エグゼクティブアシスタントとは？秘書との違いや役割を徹底解説

現代の事業運営において、経営者の業務は増加しています。そこで注目を集めているのが、エグゼクティブアシスタントという職種です。日本ではあまり浸透していない職種で、エグゼクティブアシスタントと一般的な秘書の違いがわからない方もいます。

エグゼクティブアシスタントについて理解を深め、適切な人材を採用できれば企業の成長促進につながる可能性があります。

本記事では、下記をまとめました。

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エグゼクティブアシスタント（EA）とは？秘書との違いや外資系での定義

エグゼクティブアシスタントの基本的な定義について、下記の項目で解説します。

エグゼクティブアシスタントとは、経営者を実務と戦略の両面から支える存在です。外資系企業で発達したこの職種は、現在では日本のビジネスシーンでも重要視されています。

エグゼクティブアシスタントの意味と外資系企業における役割

エグゼクティブアシスタントは、経営者の右腕として業務をサポートします。外資系企業において、経営者が遺憾なくリーダーシップを発揮するために発達しました。

もともと、英語の「executive」には「役員、管理職、経営者」など、上役という意味があります。そのため、エグゼクティブアシスタントは、経営層をサポートする職種を意味するのです。

一般的な「秘書」とエグゼクティブアシスタントの違い

一般的な秘書とエグゼクティブアシスタントは、従業員のサポートという意味では同じですが、目的や業務において違いがあります。もっとも大きな違いは、業務の目的が「プロセスの完了」にあるか「成果の最大化」にあるかという点です。

たとえば、一般的な秘書は、指示された事務処理や来客対応を正確に実施することが求められます。評価の基準は、ミスなく業務を遂行できたかどうかです。一方、エグゼクティブアシスタントは、経営者のパフォーマンス向上やプロジェクトの成功など成果につながるサポートを目指します。

日本企業でも需要が高まる「経営のパートナー」としてのEA

これまで日本企業では、秘書といえば総務部の一部や役員の身の回りの世話といった認識が一般的でした。しかし現在、日本企業においてもエグゼクティブアシスタントの需要が高まっています。

その理由に、環境の変化が速くなり、複雑化している点が挙げられます。迅速な決断が求められる現代では、経営者が自分自身で多くの情報を処理するのが難しくなりました。そのため、情報の整理を行える存在が重要です。

また、スタートアップ企業の増加も要因のひとつです。リソースが限られている創業期において、CEOがプロダクト開発や資金調達に集中できるよう、幅広いバックオフィス業務をこなしながら壁打ち相手となれる人材が求められています。

経営者の時間をコア業務に集中させるための投資として、エグゼクティブアシスタントを採用する企業が増加しているのです。

エグゼクティブアシスタントの業務内容

エグゼクティブアシスタントのおもな業務内容は、下記のとおりです。

プロジェクトの進捗管理とサポートは、一般の秘書ではあまり対応しない業務です。単に進捗を確認するだけではなく、必要に応じて自分が業務を実施します。ひとつずつ見ていきましょう。

スケジュール調整

エグゼクティブアシスタントが対応するスケジュール調整は、単に空いている予定を埋めるだけではありません。事業目標や重要指標を把握したうえで、予定の優先順位を決定します。

たとえば、大型商談や重要な採用面接が入った場合は、定例会議をほかの役員に代理出席してもらうといった対応を実施します。経営者が最大のパフォーマンスを発揮できるようにするのが特徴です。

会議への出席

経営者の会議に同席することも、エグゼクティブアシスタントの業務です。具体的な業務は、単なる議事録の作成にとどまりません。会議の生産性を最大化するためのファシリテーターとして同席します。

議論が本来の目的から逸れたり予定時間を超えそうになったりした場合は、タイムキーパーとして軌道修正を図ります。また、経営者によるスピーチがある場合は、その草案の作成を求められることも多いです。

事業課題の解決サポート

事業課題に対して、リサーチや分析を実施し、経営者の判断をサポートします。競合他社の動向や市場トレンド、新しい技術などについて一次情報を収集し、要点をまとめた資料を作成します。経営者は資料を読むことで、情報収集にかける時間を節約し、すぐに戦略の立案に取りかかることが可能です。

また、現場の社員と良好な関係を築き、組織内の課題やトラブルの種を経営者に伝えます。現場のリアルな声を届けることで、経営層と現場の認識のズレを防ぎます。

プロジェクト進捗管理

経営者直轄のプロジェクトにおいて、進捗管理を担います。新規事業の立ち上げや組織改革など、全社的な影響を持つ重要な案件が多いです。

プロジェクトに関わる複数の部門や外部パートナーとの間に入り、意見をまとめたり情報を共有したりします。部門間で対立が発生した際にも、経営者の考えを前提にしつつ、実務レベルでの最適な解決策を見つける調整能力が必要です。

プロジェクトの進捗を常に可視化し、遅延のリスクがある場合は早めに通知してリカバリープランを策定するケースもあります。

翻訳・通訳を含むグローバル対応

グローバル展開している企業においては、言語と文化の壁を超えて、円滑なコミュニケーションを実現することが重要な役割です。

ビジネス文書やメールの翻訳において、相手の文化的背景や経営者の細かな意図を含めた翻訳を行います。交渉の場においても、ニュアンスを正確に伝えることで、有利な条件を引き出すサポートをします。

海外からの重要な来客がある際には、宗教上の食事制限や異文化のビジネスマナーに基づいて対応します。ホスピタリティの高い対応によって、パートナー企業との良好な関係構築に貢献します。

資料作成

経営者が使用する資料の作成においては、デザイン性よりも論理性と訴求力が重視されます。

たとえば、株主総会や取締役会などで使用するプレゼンテーション資料では経営者の思考を可視化し、しっかりとメッセージを届けるストーリー構成を考えます。複雑なデータや事業計画を、直感的に理解できる形に落とし込むスキルが必要です。

また、社内向けのメッセージや取引先への挨拶状など、文書の代筆も行います。経営者の普段の語り口や思考の癖を再現し、経営者が内容を確認して承認するだけで済む状態を作り上げます。

エグゼクティブアシスタント採用時に見極めるべきスキルと資質

エグゼクティブアシスタントを採用する際に確認すべきポイントは、下記のとおりです。

経営者をサポートするため、一般的な事務職より高度なスキルセットが要求されます。選考の際に、しっかりと見極めることが重要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

事業に関する理解度

自社の事業内容や市場環境について、深く理解していなければなりません。エグゼクティブアシスタントは、小さな経営者と言えるほどのビジネスセンスを持っている必要があります。

たとえば、財務諸表の基本的な読み方を理解しており、予算管理においてコストと投資の違いを識別できる能力が必要です。

また、業界のトレンドや競合の動きを把握していることでリサーチの精度が向上し、来客時の適切なコミュニケーションにもつながります。

ビジネスリテラシー

エグゼクティブアシスタントには、ビジネスリテラシーも重要です。

経営者をサポートするためには、社内外問わず多くの人と接する機会があります。その際は、経営者の意見をくみ取り、正確に意図を伝えなければなりません。当然ながら、意見を押しつけるのではなく、信頼と共感を得られる関係性の構築が重要です。

さらに、収集した情報を伝える際は、論理的思考力が欠かせません。ロジカルシンキングとも呼ばれるこの資質は、説得力を増すために重要です。簡潔に要点だけを伝えられるため、業務のスピードアップにもつながります。

ITスキル

現代のビジネス環境においては、最新のツールを使用して業務効率を向上させるITスキルが必須です。

各種コミュニケーションツールや顧客管理システムを使いこなし、スムーズに情報を共有できる能力が求められます。手作業で行っていた定型業務を自動化し、ミスを減らしながらスピードを上げられる人材が理想です。

最近では、AIツールを活用して情報収集や資料の要約を高速で行うスキルも重要視されています。テクノロジーを駆使し、限られた時間を最大限に活用する姿勢が求められます。

語学力

海外とのやりとりがある企業では、実践的なビジネス語学力が欠かせません。特に、実際のビジネスシーンで通用する語学力が重要です。

たとえば、英語でのファシリテーションや英文契約書の要点の読み取りなど、即戦力として動ける語学力が求められます。

企業の展開する地域によっては、英語以外の言語スキルも重視されます。多言語での対応が可能であれば、グローバルな事業展開をさらに後押しできるでしょう。

主体的な行動力

指示を待つのではなく、自ら考えて動く主体性も、エグゼクティブアシスタントの重要な資質です。

経営者が次に何を必要とするかを先読みし、事前に行動を起こすことが求められます。たとえば、出張先の天候が悪化しそうな場合に、あらかじめ代替の交通手段やオンライン会議への切り替え準備をしておくなど機転の利いた対応が必要です。

自分の業務範囲を限定せず、組織の課題に対して当事者意識を持って取り組む姿勢があるかどうかを確認しましょう。

エグゼクティブアシスタントを採用するおすすめの方法

エグゼクティブアシスタントを採用する代表的な方法は、下記のとおりです。

市場に優秀なエグゼクティブアシスタント人材は少ないため、自社が本当に必要とする人材を見極めて採用活動をしなくてはなりません。それぞれの方法について紹介します。

人材紹介

正社員として長期的に雇用したい場合や専門的なスキルを持つ人材を確保したい場合は、人材紹介や派遣エージェントの利用が一般的です。

人材紹介を利用するメリットは、候補者の選別精度が高いことです。企業文化にマッチした人材を紹介してもらえるため、採用後のミスマッチを防げます。ただし、紹介手数料が発生するため、採用コストは比較的高くなります。

オンライン秘書

リモートワークの普及に伴い、オンライン秘書サービスの活用も急速に広がっています。物理的な出社を必要とせず、オンライン上で業務を完結します。

オンライン秘書のメリットは、必要な業務量だけを切り出して依頼できるため、コスト効率が高いことです。フルタイムで雇用するほどの業務量がないスタートアップ企業や中小企業にとって、おすすめの選択肢といえます。多くの場合、チーム体制で業務をサポートするため、担当者の欠勤による業務の停滞リスクもありません。

たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は顧客が求める業務に適したプロのスタッフが結集し、チームとしてサポートします。柔軟に対応できるうえ、必要な業務量だけ依頼できるので、コスト効率も品質も高いのが特徴です。

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なお、下記の記事でi-STAFFの評判と口コミをまとめました。こちらもぜひご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

エグゼクティブアシスタントを採用して事業運営の効率化を図ろう

エグゼクティブアシスタントとは、経営者の右腕として業務をサポートする人材です。バックオフィス業務を中心にサポートする一般的な秘書とは違い、より戦略的なビジネスパートナーとして経営者を支えます。

ただし、エグゼクティブアシスタントとしての資質を持つ人は多くありません。即戦力の人材が必要な場合は、柔軟に対応できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスがおすすめです。

どの業務に課題を抱えているのか洗い出し、適切な人材を活用することで、事業運営を効率化しましょう。

おすすめのオンラインアシスタントサービスは以下の記事で紹介していますので、あわせてご覧ください。

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