経理アウトソーシングでよくある失敗例5選！失敗しないための対処法も解説

経理アウトソーシングは業務効率を上げるために有効な方法ですが、失敗する場合もあります。そこで、

「経理アウトソーシングで失敗した事例を知りたい」

「経理アウトソーシングに依頼する際、失敗しないポイントは？」

このようにお考えではありませんか。アウトソーシングは現代において重要なビジネススタイルですが、適切な業者を選ばなければ思ったような効果を上げられない恐れがあります。

本記事では、下記をまとめました。

経理アウトソーシングを活用して業績を上げたいとお考えの方は、ぜひお読みください。

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経理アウトソーシングとは？

経理アウトソーシングとは、経理業務の一部または全部を外部の専門会社に委託することです。委託先は、会計事務所や専門業者などが挙げられます。さらに、経理アウトソーシングに依頼できる業務やメリット・デメリットを見ていきましょう。

なお、下記の記事で経理アウトソーシングの料金相場やおすすめ業者も紹介しているため、あわせてご覧ください。

＞＞経理アウトソーシングとは？メリット・デメリットとおすすめ会社を紹介

経理アウトソーシングに依頼できる業務

経理アウトソーシングに依頼できるおもな業務は、下記のとおりです。

業務名	概要
記帳業務	会計ソフトへの仕訳入力や帳簿作成
請求書作成業務	請求書の発行や送付、入金管理
振込・支払い業務	取引先への支払いや従業員の給与振込
経費精算	従業員の経費申請の受付、精算処理

経理アウトソーシングには、日常的な業務はもちろん、定期的な業務も任せられます。そのため、経理業務の正確性と効率性を高めたい企業にとって、有効な選択肢のひとつです。

経理アウトソーシングのメリット

経理アウトソーシングのメリットは、下記のとおりです。

経理アウトソーシングに専門性の高い経理業務を任せることで、業務品質の向上が期待できます。経理の専門家が業務を行うため、ミスが減り、正確性が高まります。また、自社従業員はコア業務に集中でき、生産性向上が可能です。

慢性的な人材不足の解消にもつながり、コストダウンを図れます。優秀な人材を自社で雇用するのは難しくコストもかかりますが、アウトソーシングであればその心配がありません。

また、経理業務は頻繁に法改正があるため、社内で対応するのは容易ではありませんが、アウトソーシングであれば法改正にも柔軟に対応してもらえます。

必要なときに必要なリソースを柔軟に確保できるのもメリットのひとつです。属人化による品質低下も防止でき、担当者が変わっても一定レベルの品質を維持できます。

さらに、不正防止の観点からもアウトソーシングは有効です。社内の牽制が働きにくい経理業務を外部に任せることで、不正のリスクを軽減できます。

経理アウトソーシングのデメリット

経理アウトソーシングを導入する際は、メリットだけでなく、デメリットについても理解しておきましょう。

経理業務を外注化することで、自社内に経理のノウハウが蓄積されにくくなります。経理は会社の財務状況を把握し、経営判断に役立てるための重要な業務です。社内で経理業務を行わなくなると、経理に関する知識やスキルが社内に残りにくくなってしまいます。

さらに、委託先のオペレーションに依存するため、急な変更や臨機応変な対応が難しくなる場合もあります。加えて、会社の機密情報を外部に預けるため、情報漏えいのリスクも考慮しなければなりません。委託先の情報管理体制を十分に確認し、適切な対策を講じる必要があります。

経理アウトソーシングでよくある失敗例3選

経理アウトソーシングを導入する際、下記のような失敗に陥ることがあります。

自社と合わないアウトソーシング業者に依頼すると、かえってコストがかさむケースもあります。ひとつずつ失敗例を見ていきましょう。

【失敗例1】思ったよりコスト削減ができない

コスト削減を期待していても、実際には思ったほどコストが下がらず、失敗したと感じるケースがあります。経理アウトソーシングに依頼できる業務は幅広いうえ、企業規模や取引件数によって高額になるケースがほとんどです。

そのため、「あれもこれも」と依頼すると思った以上に外注費がかさみます。これは、業務の専門性が高くなるほど顕著です。したがって、経理アウトソーシングに依頼する際は、どの業務を依頼するのか予算とのバランスをしっかりと検討しましょう。

【失敗例2】経営状況の把握が遅れる

経理アウトソーシングでは、自社で経理業務を行わないため、経営状況の把握が遅れてしまう可能性があります。業務フローに受け渡しが存在する以上、自社だけで対応するよりも処理スピードは遅くならざるを得ません。

定期的な打ち合わせの回数が少ないほど、リアルタイム性は失われます。そのため、密なコミュニケーションを通じて、経営状況をリアルタイムに把握できる体制を整えておくことが重要になります。日々の業務の引き継ぎだけでなく、経営課題の共有も欠かせません。

【失敗例3】業務フローが合わない

経理アウトソーシングを導入しても、自社の業務フローと合わないことがあります。場合によっては、使い慣れていないソフトへの変更を求められ、かえって業務効率が低下してしまうこともあり得ます。また、普段と異なる勘定科目で仕訳されていると修正の手間も必要です。

業務フローの不一致を未然に防ぐため、事前に経理アウトソーシングとじっくり協議し、お互いに納得できる業務フローを作成しましょう。

経理アウトソーシングで失敗しないためのポイント3つ

経理アウトソーシングで失敗しないためには、下記のポイントに注意しましょう。

経理アウトソーシングを導入する際は、スムーズな引き継ぎができるよう体制を整備することが重要です。上記のポイントを意識して進めることで、経理アウトソーシングを成功へと導きましょう。

【ポイント1】目的を明確化する

経理アウトソーシングを導入する際は、まず目的を明確にすることが重要です。経理アウトソーシングに期待する効果を具体的にリストアップしてみましょう。

期待する効果としては、下記のようなものが挙げられます。

目的を明確化することで自社に合った経理アウトソーシングも決まり、スムーズな導入も可能となります。

【ポイント2】引き継ぎの体制を整える

経理アウトソーシングを成功させるためには、引き継ぎ体制を整えることが重要です。自社の経理業務を可視化し、必要事項を漏れなく引き継ぎましょう。

まずは、業務フローを整理します。現在の経理処理の手順や使用システム、関連部署との連携などを可視化して経理マニュアルを作成し、特殊な処理や注意点などを明確にしておきましょう。さらに、引き継ぎ資料をまとめます。仕訳帳や総勘定元帳、請求書などの必要書類を準備し、保管場所や閲覧方法も取り決めます。

業務の可視化とマニュアル化、必要資料の準備をすることでスムーズな引き継ぎ体制を整備しましょう。時間と手間を惜しまず丁寧に進めることが重要です。

【ポイント3】窓口担当者とコミュニケーションを密にする

経理アウトソーシングを成功に導くには、窓口担当者との密なコミュニケーションが欠かせません。

まず、月次や週次など決まった頻度で定期的な会議を行い、業務の進捗や課題を共有することが重要です。さらに、メールや電話、チャットツールなどを活用して細かな点も随時確認・相談するようにしましょう。

また、業務報告書を定期的に提出してもらい、問題点や改善案について話し合うのも有効な手段のひとつです。担当者とのコミュニケーション不足は、業務の停滞や品質低下を招きかねません。お互いの理解を深め、信頼関係を築くことで、スムーズな業務運営とより良い成果を生み出せます。

経理アウトソーシング業者の選び方

経理アウトソーシング業者を選ぶ際は、下記のポイントを確認しましょう。

経理アウトソーシングを成功させるためには、適切な業者選びが重要です。まず、自社が依頼したい業務に対応している業者を選びましょう。対応業務範囲が広ければ、経理業務を一括して任せられます。

次に、導入事例や経験年数、実績を確認しましょう。実績や経験の豊富さは、業務品質の高さにつながります。アウトソーシング後も安心して業務を任せられるよう、専任担当者の有無や問い合わせ対応時間帯などサポート体制が充実しているかもチェックすべきポイントです。

また、情報漏えいリスクを最小限に抑えるため、セキュリティ対策の強度も見落とせません。データ管理方法や従業員教育が徹底されているかどうか、しっかりと確認しておきましょう。

経理アウトソーシング活用のポイントを押さえて失敗を回避しよう

経理アウトソーシングは経理業務を効率化できる有効な手段ですが、検討しないまま依頼するとかえってコストがかかったり経営状況を把握できなくなったりと、失敗するリスクが高まります。

失敗を回避するためにもポイントを押さえて、信頼できる経理アウトソーシング業者を選ぶことが重要です。対応業務範囲の広さや豊富な実績、充実したサポート体制、セキュリティ対策の強度などを総合的にチェックしましょう。

そして、経理アウトソーシングを活用して生産性を高めるとともに、リスクヘッジや業務品質の向上を目指しましょう。

下記の記事で、経理アウトソーシングのおすすめ企業を紹介しているため、あわせてご覧ください。

＞＞経理代行とは？おすすめ3社を徹底比較｜料金相場やアウトソーシングのメリット・デメリット