勤怠システム設定代行の費用相場は？おすすめ5社と選び方解説

働き方の多様化や法改正への対応として、クラウド型の勤怠システムを導入する企業が増えています。初期設定に不安がある場合は、勤怠システム設定代行サービスを活用するのがおすすめです。

そこで本記事では、下記をまとめました。

担当者の負担を減らし、コンプライアンスを遵守した正確な労務管理を実現したい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、勤怠システムの設定ならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。幅広い業務に精通したスタッフが丁寧に対応します。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

勤怠システム設定代行に依頼できる業務

勤怠システム設定代行に依頼できる業務は、下記のとおりです。

順番に見ていきましょう。

勤怠データの集計

法律に基づいた集計ルールを構築し、日々の打刻データを集計します。ICカードやスマートフォンなど、自社に最適な打刻手段の選定からシステム設定までを任せられます。

丸め処理や深夜労働、残業時間の自動振り分けなど専門的な知識が必要な設定も対応可能です。たとえば、労働時間を切り捨てて計算する「丸め処理」は、労働基準法違反となるリスクがありますが、、専門家は法律を熟知しているため、適法範囲で給与計算がスムーズに進む仕組みを作ります。

残業時間の管理

過重労働を防ぐため、残業時間の管理体制を作ります。36協定で定められた上限を超えないように、所定労働時間と法定労働時間の違いをシステムに認識させます。

事前に超過を防ぐ仕組みができるため、安全な労務管理が実現します。

外部ツールとの連携

給与計算システムや人事情報システムなど、ほかのツールとの連携設定が可能です。API連携やCSVファイルを使ったデータ移行の形式を整えます。

従業員コードや項目の名前を両方のシステムで正確に合わせることで、エラーの防止が可能です。データの二重入力をなくし、バックオフィス全体の業務をスムーズに進めます。

有給休暇の管理

法律で義務付けられた年5日の有給休暇取得を管理する設定を行います。入社日を基準にした付与や繰り越し日数など、複雑な要件も正確にシステムへ反映します。

半休や時間休の制度がある場合でも、残りの日数をしっかり把握できるように設定可能です。取得日数が不足している従業員に通知を出す機能も設定できるため、コンプライアンス違反のリスクを未然に防げます。

コンサルティング業務

システムの設定だけでなく、人事制度や業務フローそのものの改善を提案します。複雑になりすぎた独自のルールや古い就業規則をそのままシステムに当てはめると運用がうまくいかないことがありますが、その原因を特定してしっかり対策します。

たとえば、システムの標準機能に合わせたルールの変更や法律に合わないグレーな部分の修正などです。システム導入をきっかけに、根本的な業務改善が期待できます。

システムの導入・運用サポート

システムを実際の業務に定着させるためのサポートを行います。一部の部署でのテスト運用や、これまでの方法と新システムを並行して進める期間のデータ確認を支援します。

従業員向けのマニュアル作成や説明会の実施、運用開始後の問い合わせ窓口も対応可能です。新しいシステムへの移行に伴う社内の混乱を最小限に抑えられます。

勤怠システム設定代行を利用するメリット

勤怠システム設定代行を利用するメリットは、下記のとおりです。

ひとつずつ紹介します。

担当者の負担を減らせる

勤怠システムの設定を外部に任せることで、担当者の業務負担を軽減できます。中小企業では、人事労務の担当者が複数の業務を兼任していることが多く、そこに新しいシステムの設定が加わると担当者の負担は計り知れません。

一方、勤怠システム設定代行は独自のノウハウを持っており、データの取り込みや権限の設定を迅速に行います。担当者は最終的な確認と承認に専念できるため、日常業務に支障をきたすことなく導入を進められます。

法令を遵守した正しい勤怠管理ができる

常に変わる労働関係の法律に合わせた正しい設定が行えます。自社だけで法律の変更を追いかけ、システムに反映し続けるのは大変です。設定を間違えると、未払い残業代の発生や労働基準監督署からの指導につながる恐れがあります。

社会保険労務士や労務コンサルタントが監修している勤怠システム設定代行を選べば、法律に沿ったシステムが作られます。

最短でシステムの運用を開始できる

専門家の知識を活用することで、システムを素早く稼働させられます。自社でマニュアルを読みながら手探りで設定すると、予期せぬエラーの修正などで数ヶ月かかってしまうことも珍しくありません。

勤怠システム設定代行はシステムの仕様に詳しいため、スムーズに作業を進められます。早ければ数日から数週間で初期設定が終わり、すぐに新しいシステムを使い始められます。

評価制度の見直しなどのコア業務に集中できる

人事担当者がより重要な業務に時間を使えるようになります。システムの初期設定は時間がかかる作業ですが、外部に委託すればその時間を別のことに充てられます。

たとえば、従業員のモチベーション向上や人材育成、評価制度の再構築などです。コア業務に集中することで、人事部門がより戦略的な役割を果たせるようになります。

勤怠システム設定代行を利用するデメリット

勤怠システム設定代行を利用することで、2つのデメリットもあります。

デメリットをしっかり把握し、対策を講じることが重要です。

外部コストが発生する

自社で対応すると基本的に追加費用はかかりませんが、勤怠システム設定代行を利用すると外部コストが発生します。たとえば、システムの利用料とは別に、初期設定の代行費用やサポート費用などです。

予算が限られている場合は、一時的な出費が負担になる可能性があります。そのため、自社の社員が設定に使う時間や間違えた際のリスクと費用を比較し、外注する価値があるか慎重に検討しなければなりません。

システム設定のノウハウが蓄積されにくい

すべてを外部に任せると、自社にシステム設定に関する知識が残りません。ルールがどう設定されているかを誰も理解していない状態になると、少しの変更でも毎回依頼する必要があります。

自社にノウハウを蓄積するためには、設定の内容をまとめた資料を納品してもらったり担当者が知識を引き継ぐ時間を設けたりする工夫が必要です。

勤怠システム設定代行にかかる費用相場

設定代行の費用は、依頼する範囲やサポートの内容によって異なります。

おもに、3つの料金体系に分けられます。

初期設定やデータ移行のみを1回だけ依頼するスポット対応型の場合、相場は3万円から10万円程度です。導入後に自社で運用できる企業に向いています。

運用サポートや給与計算まで毎月任せる月額固定型は、月額1万円から20万円ほどかかります。人事担当者がいない企業や安定した運用を求める企業におすすめです。

従業員の数に応じて費用が変わる従量課金型は、基本料金に加えて1人あたり月額数百円程度が目安です。パートやアルバイトが多く、人数が変動しやすい企業に適しています。

また、システムを並行稼働させる場合などは、別途費用が発生することがあります。大企業向けの複雑な設定となると、数百万円の初期費用がかかるケースもあるため、自社の要望にあわせて見積もりを取りましょう。

勤怠システム設定代行の選び方

勤怠システム設定代行を選ぶ際は、下記のポイントに注目しましょう。

順番に紹介します。

業務範囲

自社が解決したい課題と、勤怠システム設定代行が対応できる範囲が合っているかを確認します。従業員データの入力だけでなく、複雑な要件に対応できるかチェックしましょう。

また、導入後のサポートとして、退職者のデータ更新や従業員からの問い合わせ対応が含まれているかも重要です。将来的に給与計算もまとめて任せたい場合は、幅広く対応できるサービスを選ぶと安心です。

実績

検討している勤怠システムについて、勤怠システム設定代行がどれだけ詳しいかを確認します。特定のシステムの公認パートナーであれば、専門的な知識があり、安心して任せられます。

また、自社と同じ規模や業種の企業で設定を行った経験があるかも重要なポイントです。実績が豊富であれば、トラブルを未然に防ぎスムーズに導入を進められます。

セキュリティ対策

勤怠データには氏名や労働時間などの個人情報が含まれるため、セキュリティ体制は必ず確認しましょう。ISO27001やプライバシーマークといった認証を取得しているかはひとつの基準になります。

さらに、データへのアクセス権限がどう管理されているか、担当者が退職した際の情報漏えいを防ぐ仕組みがあるかなど実際の運用面での対策もしっかりと見極めましょう。

おすすめの勤怠システム設定代行5選

おすすめの勤怠システム設定代行を5つ紹介します。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

Remoba労務

＜出典：Remoba労務＞

Remoba労務は、社労士が監督する勤怠システム設定代行です。Remoba労務の特徴は、下記のとおりです。

各種労務システムの導入をサポートします。また、業務の代行にも対応しているため、労務に関する課題をすべて任せられます。

まるごと管理部 労務プラン

＜出典：まるごと管理部 労務プラン＞

まるごと管理部 労務プランは、1か月単位でプロに任せられる勤怠システム設定代行です。まるごと管理部 労務プランの特徴は、下記のとおりです。

対応できるシステムに指定はなく、顧客の体制を変えることなくサポートします。システムを選定しきれていない場合は、顧客の業務にあわせた提案も実施しています。

COMIT HR

＜出典：COMIT HR＞

COMIT HRは、勤怠管理と給与計算を一体して管理する勤怠システム設定代行です。COMIT HRの特徴は、下記のとおりです。

企業の状況に合わせて、複数のシステムから最適なものを選んで提案してくれます。グループ会社の対応も可能なため、大規模な導入を考えている場合におすすめです。

ITWorld

＜出典：ITWorld＞

ITWorldは、複数の勤怠管理ソリューションを提供している勤怠システム設定代行です。ITWorldの特徴は、下記のとおりです。

業種や働き方にあわせて、最適なシステムの提案・導入サポートを実施しています。設定代行はもちろん、導入後のサポートや勤怠管理の運用も任せられます。

フォスターリンク

＜出典：フォスターリンク＞

フォスターリンクは、勤怠管理システム『KING OF TIME』を専門とする勤怠システム設定代行です。フォスターリンクの特徴は、下記のとおりです。

公認パートナーとして確かな実績を持っており、初期設定はもちろん、運用が定着するまでしっかりサポートします。KING OF TIMEの導入を検討している場合におすすめです。

勤怠システム設定代行を導入して運用を開始するまでのステップ

勤怠システム設定代行を導入する際の一般的な流れは、下記のとおりです。

それぞれのステップについて簡単に紹介します。

1.勤怠システム設定代行への問い合わせ

まずは自社の課題を整理し、勤怠システム設定代行に相談しましょう。今の管理方法で困っていることや従業員の人数、働き方の種類などを伝えます。

連携させたいツールの情報も共有し、初回のヒアリングで現状を詳しく把握してもらいます。また、勤怠システム設定代行の実績やセキュリティ体制もこの段階で確認しておきましょう。

2.見積もり確認・契約

ヒアリングをもとに、提案書と見積もりが提示されます。どこまでの作業を勤怠システム設定代行が行い、自社で何を準備するのかを明確にすることが重要です。

稼働後のサポート範囲もしっかり確認します。内容と費用に納得できたら、秘密保持契約や本契約を結びます。

3.自社の就業規則に基づく要件定義とシステム設定

自社の就業規則や独自のルールを勤怠システム設定代行に伝えます。勤怠システム設定代行は法律の観点からシステムに設定していきます。

設定が終わったら、これまでの計算方法と新しいシステムでの計算を同時に行い、ズレがないかテストします。ルールに矛盾があれば、この段階で修正の相談を行いましょう。

4.従業員への周知

実際にシステムを使う従業員に、使い方を説明しましょう。運用が始まる数ヶ月前に、新しいシステムを入れる目的や詳しい操作方法などを知らせます。

必要に応じて説明会を開き、現場のリーダーにしっかり理解してもらうことで、システム導入への抵抗感を減らすのが重要です。

5.運用開始

準備が整ったら、新しいシステムでの運用を始めます。最初のうちは打刻忘れや使い方の間違いなどの問い合わせが増えるため、勤怠システム設定代行のサポートを活用しながら解決していきましょう。

数ヶ月経ってデータが安定し、給与計算までスムーズに行えるようになれば、通常の運用へと移ります。

勤怠システム設定代行ならi-STAFFにお任せください

勤怠管理システムを効率よく導入したい場合は、i-STAFFの利用もおすすめです。i-STAFFは、通常のバックオフィス支援に加えて、複雑になりやすい労務管理にも対応しています。勤怠システム設定のほかにも、勤怠管理やスカウト代行など、幅広い業務を依頼できます。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

人事業務以外にも、秘書業務や経理業務などバックオフィス業務全般を依頼できるため、広く外注を検討している場合におすすめです。返金保証もあるため、初めてでも安心して利用できます。

 

なお、下記の記事でi-STAFFの評判をまとめています。こちらもあわせてご確認ください。

i-STAFFについて詳しく紹介している記事はこちら

勤怠システム設定代行を活用して正確な労務管理と負担軽減を実現しよう

働き方が多様化し法律が厳しくなるなかで、勤怠管理システムの導入は企業にとって欠かせない取り組みです。しかし、法律に合わせた設定や外部システムとの連携など、乗り越えなければならない壁は少なくありません。

勤怠システム設定代行を利用することで、専門家の知識を借りて正しいシステムを素早く構築できます。

自社の規模や必要なサポートを明確にし、実績のある勤怠システム設定代行を選びましょう。勤怠システム設定代行をうまく活用することで、正確な勤怠管理と業務の効率化を実現できます。

また、勤怠管理自体を代行してほしいという場合は、以下の記事でおすすめの会社を紹介していますので、あわせてご覧ください。

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