層や現場の従業員全員を巻き込み、協力体制を築くことが、DX推進の土台となります。

バックオフィスDXの進め方とポイント

準備が整ったら、実際の導入フェーズへと進みましょう。スムーズな移行と定着を実現するために、押さえておくべきポイントは下記のとおりです。

特に注意したいポイントは、バックオフィスDXを導入しても運用体制が整備できず定着しないことです。順番に見ていきましょう。

スモールスタートから始める

バックオフィス業務を一気にDXしようとすると、現場の混乱やシステムトラブルのリスクが高いため、おすすめできません。混乱を避けるためには、スモールスタートで小さく始めるのがおすすめです。

まずは「記帳業務だけ」「人事部門だけ」など、範囲を限定して導入を始めましょう。試験的に運用を実施し、使い勝手や効果を確認してから、徐々に範囲を広げていきます。

小さな成功体験を積み重ね、効果を社内に共有することで「DXは便利だ」というポジティブな雰囲気が生まれ、次のステップへの展開がスムーズになります。

ツール選定は使いやすさを重視する

ツールを選ぶ際は、直感的に操作できる「使いやすさ」を重視しましょう。市場には多くのツールが存在しますが、機能の多さだけで選ぶと結局使いこなせず、社内に浸透しない恐れがあります。

たとえば、マニュアルを見なくても操作できるような画面デザインや、ストレスのない操作性を持つツールがおすすめです。さらに、導入時に手厚くサポートしてくれるかどうかも確認したいポイントです。

導入後の運用体制を整える

現場で実際に活用され、定着するための運用体制を整備しましょう。

新しい業務フローに対応したマニュアルを作成したり研修を実施したりして、従業員のスキルアップを図ります。システム管理者を明確にし、アカウント管理や設定変更に対応できる体制を作っておくことも重要です。

また、導入直後は質問の増加が予想されるため、問い合わせ窓口を設置して現場の疑問をすぐに解消できる環境を整えましょう。

継続的に改善していく仕組みを作る

DXは一度導入して終わりではなく、継続的に改善を繰り返すプロセスです。目標と効果を定期的に測定し、常に改善する仕組みを作りましょう。

特に、現場から上がってくる意見を積極的に吸い上げ、設定の見直しや運用ルールの変更が大切です。環境の変化に合わせて柔軟にシステムや業務フローを進化させていくことで、成功につながります。

バックオフィスDXの成功事例を紹介

神戸市では、市民からの多様な問い合わせに対して、担当部署へのたらい回しや職員の電話対応負担が課題となっていました。また、対応する職員によって回答のスピードや品質にばらつきもあったそうです。

そこで、市民対応のヘルプデスクをデジタル化します。具体的には、AIを活用して通話内容をリアルタイムでテキスト化・分析し、最適な回答候補をオペレーターに提示するシステムを導入しました。

その結果、新人オペレーターでも熟練者と同様の品質で回答できるようになり、応対時間が短縮されました。

バックオフィスDXはアウトソースの活用が成功の鍵

DXを成功させるためには手探りで進めるのではなく、DXやITに詳しい人材が主導するのがおすすめです。しかし、IT人材を確保できなかったりそもそも日々の業務が忙しくて時間がとれなかったりするケースも見られます。

そこで有効なのが、アウトソースの活用です。アウトソーシングは各業務のプロが対応するため、高品質な成果を短期間で得られます。空いたリソースを活用してDXを進めると効率的です。

たとえば、i-STAFFはバックオフィス業務全般の代行が可能です。資料作成やWebディレクションなどリソースの必要な業務も任せられるため、自社の従業員はしっかりとDXに取り組めます。

「自分たちでやらなければならない業務」と「外部に任せたほうが効率的な業務」を明確にし、専門家の力を借りることで、DXを成功に導けるでしょう。

以下の記事でバックオフィス業務をアウトソースできるサービスを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

バックオフィス代行会社おすすめ10選！費用相場・外注のポイントを解説

段階的にバックオフィスDXを進めて業務効率化を図ろう

バックオフィスDXは、企業の成長と競争力強化のために欠かせない取り組みです。しかし、焦ってすべてを一度に変えようとする必要はありません。

まずは、限定された業務や部門において、スモールスタートで始めましょう。また、ペーパーレス化やツール化など、少しずつデジタル要素を取り込んでいくのが重要です。

自社の業務における課題を見つけ、一つずつ課題を解決していくことで業務効率化につながります。