オンライン秘書サービスで煩雑なスケジュール調整から社長を解放｜株式会社サービシンク様のi-STAFF活用事例

インタビュー：株式会社サービシンク　代表取締役 名村様

不動産業界に特化したシステム開発とWeb制作で、クライアントのビジネスを力強くサポートする株式会社サービシンク様。多くの案件を抱え、代表ご自身が煩雑なスケジュール調整に追われていました。

今回は、オンライン秘書サービス『i-STAFF』の導入により、本来のコア業務に集中できる環境を取り戻した経緯と、その成果について代表取締役の名村様にお伺いしました。

【ご依頼内容】
▼毎日 ・工数登録 ・メールチェック
▼毎週 ・MTGに使用するデータの入力 ・MTG録画のアップロード作業 ・入退出確認
▼毎月 ・入退出データのPDF化と保存 ・AWS利用料の登録 ・クレジットカード利用明細の登録 ・クリーニング手配
▼適宜・ご依頼発生時 ・スケジュール調整 ・リスト更新 ・請求書処理 ・各種予約

不動産業界に特化したシステム開発とWeb制作

　まず、貴社の事業内容を詳しくお聞かせいただけますか？

弊社は、クライアントの目的に応じたWebサイトの企画・制作および業務システムのデザイン・開発・運用全般を提供しています。同時に、Webインフラに欠かせない構築・保守・管理・運用を通じて、安定したオンライン環境の構築も支援しています。

また、Webビジネスのコンサルティングや自社サービス運営もしており、Web戦略の最適化と実行支援も実施し、集客や売上に課題を抱えるお客様からご好評いただいております。

不動産関連の制作実績が全体の8〜9割を占めており、実績に裏打ちされた深い業界知識が我々の強みです。

単に言われたものを作るだけでなく、お客様自身も気付いていないような本質的な課題を見つけ出し、企画・設計に落とし込みます。戦略立案から開発、そして公開後の保守運用まで一気通貫でサポートし、お客様のビジネスを長期的に支援しております。

1日5～6件の打ち合わせとスケジュール調整で限界に……

　i-STAFFのような外部サービスを利用しようと思われた背景には、どのような課題があったのでしょうか？

もともとは秘書がいましたが、結婚を機に退職しました。それ以降、私自身がすべてのスケジュール調整をおこなうことになりました。

ありがたいことに事業は好調で、私自身が参加する打ち合わせは1日5〜6件が基本で、多い日には10件を超えることもあります。さらに、夜は会食になることも珍しくありません。

そうなると、打ち合わせの候補日を複数捻出するだけでも一苦労でした……。

調整業務に忙殺され、本来集中すべき経営判断やクライアントとの重要な打ち合わせそのものに支障をきたしかねないと危機感を抱えていました。

以前と同じように秘書を雇う方法もありましたが、会社の規模を考えると、常駐してもらうほどの業務量ではありません。

そこで、より私の要望と弊社の状況にフィットする、質の高いオンライン秘書サービスを探しはじめました。

決め手は「30分に1回」のスピード感！期待を裏切らない的確な業務遂行力

　数あるサービスのなかから、i-STAFFを選んだ理由を教えていただけますか？

「オンライン秘書」と検索して複数のオンライン秘書サービスを見つけましたが、「30分に1回、チャットツールを調べてスケジュール調整の依頼がないか確認できる」と言っていただいたI-STAFFさんに決めました。

我々のようにスピードが求められるWeb業界では、スケジュール調整のタイムラグが機会損失に直結します。たとえば、朝にチャットを確認したあと、次の確認が午後になってしまうようでは遅いと感じていました。

他社さんでは30分に1回は対応できないと言われることもありましたが、i-STAFFさんは30分に1回チャットツールを確認してくれるとのことで、依頼を決めました。

スピード感だけでなく、的確に業務をこなしてくれるので、依頼当初から認識のズレがほとんどありません。現在もスムーズに業務を委託できているので、i-STAFFさんを選んでよかったと思っています。

日々スケジュール調整に追われていた社長の時間を創出

　i-STAFFを導入して得られた効果や、社内での変化をあらためてお聞かせください。

何よりも、私の時間を大幅に削減できたことが最大の成果です。感覚的な話になりますが、仮に月50時間ほどi-STAFFさんに業務をお願いすると、私は70〜80時間くらいの時間が創出できると感じています。

単純に私の時間が増えるだけでなく、調整にかかる心理的な負担や思考が中断されることからも解放されます。その結果、より重要な打ち合わせや経営判断に時間を割けるようになりました。

煩雑だったスケジュール調整を丸ごとお任せできるうえに、毎月のクレジットカード利用明細の管理を依頼できるようになったので、本当に助かっていますね。

マニュアルをもとに業務効率と正確さを徹底

　（i-STAFF担当者へ）株式会社サービスシンク様の支援にあたって、業務の過程で特に意識されているポイントはありますか？

はい。サービシンク様からご依頼いただく業務は、毎月・毎週の定常業務が中心になるので、まずはタスク管理表を作成し、対応漏れが発生しない体制を整えております。

また、名村様からは、随時ご依頼いただく業務ごとにわかりやすい手順を共有いただけるため、作業内容の確認に時間を要することが基本的にありません。

いただいた手順が明確だからこそ、私たちはよりミスがないよう細部まで注意を払いながら業務に着手しております。

だからこそ私たちがご提供すべき価値は効率と正確さだと強く認識し、お預かりした時間を無駄にすることなく、正確な業務遂行を常に心がけております。

まとめ

今回は、「株式会社サービシンク」の代表取締役の名村様にお話を伺いました。

社長自身がノンコア業務に追われ、本来の業務に集中できないという課題を抱えていた同社。i-STAFFにバックオフィス業務を委託し、社長の貴重な時間の創出に成功しました。

株式会社サービシンク様のように、

「本来集中すべきでない業務に時間を取られている」

「煩雑なスケジュール調整や経費精算から解放されたい」

「信頼できるプロに安心してバックオフィス業務を任せたい」

などの課題をお持ちではありませんか？

i-STAFFでは、厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントが、貴社のビジネスを強力にサポートします。

i-STAFFのオンライン秘書サービスにご興味をお持ちの方は、ぜひ下記よりお気軽にお問合せください。