会社の書類・ファイル整理の仕方・コツを紹介！オフィスを綺麗にして仕事を効率化しよう

デジタル化社会となった今でも、会社で働くうえで書類やファイルの整理は避けて通れません。しかし、

「どうやって整理すればいいのかわからない」

「整理するのに、時間がかかりすぎてしまう」

このようにお考えではありませんか。書類やファイルの整理に時間がかかると、本来やるべき業務に支障をきたしかねません。

そこで本記事では、下記を紹介します。

会社の書類・ファイル整理を効率化して生産性向上を図りたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

また、会社の書類・ファイル整理に時間がかかる場合は、アウトソーシングもオススメです。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、オフライン業務にも対応しているため、現物の書類・ファイル整理も可能です。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

会社の書類整理の仕方

会社の書類を整理する方法として、下記が挙げられます。

紙で管理する必要がない場合は、データ化するのもひとつの方法です。順番に見ていきましょう。

1.基準を設けて書類を分類する

会社の書類整理を効率化するためには、最初に基準を設けて書類を分類しましょう。業務の内容や書類の使用頻度などを基準にするのがおすすめです。

たとえば、営業部では、

などです。

また、書類の使用頻度に応じて「今すぐ使う一軍の資料」と「たまに使う二軍の資料」に分けることも有効です。一軍の資料はすぐに取り出せるよう机の上で保管し、二軍の資料は3段目の引き出しや保管棚などに整理しましょう。必要な書類をすぐに取り出せるようになり、作業効率が向上します。

そして、書類の入れ替えはすぐに行うことが重要です。不要になった書類を溜めると、あっという間に散らかってしまいます。分類方法を明確化すると、書類の探しやすさが改善され、仕事の効率化が図れます。

2.できる限り平置きは避ける

書類整理をする際、デスクの上に平置きするのは避けましょう。書類を平置きすると一番上の書類しか見えないため、必要な書類を探すのが大変です。さらに、書類が増えてきた場合、平置きでは重なった書類が折れたり破れたりするリスクも増します。

平置きが続くと書類がどんどん積み上げられ、書類の整理自体が重労働になりかねません。その結果、書類が溜まってしまい、悪循環に陥ります。

そのため、書類は平置きせず、立てて収納する方法がおすすめです。ファイルボックスやリングファイルを使用すると、どの書類がどこにあるかが一目で分かるため、取り出しやすくなります。また、立てて収納する際は、ラベルを見える位置につけることが重要です。書類の内容をその都度確認しなくても、目的の書類を素早く見つけ出せます。

3.データ化する

書類を紙のまま保管するのではなく、データ化して保存することがおすすめです。データ化すると物理的な保管場所が必要ないため、オフィススペースを有効活用できます。

データ化された書類は検索性が高く、必要な書類をすぐに見つけられます。PCにデフォルトで搭載されている検索機能で特定のキーワードを検索すれば、関連する書類の一覧化が可能です。

さらに、データ化した書類をクラウドストレージにアップロードすれば、場所を問わずアクセスできます。出張先や自宅からでも必要な書類にアクセスできるため、作業効率が向上します。

ただし、データ化する際は情報管理に注意が必要です。個人情報や機密情報を含む書類は、セキュリティ対策を万全に行いましょう。

書類をデータ化する方法は以下の記事で紹介していますので、詳しく知りたい方はご覧ください。

大量の書類をデータ化する3つの方法｜メリットと注意点も解説します

会社のファイル整理の仕方

会社のファイルを整理する方法は、下記のとおりです。

ファイルに収納できる書類の数は決まっていますが、限界ギリギリまで収納するのはおすすめできません。ひとつずつ紹介します。

1.ファイルをラベリングする

ファイルの整理において重要なのが、ラベリングです。ファイルに分類名や日付などを明記することで、必要な書類をすぐに見つけ出せます。ラベルライターを活用すると見やすくわかりやすいラベルを使用できますが、手書きでも問題ありません。

たとえば下記のようにラベルを付けることで、一目で内容が理解できます。

ラベリングは少々手間がかかる作業かもしれませんが、作業効率を大きく向上させる重要な方法です。

2.ファイルは立てて管理する

会社でファイル管理をする際は、ファイルを立てるのがおすすめです。ファイルの見出しを一目で確認できるため、必要な書類を素早く探し出せます。ファイルが平置きされていると、目的のファイルを取り出す際に載せられたファイルを動かさなくてはなりません。ファイルを立てておけばすぐに取り出せるため、時間短縮につながります。

さらに、ファイルが倒れて内容物が散乱するといった事態も防げます。ファイルは平置きするために設計されていないため、積み重ねるうちに安定性を失いやすいです。無理やり引っ張るとファイルが崩れる恐れもあるため、ファイルは立てて保存しましょう。

3.ギリギリまで書類を詰め込まない

書類やファイルを管理する際は、それぞれの収納スペースを最大限まで利用しないことが重要です。

一つのファイルやフォルダに書類をギリギリまで詰め込むと、新たに追加する書類のためのスペースがなくなります。また、取り出す際にも困難を伴い、時間の無駄につながります。

そのため、ファイルやフォルダの容量は70～80％程度に抑え、柔軟に整理できる余裕を残しておくのがおすすめです。

会社の書類・ファイルを整理する5つのコツ

会社の書類・ファイルを整理するコツは、下記のとおりです。

定期的にファイルを見直し、不要な書類を処分することが書類整理の第一歩です。順番に見ていきましょう。

【コツ1】不要な書類は処分する

不要な書類は適切な方法で処分しましょう。単純に物理的なスペースの節約だけでなく、情報の整理・管理の観点からも重要です。

不要な書類の定義は企業や部署、業務内容により異なりますが、一般的には次の3つの基準が参考になります。

基準	説明
保管期限	法律や社内ルールで定められた保管期限が過ぎた書類
利用頻度	数年間利用されていない書類
情報価値	内容が古く、参照価値がないと判断される書類

それぞれの基準に当てはまる書類を定期的にチェックし、書類の見直しを行いましょう。

ただし、処分する際には個人情報や機密情報の取り扱いに十分注意し、機密性の高い書類はシュレッダー処理するといった適切な方法で廃棄しなければなりません。

不要な書類を適切に処分するとオフィス環境がスッキリし、必要な書類をすぐに探せるようになり、仕事の効率化につながります。

【コツ2】書類の保管場所を決める

書類を効率よく整理するためには、それぞれの保管場所を明確に決めることが重要です。

まずは、契約書や会議資料など、書類ごとにどのようなカテゴリーで分類するかを決めましょう。

次にそれぞれのカテゴリーに対して、最もアクセスしやすい場所を割り当てます。たとえば、契約書は保管棚、個人的な会議資料は引き出しなどです。保管場所が明確化していれば、必要な書類を探す手間が省け、効率的に業務を進められます。

【コツ3】使用頻度によって分類する

書類やファイルの整理において、使用頻度による分類が効果的です。たとえば、下記のように分類しましょう。

使用頻度	保管場所
頻繁に使用する	デスク上など、手の届く範囲に保管する。すぐに取り出せるようにして、作業の流れをスムーズにする。
たまに使用する	同じ部屋にある書類棚やファイルボックスなど、必要な際にすぐ取り出せる場所に保管する。
ほとんど使用しない	書庫や倉庫など、頻繁には取り出さない場所に保管する。長期保存が必要な書類や、参照用の書類などに使われる。

使用頻度によって場所を決めると、書類がどこに保管されているのかわかりやすくなります。結果として作業の効率化が図られ、業務品質の向上も可能です。

【コツ4】閲覧した書類は使用後すぐに元の場所に戻す

会社で書類を閲覧したあと、そのままにしてしまうと、どこに何があるのかわからなくなってしまいます。そのため、使用後すぐに元の場所に戻すことが重要です。

このルールを徹底することで、

• 自分自身が再度同じ資料を探す際に時間を無駄にしなくなる
• ほかの人がその資料を見つけられない事態を防ぐ

など、スムーズに業務を進行できます。「閲覧した書類は使用後すぐ元の場所に戻す」というルールを徹底することで、オフィスの書類管理が格段にスムーズになります。

【コツ5】1日の終わりに5Sを徹底する

1日の終わりに5Sを徹底することが、書類整理につながります。5Sとは、5つの言葉を頭文字から取ったもので、効率的な職場環境を作る方法の1つです。

5Sの徹底は書類整理も含まれるため、毎日片付いた状態で終業できます。また、書類を放置することがなくなるため、情報管理の観点からも重要です。そのため、常日頃から5Sの徹底を意識しましょう。

会社の書類・ファイル整理におすすめのグッズ6つ

会社の書類・ファイル整理におすすめのグッズは、下記のとおりです。

それぞれの特徴と役割を見ていきましょう。

【グッズ1】クリアファイル

書類整理に欠かせないグッズの1つがクリアファイルです。クリアファイルは、用途に応じてさまざまなサイズがあります。A4サイズは一般的な書類を挟むのに最適です。

また、クリアファイルを使うと書類の折れ曲がりやホコリ、湿気などから書類を保護できます。そのため、長期間でも書類がキレイな状態で保管可能です。複数のクリアファイルを使用する場合は、表紙にラベリングをすることでわかりやすく分類できます。

【グッズ2】リングファイル

リングファイルは、書類整理における便利なグッズの1つです。書類に穴を開け、リングに綴じることで書類を整理します。リング部分が開閉できるため、書類の追加や取り出しが簡単です。書類を綴じたままパラパラとめくって確認できるため、時間短縮につながります。

また、リングファイルには下記の2種類があります。

それぞれの特徴を考慮し、用途に応じたものを選びましょう。

【グッズ4】ファイルボックス

会社の書類・ファイル整理に欠かせないグッズの1つがファイルボックスです。クリアファイルやファイルを立てて保管できるボックス型の収納グッズで、平置きを回避するためには欠かせません。

ファイルボックスは、その形状や大きさ、素材によりさまざまな種類があります。それぞれの用途に応じて適したものを選ぶことが重要です。

たとえば、デスク最下段の引き出しに収納するなら横向きで設置できるもの、デスク上によく使う書類を保管するならコンパクトなものを選びましょう。

【グッズ5】デスクトレー

デスクトレーは、デスク上の書類整理をスムーズに行うためのグッズです。複数のトレーを重ねられる設計で、

などのカテゴリーごとに書類を分けて収納可能です。進行中の書類を把握したり処理済みの書類を処分したり、状況把握にも役立ちます。

ただし、デスクトレーを上手に活用するためには、書類を溜めないように注意が必要です。デスクトレーは書類を平積みしやすいため、溜めないように意識しなければすぐに溜まってしまい、整理が困難な状況になりかねません。定期的に整理し、必要ない書類は処分するといった管理を心がけることが重要です。

【グッズ6】ブックスタンド

ブックスタンドは、書類やファイルを立てる際に欠かせないグッズの1つです。デスク上に設置すると、使用頻度の高いファイルや書類を手軽に取り出せるため、必要な情報を素早く確認できます。

また、ブックスタンドはコンパクトなものが多いため、デスクのスペースを大きく圧迫しません。デスクを広々と使いたい方や書類が多い方にとっては、ブックスタンドは有効な整理収納ツールといえます。

【グッズ7】インデックス

インデックスは、書類やファイルのラベリングに使用するグッズです。多くの書類を保管する場合は、一つひとつのファイルが何を収納しているのか一目で確認できるようにするため、インデックスを利用しましょう。

インデックスには、色分けされたタブタイプのものや自由に書き込みができるタイプのものなど、豊富な種類があります。

デスク上のよく使うファイルはふせんで代用したり、保管棚のファイルはインデックスを貼ったりするなど、自分の使用環境に合わせて選べる点もインデックスの魅力のひとつです。

会社の書類・ファイル整理はアウトソースするのもおすすめ

会社の書類・ファイル整理は、自社内での手間と時間を省くためにアウトソースするのもおすすめです。大量の書類やデータがある場合や、専門的な知識が必要な場合は、プロに任せることでより効率的に整理できます。

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、オフライン業務にも対応しており、オフィスに溜まった書類・ファイル整理が可能です。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

幅広い業務に対応しているため、書類整理だけではなく、ほかの業務も依頼できます。書類・ファイル整理を機に、生産性の低いノンコア業務を見直し、i-STAFFに相談してみてください。

なお、i-STAFFの評判や口コミを下記の記事でまとめたので、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

書類整理を徹底して集中力アップにつなげよう

会社の書類・ファイル整理には適切な管理方法が重要です。不要になった書類を放置していると、なかなか片付きません。まずは、不要な書類を処分し、そのあと必要な書類を分類して保管しましょう。

現在、書類が溜まっていて整理に手間がかかる場合は、アウトソースも選択肢のひとつです。書類整理を徹底することで作業効率アップを図り、生産性向上を目指しましょう。