AI秘書とは？おすすめアプリ5選と選び方を紹介【2025年最新】

AIの発展が目覚ましく、幅広い業務を任せられるようになりました。AI秘書アプリを活用すると、スケジュール管理やタスク管理などの業務を自動化できます。

ただし、AI秘書アプリを活かすためには自分にあったものを選ばなくてはなりません。あっていないものを使用すると使いこなせず、かえって時間がかかる恐れもあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

最新のAIツールを優秀なパートナーとして活用し、業務効率を向上させたい方は、ぜひ最後までお読みください。

AI秘書アプリには幅広い業務を任せられますが、それでもまだ対応が難しい業務もあります。人間が対応する必要のある業務は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』にお任せください。

i-STAFFは豊富な知識とスキルを持つスタッフが丁寧、かつスピーディに対応するので、顧客のリソース確保に貢献します。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

AI秘書アプリとは？基本的な役割とできること

AI秘書アプリとは、AIを活用して、従来は人間の秘書やアシスタントが行っていた業務を代行するツールのことです。AI秘書アプリにできるおもな役割は、下記のとおりです。

それぞれの機能について、具体的に何ができるのかを見ていきましょう。

スケジュール管理を自動でしてくれる

AI秘書アプリの代表的な機能のひとつが、スケジュール管理の自動化です。AIは空き状況を把握したうえで、会議や作業に最適な時間を提案します。

たとえば、複数の参加者がいる場合では全員の空き時間をチェックし、最適な候補日のリストアップが可能です。急な予定が入ってもAIが再調整してくれるため、スケジュール管理に頭を悩ませる必要がなくなります。

メールやチャットの返信をサポートしてくれる

メールやチャットの処理も、AI秘書アプリが得意とする業務です。定期的に送信したり返信文の下書きを作成したりします。

また「丁寧なビジネスメール」や「カジュアルな返信」など、相手や状況に合わせたトーンで文章の作成が可能です。ユーザーはAIが作成した下書きを編集するだけで済むため、メール対応にかかる時間を短縮できます。

会議の議事録を自動で作成してくれる

会議の議事録作成は、正確性が求められる一方で、手間のかかる作業です。AI秘書アプリを使えば、音声の文字起こし、要約まで自動で行ってくれます。

特に最新のツールでは、話者を自動で識別して「誰が何を言ったか」を記録したり、議論された決定事項や次のタスクを抽出したりする機能も搭載されています。

情報検索や資料作成を手伝ってくれる

必要な情報をリサーチし、資料としてまとめる作業も可能です。AIに「〇〇についてレポートを作成して」と指示するだけでAIが調査し、結果をまとめてくれます。

また、社内にある膨大なドキュメントの中から、必要な情報を探し出すのもAI秘書アプリの得意分野です。「先月のAプロジェクトの定例会議での決定事項は？」と質問すれば、関連する議事録や資料を検索し、答えを提示してくれます。

タスクの優先順位を整理してくれる

抱えているタスクが多すぎると、「何から手をつければいいのかわからない」という状況に陥りがちです。AI秘書アプリは、タスクの期限や重要度などを分析し、最適な実行順序を提案してくれます。

締め切りが迫っているタスクの優先度を高め、逆に余裕があるタスクは後回しにするよう提案するなど、効率的なタスク管理を実現します。

AI秘書アプリが注目されている理由

AI秘書アプリが注目されているおもな理由は、下記のとおりです。

順番に見ていきましょう。

リモートワークの普及で需要が高まっているから

リモートワークが定着したことで、個々の従業員が自律的に業務を進める必要性が高まりました。このような環境下において、AI秘書は「個人のマネージャー」として機能します。

AIがスケジュールの抜け漏れを防ぎ、タスクの進捗を管理してくれるため、リモート環境でも生産性を落とさずに業務を遂行できるのです。

生成AIの進化により自然な会話ができるようになったから

生成AIが進化し、AIとの対話は劇的にスムーズになりました。特定のキーワードやコマンドを覚える必要はなく、人間同士の会話と同じような自然な言葉で指示を出せます。

AIが直前の文脈や履歴から意図を推測して回答してくれるため、ITツールに不慣れな人でも直感的に使いこなせるようになりました。

業務効率化のニーズが増えているから

労働人口の減少に伴い、多くの企業で人手不足が深刻化しています。限られた人員で成果を最大化するためには、業務効率化が重要です。

定型業務をAI秘書アプリに任せることで、人間は付加価値の高いコア業務に集中できます。コスト削減と生産性向上の両立を目指す企業にとって、AI秘書アプリは欠かせないツールとなりつつあるのです。

SlackやGoogle Workspaceと連携できるアプリが増えているから

AI秘書アプリは、既存の業務ツールとシームレスに連携できます。

たとえば、Slackで依頼された内容をAIが自動でタスク管理ツールに登録したり、Googleカレンダーの予定をもとにAIが会議の準備をしたりといった連携が可能です。従来の環境にAIが溶け込むことで、業務フローを大きく変えることなく効率化を実現できます。

音声操作や多言語対応など便利な機能が強化されているから

音声認識技術の精度が向上し、話しかけるだけで操作できる環境が整いました。移動中や他の作業で手がふさがっている状況でも、声で指示を出すだけでAI秘書アプリが作業を代行してくれます。

また、翻訳機能も進化し、リアルタイムの翻訳が可能となりました。そのため、グローバルに活動する企業やチームにとって強力なツールとなります。

AI秘書アプリの選び方

AI秘書アプリを選ぶ際のポイントは、下記のとおりです。

これらのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

直感的に操作できるかどうか

機能が豊富でも、操作が複雑で使いこなせなければ意味がありません。チャット形式で自然に指示が出せるか、必要な機能にすぐにアクセスできるかなど、実際に触ってみて使い心地を確認しましょう。

操作性が良いアプリであれば、チーム全体への定着もスムーズに進みます。

自分の使いたいツールと連携できるか

「普段業務で使用しているツールと連携できるか」を確認しましょう。たとえば、社内のコミュニケーションがSlackメインであればSlack連携ができるものを選びましょう。

また、ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールとの連携も確認が必要です。自社システムへスムーズに組み込めるアプリを選ぶのがおすすめです。

無料プランやお試し期間があるか

AIの回答精度や提案の質は、実際に使ってみないと判断できません。そのため、導入前に使用感を試せる無料プランやトライアル期間があるアプリを選びましょう。

無料期間中に議事録作成やタスク管理など実際のデータを使ってテストし、費用対効果を確認することをおすすめします。

音声・チャット・テキスト入力の対応方法

実際に行う業務スタイルに合わせて、入力方法が適しているかを確認します。

たとえば、外出先や移動中に指示を出したい場合やしゃべりながら思考を整理したい場合は、音声認識精度が高いアプリを選びましょう。働き方にマッチした入力方法を持つアプリを選ぶことで、ストレスなく使い続けられます。

セキュリティ対策がしっかりしているか

AI秘書アプリには、スケジュールや会議の内容、顧客情報など機密性の高い情報を入力します。そのため、セキュリティ対策の確認は必須です。

具体的には、入力したデータがAIの学習に利用されるかどうか確認しましょう。また、ISO27001のような国際的なセキュリティ基準に準拠しているかも重要です。

おすすめのAI秘書アプリ5選を紹介

おすすめのAI秘書アプリは、下記のとおりです。

用途や目的に合わせて、最適なアプリを選んでみてください。

Notion AI｜多機能で自由度が高い

＜出典：Notion AI＞

Notion AIは、ドキュメント作成やタスク管理、Wikiなどが一体となったオールインワンワークスペース「Notion」に実装されたAI秘書アプリです。

Notion AIには、下記の特徴があります。

Notion AIのQ&A機能を使えば、AIがNotion内のページを横断検索して質問に回答してくれます。情報を探す時間を削減できるため、ナレッジをNotion内に保管している場合に最適です。

Google Gemini｜Googleカレンダーとの連携が便利

＜出典：Google Gemini＞

Google Geminiは、GoogleWorkspace（Gmail、カレンダー、ドキュメントなど）と連携できるAI秘書アプリです。

Google Geminiには、下記の特徴があります。

Googleの各ツールと連携できるため、Gmailの画面から直接「このメールの返信案を作って」のように指示できます。

また、リサーチに特化した「DeepResearch」機能なども強化されており、情報の収集から整理までをワンストップで行えます。

ChatGPT（Pro）｜自然な会話と文書作成に強い

＜出典：ChatGPT（Pro）＞

ChatGPTは、高い知名度と自然な対話能力を誇るAI秘書アプリです。

ChatGPTには、下記の特徴があります。

Operator機能では、ブラウザを自律的に操作して予約や検索などのWeb上のタスクを代行することも可能になりつつあります。アイデア出しから壁打ち相手、コーディングの補助まで、汎用的な秘書として幅広い業務に対応できるのが魅力です。

Notta｜議事録の作成に便利

＜出典：Notta＞

Nottaは、会議の議事録作成に特化したAI秘書アプリです。ZoomやGoogleMeetなどのWeb会議に自動で参加し、会話をリアルタイムで録音・文字起こしします。

Nottaの特徴は、下記のとおりです。

単なる文字起こしだけでなく、AIによる要約機能が優秀です。また、日本語の認識精度も高く、複数人の話者を識別する機能もあるため、会議が多い場合におすすめです。

Motion｜自動スケジューリングが得意

＜出典：Motion＞

Motionは、「タスクをいつ実行するのが良いか」を自動で決めてくれるAI秘書アプリです。

Motionには、下記の特徴があります。

タスクに期限や優先度、所要時間を設定して登録するとAIが空き時間を分析し、自動で埋め込んでくれます。もし、タスクが終わらなかった場合でも、AIが修正してくれます。タスク管理とスケジュール調整時間がかかっている場合におすすめです。

AI秘書アプリではできないこと

AI秘書アプリは便利ですが、できないこともあります。特に、下記のような業務は、AI秘書アプリでは対応できません。

たとえば、AIはハルシネーションと言われる「もっともらしい誤情報」を出力する場合があります。そのため、出力結果をそのまま使用すると思わぬトラブルに発展しかねません。専門的なファクトチェックや真偽の裏付けは、人間が確実に行う必要があります。

AI秘書アプリに難しい業務は人間のオンライン秘書がおすすめ

AI秘書アプリで効率化できる業務がある一方で、人間が行わなければいけない業務も多く残っています。

そこでおすすめなのが、オンライン秘書サービスの利用です。定型的なタスクやすぐに結果がほしいリサーチなどはAIアプリに任せ、複雑な調整や判断が求められる業務は人間に任せましょう。

たとえば、i-STAFFなら下記のような業務に対応可能です。

i-STAFFは採用率1%の厳しい基準をクリアした優秀なスタッフが在籍しており、高品質なサービスを提供します。また、返金保証があり安心して始められるため、「まずは人に頼んでみたい」という場合におすすめです。

下記の記事で、i-STAFFの評判と口コミをまとめました。こちらもあわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

AI秘書アプリをうまく活用して業務効率化を図ろう

AI秘書アプリはビジネスにおいて標準的なツールとなりつつあります。スケジュール管理から情報収集、議事録作成などを任せ、人間は生産性の高いコア業務に集中できます。

しかし、AI秘書アプリを始めとするAIツールが数多く提供されているため、自社にあったものを選ばなくてはなりません。AIに任せられる業務と人間にしか対応できない業務を整理し、AI秘書アプリを使いこなして業務効率化を目指しましょう。

AI秘書アプリではなく、人間の秘書をお探しの方は以下記事でおすすめのオンライン秘書サービスを紹介していますので、あわせてご覧ください。

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