定常業務とは？定型業務との違い・具体例を理解して効率化を目指そう

定常業務とは日常的に行う必要のある業務ですが、コア業務の妨げになっているケースも見られます。そこで、

「あらためて定常業務の意味を知りたい」

「定常業務を効率化する方法は？」

このようにお考えではありませんか。定常業務は企業の運営に欠かせませんが、売上に直接影響しないノンコア業務の場合が多く、時間をかけて対応していては企業の成長を妨げる恐れがあります。

そこで本記事は、下記をまとめました。

定常業務を効率化できれば売上アップにつながるため、定常業務の負担が大きくてお悩みの方はぜひお読みください。

なお、定常業務はアウトソーシングするのがおすすめです。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、各部署で発生する定常業務をまるごとサポートしています。i-STAFFの詳細を知りたい方は、下記よりお気軽にご相談ください。

定常業務とは？

定常業務とは、業務内容や方法が変わらない日常的に発生する業務です。近年ではルーティンワークと呼ばれる機会も増えました。定常業務は企業の運営において必ず発生する業務のため、効率化すべきとされます。

たとえば、月に1回発生する業務を効率化して1時間短縮するより、毎日の定常業務を5分短縮するほうが効果は大きいです。このように、毎日行う業務だからこそ、生産性に着目しなければなりません。

1.定常業務の具体例

部門別に、定常業務の具体例を見てみましょう。

部門	業務例
秘書	・スケジュール調整 ・メール・電話対応 ・各種リマインド
経理	・請求書作成 ・記帳 ・経費精算
Web関連業務	・Webサイト運用 ・SNS運用
人事	・労務管理
営業	・資料作成 ・顧客管理 ・見積書の作成

部門に関わらず、定常業務の多くが事務仕事だとわかります。つまり、事務仕事の負担が大きい担当者がいる場合は、定常業務の割合が大きくなっている可能性も否定できません。

一方で、製造業の生産ラインも定常業務といえるため、定常業務か否かを確認する場合は「内容・方法・実施タイミング」が変わらないか確認しましょう。

2.定常業務と定型業務の違い

定型業務とは、業務内容や方法が変わらない業務です。「同じことを繰り返し実施する」点では、定常業務と変わりません。

定常業務と定型業務の違いは、おもに2つあります。

違い	定常業務	定型業務
実施するタイミング	いつも同じ	決まっていない
判断の要・不要	不要	必要な場合もある

たとえば、日報は毎日終業前に作成するため、定常業務です。一方で、受注書は毎回同じような内容・作り方ですが、毎日作成するわけではありません。受注した際にのみ作成します。

また、定型業務には判断が必要な場合もあります。たとえば、毎日決まった数量の備品を発注するのは定常業務ですが、在庫に応じて注文数を変えるのは定型業務です。

ただし、同じ意味で使われる場合もあるため、どちらを指しているのかしっかりと確認しましょう。

定常業務のメリット3つ

定常業務のメリットは、下記のとおりです。

定常業務は、基本的に業務内容や方法が変わらないため、成果もまた変わりません。業務はマニュアル化されているため、ミスの発生を抑えられます。ひとつずつ見ていきましょう。

【メリット1】判断業務がないため効率化を図れる

定常業務は、同じ業務を繰り返すことで日々のプロセスにブレが発生しづらいのが特徴です。判断する必要がなく、効率的に進められます。

たとえば、データ入力やレポート作成などです。同じ業務を続けることでルーティンとなり、どの手順でどの作業を進めるべきかを迷わなくなります。そのため、判断する要素が削減され、作業の効率化につながります。

業務の流れを覚えることで迷わずに次々と業務をこなすことができるため、時間の節約になり、全体の業務効率化が可能です。

【メリット2】プロセスに変化がないためミスを低減できる

次のメリットとして挙げられるのが、ミスの低減です。定常業務は同一の作業を繰り返し行うため、業務の流れや手順を深く理解でき、ミスの少ない業務につながります。

たとえば、データ入力の場合、同じフォーマットのデータを繰り返し扱うことで入力ミスが少なくなります。同じ業務を繰り返す定常業務ならではのメリットであり、安定した業務品質を実現可能です。

【メリット3】習熟度が上がりやすく時間短縮につながる

定常業務は、習熟度が上がりやすいというメリットがあります。同じ業務を繰り返すことで業務への理解度が深まり、早く、かつ質の高い成果を得られます。

特に、スキルが必要な業務においては、繰り返すことでスキルのブラッシュアップが可能です。定常業務を通じて、その分野におけるエキスパートになる可能性を秘めています。

時間をかけて何度も繰り返すことで徐々に手際がよくなり、短時間での業務遂行も可能です。そのため、リソースを確保でき、生産性向上に貢献できます。

定常業務のデメリット2つ

定常業務のデメリットは、下記のとおりです。

定常業務は毎回同じ業務を繰り返すため、担当する従業員のモチベーション低下につながる恐れがあります。「毎日同じことの繰り返し」と思わせないようにしなければなりません。ひとつずつ見ていきましょう。

【デメリット1】モチベーション低下につながる

定常業務は、同じ業務を繰り返すことから、新鮮さがなくなりやすいというデメリットがあります。これは、業務に対するポジティブな気持ちがなくなり、モチベーションが低下する危険性をもっています。

人は新しいことにチャレンジすることで自己成長を感じ、業務に対する熱意を保てますが、定常業務はそのきっかけとなる新鮮さをあまり提供できません。特に、多くの人が多様な経験や成長を求める現代社会においては、このデメリットは大きな問題となり得ます。

定常業務が多くてモチベーションの低下を誘発する場合は、基本的に負担を軽くする方法でしかモチベーションの維持は図れません。

もしも、毎日1人の担当者が定常業務をこなしているのであれば、ほかのメンバーと持ち回りにして負担を軽減する方法もあります。もちろん、効率化して時間短縮を図るのも有効です。

担当者のモチベーション低下は業務全体のパフォーマンス低下につながるため、できる限り早急に対策しましょう。

【デメリット2】スキルアップできない

定常業務を繰り返していても、スキルの成長は限界を迎えてしまいます。同じ業務を行っているとスキルセットが固定化しやすく、新たなスキルを習得する機会が得られません。

たとえば、常に同じデータ入力のみを行っているとデータ入力の速度は上がるかもしれませんが、それ以外の業務に関するスキル獲得が難しくなります。これは、キャリアアップを望む従業員にとって、また企業が多様な人材を育てるという観点からも避けなければなりません。

そのためには、できる限り多くの業務に触れさせ、スキルアップの機会を与えることが重要です。従業員個人が、定常業務をこなしつつスキルアップの機会を探すのは大変なため、企業が研修やセミナーの参加を斡旋しサポートしてあげましょう。

定常業務を効率化する3つの方法

定常業務を効率化する方法は、下記のとおりです。

定常業務は、誰が行っても同じ結果になるため、自社の従業員以外に任せるのが得策です。オンライン秘書に外注したり、ツールを活用して自動化を図ったりしましょう。ひとつずつ紹介します。

【方法1】オンライン秘書に依頼する

定常業務を企業から切り離せる数少ない方法が、オンライン秘書の活用です。オンライン秘書は専門的な知識やスキルを持っており、教育する必要がないため即戦力として業務を担当してもらえます。

さらに、基本的にリモートで対応するため、物理的な距離を気にする必要はありません。つまり、全国に点在する優秀なスタッフに業務を依頼できるということです。オンライン秘書に依頼できる業務は多岐にわたり、部門に縛られるものでもありません。

たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、採用率1%の優秀なスタッフが幅広い業務をサポートします。今まで定常業務に使用していたリソースをまるごと確保できるため、大きな業務効率化を実現可能です。

また、i-STAFFは業界唯一の返金保証もあるため、安心して利用できます。i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判や口コミを紹介しています。導入を検討している方は、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

【方法2】業務の自動化を図る

自動化は、決まったルールに基づいて機械やソフトウェアに任せる方法であり、業務効率化に効果的と言えます。IT技術の進歩によりクラウドシステムやAIなどの導入が容易になり、必要なデータを自動的に集計したり分析したりできるようになりました。

自動化ツールは、

• 請求書作成
• 在庫管理
• 給与計算

などの定常作業を自動化するうえで、非常に効果的なツールです。データ入力の手間を省き、ミスを減らし、時間を節約できます。また、自動ではなく半自動化の作業も可能で、途中で従業員が介入して品質管理も行えます。

さらに、自動化ツールは、下記のようなマーケティング業務やコミュニケーションにも活用可能です。

具体的には、特定の条件を満たした顧客に自動でメールを送信したり、SNSの投稿をスケジュール化して自動で投稿したりできます。これにより一部の業務の人手を省くことができ、人的リソースを有効に活用できます。

しかし、自動化を実現するためには、長期にわたる計画と慎重な行動が重要です。すべての業務を全自動化するのではなく、自動化と従業員による作業の組み合わせを見極め、バランスを取らなくてはなりません。

自動化にこだわりすぎて、必要工数が増加すると本末転倒です。どの作業をどのように自動化するのかしっかりと検討することで、効率化だけでなく業務の質の向上も図れます。

【方法3】業務プロセスを見直す

業務プロセスの見直しは、効率化を実現するための重要なステップです。業務内容を明確化し、その効率性と有効性を評価する作業を含みます。業務プロセスの見直しは、現状の業務フローを把握するところから始まります。

下記のような業務を俯瞰して眺め、第三者的な視点で見直さなければなりません。

そうすることで無駄な手順や作業を見つけだし、改善を図れるようになります。

さらに、業務の優先順位を見直します。すべての業務が同じくらい重要なわけではありません。業務の価値や影響度を考慮して、重要な業務の順位をつけましょう。

そうすると、より効率的な業務フローを構築できます。その際は、時間管理ツールやプロジェクト管理ツールを活用するのがおすすめです。

業務プロセスの見直しには、定期的なレビューが必要となります。業務プロセスの見直しは一度限りの作業ではありません。時間が経つにつれて変化するビジネス環境や顧客のニーズに応じて、業務プロセスも適宜更新しましょう。

これらの方法はひとつのみを実施するのではなく、すべてを上手く組み合わせることで、定常業務の効率化を実現します。企業の成長のために定常業務の効率化は欠かせない要素であり、時代の変化に柔軟に対応し続けなければなりません。

定常業務を効率化し、業績アップを目指そう

定常業務は、日常的に行う必要のある業務で、業務内容や実施タイミングが変わりません。マニュアル化することで誰が行っても品質に差が出ず、効率化も図れます。

しかし、単純作業になりがちのため、担当者のモチベーション低下やスキル停滞を引き起こしかねません。そのため、定常業務を効率化し、従業員の負担を軽減することが重要です。

したがって、オンライン秘書や自動化ツールの導入、業務プロセスの見直しを実施して、定常業務の効率化を図りましょう。